Aprova o Regulamento Interno do Arquivo Municipal do Marco de Canaveses.

Edital 1256/2024



Dr.ª Cristina Lasalete Cardoso Vieira, Presidente da Câmara Municipal do Marco de Canaveses, nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 56.º do regime jurídico das autarquias locais, aprovado pela Lei 75/2013, de 12 de setembro, e do artigo 139.º do Decreto-Lei 4/2015, de 7 de janeiro, na sua redação atual, torna público que a Câmara Municipal, por deliberação de 26 de julho de 2024, aprovou o “Regulamento Interno do Arquivo Municipal do Marco de Canaveses, conforme documento infra.

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

Para constar e devidos efeitos, será este edital afixado nos paços do Município, publicado na 2.ª série do Diário da República e no sítio da internet em www.cm-marco-canaveses.pt.

5 de agosto de 2024. - A Presidente da Câmara Municipal, Dr.ª Cristina Vieira.

Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses

Nota Justificativa

O Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, aprovado pelo Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, na sua versão atualizada, define os princípios que devem presidir à organização, inventariação, classificação e conservação do património arquivístico, tal como consagra o direito e o dever de todos os cidadãos, do Estado e das demais entidades públicas, nas quais se incluem necessariamente as autarquias locais, de preservar, defender e valorizar o património arquivístico, enquanto conjunto de documentos que, independentemente da sua data ou suporte material, têm em vista não apenas os objetivos de gestão administrativa, mas, também, a valorização histórica e cultural das entidades e instituições.

Numa era e realidade em que a gestão documental se assume, cada vez mais e de forma eficaz, como uma ação primordial de otimização e controlo mecanizado da informação das entidades públicas, motivada pela própria evolução dos procedimentos de gestão documental e do seu normativo jurídico, mostra-se necessário que os procedimentos adotados pelo Município do Marco de Canaveses, designadamente no “Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses” sejam revistos, de modo a que acompanhem, não só a evolução legislativa, mas, também, a evolução procedimental e tecnológica nesta matéria.

Efetivamente, o Município do Marco de Canaveses, no que diz respeito ao arquivo municipal e à sua gestão, tem vindo a adotar um percurso de evolução digital, com vista à desmaterialização documental, constituindo o presente regulamento uma forma de regular a estrutura, a gestão, o funcionamento dos procedimentos subjacentes à atividade dos serviços municipais e garantir, ao longo das suas fases ativas de produção informacional, a preservação e valorização dos seus acervos documentais, numa ótica de normalização arquivística.

Por outro lado, mostra-se necessário compatibilizar a evolução em matéria de gestão documental, consagrada no recente Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, aprovado pela Portaria 112/2023, de 27 de abril, no cumprimento dos princípios inerentes à gestão de informação, designadamente a autenticidade, integridade e confidencialidade e demais princípios subjacentes à atuação da administração pública no âmbito da Lei do Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e Reutilização dos Documentos Administrativos, aprovada pela Lei 26/2016, de 22 de agosto, bem como o cumprimento do disposto no Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral da Proteção de Dados).

Numa lógica de ponderação dos custos e benefícios da elaboração e aprovação do presente regulamento, considerando que a sua natureza jurídica é executória dos diversos diplomas elencados, importa destacar que os benefícios da sua implementação são uma mais valia, uma vez que, a implementação de princípios de funcionamento e metodologias conduzem à simplificação e racionalização de procedimentos, assim como à sua normalização e melhoria do conhecimento da cultura institucional, o que se traduzirá, assim, num melhor serviço prestado pelo Município do Marco de Canaveses, aos seus munícipes e demais cidadãos, que pretendam aceder a informação e obter a prestação de um serviço eficaz e de qualidade.

Por fim, são estabelecidas normas, competências e responsabilidades, visando o relacionamento arquivístico entre o Arquivo Municipal com os respetivos serviços do município, assim com todos os cidadãos que possuam testemunhos e documentos únicos que desejem confiar ou incorporar arquivos privados, estimulando-se toda a preservação digital, independentemente do seu suporte - papel, audiovisual, sonoro, fotografia, ou até já informatizado, permitindo que sejam sempre recuperados e consultados de forma útil e adaptada às novas tecnologias de informação.

