António Manuel Oliveira Rodrigues, Presidente da Câmara Municipal de Torres Novas, torna público, que esta Câmara Municipal deliberou, na reunião de 22 de Novembro de 2011, submeter a apreciação pública para recolha de sugestões, o projecto de Regulamento do Arquivo Municipal de Torres Novas, abaixo transcrito, de acordo com o disposto no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, devendo os interessados, dentro do prazo de 30 dias, a contar da data da sua publicação no Diário da República, dirigir, por escrito, as suas sugestões à Câmara Municipal de Torres Novas, com endereço na Rua General António César de Vasconcelos Correia, 2350-421 Torres Novas ou para o correio electrónico: geral@cm-torresnovas.pt.
Para constar e devidos efeitos, se publica o presente e outros de igual teor que vão ser afixados nos locais de estilo e publicitados nos jornais editados na área do Município.
25 de Novembro de 2011. - O Presidente da Câmara, António Manuel Oliveira Rodrigues.
Projecto de Regulamento do Arquivo Municipal de Torres Novas
Nota Justificativa
Considerando que, com a actual definição da estrutura orgânica da Município de Torres Novas e dos respectivos conteúdos organizativos e funcionais, se procura incrementar a melhoria dos serviços prestados aos munícipes;
Considerando que tal medida se inscreve no quadro das necessidades de desenvolvimento do concelho e na filosofia de qualificação dos serviços públicos por via do reforço da importância e eficácia operacional das suas áreas de actividade;
Considerando que o regime estabelecido no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais prevê a existência de uma unidade orgânica de arquivo municipal com atribuições para gerir, sob as suas directas responsabilidades, o sistema integrado de documentação de arquivo produzida e acumulada no Município de Torres Novas;
Considerando, por outro lado, a importância da elaboração de um regulamento que defina, ao mesmo tempo, os procedimentos, não só administrativos, como técnicos, inerentes à defesa, preservação, valorização e divulgação desta parcela do património cultural sob custódia do município;
Considerando que este serviço contempla três vertentes: a gestão da documentação corrente e intermédia, a promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica ou definitiva relativa ao concelho de Torres Novas e a avaliação, conservação, restauro e difusão dos documentos arquivados;
Considerando que o Município de Torres Novas pretende implementar uma política integrada de informação, accionando meios e metodologias de uniformização arquivística, ao mesmo tempo que leva a cabo um processo de avaliação e selecção, classificação e descrição da documentação histórica e intermédia;
Considerando que importa, de igual modo, criar condições para a salvaguarda do património histórico-documental da área do município, a que pertencem os arquivos dos vários particulares, organismos e serviços sedeados no concelho de Torres Novas, e suscitar também neste campo a participação activa e convergente de todos na realização das funções do arquivo, potenciando a incorporação de outros fundos documentais;
Atendendo às operações de avaliação e selecção efectuadas pela equipa do Arquivo Municipal, desde Julho de 2009, incluindo o processo de transferência, higienização e acondicionamento da documentação acumulada no antigo Convento do Carmo nos depósitos de arquivo municipal, sitos no edifício da biblioteca;
Atendendo às práticas diacrónicas de conservação e preservação do acervo documental do município, procurando também tornar mais acessível o estudo das raízes da identidade torrejana aos alunos, investigadores e cidadãos interessados na história do concelho, de forma a promover e valorizar o seu património histórico e documental;
Reconhecendo-se a necessidade de definir e implementar uma política arquivística, torna-se premente a elaboração de um regulamento que defina o funcionamento do Arquivo Municipal, bem como os procedimentos técnicos e administrativos garantindo a valorização e preservação do acervo documental, definindo os princípios da organização, classificação, inventariação, descrição, conservação, comunicação e acesso;
A Câmara Municipal, no uso das competências conferidas pela alínea a) do n.º 6 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, alterada e republicada pela Lei 5-A/2002 de 11 de Janeiro, elaborou a presente proposta de regulamento a qual irá ser objecto de apreciação pública, ao abrigo do disposto no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, por um período de 30 dias contados da sua publicitação.
