Portaria 39/2001
de 18 de Janeiro
Nos últimos anos verificou-se um crescimento da população prisional e um consequente aumento da produção documental, facto que tem vindo a originar graves problemas na gestão documental.

Com efeito, tornou-se necessário implementar uma política de gestão de documentos, imprescindível para a recuperação, racionalização e organização dos arquivos.

Assim, tendo em conta o conceito de ciclo vital dos documentos, pretende-se a aplicação de práticas arquivísticas adequadas não só à compreensão do valor administrativo, fiscal e legal, mas também do valor histórico do património documental.

Pretende-se com a presente portaria, de acordo com o modelo consagrado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, dotar a Direcção-Geral dos Serviços Prisionais de um instrumento legal que, de forma articulada, permita uma gestão integrada de documentos, no tocante à avaliação, selecção, substituição de suporte, eliminação e remessa para o arquivo intermédio e definitivo, bem como dos elementos que digam respeito à acessibilidade e comunicabilidade.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS PRISIONAIS
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida pelos serviços centrais e externos, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral dos Serviços Prisionais, adiante designada por DGSP.

2 - São abrangidos pelas disposições desta portaria os arquivos de todos os serviços da DGSP.

Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGSP tem por objectivo a determinação do seu valor para os efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da DGSP a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção do anexo I da presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGSP.

Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGSP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.º

Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, de modo a adequá-la às alterações na produção documental.

3 - Para os efeitos do disposto no número anterior, deve a DGSP obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º
Remessas para o arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGSP vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 - A documentação remetida para arquivo definitivo deve ser acompanhada dos respectivos instrumentos de recuperação de informação ou outros elementos úteis de referência.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e ao controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º
Formalidades de eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo consta do anexo III à presente portaria.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - O IAN/TT autoriza, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, que a substituição dos documentos originais por cópias em microfilme possa ser extensiva a todas as séries de conservação permanente que figuram na tabela do anexo I, sempre que a direcção da DGSP a considerar económica e funcionalmente justificada.

2 - Compete ao IAN/TT a definição dos pressupostos técnicos relativos à substituição do suporte enunciado no número anterior, em particular no que se refere à documentação de conservação permanente, por forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).

3 - Dos filmes são feitos uma matriz (negativa em sais de prata - 1.ª geração), dois duplicados da matriz (positivos em sais de prata - 2.ª geração) e um duplicado de consulta.

A matriz tem o valor de original, e os duplicados, em sais de prata, respectivamente de segurança da matriz e de trabalho.

4 - Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirão os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável pela DGSP, sob selo branco ou de perfuração.

5 - No caso de recurso à prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assinará, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.

6 - Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.

7 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

8 - Ao IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes executados.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória de original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
1 - O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGSP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, em conformidade com a lei geral.

2 - Sem prejuízo do regime de acesso de documentos da administração, podem ser adoptadas normas, de acordo com o regulamento interno de arquivo, que regulem o acesso aos documentos do acervo documental.

Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 13.º
Entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
O Ministro da Justiça, António Luís Santos Costa, em 21 de Dezembro de 2000. - O Ministro da Cultura, José Estêvão Cangarato Sasportes, em 18 de Dezembro de 2000.

ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)

ANEXO II
AUTO DE ENTREGA
(ver modelo no documento original)
GUIA DE REMESSA
(ver modelo no documento original)

ANEXO III
AUTO DE ELIMINAÇÃO
(ver modelo no documento original)