Em conformidade com os poderes regulamentares que são atribuídos às autarquias locais, pelos artigos 112.º n.º 7 e 241.º da Constituição da República Portuguesa, devem os municípios aprovar os respetivos regulamentos municipais, em conformidade com as regras gerais consignadas na legislação, possibilitando que sejam ajustadas às suas especificidades.

Assim, nos termos do artigo 33.º n.º 1, alínea k), do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, na sua versão atualizada, do Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril, da Lei 26/2016, de 22 de agosto, na sua versão atualizada e da Portaria 112/2023, de 27 de abril, é elaborado o Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Lei Habilitante

No uso do poder regulamentar conferido às autarquias locais pelos artigos 112.º n.º 7 e 241.º da Constituição da República Portuguesa e ao abrigo do disposto na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º, conjugado com a alínea k) artigo 33.º, ambos do Anexo I à Lei 75/2013, de 12 de setembro, bem como nos termos e para efeitos do n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, na sua versão atualizada, do Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril, da Lei 26/2016, de 22 de agosto, na sua versão atualizada e da Portaria 112/2023, de 27 de abril, é estabelecido o Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses.

Artigo 2.º

Objeto e âmbito de aplicação

1 - O presente regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses (AMMCN), adiante designado apenas por Arquivo Municipal, serviço do município, com atribuições na área de gestão do arquivo e de outros acervos documentais, produzidos ou recebidos pelos serviços municipais, bem como pelos restantes órgãos, no âmbito das suas atribuições e competências, de modo a assegurar uma eficiente gestão documental, favorecendo a dinâmica e cooperação na ação de conservação e preservação do património arquivístico do Município do Marco de Canaveses.

2 - O Arquivo Municipal unifica, numa só estrutura, o âmbito, as funções e objetivos específicos a nível de gestão de Arquivo Intermédio e Histórico do Município, sendo, por isso, constituído por documentação de cariz semiativa e histórica, procedente dos diferentes serviços municipais, bem como pela documentação proveniente de arquivos privados e coleções factícias, que se mostrem possuidores de interesse manifestamente cultural e cujos proprietários nisso consintam.

Artigo 3.º

Estrutura orgânica e competências

A dependência orgânica e competências do Arquivo Municipal encontram-se previstas no Regulamento Orgânico do Município de Marco de Canaveses.

Artigo 4.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a) "Avaliação", a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;

b) "Classificação", a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;

c) "Conservação", o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;

d) "Destino final", a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;

e) "DGLAB", Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas;

f) "Documento", a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;

g) "Eliminação", o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;

h) "Entrega", a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;

i) "Prazo de conservação administrativa", o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;

j) "Registo", a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;

k) "Seleção", a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;

l) "Sistema de informação" ("SI"), o sistema que integra, gere e fornece acesso, ao longo do tempo, a documentos de arquivo independentemente do seu suporte, incluindo sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;

m) "Tabela de seleção", o instrumento de suporte à classificação e avaliação da informação, resultante da Lista Consolidada e que é constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação.

CAPÍTULO II

CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DOCUMENTAL

Artigo 5.º

Classificação documental

Os serviços municipais aquando da entrada ou criação de qualquer documento ou informação devem:

a) Proceder, funcionalmente, à classificação informacional enquadrada no Classificador em vigor;

b) Classificar especificamente de acordo com a natureza do documento, evitando o assunto geral;

c) Solicitar sempre que necessário ou em caso de dúvida, as orientações técnicas do Arquivo Municipal.

Artigo 6.º

Avaliação e seleção

1 - Os serviços municipais devem proceder à avaliação documental, de modo a determinar o seu valor para efeitos de conservação permanente ou para eliminação, findos os respetivos prazos de conservação.

2 - Os prazos de conservação encontram-se legalmente definidos e contabilizam-se a partir da data final dos procedimentos administrativos.

3 - A avaliação documental desenvolve-se de acordo com as disposições contidas na Portaria 112/2023, de 27 de abril e de acordo com a tabela de seleção anexa à mesma.

