Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º e no artigo 74.º dos Estatutos da Universidade de Évora, publicados pelo Despacho Normativo 7/2021, de 12 de fevereiro, sob proposta da Administradora da Universidade de Évora, por meu despacho de 07/02/2024 é aprovado e posto em vigor o “Regulamento dos Serviços Administrativos da Universidade de Évora”, que se anexa ao presente despacho e que deste passa a fazer parte integrante.
É revogado o Despacho 82/2021, de 14 de junho, publicado no Diário da República pelo Despacho 6375/2021 (2.ª série), de 29 de junho.
ANEXO
Regulamento dos Serviços Administrativos da Universidade de Évora
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Administrativos, abreviadamente designados por SADM.
2 - Os SADM constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios da administração financeira, patrimonial, recursos humanos e expediente.
3 - Os SADM desenvolvem também, em regime de serviços partilhados, atividades destinadas aos Serviços de Ação Social da Universidade de Évora, nomeadamente nos domínios financeiro, recursos humanos, contabilidade e aprovisionamento.
Artigo 2.º
Organização
1 - Os Serviços são dirigidos pelo/a Diretor/a de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do/a Reitor/a ou de quem este/a delegar.
2 - A estrutura dos SADM tem subjacente o princípio da segregação de funções, sendo composta pela Divisão de Gestão de Recursos Humanos, Divisão de Gestão Financeira, Divisão de Compras e Património, Divisão de Gestão de Projetos, pela Tesouraria e pelo Gabinete de Apoio.
3 - O/A Diretor/a de Serviços tutela diretamente os/as Chefes das Divisões e, de forma partilhada, os/as Coordenadores/as.
4 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas ou previstas em norma legal ou regulamentar, cabe designadamente ao/à Diretor/a de Serviços:
a) Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
b) Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
c) Organizar informação e pareceres para decisão superior;
d) Definir:
i) Estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
ii) Uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os serviços;
e) Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
f) Promover e garantir a articulação entre as divisões tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;
g) Garantir a elaboração:
i) De planos de formação internos de forma a permitir a aquisição e consolidação de competências por parte dos recursos humanos afetos ao serviço;
ii) Do plano e relatório anual de atividades dos serviços em articulação com o da universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
h) Promover:
i) Ações de formação no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências;
ii) O envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
iii) A valorização e a responsabilização da equipa;
i) Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativas à gestão da instituição;
j) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos/as trabalhadores/as na sua dependência direta;
k) Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
l) Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do serviço;
m) Orientar e coordenar a atividade dos Serviços Administrativos;
n) Analisar, de acordo com as necessidades, a estrutura do mapa de pessoal e propor alterações;
o) Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para a atividade dos Serviços Administrativos;
p) Corresponder-se com serviços e entidades públicas e privadas no âmbito da sua competência.
CAPÍTULO II
ESTRUTURA, ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS
Artigo 3.º
Divisão de Gestão de Recursos Humanos
1 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, a quem compete designadamente:
a) Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
b) Gerir os mapas de pessoal;
c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Universidade, garantindo a sua confidencialidade;
d) Prestar informação em matéria de recursos humanos.
2 - A Divisão está organizada em Gabinetes, integrando:
a) O Gabinete de Recursos Humanos, que é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau;
b) O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão;
c) O Gabinete de Expediente.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
a) Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
c) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
d) Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
f) Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes;
g) Proceder ao levantamento de necessidades de formação do pessoal não docente;
h) Elaborar o plano de formação anual que responda às necessidades de formação do pessoal não docente;
i) Executar o plano de formação anual;
j) Acompanhar e apoiar todo processo de avaliação (Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública) nas suas várias fases de execução;
k) Elaborar toda a documentação necessária ao desenvolvimento do processo avaliativo do pessoal docente e não docente;
l) Elaborar as informações conducentes às alterações de posição remuneratórias decorrentes dos processos avaliativos.
4 - O Gabinete de Recursos Humanos é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
a) Organizar e manter atualizados os processos individuais (em suporte papel e informático) do pessoal docente, não docente e investigador da Universidade, bem como o registo do controlo da assiduidade e os mapas de férias e licenças;
b) Assegurar:
i) As ações relativas ao recrutamento, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
ii) O processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que o pessoal da Universidade tenha direito.
c) Emitir:
i) Certidões e declarações;
ii) Anualmente, a declaração de rendimentos do pessoal da Universidade.
d) Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro/a, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
e) Elaborar:
i) O Balanço Social e demais mapas e informações a prestar;
ii) Anualmente, a informação superiormente solicitada para elaboração do orçamento.
f) Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo.
5 - O Gabinete para a Igualdade de Género e Inclusão está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
a) Coordenar a implementação e a execução do Plano para a Igualdade de Género da Universidade de Évora em articulação com os serviços, unidades orgânicas e demais estruturas cientifico-pedagógicas e parceiros externos;
b) Criar e implementar o sistema de monitorização do clima de igualdades, equidade e diversidade da Instituição;
c) Assegurar o funcionamento e dinamização do Centro de Recursos para a Inclusão (CRI), cuja missão visa disponibilizar e garantir o acesso a recursos e pessoas com necessidades especiais ou específicas, e que carecem de apoios distintos, com vista à sua integração e participação absoluta na Universidade de Évora, que se regerá por Regulamento próprio de funcionamento a ser aprovado e publicado em Despacho Reitoral;
d) Propor medidas para melhoria do processo contínuo de mudança organizacional sustentável a fim de reforçar a igualdade de género, inclusão e solidariedade, criando um ambiente de trabalho saudável e justo na proteção dos direitos humanos;
e) Garantir a elaboração de diagnósticos, relatórios diversos e planos anuais de atividades.