Preâmbulo
No prosseguimento da política de reorganização dos serviços municipais, no caso particular do arquivo do Município de Torres Novas, pretende-se com este projecto de regulamento normalizar e definir as necessárias regras de funcionamento do serviço e da gestão dos documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
Leis Habilitantes
O presente regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos e efeitos do disposto no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º, na alínea a) do n.º 6 e alíneas a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, na redacção conferida pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro.
Capítulo I
Artigo 1.º
Definição
O Arquivo Municipal de Torres Novas compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Geral e Arquivo Histórico do Município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais, instituições extintas e outros fundos documentais incorporados ou a incorporar, provenientes de quaisquer pessoas singulares e colectivas, como consequência das atribuições genéricas de recolha, selecção, tratamento e difusão.
Artigo 2.º
Enquadramento
O Arquivo Municipal de Torres Novas depende orgânica, administrativa e financeiramente da Divisão de Cultura do Departamento de Educação e Cultura da Câmara Municipal de Torres Novas.
Artigo 3.º
Âmbito
O Arquivo Municipal de Torres Novas, no âmago da missão, visão e objectivos estratégicos do Município de Torres Novas, deve implementar um conjunto de operações e procedimentos técnicos que vise a racionalização, na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente e intermédio e na remessa para o arquivo definitivo.
Artigo 4.º
Constituição
O Arquivo Municipal de Torres Novas contém, sob sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos no Município de Torres Novas, devido, na sua maior parte, à extinção dos órgãos produtores.
Capítulo II
Tramitação, avaliação, selecção e transferência
Artigo 5.º
Da tramitação
1 - Os distintos órgãos e serviços municipais devem promover o envio para o arquivo municipal da respectiva documentação considerada finda, exceptuando-se a documentação afim que, nos termos da lei, pode permanecer nos respectivos serviços produtores por períodos superiores às transferências legais e por reconhecimento de questões de foro da actividade administrativa executada em cada órgão.
2 - Os trabalhadores do Município deverão acautelar o período de tramitação dos documentos, findo o qual deverão ser arquivados, evitando o acumulo de documentos originais nos diferentes serviços e a multiplicação e dispersão dos processos.
3 - No caso de o documento corresponder a um processo administrativo em curso, dever-se-á proceder ao seu averbamento junto do documento inicial de forma natural e ordenada.
4 - Os prazos de incorporação efectuar-se-ão de acordo com o quadro publicado em anexo, podendo excepcionalmente ser avaliados, caso a caso, pelo responsável técnico pelo arquivo.
5 - O encaminhamento das unidades de instalação, requeridas pelos serviços internos ao arquivo, deverá ser efectuado por trabalhadores designados para o efeito, numa perspectiva interdepartamental.
Artigo 6.º
Da transferência
1 - As transferências da documentação obedecem às determinações legais em vigor, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria 412/2001 de 17 de Abril, com as alterações introduzidas pela portaria 1253/2009 de 14 de Outubro, bem como por eventuais despachos ou diplomas que venham a aperfeiçoar o estabelecido nas referidas portarias.
2 - A documentação deverá ser enviada ao arquivo municipal, em conformidade com o calendário de incorporações apenso, acompanhada de guia de entrega de documentos, segundo modelo adoptado, em anexo, feito em duplicado e visado pelo dirigente que remete a dita documentação ou na sua inexistência, pelo seu legal substituto, a qual conterá os seguintes elementos:
a) Identificação do serviço de proveniência dos documentos (serviço depositante);
b) Número de ordem das unidades documentais;
c) Número de volumes;
d) Designação das espécies;
e) Datas extremas da documentação enviada;
f) Classificação;
g) Observações.
3 - A documentação deverá ser remetida ao arquivo municipal nas seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam; os serviços de encadernação do arquivo poderão intervir neste ponto sempre que solicitados;
c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, definidas com os serviços de aprovisionamento;
d) No seu suporte original, devidamente acondicionada.
Artigo 7.º
Intercalação
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, intercala, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com a assinatura e o visto do responsável do respectivo serviço.