Artigo 7.º

Comissão de Avaliação Documental

1 - Pode ser criada uma Comissão de Avaliação Documental, constituída por uma equipa multidisciplinar, com os seguintes objetivos:

a) Determinar os prazos de conservação da documentação produzida e recebida pelos serviços municipais;

b) Pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos a incorporar no acervo documental do Arquivo Municipal, independentemente da forma de aquisição;

c) Pronunciar-se sobre eventuais questões relacionadas com a garantia de confidencialidade ou da integridade física dos documentos.

2 - A Comissão a designar pelo Presidente da Câmara ou por quem tiver os poderes delegados, deve ser constituída por três membros, sendo um deles obrigatoriamente o técnico responsável do arquivo, a quem compete coordenar a equipa de trabalho.

3 - O parecer da Comissão de Avaliação não substitui o parecer da DGLAB, nas situações em que a obtenção daquele parecer se encontra legalmente prevista.

4 - A Comissão de Avaliação deve ouvir o responsável máximo do serviço produtor, sempre que se justifique, tendo em conta o cariz da documentação sobre a qual deve elaborar parecer.

CAPÍTULO III

RECOLHA E REMESSA DOCUMENTAL

Artigo 8.º

Transferência da Documentação

1 - Os diferentes órgãos ou serviços da Câmara Municipal de Marco de Canaveses, devem promover o envio da respetiva documentação para o Arquivo Municipal, quando considerada findada e já desnecessária em ciclo de vida corrente.

2 - Toda a documentação é analisada e avaliada de acordo com o seu prazo e destino final atribuído, com base na tabela de seleção, anexa à Portaria 112/2023, de 27 de abril.

Artigo 9.º

Receção de documentação

1 - O Arquivo Municipal procede à respetiva receção documental, proveniente dos diferentes órgãos ou serviços, após prévio agendamento estabelecido, tendo em consideração a capacidade de armazenamento do Depósito de Arquivo.

2 - Apenas é rececionada documentação finda a sua fase ativa, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Seleção documental.

Artigo 10.º

Formalidades da Remessa

1 - Para procederem à remessa de documentação ao Arquivo Municipal, devem os órgãos ou serviços obedecer às seguintes condições:

a) Solicitar o agendamento da respetiva remessa documental;

b) Preencher e remeter ao Arquivo Municipal a guia de remessa que deve acompanhar a documentação, para verificação e aprovação prévia da mesma.

2 - As remessas de documentação devem obrigatoriamente ser acompanhadas de um Auto de Entrega a título de prova, assim como pela Guia de Remessa correspondente, destinando-se a mesma à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada pelo serviço produtor e pelo Arquivo Municipal.

3 - O Arquivo Municipal apoia, sempre que necessário, o preenchimento da documentação técnica, bem como toda a logística encadeada no processo de transição documental.

4 - O Auto de Entrega é feito em duplicado e a Guia de Remessa em triplicado, devendo ficar o original no Arquivo Municipal e o duplicado ser devolvido ao serviço produtor, sendo que o triplicado serve de instrumento à pesquisa e documentação que se encontra por conferir e tratar, completando as referências topográficas e demais informação considerada pertinente.

5 - A remessa documental deve garantir a integridade física e adequado acondicionamento, obedecendo às seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando as unidades documentais assim o exijam;

b) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;

c) Estarem cumpridos os requisitos do artigo 17.º n.º 2 do presente regulamento.

6 - Na eventualidade de faltar algum documento ou numeração, deve o serviço produtor no procedimento de transferência, alertar o Arquivo Municipal, através de menção expressa desse facto.

7 - O Arquivo Municipal pode recusar, anular ou adiar a remessa documental, sempre que verificar inconformidades, designadamente quanto à classificação documental ou incumprimento do definido na Tabela de Seleção.

CAPÍTULO IV

AQUISIÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO

Artigo 11.º

Aquisição de Documentação para Arquivo Histórico

1 - O Arquivo Municipal pode propor a aquisição de documentação através de compra, depósito, doação, incorporação, legado, permuta ou reintegração, de acordo com a legislação em vigor.

2 - A aquisição por qualquer um dos referidos meios, deve ser formalizada por escrito pelas entidades envolvidas.

3 - No caso da doação de documentação, a mesma é efetuada mediante a formalização de um auto de doação.

