Altera e republica o Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notários e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais

Regulamento 263/2023

Sumário: Altera e republica o Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notários e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais.

Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º do Estatuto da Ordem dos Notários (aprovado pela Lei 155/2015, de 15 de agosto, na redação em vigor), abreviadamente EON, cabe à assembleia geral, além do mais, a aprovação de todos os regulamentos propostos pela direção.

O tempo decorrido desde o início de funcionamento da plataforma do arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário tem permitido o desenvolvimento de novas modalidades de faturação, nomeadamente a agora denominada faturação mensal, que permitirá uma importante poupança para os Notários em sede contabilística. Por outro lado, simplifica o procedimento de depósito de cada documento, ao dispensar o pagamento imediato dos montantes definidos no artigo 7.º do Regulamento do arquivo eletrónico de documentos lavrados por Notário e de outros documentos arquivados nos cartórios notariais e diminui os próprios custos da Ordem dos Notários na gestão da plataforma.

Prevê-se que esta modalidade esteja totalmente operacional até ao final do primeiro trimestre de 2023.

Importa, por isso, alterar o presente Regulamento por forma a dar resposta à nova modalidade pretendida implementar, bem como a várias questões que têm sido colocadas quanto à proporcionalidade na aplicação de determinadas taxas em determinados atos notariais.

Assim, a Assembleia Geral da Ordem dos Notários, reunida em Lisboa, no dia 4 de fevereiro de 2023, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º, deliberou aprovar, sob proposta da direção, ao abrigo do disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 31.º, ambos do EON, as seguintes alterações ao regulamento:

Artigo 1.º

Alteração ao Regulamento 344/2022, de 5 de abril

«Artigo 7.º

Taxas

1 - Sem prejuízo do disposto no n.º 4, pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º, ao abrigo do disposto no artigo 16.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, é devida, pelos notários, por cada documento arquivado e cujo arquivamento seja obrigatório nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 2.º da mencionada Portaria:

a) Uma taxa no valor de (euro) 3,00, caso o pagamento seja realizado através de serviço disponibilizado que permita o pagamento por via eletrónica ("wallet") ou através da modalidade de faturação mensal;

b) Uma taxa no valor de (euro) 3,20, caso o pagamento seja realizado através de referência multibanco avulsa.

[...]

[...]

4 - Nos casos dos averbamentos previstos no artigo 131.º e 132.º do Código do Notariado não são devidas quaisquer taxas.

5 - O não pagamento dos valores devidos até ao décimo dia do mês seguinte a que se reporta, quando se opte pela modalidade de faturação mensal, implicará a impossibilidade de utilização do serviço nesta modalidade até à efetiva regularização.

Artigo 8.º

Disposições finais e transitórias

1 - (Revogado.)

2 - Determina-se a isenção do pagamento, pelos notários, da taxa prevista no n.º 1 do artigo anterior para o ingresso no arquivo eletrónico dos documentos notariais elaborados em data anterior à entrada em vigor da Portaria 121/2021, de 9 de junho.»

Artigo 2.º

Republicação

É republicado, em anexo, o Regulamento 344/2022, de 5 de abril.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

ANEXO I

Republicação do Regulamento do Arquivo Eletrónico de documentos lavrados por Notário e de outros documentos arquivados nos Cartórios Notariais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto regular as matérias constantes da Portaria 121/2021, de 9 de junho, nomeadamente:

a) O formato e a dimensão máxima dos ficheiros que contenham os documentos a submeter a arquivo eletrónico, nos termos do disposto no artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho;

b) O prazo de disponibilização da certidão notarial permanente;

c) O valor das taxas a cobrar aos notários (e eventuais isenções) pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 4.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 2.º

Plataforma eletrónica

1 - É disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários a plataforma eletrónica, disponível no sítio da internet www.notarios.pt, a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios, a realizar por notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais, de acordo com os procedimentos e instruções constantes no referido sítio da internet.

2 - A definição dos perfis e a gestão de acesso à plataforma referida no número anterior por notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais são feitas pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma, com base na informação de que dispõe respeitante à validade e às vicissitudes da inscrição junto da mesma.

3 - Por deliberação da direção, serão, ainda, definidos os perfis e as regras de acesso à plataforma eletrónica referida no n.º 1, dos demais agentes com funções de gestão, manutenção e suporte técnico da mesma.

4 - As pessoas referidas no número anterior ficam obrigados a sigilo, nos termos do disposto no artigo 19.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 3.º

Ficheiros

1 - Os ficheiros a submeter a arquivo eletrónico que contenham os documentos previstos no n.º 1 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, devem adotar o formato PDF (Portable Document Format), obrigatoriamente na versão PDF/A, e não podem exceder a dimensão de 10 MB.

2 - No caso dos documentos referidos no n.º 1, a cada documento a arquivar deve corresponder um único ficheiro, o qual inclui eventuais documentos complementares elaborados nos termos do artigo 64.º do Código do Notariado.

