Aprova o Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notário e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais

Regulamento 344/2022

Sumário: Aprova o Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notário e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais.

Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notário e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais

Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º do Estatuto da Ordem dos Notários (aprovado pela Lei 155/2015, de 15 de agosto, na redação em vigor), abreviadamente EON, cabe à assembleia geral, além do mais, a aprovação de todos os regulamentos propostos pela direção.

O EON estabelece, como uma das atribuições da Ordem dos Notários, a adoção de medidas que promovam a reorganização dos sistemas de arquivo eletrónico de documentos notariais por forma a que possam, nos casos legalmente admitidos e de acordo com as obrigações legais aplicáveis, ser consultados através de uma certidão notarial permanente, cuja consulta dispensa a exibição do documento original, nos termos de portaria a aprovar pelo membro do Governo responsável pela área da justiça.

Nessa sequência, foi aprovada e publicada a Portaria 121/2021, de 9 de junho, a qual veio precisamente regulamentar o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente.

Por seu turno, a mencionada Portaria determina a necessidade de regulamentação de alguns aspetos atinentes ao funcionamento da plataforma eletrónica a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios. Exige, ainda, que sejam fixados pela Ordem dos Notários o prazo de validade da certidão notarial permanente, bem como o montante das taxas devidas pelos notários à Ordem pela gestão daquela plataforma.

A criação desta plataforma eletrónica irá permitir uma melhoria dos serviços públicos prestados pelos notários aos cidadãos através de uma desmaterialização das certidões notariais e a conservação digital a longo prazo dos documentos arquivados em Cartórios Notariais.

Acresce que, de forma a melhor servir os interesses dos cidadãos e das condições de exercício da atividade notarial, estabeleceram-se taxas com valores reduzidos e criaram-se isenções com o propósito de promover e facilitar a utilização da plataforma.

Assim, a Assembleia Geral da Ordem dos Notários, reunida em Lisboa, no dia vinte e seis de março de dois mil e vinte e dois, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º, deliberou aprovar, sob proposta da direção, ao abrigo do disposto na alínea d) do n.º 2 do artigo 31.º, ambos do EON, o seguinte regulamento:

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto regular as matérias constantes da Portaria 121/2021, de 9 de junho, nomeadamente:

a) O formato e a dimensão máxima dos ficheiros que contenham os documentos a submeter a arquivo eletrónico, nos termos do disposto no artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho;

b) O prazo de disponibilização da certidão notarial permanente;

c) O valor das taxas a cobrar aos notários (e eventuais isenções) pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 4.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 2.º

Plataforma eletrónica

1 - É disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários a plataforma eletrónica, disponível no sítio da internet www.notarios.pt, a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios, a realizar por notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais, de acordo com os procedimentos e instruções constantes no referido sítio da Internet.

2 - A definição dos perfis e a gestão de acesso à plataforma referida no número anterior por notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais são feitas pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma, com base na informação de que dispõe respeitante à validade e às vicissitudes da inscrição junto da mesma.

3 - Por deliberação da direção, serão, ainda, definidos os perfis e as regras de acesso à plataforma eletrónica referida no n.º 1, dos demais agentes com funções de gestão, manutenção e suporte técnico da mesma.

4 - As pessoas referidas no número anterior ficam obrigadas a sigilo, nos termos do disposto no artigo 19.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 3.º

Ficheiros

1 - Os ficheiros a submeter a arquivo eletrónico que contenham os documentos previstos no n.º 1 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, devem adotar o formato PDF (Portable Document Format), obrigatoriamente na versão PDF/A, e não podem exceder a dimensão de 10 MB.

2 - No caso dos documentos referidos no n.º 1, a cada documento a arquivar deve corresponder um único ficheiro, o qual inclui eventuais documentos complementares elaborados nos termos do artigo 64.º do Código do Notariado.

3 - Aos documentos notariais facultativamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, aplica-se o disposto no n.º 1, salvo quanto à dimensão dos ficheiros, que não deve exceder 20 MB.

4 - Por deliberação da direção, poderá ser autorizado o arquivamento de ficheiros com dimensão superior ao previsto neste artigo, sempre que exista um interesse atendível e tecnicamente não seja possível reduzir o ficheiro.