Artigo 12.º

Formalidades de depósito

1 - O proprietário de documentação com efeito histórico ou de interesse municipal, seja pessoa coletiva ou singular, pode depositá-la no Arquivo Municipal.

2 - O depósito, a que se refere o número anterior, é realizado mediante o preenchimento de um contrato de depósito, onde constem as condições do mesmo, estabelecidas pelo depositante e a aceitação destas pelo depositário.

3 - O proprietário da documentação de natureza histórica, pode autorizar que a mesma seja colocada à disposição do público, conforme os termos já aplicáveis à documentação regida pelo respetivo serviço de arquivo.

Artigo 13.º

Responsabilidade do Arquivo Municipal

1 - Sem prejuízo das disposições referidas nos artigos anteriores, deve o Arquivo Municipal cumprir as seguintes formalidades:

a) Na aquisição de documentação, por qualquer meio, proceder à sua inventariação, respeitando os princípios de gestão, organização física e intelectual, de modo a garantir a correta incorporação documental;

b) Assumir a conservação e preservar todo o fundo documental, respeitando o direito de acesso e consulta de informação, nos termos legalmente previstos;

c) Quando o tipo de aquisição o justifique, deve a incorporação documental ter em conta a livre vontade, interesse e disponibilidade manifestada pela entidade proprietária;

d) Agendar e prestar apoio nos procedimentos logísticos de remessa, de modo a garantir a integridade física da documentação, o seu devido acondicionamento e identificação.

CAPÍTULO V

ELIMINAÇÃO DOCUMENTAL

Artigo 14.º

Eliminação

1 - A eliminação documental apenas pode ser realizada após o decurso do prazo de conservação e de acordo com o disposto na Portaria 112/2023, de 27 de abril e no Relatório de Avaliação Simplificado para a Administração Local (RAS).

2 - Compete ao Arquivo Municipal, ainda que por solicitação do serviço produtor, propor a eliminação de documentos, sendo vedada a eliminação de documentos cujo prazo de conservação ainda não tenha findado.

3 - O serviço produtor pode propor de forma fundamentada ao Arquivo Municipal, a prorrogação do prazo de conservação administrativa, ou a conservação total ou parcial de documentação, desde que não prejudique o funcionamento do serviço e armazenamento em depósito de arquivo.

4 - A documentação que não se encontre classificada arquivisticamente ou de forma incorreta e sem referência na tabela de seleção, apenas é eliminada após autorização expressa da DGLAB.

Artigo 15.º

Formalidades da Eliminação

1 - Compete ao Arquivo Municipal orientar todo o procedimento sobre a eliminação de documentação que é produzida pelos diferentes serviços ou órgãos, de acordo com a legislação em vigor, ou na falta desta, de acordo com o previsto no presente regulamento.

2 - Tendo em conta as disposições legais nesta matéria, a eliminação dos documentos que se encontrem sob a alçada dos serviços produtores, deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Propor ao Arquivo Municipal, mediante o preenchimento de Auto de Eliminação, a documentação a eliminar;

b) O serviço técnico de Arquivo avalia a proposta de eliminação, de modo a verificar o preenchimento dos requisitos legais subjacentes à eliminação de documentos, de modo a instruir a decisão de eliminação.

3 - Se a documentação já se encontrar sob a alçada do Arquivo Municipal, terminados os prazos legais de conservação, o técnico de Arquivo deve propor a eliminação documental, consultando para o efeito o serviço produtor, que deve assinar o Auto de Eliminação ou não concordando com a proposta de eliminação, seguir os trâmites previstos no artigo 14.º n.º 3, do presente regulamento.

4 - O Auto de Eliminação referido nos números anteriores deve ser assinado pelos responsáveis do serviço produtor, do serviço de arquivo e pelo Presidente da Câmara Municipal de Marco de Canaveses ou pelo Vereador com competência para o efeito, constituindo prova do abate patrimonial.

5 - O Auto de Eliminação é feito em duplicado, devendo ficar o original no Arquivo Municipal e o outro exemplar deve ser remetido ao respetivo arquivo distrital (Arquivo Distrital do Porto) ou nacional (DGLAB).