Artigo 8.º
Processos de obras particulares
Os processos de obras particulares deverão ser apresentados em capas uniformes, como a indicação do volume, caso existam vários.
Artigo 9.º
Livros findos
Os livros findos (actas, contratos, escrituras, registos) deverão ser enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhe é inerente e respectivos índices.
Artigo 10.º
Da recusa
O Arquivo Municipal poderá recusar todos os envios que não cumpram os requisitos anteriormente estabelecidos.
Capítulo III
Artigo 11.º
Da eliminação
1 - Compete exclusivamente ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida e acumulada pelos diferentes serviços, de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.
2 - Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de selecção da Portaria 412/2001 de 17 de Abril, com as alterações introduzidas pela portaria 1253/2009 de 14 de Outubro, ou eventuais despachos ou diplomas que venham a aperfeiçoar o estabelecido na referida portaria, devendo a apreciação ser submetida a apreciação e parecer da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ).
Artigo 12.º
Autos de eliminação
A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição, sendo feita através de um auto de eliminação, em anexo.
Capítulo IV
Conservação e restauro
Artigo 13.º
Competências preventivas e curativas
1 - Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;
b) Promoção, identificação e ou envio para restauro e (re) encadernação das espécies danificadas;
c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
d) Criação de condições adequadas de depósito e consulta pública.
2 - A leitura dos instrumentos de higrometria e todos os processos de higienização, desinfestação e expurgo far-se-ão conforme os preceitos de preservação e conservação estabelecidos.
Capítulo V
Do tratamento e instrumentos de descrição
Artigo 14.º
Tratamento de fundos e comunicação
1 - O arquivo municipal procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
2 - O arquivo municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços, incluindo as aplicações relacionais existentes.
3 - O arquivo municipal deverá ser chamado a pronunciar-se sobre matérias relativas à modernização administrativa e organizacional, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infraestruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar na área administrativa.
4 - O arquivo municipal procederá ao tratamento arquivístico inerente à sua função, de forma a tornar a documentação apta para ser utilizada pelos distintos órgãos e serviços municipais.
5 - O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de distintos instrumentos de descrição, considerados adequados ao eficaz funcionamento do arquivo municipal
6 - A comunicação dos documentos deverá processar-se através dos seguintes meios:
a) Publicidade dos instrumentos de descrição - guia, inventário e catálogos;
b) Consulta pública na sala de leitura ou noutros espaços próprios a criar;
c) Prestação de informações aos utilizadores que o solicitem por escrito sempre que o arquivo municipal tenha capacidade de resposta;
d) Publicações de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal ou nas edições municipais, relacionados com o concelho de Torres Novas;
e) Realização e participação em actividades culturais diversas ou de domínio cruzado com a biblioteca, Museu ou outros equipamentos municipais.
Artigo 15.º
Software de gestão de documentos
1 - O arquivo municipal deverá proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação, em software de gestão próprio e conforme as normas gerais internacionais de descrição arquivística [ISAD(G)], de acordo com os princípios do respeito pela proveniência e da ordem original, de forma a torná-la apta a ser consultada, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição considerados adequados.
2 - A digitalização da documentação do arquivo far-se-á de acordo com as normas em vigor, tendo em conta as prioridades definidas por esta instituição. A consulta das espécies processar-se-á, de forma geral, através dos meios técnicos de leitura e reprodução de digitalização.
3 - O arquivo reservará sempre para sua posse uma cópia de todos os suportes pedidos à instituição, sempre que correspondam a séries documentais completas.
Capítulo VI
Do acesso
Artigo 16.º
Da consulta
1 - Toda a documentação pode ser consultada para fins de investigação particular, salvo nos casos de incomunicabilidade previstos na lei que regula o acesso aos documentos administrativos, designadamente pela Lei 65/93, de 26 de Agosto.
2 - O acesso aos documentos exerce-se através da consulta e serviço de empréstimo e leitura. Pode efectivar-se:
a) Por consulta presencial, gratuita nas instalações existentes para o efeito no arquivo municipal.
b) Na total impossibilidade de consulta presencial, por entrega de cópias ou digitalizações a cargo do solicitante, ou através de pesquisa a efectuar pelos trabalhadores do serviço mediante o pagamento de taxas, legalmente fixadas.