6 - O Gabinete de Expediente está na dependência direta do/a Chefe de Divisão, e compete-lhe designadamente:
a) O registo de entradas e saídas da correspondência;
b) Assegurar:
i) A divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
ii) A distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade.
c) Quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo/a Chefe de Divisão.
Artigo 4.º
Divisão de Gestão Financeira
1 - A Divisão de Gestão Financeira é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
a) Preparar a proposta de orçamento e acompanhar a execução financeira do orçamento da Universidade.
b) Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas.
c) Assegurar:
i) Os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
ii) O cumprimento das obrigações legais relativas ao orçamento e apuramento e liquidação de impostos;
iii) A prestação de contas anual, ou com outra periodicidade.
2 - A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais são dirigidos por coordenadores/as:
a) O Gabinete de Contabilidade;
b) O Gabinete de Gestão Orçamental e Prestação de Contas.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
a) Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
c) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
d) Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
f) Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 - O Gabinete de Contabilidade é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
a) Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
b) Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
c) Assegurar:
i) O cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade;
ii) O processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio das várias unidades orgânicas e serviços.
d) Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
e) Proceder à reconciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
f) Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas;
g) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
5 - O Gabinete de Gestão Orçamental e Prestação de Contas é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
a) Proceder à elaboração do Orçamento;
b) Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
c) Proceder:
i) Aos trabalhos necessários à elaboração das Demonstrações Financeiras da Universidade;
ii) Ao registo das alterações orçamentais;
iii) Às solicitações de transferências de fundos.
d) Elaborar toda a documentação necessária à prestação de contas, de acordo com a periodicidade que for definida;
e) Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida.
Artigo 5.º
Tesouraria
1 - A Tesouraria integra-se na dependência direta do/a Chefe da Divisão de Gestão Financeira, e compete-lhe designadamente:
a) Efetuar os pagamentos aprovados superiormente;
b) Emitir e assinar os recibos necessários para a cobrança das receitas próprias, bem como proceder ao recebimento, registo e depósito dos respetivos valores;
c) Manter atualizado o registo de movimentos e os saldos de todas as contas bancárias da Universidade;
d) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação;
e) Assegurar a delegação da Tesouraria nos Serviços Académicos.
Artigo 6.º
Divisão de Compras e Património
1 - A Divisão de Compras e Património é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, nomeadamente:
a) Proceder à aquisição de bens e serviços, e de empreitadas, organizando e acompanhando os respetivos processos aquisitivos;
b) Instruir os procedimentos respeitantes à contratação de empreitadas, organizando e acompanhando os respetivos processos;
c) Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
d) Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
e) Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações e depreciações, os autos de abate e os de cessão;
f) Gerir o inventário em armazém;
g) Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
h) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
2 - A Divisão está organizada em Gabinetes, os quais são dirigidos por coordenadores/as:
a) O Gabinete de Compras e Empreitadas;
b) O Gabinete de Património e Economato.
3 - Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao/à Chefe de Divisão:
a) Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
b) Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
c) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente e propor o plano de formação;
d) Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
e) Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
f) Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.
4 - O Gabinete de Compras e Empreitadas é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
a) Proceder à instrução e acompanhamento de todos os procedimentos de contratação de bens e serviços e de empreitadas;
b) Manter atualizado os dossiers respeitantes a cada procedimento efetuando o seu acompanhamento;
c) Emitir relatórios sobre os procedimentos de contratação de empreitadas, contendo, entre outros, as fases de concretização e as suas taxas de execução financeiras.
5 - O Gabinete de Património e Economato é dirigido por um/a Coordenador/a, cargo de direção intermédia de 3.º grau, a quem compete designadamente:
a) Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
b) Efetuar semestralmente o levantamento das necessidades dos materiais de consumo em armazém, instruindo proposta para a sua aquisição;
c) Gerir o inventário em armazém, assegurando a respetiva valorização, e organizar as entregas dos produtos requisitados.
Artigo 7.º
Divisão de Gestão de Projetos
1 - A Divisão de Gestão de Projetos é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau. A esta Divisão compete designadamente:
a) A gestão financeira de contratos de prestação de serviços celebrados pela Universidade, assim como de projetos de unidades de investigação e desenvolvimento e das Unidades Orgânicas;
b) Elaborar:
i) Os relatórios financeiros exigidos pelas entidades financiadoras dos projetos e unidades referidas na alínea anterior;
ii) As informações de apoio à decisão sobre assuntos da sua área de atuação.
c) Colaborar:
i) Na tramitação dos processos de aquisição financiados por verbas provenientes dos contratos de prestação de serviço, projetos e unidades mencionadas nas alíneas anteriores;
ii) No que lhe for solicitado para efeitos de fecho de contas e preparação de orçamento.
Artigo 8.º
Gabinete de Apoio
O Gabinete de Apoio integra-se na dependência direta do/a Diretor/a de Serviços, e compete-lhe designadamente:
a) Secretariar a direção de serviços e, quando necessário, as divisões;
b) Preparar a documentação para as reuniões e assegurar o respetivo expediente;
c) Elaborar informações sobre assuntos da área de atuação dos SADM;
d) Quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo/a Diretor/a dos Serviços.
CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 9.º
Grupos de trabalho e equipas de projeto
Por despacho do/a Reitor/a, sob proposta do/a diretor/a dos serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades específicas ou de caráter temporário, ou projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.
Artigo 10.º
Organograma
O Organograma dos Serviços Administrativos é o constante no Anexo A ao presente regulamento.
Artigo 11.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.
12/02/2024. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.
ANEXO A
Organograma dos serviços administrativos
(para efeitos do disposto no artigo 10.º)
317356879