Artigo 16.º

Modo de Eliminação

1 - O ato de eliminação documental é realizado de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 - A decisão sobre o processo de eliminação por trituração, corte ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

CAPÍTULO VI

TRATAMENTO DOCUMENTAL

Artigo 17.º

Tratamento

1 - O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços ou órgãos, de forma a garantir uma gestão documental uniforme, em cumprimento dos instrumentos jurídicos subjacentes à gestão documental.

2 - Para uma gestão documental uniforme devem os serviços produtores, no seu suporte original, identificar no exterior com os seguintes elementos:

a) Designação da Divisão/serviço/gabinete/órgão produtor do documento;

b) Definição do processo interno, através da identificação do conteúdo;

c) Código de Classificação;

d) Datas extremas;

e) N.º de Caixa ou Pasta;

f) Destino final.

3 - Os atos de tratamento documental devem obedecer aos normativos arquivísticos nacionais e internacionais, respeitando o princípio da proveniência e as orientações técnicas em matéria de classificação, ordenação, preservação, seleção e avaliação descritas pela Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística e a Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística.

4 - O tratamento arquivístico aplicado a documentação nato-digital, deve obedecer à legislação técnica destinada ao arquivo eletrónico, sendo arquitetados esquemas de meta-informação.

5 - O Arquivo Municipal acompanha, intervém e apoia sempre que necessário e se tal lhe for solicitado pelos serviços, todo o arquivo corrente, contribuindo para a uniformização do processo de gestão documental.

6 - O Arquivo Municipal pode elaborar os instrumentos de descrição que considere adequados, incluindo os formulários, modelos de lombada e respetivos procedimentos de preenchimento.

7 - Após a transferência, depósito ou aquisição de documentação pelo Arquivo Municipal, é da sua competência proceder ao tratamento arquivístico da mesma, com vista ao seu controlo e acessibilidade, por meio da produção dos instrumentos de descrição documental considerados adequados, designadamente guias, inventários, catálogos, registos, listas ou índices.

CAPÍTULO VII

CONSERVAÇÃO DOCUMENTAL

Artigo 18.º

Conservação

1 - Compete ao Arquivo Municipal e aos demais serviços municipais zelar pela boa conservação do seu acervo documental, através da adoção das seguintes medidas:

a) Implementar adequadas condições de segurança e de controlo ambiental;

b) Assegurar o correto acondicionamento em depósito, de modo a evitar a degradação física da documentação;

c) Propor ações de restauro e/ou de reencadernação em documentação deteriorada;

d) Sempre que possível, em resposta às requisições documentais optar pela disponibilização de cópias digitalizadas;

e) Transferência/substituição de suporte de documentos, sempre que possível, por tecnologia avançada e adequada arquivisticamente;

2 - No âmbito da conservação do arquivo digital, a substituição de suporte documental deve obedecer às normas técnicas do Internacional Standard Organization (ISO) e desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta.

3 - Os documentos considerados com valor arquivístico devem permanecer no seu suporte original, sendo que qualquer substituição, alteração ou mudança analógica, apenas pode ocorrer após o parecer favorável da DGLAB, do qual constam as orientações técnicas a ser seguidas na ação de preservação digital.

CAPÍTULO VIII

ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

Artigo 19.º

Acesso à informação

1 - O acesso e a reutilização da informação administrativa e a sua disponibilização, depende da sua comunicabilidade, nos termos da lei dos regulamentos em vigor, do tratamento arquivístico e do estado de conservação, sendo assegurados os princípios da atividade administrativa, designadamente o princípio da igualdade, da proporcionalidade, da justiça, da imparcialidade e da colaboração com os particulares.

2 - Todos os cidadãos têm direito, por lei, a aceder aos documentos conservados pelo Município de Marco de Canaveses, atendendo a critérios de confidencialidade de informação, definidos internamente e em conformidade com a lei.

3 - O direito de acesso pode ser restringido no que se refere à consulta direta dos originais, sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.

4 - Pode ser efetuada a consulta de toda a documentação para fins de investigação particular, salvo os casos em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade, sem prejuízo do disposto na lei, em matéria de acesso à documentação administrativa.