Artigo 4.º

Ingresso no arquivo eletrónico

1 - É condição de ingresso do documento no arquivo eletrónico a aposição da assinatura eletrónica qualificada do notário ou do trabalhador autorizado a praticar atos notariais, nos termos do disposto no artigo 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de fevereiro (na redação em vigor), com atributo verificado pela Ordem dos Notários.

2 - Relativamente a cada um dos documentos arquivados eletronicamente são registados na plataforma eletrónica os elementos elencados nos números 2 e 3 do artigo 5.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, podendo ainda a Ordem dos Notários fixar a obrigatoriedade de indicação de outros elementos relativos aos atos titulados pelo documento, ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 5.º da referida Portaria.

Artigo 5.º

Formação e documentos de apoio

1 - A Ordem dos Notários organizará ações de formação sobre a plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º (e respetivo arquivo eletrónico de documentos), destinadas aos seus membros e trabalhadores autorizados.

2 - Para além do disposto no número anterior, será disponibilizado um Manual de procedimentos do arquivo eletrónico de documentos.

Artigo 6.º

Certidão notarial permanente

1 - Designa-se por certidão notarial permanente a disponibilização do acesso, por via eletrónica, a um documento arquivado eletronicamente nos termos da Portaria 121/2021, de 9 de junho, permanentemente atualizado.

2 - A certidão notarial permanente é disponibilizada pelo prazo de um ano, podendo ser renovada nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 12.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

3 - A disponibilização do código de acesso à certidão notarial permanente dispensa, durante o seu prazo de validade, a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada, para todos os efeitos legais.

4 - O pedido de certidão notarial permanente depende da indicação, pelo requerente, pelo menos, dos seguintes elementos:

a) Cartório notarial onde o documento se encontra fisicamente arquivado;

b) Livro onde foi lavrado, com indicação das respetivas folhas;

c) Fundamento da consulta.

5 - Os notários poderão, nos casos previstos na Lei, e de forma justificada, recusar a emissão da certidão notarial permanente.

6 - Após confirmação do pagamento ao notário, a certidão notarial permanente deverá ser disponibilizada nos prazos previstos no artigo 159.º do Código do Notariado.

Artigo 7.º

Taxas

1 - Ao abrigo do disposto no artigo 16.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º é devida, pelos notários, por cada documento arquivado e cujo arquivamento seja obrigatório nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 2.º da mencionada Portaria:

a) Uma taxa no valor de (euro) 3,00, caso o pagamento seja realizado através de serviço disponibilizado que permita o pagamento por via eletrónica (wallet);

b) Uma taxa no valor de (euro) 3,20, caso o pagamento seja realizado através de referência multibanco.

2 - Pelo arquivo facultativo de documentos, nos termos do previsto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria 121/2021, de 9 de junho, são devidas, pelos notários, as seguintes taxas por documento:

a) Documentos até 20 páginas: (euro) 4,00;

b) Documentos com mais de 21 páginas e até 50 páginas: (euro) 7,00;

c) Documentos com mais de 51 páginas: (euro) 10,00 (montante ao qual acresce, por cada 10 páginas adicionais, o valor de (euro) 2,00).

3 - Pelo arquivo eletrónico dos documentos a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º da Portaria 385/2004, de 16 de abril, não é devida pelos notários qualquer taxa.

Artigo 8.º

Disposições finais e transitórias

1 - Até à fixação, por Regulamento, os notários estão isentos do pagamento das taxas que seriam devidas pela cobrança e distribuição pelos mesmos dos montantes devidos pelos requerentes da emissão ou renovação de certidões notariais permanentes.

2 - Durante os primeiros cinco anos, determina-se a isenção do pagamento, pelos notários, da taxa prevista no n.º 1 do artigo anterior para o ingresso no arquivo eletrónico dos documentos notariais elaborados em data anterior à entrada em vigor da Portaria 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

26 de março de 2022. - O Bastonário, Jorge Batista da Silva.

315172048

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2004-02-04 - Decreto-Lei 26/2004 - Ministério da Justiça

  Aprova o Estatuto do Notariado.

• 2015-09-15 - Lei 155/2015 - Assembleia da República

  Aprova o Estatuto da Ordem dos Notários, em conformidade com a Lei n.º 2/2013, de 10 de janeiro, que estabelece o regime jurídico de criação, organização e funcionamento das associações públicas profissionais, revoga o Decreto-Lei n.º 27/2004, de 4 de fevereiro, e procede à terceira alteração ao Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro

Este documento é referido no seguinte documento (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):