3 - O acesso a qualquer serviço é livre para todas as pessoas devidamente identificadas. Para a consulta dos documentos requer-se um cartão de utilizador, podendo ser o da biblioteca, antecedido do preenchimento da ficha de consulta e de requisição, em anexo.
4 - O atendimento e consulta directa das espécies documentais são assegurados em instalação própria, quer a documentação se encontre na chamada idade intermédia, que apresenta ainda curto valor primário ou administrativo, quer na idade definitiva que surge após o processo de selecção e eliminação e onde passa a prevalecer o valor secundário, salvo as excepções previstas pelo presente regulamento quanto a empréstimos facilitados aos serviços produtores e a requisições da assembleia municipal, da presidência e da vereação, de tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
5 - O acesso aos depósitos é sempre reservado e condicionado a qualquer pessoa ou trabalhador, carecendo de autorização do responsável técnico pelo arquivo. Exceptuam-se visitas técnicas e de estudo, vistorias ou operações de tratamento ou higienização ou outros casos onde conste o respectivo despacho de autorização do presidente da câmara, precedido de informação do responsável pelo arquivo municipal.
Artigo 17.º
Agenda de funcionamento
1 - O arquivo municipal funciona com o horário aprovado pela câmara municipal e definido em função dos interesses dos utilizadores, do município e dos meios humanos e materiais afectos ao serviço.
2 - Qualquer situação que implique uma alteração de horário ou um encerramento não previsto será divulgada com a maior antecedência possível, através dos meios disponíveis.
3 - A consulta de originais de espécies raras, ou em risco de deterioração, está sujeita a autorização do responsável técnico pelo arquivo.
4 - A documentação consultada será devolvida ao trabalhador em serviço na referência, que a conferirá.
Artigo 18.º
Requisição de unidades de instalação
O utilizador só pode requisitar uma unidade de instalação de cada vez, ou até três unidades se as cotas forem seguidas. Se existirem cópias da documentação original, essas é que irão à consulta por motivos de conservação.
Artigo 19.º
Da saída da documentação
1 - As espécies existentes no arquivo municipal apenas podem sair nas seguintes condições:
a) Mediante autorização escrita do responsável pelo arquivo, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço municipal.
b) Mediante autorização escrita do presidente da câmara ou do vereador do pelouro, se as espécies a sair se destinam a exposições em espaço físico não Municipal.
2 - Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b), ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar, bem como obrigatoriamente sujeitos ao parecer técnico do responsável pelo arquivo.
Artigo 20.º
Pedidos de requisição e empréstimo
As requisições de documentação dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo municipal deverão ser feitas através de impresso próprio, disponibilizado pelo serviço ou remotamente nas intranet ou internet municipais, de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição assinada pelo responsável técnico ou seu substituto.
Os pedidos de empréstimo de documentos devem satisfazer os seguintes requisitos:
a) Ser dirigidos ao arquivo municipal, com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;
b) Incluir a justificação da necessidade de consulta fora do espaço físico do arquivo municipal;
c) Conter a assinatura do chefe ou responsável do órgão ou serviço que requisita.
Artigo 21.º
Prazos
A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de trinta dias, renovável por igual período, mediante novo pedido escrito, formulado nos termos do artigo 20.º e anulação da requisição anterior.
Artigo 22.º
Preenchimento
As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas.
Artigo 23.º
Reserva
A entidade requisitante deverá reservar para si uma cópia e fará a entrega do original e de outra cópia.
Artigo 24.º
Disponibilidade e acessibilidade
As requisições encontrar-se-ão disponíveis no serviço e nas intranet ou internet municipais, devendo as mesmas ser numeradas ordenadamente.
Artigo 25.º
Da devolução
No acto da devolução, o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição em seu poder, na qual será inscrita a palavra "Devolvido", a data da devolução e a assinatura do trabalhador que recebeu a documentação.
Artigo 26.º
Da recepção
1 - Ao ser devolvida a documentação deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.