3 - Aos documentos notariais facultativamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, aplica-se o disposto no n.º 1, salvo quanto à dimensão dos ficheiros, que não deve exceder 20 MB.

4 - Por deliberação da direção, poderá ser autorizado o arquivamento de ficheiros com dimensão superior ao previsto neste artigo, sempre que exista um interesse atendível e tecnicamente não seja possível reduzir o ficheiro.

Artigo 4.º

Ingresso no arquivo eletrónico

1 - É condição de ingresso do documento no arquivo eletrónico a aposição da assinatura eletrónica qualificada do notário ou do trabalhador autorizado a praticar atos notariais, nos termos do disposto no artigo 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de fevereiro (na redação em vigor), com atributo verificado pela Ordem dos Notários.

2 - Relativamente a cada um dos documentos arquivados eletronicamente são registados na plataforma eletrónica os elementos elencados nos números 2 e 3 do artigo 5.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, podendo ainda a Ordem dos Notários fixar a obrigatoriedade de indicação de outros elementos relativos aos atos titulados pelo documento, ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 5.º da referida Portaria.

Artigo 5.º

Formação e documentos de apoio

1 - A Ordem dos Notários organizará ações de formação sobre a plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º (e respetivo arquivo eletrónico de documentos), destinadas aos seus membros e trabalhadores autorizados.

2 - Para além do disposto no número anterior, será disponibilizado um Manual de procedimentos do arquivo eletrónico de documentos.

Artigo 6.º

Certidão notarial permanente

1 - Designa-se por certidão notarial permanente a disponibilização do acesso, por via eletrónica, a um documento arquivado eletronicamente nos termos da Portaria 121/2021, de 9 de junho, permanentemente atualizado.

2 - A certidão notarial permanente é disponibilizada pelo prazo de um ano, podendo ser renovada nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 12.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

3 - A disponibilização do código de acesso à certidão notarial permanente dispensa, durante o seu prazo de validade, a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada, para todos os efeitos legais.

4 - O pedido de certidão notarial permanente depende da indicação, pelo requerente, pelo menos, dos seguintes elementos:

a) Cartório notarial onde o documento se encontra fisicamente arquivado;

b) Livro onde foi lavrado, com indicação das respetivas folhas;

c) Fundamento da consulta.

5 - Os notários poderão, nos casos previstos na Lei, e de forma justificada, recusar a emissão da certidão notarial permanente.

6 - Após confirmação do pagamento ao notário, a certidão notarial permanente deverá ser disponibilizada nos prazos previstos no artigo 159.º do Código do Notariado.

Artigo 7.º

Taxas

1 - Sem prejuízo do disposto no n.º 4, pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º, ao abrigo do disposto no artigo 16.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, é devida, pelos notários, por cada documento arquivado e cujo arquivamento seja obrigatório nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 2.º da mencionada Portaria:

a) Uma taxa no valor de (euro) 3,00, caso o pagamento seja realizado através de serviço disponibilizado que permita o pagamento por via eletrónica ("wallet") ou através da modalidade de faturação mensal;

b) Uma taxa no valor de (euro) 3,20, caso o pagamento seja realizado através de referência multibanco avulsa.

2 - Pelo arquivo facultativo de documentos, nos termos do previsto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, são devidas, pelos notários, as seguintes taxas por documento:

a) Documentos até 20 páginas: (euro) 4,00;

b) Documentos com mais de 21 páginas e até 50 páginas: (euro) 7,00;

c) Documentos com mais de 51 páginas: (euro) 10,00 (montante ao qual acresce, por cada 10 páginas adicionais, o valor de (euro) 2,00).

3 - Pelo arquivo eletrónico dos documentos a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º da Portaria 385/2004, de 16 de abril, não é devida pelos notários qualquer taxa.

4 - Nos casos dos averbamentos previstos no artigo 131.º e 132.º do Código do Notariado não são devidas quaisquer taxas.

5 - O não pagamento dos valores devidos até ao décimo dia do mês seguinte a que se reporta, quando se opte pela modalidade de faturação mensal, implicará a impossibilidade de utilização do serviço nesta modalidade até à efetiva regularização.

Artigo 8.º

Disposições finais e transitórias

1 - (Revogado.)

2 - Determina-se a isenção do pagamento, pelos notários, da taxa prevista no n.º 1 do artigo anterior para o ingresso no arquivo eletrónico dos documentos notariais elaborados em data anterior à entrada em vigor da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

4 de fevereiro de 2023. - O Bastonário, Jorge Batista da Silva.

316191685

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2004-02-04 - Decreto-Lei 26/2004 - Ministério da Justiça

  Aprova o Estatuto do Notariado.

• 2015-09-15 - Lei 155/2015 - Assembleia da República

  Aprova o Estatuto da Ordem dos Notários, em conformidade com a Lei n.º 2/2013, de 10 de janeiro, que estabelece o regime jurídico de criação, organização e funcionamento das associações públicas profissionais, revoga o Decreto-Lei n.º 27/2004, de 4 de fevereiro, e procede à terceira alteração ao Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro