Considerando:
O disposto no artigo 8.º do Decreto-Lei 84/2012, de 30 de março, que estabelece que a organização interna do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.) é a definida nos respetivos estatutos;
A publicação da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, que aprova os estatutos do IGFSS, I. P.;
Que os referidos estatutos definem a organização interna dos serviços do IGFSS, I. P., a qual é constituída por unidades orgânicas operacionais, unidades orgânicas de suporte e unidades territorialmente desconcentradas, conforme previsto no n.º 1 do artigo 1.º da mencionada Portaria;
Que, de acordo com os n.os 2 e 3 do artigo 1.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, são estabelecidos os departamentos, operacionais e de suporte, que integram o IGFSS, I. P.;
Que, nos termos previstos no n.º 6 do artigo 1.º da referida Portaria, podem ser criados, no âmbito dos departamentos, direções e núcleos, cujo número não pode exceder os limites previstos no n.º 7 do mesmo artigo;
Que o artigo 3.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, estabelece as competências da unidade operacional correspondente ao Departamento de Orçamento e Conta;
Que importa definir, na decorrência das normas acima estabelecidas, a organização interna do referido departamento;
o Conselho Diretivo do IGFSS, I. P. em reunião ordinária de 17 de janeiro de 2013, ao abrigo do disposto no n.º 6 do artigo 1.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, e em observância dos limites estabelecidos no n.º 7 do mesmo artigo, delibera, no que concerne à organização interna do Departamento de Orçamento e Conta:
1 - Criar a Direção do Orçamento, com as seguintes competências:
a) Coordenar o processo de elaboração do Orçamento da Segurança Social consolidado e definir as normas e procedimentos para a elaboração do orçamento das instituições de Segurança Social;
b) Proceder à consolidação e controlo da execução do orçamento das instituições que integram o perímetro de consolidação da Segurança Social e elaborar o respetivo relatório;
c) Propor as alterações ao Orçamento da Segurança Social que se mostrem adequadas no âmbito da legislação em vigor;
d) Contabilizar o orçamento anual das instituições de Segurança Social e das respetivas subentidades contabilísticas, bem como das correspondentes alterações orçamentais;
e) Elaborar propostas de desenvolvimento do Sistema de Informação Financeira (SIF) na área orçamental e acompanhar e validar a respetiva implementação;
f) Analisar os pedidos formulados pelas instituições de Segurança Social para alteração do orçamento anual e avaliar o seu impacto no Orçamento da Segurança Social;
g) Analisar a informação mensal relativa à execução do orçamento de cada uma das entidades e subentidades contabilísticas e propor as alterações orçamentais adequadas;
h) Analisar e validar a coerência da informação orçamental - orçamento inicial, alterações orçamentais e execução orçamental -, e validar a aplicação das normas orçamentais em vigor;
i) Produzir e difundir informação respeitante à execução do Orçamento da Segurança Social.
1.1 - Criar, no âmbito da Direção do Orçamento, o Núcleo de Gestão, Planeamento e Execução do Orçamento, com as seguintes competências:
a) Preparar e elaborar as diferentes simulações conducentes à elaboração do Orçamento da Segurança Social consolidado anual e ou retificativo e respetivos relatórios;
b) Preparar e elaborar as diferentes simulações conducentes à aprovação do orçamento plurianual da Segurança Social;
c) Proceder à consolidação da execução orçamental mensal e elaborar o respetivo relatório;
d) Apurar mensalmente os saldos orçamentais, no âmbito da execução orçamental e da previsão de execução, em subordinação às respetivas fontes de financiamento;
e) Elaborar a mensualização e a previsão de execução mensal consolidada, respetiva análise de desvios e antecipar e propor soluções de forma a ultrapassar as situações críticas que a mesma evidencia;
f) Propor as alterações ao Orçamento da Segurança Social que garantam a adequada execução orçamental nos termos da legislação em vigor;
g) Analisar os pedidos formulados pelas instituições de Segurança Social para alteração do seu orçamento anual privativo e avaliar o seu impacto no Orçamento da Segurança Social, bem como propor as soluções adequadas;
h) Elaborar proposta de cativações ao Orçamento da Segurança Social no âmbito da lei do Orçamento do Estado, decreto-lei de Execução Orçamental e orientações da Tutela, e assegurar a gestão do processo definido, propondo reafetações de acordo com a análise crítica efetuada e das normas em vigor;
i) Elaborar proposta de afetação das dotações de despesa aprovadas no Subsistema de Ação Social às fontes de financiamento de acordo com a lei do Orçamento do Estado, decreto de financiamento e outras disposições legais e controlo mensal dos resultados;
j) Promover diariamente a normalização orçamental das transações orçamentais -manutenção/alteração de dados mestre e toda a estrutura de orçamento no Sistema de Informação Financeira;
k) Proceder ao processamento diário da despesa originado por ordens de pagamento enviados pelo Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, I. P. (IGFSE, I. P.) (subsídios à formação profissional);
l) Responder aos auditores internos/externos e promover as ações necessárias para garantir o acolhimento das respetivas recomendações;
m) Definir as normas e procedimentos para a elaboração do orçamento das instituições de Segurança Social;
n) Validar mensalmente os mapas de fundos disponíveis das instituições de Segurança Social, e promover as diligências necessárias junto das mesmas com vista às adequadas correções de forma a garantir o cumprimento Lei 8/2012 - Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso (LCPA);
o) Proceder à análise crítica tanto da previsão de execução das instituições de Segurança Social, de forma a garantir a sua compatibilidade com o mapa de fundos disponíveis respetivo, como dos fundos disponíveis apresentados por cada instituição;
p) Elaborar e assegurar a atualização do manual de procedimentos no âmbito da LCPA e garantir a especificação e os requisitos necessários para a implementação do mapa de fundos disponíveis em Sistema de Informação Financeira (SIF);
q) Elaborar a execução orçamental mensal, a previsão de execução e a proposta de distribuição do Orçamento da Segurança Social por instituição;
r) Proceder ao carregamento do orçamento de cada instituição da Segurança Social em Sistema de Informação Financeira;
s) Analisar e validar a coerência da informação orçamental - orçamento inicial, alterações orçamentais e execução orçamental -, e validar a aplicação das normas orçamentais em vigor (regra do equilíbrio orçamental e outras).
2 - Criar a Direção da Conta, com as seguintes competências:
a) Planificar e elaborar a conta consolidada da Segurança Social ao nível patrimonial e orçamental, bem como elaborar os respetivos relatórios e anexos;
b) Elaborar e manter atualizado o manual de consolidação da Conta da Segurança Social;
c) Promover a normalização contabilística das transações orçamentais, financeiras e patrimoniais e elaborar as normas de fecho de contas aplicáveis a todas as instituições que integram o perímetro de consolidação da Segurança Social;
d) Proceder à consolidação das demonstrações financeiras e orçamentais no âmbito da elaboração da Conta da Segurança Social e elaborar o respetivo relatório;
e) Assegurar a análise e validação de registos em SIF, desencadear propostas de melhoria e elaborar testes de aceitação ao nível dos módulos de contabilidade patrimonial, analítica, orçamental e consolidação;
f) Criar as contas e respetivas divisionárias do Plano Oficial de Contabilidade das Instituições do Sistema de Solidariedade e Segurança Social (POCISSSS), definir o seu âmbito, regras de movimentação e associação aos diferentes classificadores em vigor;
g) Definição de metodologias e validação de resultados decorrentes da elaboração de estudos e pareceres, assim como apoiar as auditorias internas e externas, respondendo às questões colocadas por órgãos de controlo e supervisão;
h) Produzir e difundir informação respeitante à Conta da Segurança Social;
i) Analisar as recomendações dos auditores externos, elaborar propostas de resolução e acolhimento de recomendações de auditoria e controlar a implementação das medidas preconizadas para acolher as recomendações;
j) Validar e controlar os pagamentos em atraso das instituições de Segurança Social e validar os compromissos plurianuais das instituições do sistema de Segurança Social.