2 - O trabalhador que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
Artigo 27.º
Das faltas
Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização.
Artigo 28.º
Confirmação
A documentação só deve ser confirmada nos boletins de registo ou nos softwares aplicacionais depois de conferida a integridade daquela.
Artigo 29.º
Arquivamento de requisições
O arquivo municipal deverá dar baixa da requisição no original que constitui livro próprio e fica arquivado.
CAPÍTULO VII
Sujeições dos utilizadores
Artigo 30.º
Da prática de investigação
Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no arquivo municipal, deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respectivos estudos, ao arquivo municipal, às bibliotecas municipais de Torres Novas ou ao gabinete de Estudos e Planeamento Editorial.
Artigo 31.º
Manuseamento e utilização
1 - Não é permitido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários;
b) Fazer sair, das instalações, qualquer documento sem expressa autorização do responsável pelo arquivo;
c) Entrar na sala de consulta e seus acessos na companhia de malas, capas ou conjunto de documentos que não sejam avulsos;
d) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo, danificar os documentos;
e) Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo municipal;
f) Reproduzir qualquer documento sem autorização do responsável técnico do arquivo.
2 - Deverão cumprir e respeitar as normas para o manuseamento de documentos aquando da sua consulta, conforme documento anexo;
3 - O utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições enumeradas neste artigo, será convidado a sair das instalações e em face da gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas pela lei.
CAPÍTULO VIII
Incorporação de outros fundos
Artigo 32.º
Incorporações
1 - O Município de Torres Novas, através do arquivo municipal, deve também intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito de fundos arquivísticos de natureza diversa, provenientes de entidades públicas ou privadas, em qualquer tipo de suporte (papel, filme, banda magnética e registo electrónico, etc.) e procedentes do respectivo concelho ou/e que tenham interesse histórico para o concelho;
2 - De igual modo procederá à sua guarda, por solicitação de proprietários ou possuidores;
3 - Os processos de incorporação, transferência, depósito, doação, permuta ou compra carecem do preenchimento de um auto de entrega de documentos, conforme documento anexo.
4 - Nos casos previstos neste regulamento ou quando tal resultar da vontade das partes, os processos aludidos no número anterior serão precedidos de contrato escrito.
5 - O proprietário de arquivos ou colecções de documentos integrados no património protegido, pode depositá-los sem perda dos seus direitos de propriedade, no arquivo municipal;
6 - O depósito a que se refere o número anterior far-se-á mediante preenchimento de um auto de doação e ou de um contrato de depósito, onde constem as condições do depósito, estabelecidas pelo depositante, e a aceitação destas pelo depositário.
7 - O depósito poderá dar lugar a uma contrapartida económica a estipular no respectivo contrato.
8 - Beneficia do referido no número anterior o particular que, sendo proprietário de documentação integrada no património arquivístico protegido, se disponha a pô-la à disposição do público em termos semelhantes àqueles em que ela estaria disponível se depositada em arquivo público.
CAPÍTULO IX
Pessoal - Deveres e atribuições
Artigo 33.º
Responsabilidades gestionárias
Ao responsável técnico pelo arquivo municipal compete, no âmbito das suas funções:
a) O cumprimento global deste regulamento;
b) Apresentar propostas de verbas orçamentais e o plano anual de actividades, para enquadramento nas grandes opções do plano, e o relatório de actividades, com a indicação do número de espécies existentes e a sua distribuição, os resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações, e as estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos;
c) Providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo municipal;
d) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus trabalhadores;
e) Orientar toda a organização documental e o tratamento arquivístico;
f) Promover e controlar a incorporação de novos documentos;
g) Emitir pareceres sobre documentação produzida e recebida;
h) Dar pareceres técnicos sobre empréstimos;
i) Coordenar acções no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos documentos;
j) Promover realizações culturais individuais ou conjuntas;
k) Zelar pela dignificação e extensão cultural e educativa do serviço;
l) Assegurar a certificação da documentação constante nos fundos do arquivo municipal;
m) Promover a aquisição de novas entradas de documentação com interesse histórico para o Município de Torres Novas;
n) Apoiar, propor e promover a divulgação e a publicação de documentos inéditos ou trabalhos de investigação, em articulação com o Gabinete de Estudos e Planeamento Editorial, designadamente no que se refere ao passado histórico do Município de Torres Novas;
o) Desenvolver ou colaborar com dinâmicas culturais associadas à interpretação da história e do património local;
p) Propor acções de formação para trabalhadores do arquivo e coordenar eventuais estágios curriculares e profissionais;
q) Desenvolver a permuta cultural com outras instituições similares;
r) Promover e auxiliar, com meios técnicos, todos os arquivos públicos e privados do concelho ou com interesse histórico para o mesmo, quando estes o solicitarem;
s) Promover a implementação de inquéritos anuais de satisfação de utilização dos serviços e de aplicação de instrumentos de avaliação de iniciativas promovidas.
Artigo 34.º
Competência dos trabalhadores
Compete aos trabalhadores do arquivo municipal, consoante a sua formação técnico-profissional e sob orientação do responsável:
a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais, os processos de obras e de loteamento, arrumar e conservar os livros findos e toda a documentação enviada pelos mesmos;
b) Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários, etc.) necessários à eficiência do serviço;
c) Elaborar instrumentos de pesquisa o mais precisos possíveis;
d) Zelar pela conservação da documentação;
e) Elaborar pequenos restauros;
f) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;
g) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;
h) Superintender o serviço de consulta e de leitura;
i) Fornecer toda a documentação para as diversas actividades de comunicação e difusão;
j) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;
k) Fornecer toda a documentação solicitada pelos serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;
l) Fornecer à leitura toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim, quer interna quer externamente;
m) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço;
n) Desenvolver e promover a extensão educativa.
CAPÍTULO X
Casos omissos
Artigo 35.º
Os casos omissos e dúvidas que se suscitarem na aplicação do presente regulamento, serão objecto de resolução, caso a caso, pela câmara municipal.
CAPÍTULO XI
Revisão
Artigo 36.º
O presente regulamento será revisto periodicamente, sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
CAPÍTULO XII
Norma revogatória
Artigo 37.º
A partir da entrada em vigor do presente regulamento, ficam revogadas todas as disposições regulamentares anteriores que com ele sejam desconformes.
CAPÍTULO XIII
Entrada em vigor
Artigo 38.º
O presente regulamento entra em vigor no dia imediato à data da sua publicitação nos termos legais.
ANEXO I
Calendário de incorporações
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de entrega de documentos
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
ANEXO IV
Ficha de consulta diária
(ver documento original)
ANEXO V
Normas para o manuseamento de documentos em consulta
Para além do cumprimento do disposto no artigo 31.º do Regulamento do Arquivo Municipal, os utilizadores deverão respeitar as seguintes normas:
1 - Não se apoie sobre os documentos.
2 - Não use os documentos como base para escrever.
3 - Não coloque qualquer objecto sobre um documento aberto.
4 - Não use caneta enquanto realiza consultas.
5 - Não dobre os cantos ou as páginas dos documentos como forma de marcação.
6 - Não arremesse os documentos nem os coloque no chão.
7 - Não force a abertura de um documento, cortando fitas que não consegue desatar ou forçando fechos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base.
8 - Não use dedos humedecidos nem borrachas de apagar para virar as páginas.
9 - Não acompanhe, com o dedo, a leitura dos documentos.
10 - Não respire ou tussa sobre um documento que está a examinar de perto.
11 - Não tente separar páginas que se encontrem coladas.
12 - Não retire os documentos da sua ordem.
13 - Não conserve desnecessariamente os documentos em seu poder depois de terminar a consulta.
14 - Dê conhecimento aos responsáveis pelo serviço de consulta de qualquer anomalia que detecte.
ANEXO VI
Auto de entrega de documentos
(ver documento original)
ANEXO VII
Ficha para requisição de documentos
(ver documento original)
ANEXO VIII
Auto de doação
(ver documento original)
ANEXO IX
Contrato de depósito
(ver documento original)
205418417