5 - O acesso a documentos administrativos, é exercido através de consulta gratuita, reprodução por fotocópia, ou por qualquer outro meio técnico e com passagem de certidão, havendo lugar a pagamento de taxas legalmente previstas e definidas nos termos do Regulamento de Taxas e Outras Receitas Municipais.

Artigo 20.º

Acesso a documentos reservados

1 - O acesso por terceiros a documentos administrativos em arquivo, que contenham dados nominativos, segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna das empresas, é efetuado nos termos da lei de acesso à documentação administrativa.

2 - O tratamento de dados pessoais, que constem do acervo do Arquivo Municipal, são objeto de tratamento lícito, nos termos do artigo 5.º e 6.º do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

3 - O acesso por terceiros aos documentos, além das demais formalidade previstas no presente regulamento, pode implicar que a requisição seja acompanhada por:

a) Autorização escrita da pessoa ou entidade a quem os dados de origem dizem respeito, de forma explicita e especifica, quanto à sua finalidade e tipologia de dados que se pretende aceder;

b) Demonstração comprovada do interesse direto, pessoal e legítimo, constitucionalmente protegido e suficientemente relevante, a ponderar segundo o princípio da proporcionalidade, de todos os direitos fundamentais e do princípio da administração aberta, que justifique o acesso à informação.

4 - No caso de se tratarem de documentos administrativos de acesso restrito, o Arquivo Municipal procede à comunicação parcial dos documentos, sempre que seja possível expurgar os dados nominativos.

Artigo 21.º

Consulta de Documentos

1 - A consulta documental só pode ser efetuada no espaço do Arquivo Municipal, durante o seu horário de funcionamento, salvo as exceções previstas pelo presente regulamento, quanto às requisições efetuadas pelos serviços produtores, tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.

2 - A consulta de documental é autorizada quando previamente requerida e mediante o preenchimento de formulário próprio.

3 - As requisições internas para consulta consubstanciam uma consulta a título de empréstimo, nos termos definidos no presente regulamento.

4 - Apenas é permitida a consulta documental a maiores de 18 anos, mesmo que os documentos que se encontram de livre consulta ao abrigo do princípio da administração aberta, devendo a consulta de quaisquer documentos por menores ser devidamente autorizada.

Artigo 22.º

Formalidades de Requisição pelos Serviços

1 - A documentação sob a responsabilidade do Arquivo Municipal, apenas pode ser objeto de consulta pelos demais serviços ou órgãos do Município, mediante o cumprimento das seguintes condições:

a) Efetivar o pedido preferencialmente através do Sistema de Gestão Documental;

b) Preencher de forma clara e precisa a requisição, sendo devidamente assinada pelo seu requisitante com a assinatura devidamente legível, não sendo válida a autenticação por chancela;

c) Indicar corretamente na requisição o documento ou processo solicitado.

2 - O serviço requisitante deve acompanhar a tramitação processual do documento ou processo solicitado, sempre que se justifique mediante o preenchimento da guia de controlo e registar qualquer nova tramitação, dando conhecimento ao Arquivo Municipal desse facto.

3 - O serviço requisitante deve devolver o processo ao Arquivo Municipal no prazo máximo de 30 dias úteis, podendo, se necessário, solicitar a prorrogação do prazo por igual período.

4 - Caso o serviço requisitante proceda à anexação de novos documentos ao processo ou documento requisitados, deve dar disso conhecimento ao Arquivo Municipal.

5 - O serviço requisitante deve garantir a confidencialidade e integridade dos documentos requisitados.

6 - Sempre que a documentação for devolvida, deve ser conferida a sua integridade e ordem interna, estando para isso presente, sempre que possível, o seu requisitante.

7 - Se for detetada a falta de folhas num processo ou se este regressar desorganizado deve o serviço de Arquivo Municipal devolve-lo à procedência, a solicitar a regularização das irregularidades identificadas.

8 - O ato de devolução deve ser registado, mediante o preenchimento do respetivo formulário de requisição.

9 - O formulário de requisição deve ser conservado pelo Arquivo Municipal, por um período mínimo de 5 anos.

10 - Por questões de conservação documental, o empréstimo de documentação, sempre que as condições técnicas assim o permitam, deve efetuar-se por meio da reprodução digital.

11 - O levantamento da documentação pode ser efetuado por colaborador diferente do requisitante, desde que tal seja previamente comunicado ao serviço de Arquivo.

Artigo 23.º

Reprodução documental

1 - O pedido de reprodução de documentos deve ser considerado caso a caso, atendendo ao seu estado de conservação original.

2 - Os serviços municipais podem solicitar ao Arquivo Municipal, mediante o preenchimento de formulário próprio, a reprodução de documentos, devendo, para o efeito, justificar a necessidade de reprodução subjacente ao pedido.

3 - Os requerentes externos podem solicitar ao Arquivo Municipal, através do preenchimento de formulário próprio, a reprodução de documentos, devidamente fundamentado, nos termos da legislação em matéria de acesso à documentação administrativa.

4 - A reprodução para fins de publicação, só pode ser efetuada com a autorização da Câmara Municipal, ou por quem tiver a competência delegada para esse efeito, devendo ser mencionada a fonte, designadamente “Arquivo Municipal de Marco de Canaveses”.

5 - O pedido referido no número anterior é acompanhado de declaração de compromisso, relativa aos fins a que se destina a respetiva reprodução.

6 - A reprodução de documentos está sujeita ao pagamento de taxas de acordo com o Regulamento de Taxas e Outras Receitas Municipais do Município de Marco de Canaveses.

7 - A reprodução documental com recurso à utilização de dispositivos digitais de uso pessoal, é exclusivamente permitida para uso privado, obedecendo ao disposto Lei 31/2019, de 3 de maio, que regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos, sendo essa utilização alvo de registo obrigatório pelo serviço do Arquivo Municipal.

Artigo 24.º

Consulta por Utilizadores Externos

1 - A consulta documental por parte dos utilizadores externos à Câmara Municipal, deve ser previamente requerida através do preenchimento de requisição, disponível em formulário próprio.

2 - O Arquivo Municipal deve responder ao pedido formulado, nos termos e prazos previstos da legislação em matéria de acesso à documentação administrativa.

3 - Os utilizadores só podem consultar uma Unidade de Instalação de cada vez, salvo situações excecionais previamente autorizadas.

4 - No âmbito da ação de consulta documental por entidades externas devem os utilizadores:

a) Manter os documentos requisitados apenas na sala designada para o efeito, não sendo permitida a saída da sala na sua posse;

b) Manter em bom estado de conservação os documentos que lhe forem facultados, bem como fazer o bom uso das instalações e dos equipamentos;

c) Respeitar as indicações que lhe forem transmitidas pelos serviços;

5 - É expressamente proibido aos utilizadores:

a) Influenciar negativamente o correto funcionamento do serviço de Arquivo;

b) Aceder indevidamente ao Depósito de Arquivo, sem autorização superior ou devido acompanhamento;

c) Retirar ou levar, sem permissão, qualquer documento simples ou composto do Arquivo;

d) Decalcar, sublinhar, rasurar, danificar ou escrever sobre os documentos consultados;

e) Qualquer reprodução documental indevida ou não consentida, independentemente do meio utilizado;

f) Alterar a ordenação dos documentos de um processo administrativo, assim como qualquer extração;

g) Percorrer documentação requisitada, entre unidades orgânicas distintas, sem informar o Arquivo;

h) Qualquer tentativa de negligência, bem como comer, beber, fumar ou fazer lume em área de Arquivo.

5 - O utilizador que, após de ser sido avisado pelos funcionários do Arquivo, desobedecer às disposições previstas no número anterior, é obrigado a sair das respetivas instalações do serviço.

6 - Avaliada a gravidade de ato praticado, fica o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.