3 - Criar a Direção de Contabilidade, com as seguintes competências:
a) Assegurar a elaboração e execução do orçamento privativo do IGFSS, I. P.;
b) Acompanhar a execução do orçamento privativo do IGFSS, I. P. e propor as adequadas alterações;
c) Efetuar o registo contabilístico das fases de cabimento e compromisso do ciclo da despesa;
d) Centralizar e verificar a conformidade dos registos contabilísticos de todas as operações processadas pelo IGFSS, I. P. e de toda a movimentação de fundos e proceder à respetiva análise;
e) Assegurar o controlo e encerramento das contas do instituto e elaborar as respetivas demonstrações financeiras e orçamentais;
f) Proceder à relevação contabilística das receitas do IGFSS, I. P. e à contabilização de todos os valores entrados nas tesourarias das Secções de Processo, das instituições de Segurança Social e de outros colaboradores do IGFSS, I. P. na cobrança de valores;
g) Proceder à reconciliação de saldos entre o IGFSS, I. P. e as restantes instituições de Segurança Social;
h) Proceder à restituição de contribuições a contribuintes e beneficiários do continente.
3.1 - Criar, no âmbito da Direção de Contabilidade, o Núcleo de Contabilidade, com as seguintes competências:
a) No âmbito da cabimentação e processamento da despesa, cabimentar e processar despesas do orçamento privativo do IGFSS, I. P., e respetiva relevação contabilística; assegurar o cumprimento da LCPA no que concerne à garantia de que os compromissos se enquadram no montante dos fundos disponíveis apurados mensalmente; assegurar o cumprimento tempestivo das diferentes fases do ciclo de despesa das operações enquadradas nas despesas de administração por forma a viabilizar os pagamentos respetivos dentro do prazo definido; assegurar a relevação contabilística dos vencimentos e das entregas devidas ao estado; assegurar a comunicação do número de compromissos no âmbito da LCPA;
b) No âmbito do controlo da execução orçamental da despesa, analisar e controlar a execução orçamental das despesas de administração do IGFSS, I. P.; desencadear/propor os pedidos de alteração ao orçamento das despesas de administração do IGFSS, I. P. e da cooperação que se mostrem necessários à garantia de uma adequada execução orçamental; analisar criticamente, com periodicidade mensal, as rubricas de despesa eventualmente objeto de cativação nos termos da lei e propor as reafetações que foram julgadas necessárias;
c) No âmbito do orçamento privativo de despesa do IGFSS, I. P., elaborar a proposta do orçamento de despesa do IGFSS, I. P.; recolher e tratar, junto dos diferentes departamentos, os dados relevantes para a elaboração da proposta de orçamento anual do IGFSS, I. P.; analisar comparativamente o orçamento de administração aprovado, a execução e a respetiva previsão de execução até ao final do ano, identificando as respetivas necessidades e as medidas corretivas a implementar;
d) No âmbito da análise e prestação de contas, conferir os movimentos contabilísticos efetuados e respetiva correção de acordo com a natureza da despesa, de forma a garantir a fiabilidade dos dados; elaborar e conferir o mapa das retenções com o mapa de fluxos de caixa; analisar e conferir o mapa de execução orçamental da despesa; analisar e justificar as contas de custos do IGFSS, I. P.; elaborar o relatório anual das contas do IGFSS, I. P., no que se refere à componente das despesas de administração.
3.2 - Criar, no âmbito da Direção de Contabilidade, o Núcleo de Controlo e Encerramento de Contas, com as seguintes competências:
a) No âmbito da contabilização da receita e da execução orçamental, contabilizar manualmente a receita diversa; assegurar a requisição de fundos e controlar a sua execução; contabilizar a receita de contribuições resultante da cobrança SEF (Sistema de Execuções Fiscais); analisar e controlar os movimentos gerados pelos interfaces de contribuições e outros; definir e desenvolver interfaces que impliquem contabilizações em parceria com o Instituto de Informática, I. P. (II, I. P.); elaborar a execução orçamental e analisar os respetivos desvios;
b) No âmbito do encerramento de contas mensal, analisar as contas do balanço; efetuar correções orçamentais e registar as amortizações; proceder à reconciliação de saldos; apurar os fundos disponíveis e elaborar o mapa dos pagamentos em atraso; proceder ao desenvolvimento, manutenção e implementação, em colaboração com outras áreas, do manual de procedimentos sobre a LCPA;
c) No âmbito do encerramento anual das contas do IGFSS, I. P., analisar e justificar o balanço e outras peças das demonstrações financeiras; reconciliar saldos com outras entidades fora do perímetro de consolidação; reconciliar saldos no âmbito do monitor de consolidação patrimonial e orçamental com as entidades do perímetro de consolidação; apurar os saldos patrimoniais e orçamentais de diferentes programas e respetiva reconciliação com os saldos bancários para as situações em que é aplicável; apurar o saldo orçamental e de tesouraria do IGFSS, I. P.; analisar as variações do imobilizado, existências e sua compatibilização com outras áreas de negócio; encerrar os diversos módulos, MM/AA/ISPS/FI; analisar a dívida de contribuintes, apuramento e proposta das provisões anuais, prescrições, acordos e outros; compatibilizar a dívida de contribuintes e respetiva evolução com o Departamento de Gestão da Dívida, II, I. P. e Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS, IP); analisar as certidões de reconciliação bancária; analisar e corrigir a conta da classe zero (orçamental); encerrar as contas; elaborar o relatório analítico e sintético do IGFSS, I. P.; analisar todas as peças que constituem a prestação de contas do IGFSS, I. P. e garantir a respetiva entrega ao Tribunal de Contas; especificar e corrigir os mapas finais em colaboração com o II, I. P.; desenvolver a prestação eletrónica de contas ao Tribunal de Contas;
d) No âmbito do reporte de informação patrimonial e orçamental do IGFSS, I. P. e desenvolvimento da melhoria do sistema de informação contabilístico, assegurar o reporte da informação no que se refere às contas do IGFSS, I. P. (ao Tribunal de Contas, inspeções, auditorias e outras), assegurar a implementação e o acompanhamento (controlo de execução) das recomendações do Tribunal de Contas e outras entidades, desenvolver em parceria com o II, I. P. todos os elementos necessários à melhoria da informação prestada.
4 - Criar, na dependência direta da direção do Departamento de Orçamento e Conta, o Núcleo de Projeções e Análise financeira, com as seguintes competências:
a) Elaborar projeções de suporte à preparação do Orçamento da Segurança Social e respetiva previsão de execução;
b) Analisar e avaliar o impacto da evolução macroeconómica na receita e na despesa da Segurança Social;
c) Elaborar relatórios de acompanhamento da evolução da receita e despesa da Segurança Social, em que se inclui um enquadramento legislativo e análise de variáveis qualitativas, para efeitos de integração no relatório da Conta da Segurança Social;
d) Realizar estudos teóricos de impacto financeiro relativos a novas medidas a implementar no âmbito do processo de atribuição das prestações sociais;
e) Proceder, sempre que se revele pertinente, à análise comparativa entre componentes específicas do sistema de Segurança Social português e de outros países da União Europeia.
5 - A presente deliberação produz efeitos a 1 de janeiro de 2013.
17 de janeiro de 2013. - O Presidente do Conselho Diretivo, Rui Filipe de Moura Gomes.
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