CAPÍTULO IX

COLABORADORES DO ARQUIVO MUNICIPAL

Artigo 25.º

Responsável Técnico pelo Arquivo Municipal

Compete ao responsável técnico pelo arquivo municipal, no âmbito das suas funções:

a) Dirigir, orientar, controlar e executar toda a atividade arquivística inerente à função;

b) Implementar as orientações e normas técnicas, de acordo com a legislação arquivística em vigor e de acordo com o presente regulamento;

c) Definir e aplicar critérios transversais aos serviços municipais, na área da gestão documental;

d) Interceder e cooperar em resoluções ou práticas relacionadas com a gestão de informação e modernização administrativa, na Câmara Municipal de Marco de Canaveses;

e) Elaborar estudos, projetos e atividades conducentes à definição e concretização das políticas do município na área da Biblioteca, Arquivo e Documentação;

f) Incentivar a incorporação de novos documentos, privilegiando a sua salvaguarda e disponibilização;

g) Em ação de preservação documental, garantir o correto acondicionamento em depósito de arquivo;

h) Propor ações de conservação e restauro de forma a preservar o acervo documental existente;

i) Avaliar e organizar a documentação de fundos públicos e privados com interesse administrativo, probatório ou cultural, atentando à sua segurança e meios de acesso ou de reprodução documental;

j) Promover ações de difusão, a fim de tornar acessíveis fontes ou referências informacionais;

k) Desenvolver ferramentas de descrição documental, tais como índices, catálogos e inventários;

l) Apoiar o utilizador orientando-o na sua pesquisa de registos e documentos associados;

m) Salvaguardar a qualidade de serviço prestado pelo Arquivo Municipal;

n) Coordenar e supervisionar todo o trabalho arquivístico desenvolvido pelo pessoal afeto ao Arquivo;

o) Proporcionar a formação arquivística necessária, para que, de forma interna ou externa, independentemente do colaborador ou serviço, este regulamento seja, funcionalmente, obedecido.

Artigo 26.º

Colaboradores do Arquivo Municipal

Compete aos colaboradores do Arquivo Municipal, no âmbito das suas funções:

a) Desempenhar funções que se enquadrem em diretivas gerais, de dirigentes ou chefias diretas;

b) Assegurar em matéria de arquivo, a comunicação transversal com os serviços municipais;

c) Receber, conferir, registar e arquivar corretamente a documentação, em suporte físico ou digital;

d) Catalogar, manter devidamente atualizado, organizado e disponível o acervo documental existente;

e) Auxiliar e proceder de acordo com as boas práticas e sempre que necessário realizar trabalhos de digitalização;

f) Apoiar tecnicamente, quando solicitado, os arquivos correntes dos demais serviços municipais, de forma a garantir a qualidade dos registos administrativos;

g) Superintender o serviço de consulta documental;

h) Analisar e responder à ação de requisição documental, cumprindo com o normativo legal em vigor;

i) Proceder à preparação ou fornecimento da documentação solicitada, após autorização superior;

j) Avançar com a reprodução documental, física ou digital, quando superiormente autorizado;

k) Selecionar e propor, respeitando o seu ciclo de vida, documentação para abate patrimonial;

l) Zelar pela conservação documental, atuando em ações de higienização ou restauros apropriados, tal como retificando ou substituindo Unidades de Instalação (UI) em estado inapropriado.

CAPÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 27.º

Dúvidas ou omissões

1 - Em tudo o que não estiver previsto no presente regulamento, regem as disposições legais aplicáveis.

2 - Quaisquer dúvidas e omissões, que possam surgir da interpretação do regulamento, são resolvidas pelo Presidente da Câmara Municipal, ou em quem ele delegar, após o parecer do técnico responsável pelo Arquivo Municipal ou da Comissão de Avaliação Documental.

Artigo 28.º

Revogação

Com a entrada em vigor do presente regulamento, é revogado o Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Marco de Canaveses, aprovado em reunião ordinária de 22 de fevereiro de 2007.

Artigo 29.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à publicitação da sua aprovação.

318004034

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1993-01-23 - Decreto-Lei 16/93 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, visando definir os princípios que devem presidir a sua organização, inventariação, classificação e conservação, bem como as operações que permitem a sua guarda, acesso e uso, e a punição de actos de destruição, alienação, exportação ou ocultação.

• 2013-09-12 - Lei 75/2013 - Assembleia da República

  Estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico.

• 2016-08-22 - Lei 26/2016 - Assembleia da República

  Aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, transpondo a Diretiva 2003/4/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro, e a Diretiva 2003/98/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de novembro

• 2019-05-03 - Lei 31/2019 - Assembleia da República

  Regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos