Aprova o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Setúbal

Despacho 13492/2022

Sumário: Aprova o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Setúbal.

Nota justificativa

Considerando os Estatutos do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS), homologados pelo Despacho Normativo 13/2019, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 78, de 22 de abril, em particular os artigos 63.º e 64.º, onde se assevera que a estrutura orgânica dos Serviços Centrais deve atender à melhor gestão dos recursos e à sua melhor funcionalidade, torna-se necessário proceder à definição e à regulação de um novo desenho organizativo destes Serviços. Tal visa suportar o crescimento que o IPS tem registado nos últimos anos e responder às atuais condições, designadamente, às perspetivas decorrentes da visão estratégica e programática atual, que assegure a prossecução das atribuições do Instituto, para atingir os objetivos estratégicos preconizados, no contexto dos desafios que se colocam às instituições de ensino superior.

A presente reorganização integra a previsão de mecanismos de flexibilização das estruturas e o aumento do número de divisões e de níveis hierárquicos, bem como de cargos de Dirigentes Intermédios que daí decorrem, com vista a que os Serviços Centrais do IPS e as Unidades Orgânicas possam cumprir as respetivas missões, promovendo o reforço da cooperação entre os Serviços e, através dela, a racionalização e a simplificação no respetivo funcionamento, procurando responder com critérios de eficácia, eficiência e qualidade.

O procedimento de elaboração do Regulamento foi devidamente publicitado, tendo sido promovida a constituição de interessados, de acordo com o previsto no artigo 100.º do Código do Procedimento Administrativo, e ouvidos/as os/as dirigentes implicados/as nas alterações preconizadas, os Diretores das Unidades Orgânicas e o Conselho Geral deste Instituto, cujos contributos foram enriquecedores e promoveram alterações relevantes.

Ao abrigo do disposto na alínea n), do n.º 1, do artigo 25.º dos Estatutos do IPS, e após decisão do Conselho de Gestão tomada em reunião alargada, aprovo o presente Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Setúbal, o qual se publica em anexo.

9 de novembro de 2022. - A Presidente do IPS, Prof.ª Doutora Ângela Maria Gomes Teles de Matos Cremon de Lemos.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Setúbal

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

Habilitação e objeto

1 - O presente diploma regulamentar, que consubstancia o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do Instituto Politécnico de Setúbal (adiante abreviadamente designado por Regulamento), é emitido ao abrigo e em cumprimento dos artigos 63.º e 64.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS) e no respeito da lei e das normas que se consignam nos mesmos Estatutos.

2 - O presente Regulamento estabelece a organização, as atribuições, as competências e o âmbito de intervenção dos Serviços Centrais do IPS.

3 - Os Serviços de Ação Social encontram-se excluídos da abrangência do presente Regulamento, porquanto, em consonância com a autonomia administrativa e financeira que lhes é legal e estatutariamente conferida, dispõem de serviços próprios, conforme n.º 2 do artigo 58.º dos Estatutos.

Artigo 2.º

Regimes especiais

1 - As atividades dos Serviços Centrais, enquanto materialmente consideradas, podem ser prestadas em colaboração com outras entidades, públicas e ou privadas, nos termos previstos na lei.

2 - Pode recorrer-se a contratação externa para desenvolvimento de atividades a cargo dos Serviços Centrais sempre que por essa via se assegure um controlo mais eficiente dos custos e da qualidade do serviço prestado.

3 - Salvaguarda-se expressamente, quando aplicável o n.º 1 ou 2 do presente artigo, que o regime de fiscalização e controlo são mantidos nos órgãos do IPS e é determinada a sede a que, a nível dos Serviços Centrais, corresponda a responsabilidade pelo respetivo acompanhamento e apoio técnico.

CAPÍTULO II

Unidades de Serviços

Artigo 3.º

Organização interna

1 - Os Serviços Centrais são serviços de natureza transversal e partilhados, de apoio geral à governação do IPS, que prestam serviços de carácter técnico, administrativo e aprendizagem, de planeamento e qualidade e ou de gestão, e constituem, no seu conjunto, uma unidade instrumental comum, a que corresponde uma gestão unificada e articulada com as Unidades Orgânicas (UO) e demais estruturas do IPS, integrando as:

a) Áreas de Gestão Técnica e Administrativa;

b) Áreas de Apoio à Investigação, Formação e Aprendizagem;

c) Áreas de Planeamento, Melhoria Contínua e Sustentabilidade.

2 - A estrutura organizacional inclui:

a) Estruturas designadas por Divisões, dependentes do/a Presidente, Administrador/a ou de um membro da equipa do/a Presidente, coordenadas por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau;

b) Estruturas designadas por Unidades, dependentes do/a Presidente ou de um membro da equipa do/a Presidente, coordenadas por titulares designados/as pelo/a Presidente;

c) Estruturas designadas por Centros, Serviços ou Gabinetes, que correspondem a áreas ou subáreas funcionais devidamente identificadas, dependentes dos/as coordenadores/as das respetivas estruturas descritas na alínea a) e b), do presente número e dirigidas por um/a dirigente intermédio de 4.º grau ou de 3.º grau, ou por Coordenadores/as Técnicos/as da carreira informática, atendendo a critérios relacionados com a natureza, complexidade e dimensão de cada área funcional;

d) Estruturas designadas por Secções, dependentes de Chefe de Divisão, dirigidas por Coordenadores/as Técnicos/as da carreira de Assistente Técnico;

e) Estruturas designadas por Núcleos ou outras estruturas correspondentes a áreas funcionais específicas, coordenadas por trabalhadores/as propostos pelo membro da equipa do/a Presidente ou pelos/as respetivos/as Chefes de Divisão, e aprovados pelo/a Presidente.

3 - Por proposta dos responsáveis das respetivas estruturas e decisão do/a Presidente, poderão existir estruturas repartidas pelas UO ou campi do IPS.

Artigo 4.º

Estruturas flexíveis

1 - Sem prejuízo do disposto no artigo anterior, podem ser alteradas as designações ou extintas as estruturas ao nível de Centros, Serviços, Gabinetes, Núcleos e Secções, por decisão do/a Presidente ouvido o Conselho de Gestão, decorrente, designadamente da independência técnica, responsabilidade ou transversalidade das funções que lhe são cometidas ou em função das políticas e estratégias definidas em sede competente, resultante da constante adaptação à envolvente interna e externa e às vicissitudes do tempo e da conjuntura.

2 - Podem ainda ser criados Grupos de Trabalho ou de Projeto, com carácter operativo, a fim de dar resposta a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo referidos no artigo 12.º dos Estatuto do IPS, para desempenho de tarefas ou cumprimentos de obrigações de carácter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.

3 - Os Grupos de Trabalho ou Projeto são criados por despacho do/a Presidente, que determina o objeto e âmbito da ação, a composição do grupo, o membro que coordena e o período de funcionamento do mesmo.

SECÇÃO I

Gestão Técnica e Administrativa

Artigo 5.º

Áreas de Gestão Técnica e Administrativa

1 - As Áreas de Gestão Técnica e Administrativa compreendem as seguintes Divisões:

a) Divisão de Gestão de Pessoas;

b) Divisão Financeira, de Aprovisionamento e Património;

c) Divisão de Comunicação e Relações Externas;

d) Divisão Informática;

e) Divisão Académica;

f) Divisão do Edificado e Infraestruturas.

2 - As Áreas de Gestão Técnica e Administrativa integram os seguintes Serviços, Gabinetes e Núcleos não integrados em Divisões:

a) Serviço de Assessoria Jurídica;

b) Gabinete de Apoio à Presidência;

c) Núcleo de Auditoria e Controlo Interno.

Artigo 6.º

Divisão de Gestão de Pessoas

1 - A Divisão de Gestão de Pessoas exerce as suas competências funcionais no domínio da gestão de pessoas, participando na definição da estratégia, bem como na implementação das suas políticas, designadamente no que se refere ao recrutamento, à promoção de carreiras, à formação e desenvolvimento de competências, ao bem-estar no trabalho e higiene e segurança no trabalho.

2 - A Divisão de Gestão de Pessoas é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou de um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão de Gestão de Pessoas integra:

a) O Serviço de Formação e Desenvolvimento de Pessoas;

b) O Serviço de Recrutamento e Seleção;

c) A Secção Administrativa e de Apoio à Contratação;

d) A Secção de Processamento de Remunerações;

e) O Núcleo de Higiene e Segurança no Trabalho.

4 - Compete ao Serviço de Formação e Desenvolvimento de Pessoas, designadamente:

a) Executar as atividades associadas à formação e desenvolvimento dos/as trabalhadores/as;

b) Executar a gestão do processo de avaliação do desempenho dos/as trabalhadores/as;

c) Promover a gestão dos processos de bem-estar dos/as trabalhadores/as;

d) Garantir o acolhimento e integração dos/as novos/as trabalhadores/as;

e) Prestar assessoria técnica, bem como assegurar os reportes estatísticos e relatórios de gestão.

5 - Compete ao Serviço de Recrutamento e Seleção, designadamente:

a) Gerir, organizar e instruir os processos de recrutamento, seleção dos/as trabalhadores/as, e bolseiros/as de investigação, promovendo o normal decurso dos procedimentos concursais;

b) Elaborar o mapa de pessoal, controlar os efetivos e assegurar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção do vínculo de emprego público;

c) Prestar assessoria técnica, bem como assegurar os reportes estatísticos e relatórios de gestão.

6 - Compete à Secção Administrativa e de Apoio à Contratação, designadamente:

a) Assegurar a gestão dos processos administrativos, no que se refere à contratação de pessoal, bem como proceder à organização e atualização dos processos individuais dos/as trabalhadores/as;

b) Prestar atendimento especializado em matéria de recursos humanos, e garantir a emissão de certidões e declarações;

c) Assegurar o reporte da informação aos diversos órgãos e entidades.

7 - Compete à Secção de Processamento de Remunerações, designadamente:

a) Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos e descontos, bem como as operações necessárias ao cumprimento das obrigações fiscais, cabendo-lhe ainda efetuar a gestão dos procedimentos relativos aos benefícios sociais dos/as trabalhadores/as e seus familiares, às deslocações em serviço e ao trabalho suplementar, entre outros;

b) Acompanhar e gerir o serviço de inscrição, controlo e cancelamento dos/as trabalhadores/as na Assistência na Doença aos Servidores do Estado, e respetivas comparticipações, Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social e Sindicatos;

c) Assegurar a gestão da assiduidade, das aposentações, dos acidentes em serviço e dos processos de cabimentação, cabendo-lhe ainda efetuar os reportes estatísticos que lhe sejam solicitados.

8 - A Divisão de Gestão de Pessoas integra, ainda, o Núcleo de Higiene e Segurança no Trabalho, que exerce as suas competências nos domínios da organização dos serviços de Segurança e Higiene do Trabalho, tendo em vista a prevenção dos acidentes de trabalho, do absentismo e das doenças profissionais, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a gestão da segurança e saúde no trabalho;

b) Identificar e avaliar riscos profissionais que possam causar acidente, doenças e condições inadequadas no trabalho;

c) Organizar intervenções formativas para os/as trabalhadores/as, em matéria de Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho;

d) Elaborar Planos de Segurança Internos, com as respetivas medidas de autoproteção, nomeadamente procedimentos e planos de prevenção e de emergência;

e) Monitorizar a execução das medidas de prevenção e proteção.

Artigo 7.º

Divisão Financeira, de Aprovisionamento e Património

1 - A Divisão Financeira, de Aprovisionamento e Património exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, da gestão patrimonial, orçamental e de controlo interno e ainda nos domínios do aprovisionamento e gestão do património.

2 - A Divisão Financeira, de Aprovisionamento e Património é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou de um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão Financeira, de Aprovisionamento e Património integra:

a) O Serviço de Contabilidade;

b) O Serviço de Gestão Financeira e Orçamental e Tesouraria;

c) O Serviço de Contratação Pública;

d) O Serviço de Aprovisionamento;

e) O Serviço de Património.

4 - Compete ao Serviço de Contabilidade, designadamente:

a) Elaborar, controlar e organizar os processos de receita e despesa, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos definidos;

b) Preparar, executar e controlar os processos de despesa com o pessoal;

c) Emitir a faturação;

d) Proceder ao reporte e controlo das obrigações fiscais;

e) Coordenar o pagamento dos impostos e demais obrigações fiscais;

f) Proceder ao controlo dos processos de despesa e submetê-los a autorização de pagamento;

g) Assegurar o reporte da informação aos diversos órgãos do IPS e entidades externas.

5 - Compete ao Serviço de Gestão Financeira e Orçamental e Tesouraria, designadamente:

a) Elaborar, acompanhar e monitorizar a execução do orçamento;

b) Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação e consolidação de contas;

c) Assegurar a prestação de informação económica financeira, aos órgãos de gestão do IPS e às entidades externas;

d) Elaborar, controlar e organizar os processos de pagamentos e recebimentos, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos definidos, com atualização permanente;

e) Controlar a situação contributiva e tributaria dos fornecedores;

f) Efetuar o controlo regular dos valores em dívida;

g) Preparar dados estatísticos e informação financeira.

6 - Compete ao Serviço de Contratação Pública, designadamente:

a) Planear e elaborar os procedimentos de contratação pública de fornecimento de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas, assegurando igualmente a instrução dos respetivos procedimentos pré-contratuais;

b) Elaborar e submeter a documentação de resposta a convites de aquisição de serviços;

c) Promover e garantir a uniformização e normalização de bens e serviços;

d) Assegurar o reporte da informação financeira de contratação pública aos diversos órgãos do IPS e entidades externas.

7 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento, designadamente:

a) Preparar, executar e controlar os processos de despesa de aquisição de bens e serviços assegurando os registos contabilísticos definidos;

b) Efetuar a gestão dos contratos;

c) Efetuar a gestão de stocks;

d) Proceder à seleção, avaliação e monitorização dos fornecedores de bens e serviços;

e) Assegurar o reporte da informação aos diversos órgãos do IPS e entidades externas.

8 - Compete ao Serviço de Património, designadamente:

a) Garantir a gestão, controlo e registo atualizado inventário dos bens móveis e imóveis;

b) Promover e coordenar o processo de inventariação física dos bens;

c) Analisar e validar as propostas de abates de bens;

d) Preparar dados estatísticos e informação patrimonial e assegurar o reporte da informação do património aos diversos órgãos e entidades.

Artigo 8.º

Divisão de Comunicação e Relações Exteriores

1 - A Divisão de Comunicação e Relações Exteriores exerce as suas competências no domínio da promoção da identidade e imagem do IPS e da sua comunicação interna e externa, cabendo-lhe concretizar as linhas orientadoras da política de marketing do IPS, bem como no apoio às ações de cooperação com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, e de integração profissional dos estudantes e diplomados.

2 - A Divisão de Comunicação e Relações Exteriores é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão de Comunicação e Relações Exteriores integra:

a) O Serviço de Informação e Protocolo;

b) O Serviço de Imagem, Marketing e Relações Públicas;

c) O Serviço de Relações Exteriores e Empregabilidade.

4 - Compete ao Serviço de Informação e Protocolo reforçar a notoriedade e presença do IPS nos media, conceber a linha editorial do IPS, dinamizar a comunicação interna e organizar eventos e visitas oficiais, designadamente:

a) Gerir a informação, produzir conteúdos e assegurar a assessoria de imprensa;

b) Analisar e difundir a presença mediática do IPS;

c) Produzir conteúdos para publicações informativas, promocionais e meios digitais;

d) Apoiar o desenvolvimento de projetos no âmbito da comunicação audiovisual;

e) Produzir e divulgar informação para a comunidade interna nos diferentes meios e suportes;

f) Organizar e apoiar a realização de eventos institucionais e visitas da e à comunidade.

5 - Compete ao Serviço de Imagem, Marketing e Relações Públicas a promoção da imagem do IPS, a conceção de planos de comunicação e de divulgação, a gestão de eventos académicos, científicos e culturais e a dinamização de ações de relações públicas e marketing direto, designadamente:

a) Gerir e monitorizar as marcas IPS, a imagem e a comunicação gráfica da instituição;

b) Conceber, executar e apresentar projetos de design gráfico;

c) Elaborar materiais gráficos de comunicação e de divulgação para diferentes suportes;

d) Implementar campanhas de marketing e publicidade;

e) Organizar e apoiar a realização de eventos académicos, científicos e culturais e a participação em ações de divulgação no exterior;

f) Assegurar a gestão do merchandising e dos materiais de divulgação;

g) Fornecer o apoio audiovisual à realização de eventos internos;

h) Realizar produtos audiovisuais incluindo a captação e edição de vídeo, som e fotografia;

i) Efetuar a gestão do relacionamento com o candidato.

6 - Compete ao Serviço de Relações Exteriores e Empregabilidade o apoio às ações de cooperação com instituições externas ao IPS, a integração profissional dos estudantes e diplomados e o apoio à rede AlumniIPS, designadamente:

a) Dinamizar e identificar oportunidades de cooperação que possam reforçar a promoção do conhecimento e da imagem institucional do IPS;

b) Monitorizar e executar as atividades necessárias ao bom funcionamento de protocolos, acordos e convénios institucionais;

c) Gerir a base de dados de contactos institucionais;

d) Desenvolver ações de capacitação de competências e de promoção da empregabilidade dos estudantes e diplomados do IPS;

e) Gerir parcerias e protocolos com entidades empregadoras de forma a apoiar a integração profissional dos diplomados do IPS e a atividade desenvolvida nas Escolas Superiores do IPS neste domínio;

f) Desenvolver atividades para a monitorização e promoção da Rede AlumniIPS;

g) Preparar dados estatísticos e informação no domínio dos protocolos, empregabilidade e Rede AlumniIPS.

Artigo 9.º

Divisão Informática

1 - A Divisão Informática exerce as suas competências no apoio ao planeamento, implementação, gestão, suporte e promoção da utilização dos serviços e sistemas de informática e comunicações.

2 - A Divisão Informática é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão Informática integra:

a) O Centro de Cibersegurança, Infraestruturas e Redes;

b) O Centro de Apoio e Microinformática;

c) O Centro de Sistemas Informáticos e Desenvolvimento.

4 - Compete ao Centro de Cibersegurança, Infraestruturas e Redes, designadamente:

a) Definir e implementar medidas de segurança e integridade de equipamentos e serviços, bem como consciencializar os utilizadores relativamente a riscos de segurança;

b) Assegurar, manter e zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura tecnológica, informática e de comunicações (voz e dados) instalada, bem como dos serviços disponibilizados, garantindo a sua administração e gestão técnica, operacionalidade, compatibilidade, consistência, atualidade, fiabilidade e manutenção com a conectividade interna e externa.

5 - Compete ao Centro de Apoio e Microinformática, designadamente:

a) Assegurar assistência e apoio técnico informático ao normal funcionamento dos equipamentos, sistemas e aplicações informáticas de suporte das UO e Serviços Centrais, bem como aos recursos informáticos disponíveis para uso geral;

b) Garantir um ponto de contacto aos/às utilizadores/as no dia-a-dia, nomeadamente na resolução de incidentes e pedidos de suporte;

c) Assegurar a gestão do equipamento, sistemas e aplicações informáticas, propondo medidas para os processos de aquisição de bens e serviços informáticos, inventariação, abate e transferências internas em articulação com as UO e com os serviços.

6 - Compete ao Centro de Sistemas Informáticos e Desenvolvimento, designadamente:

a) Assegurar o acompanhamento do desenvolvimento, manutenção e funcionamento dos sistemas de informação associados à gestão da atividade letiva, financeira, pessoal e administrativa, nas UO e Serviços Centrais;

b) Desenvolver aplicações, numa visão integrada e abrangente, para o uso dos serviços ou, com base na análise e diagnóstico de necessidades, a estruturação dos instrumentos necessários à obtenção de soluções no exterior.

Artigo 10.º

Divisão Académica

1 - A Divisão Académica exerce as suas competências no domínio académico, cabendo-lhe proceder a todos os atos relativos às matrículas, inscrições, registos e emissão de certificados e diplomas de âmbito académico.

2 - A Divisão Académica é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão Académica integra:

a) Centro de Candidaturas e Concursos de acesso ao ensino superior;

b) Centro de Certificação Académica;

c) Secção de Propinas e Tesouraria;

d) Secção de Relação com o Público.

4 - Compete ao Centro de Candidaturas e Concursos, designadamente:

a) Organizar os processos dos concursos locais de acesso ao ensino superior;

b) Gerir os processos relativos aos regimes de reingresso, mudança de par instituição/curso, mudança de ramo, mudança de regime, unidades curriculares isoladas, concursos especiais e estudantes internacionais;

c) Apoiar a organização das provas conducentes à concessão de graus e títulos académicos, assim como de análise e instrução dos processos de Reconhecimento de Grau Estrangeiro;

d) Validar e publicar editais, listas de seriação e outras informações relativas às formações e ciclos de estudos.

5 - Compete ao Centro de Certificação Académica, designadamente:

a) Apoiar os processos de criação, alteração e extinção dos ciclos de estudo e dos respetivos planos de estudos;

b) Elaborar os processos do registo académico relativos à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes;

c) Assegurar os processos de matrículas, inscrições, conferência de graus e diplomas de todos os cursos ministrados no IPS, conferentes ou não de grau académico, incluindo pós-graduações, ações de formação, cursos breves e microcredenciais;

d) Assegurar a emissão de certidões, cartas de curso, diplomas e declarações;

e) Gerir os processos de integração curricular, designadamente equivalências, creditações e reconhecimento e validação de competências, assim como das regras de funcionamento dos cursos e dos estatutos dos estudantes.

6 - Compete à Secção de Propinas e Tesouraria, designadamente:

a) Assegurar a informação e o tratamento sobre as propinas e outras taxas;

b) Gerir processos associados aos planos de pagamento e à sua monitorização;

c) Instruir os processos de pedidos de faturação, de reembolso e de recolocações com envio de informação para outras instituições, assim como do Seguro Escolar.

7 - Compete à Secção de Relação com o Público, designadamente:

a) Assegurar o atendimento ao público;

b) Assegurar matrículas ou inscrições de estudantes assim como a receção e encaminhamento de requerimentos e a receção de pagamentos e emissão de folhas de caixa;

c) Emitir as declarações de matrícula e certidões de aproveitamento, assim como de programas de unidades curriculares;

d) Gerir o relacionamento com o gabinete de acesso ao ensino superior.

Artigo 11.º

Divisão do Edificado e Infraestruturas

1 - A Divisão do Edificado e Infraestruturas exerce as suas competências no domínio da gestão, manutenção e conservação dos edifícios, equipamentos e espaços exteriores, promovendo a melhoria contínua das condições, a segurança, a limpeza e a sua sustentabilidade.

2 - A Divisão do Edificado e Infraestruturas é dirigida por um/uma dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou de um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão do Edificado e Infraestruturas, compete-lhe designadamente:

a) Assegurar a conservação, manutenção, reabilitação, segurança, limpeza e requalificação de edifícios, instalações, equipamentos e espaços exteriores;

b) Elaborar ou preparar a contratação de planos, estudos e projetos relativos à instalação de edificado no IPS e organizar e preparar os procedimentos conducentes à adjudicação, consignação e receção de empreitadas;

c) Assegurar a eficiência energética e hídrica e a gestão ambiental, promovendo a sensibilização, o controlo e racionalização na utilização de recursos.

Artigo 12.º

Serviço de Assessoria Jurídica

1 - O Serviço de Assessoria Jurídica exerce as suas competências nos domínios da assessoria jurídica, cabendo-lhe designadamente:

a) Elaborar pareceres, estudos e informações de natureza jurídica;

b) Colaborar na elaboração de contratos, protocolos e outros documentos de natureza contratual;

c) Colaborar na preparação de regulamentos ou outros normativos internos;

d) Prestar apoio jurídico e intervir em matéria de processos disciplinares;

e) Prestar apoio jurídico nas diversas áreas de atuação do IPS;

f) Assegurar a recolha, o tratamento e a difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevantes na prossecução das atribuições do IPS;

2 - O/A dirigente do Serviço de Assessoria Jurídica exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou de um membro da equipa do/a Presidente.

Artigo 13.º

Gabinete de Apoio à Presidência

1 - O Gabinete de Apoio à Presidência exerce as suas funções na área do apoio administrativo aos órgãos de governo, de gestão e estatutários do IPS, bem como na área do apoio geral, competindo-lhe designadamente:

a) Assessorar e apoiar o/a Presidente, o/a Administrador/a e membros da equipa do/a Presidente;

b) Assegurar o secretariado dos Órgãos de Governo e de Gestão e do/a Provedora do Estudante;

c) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e à preparação de reuniões dos Órgãos de Governo e de Gestão;

d) Assegurar a divulgação de normas internas e diretrizes junto das UO e estruturas do IPS;

e) Assegurar a divulgação dos atos e deliberações dos Órgãos de Governo e de Gestão;

f) Organizar e coordenar as frotas internas e as agendas dos motoristas;

g) Assegurar as comunicações telefónicas e o atendimento e encaminhamento presencial.

2 - O/A dirigente do Gabinete de Apoio à Presidência exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a.

Artigo 14.º

Núcleo de Auditoria e Controlo Interno

1 - O Núcleo de Auditoria Controlo Interno exerce as suas competências no domínio do controlo interno de natureza financeira e legal, cabendo-lhe designadamente:

a) Proceder a atividades de controlo interno, de modo a avaliar a organização, funcionamento, fiabilidade e qualidade dos sistemas de controlo, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações;

b) Garantir a conformidade legal, estatutária e regulamentar das decisões e operações;

c) Elaborar e manter atualizados os manuais de procedimentos, regulamentos internos e demais normas de funcionamento;

d) Definir as áreas de maior risco financeiro e operacional, de corrupção e infrações conexas;

e) Providenciar informações regulares sobre a contingência de atividades do IPS;

f) Analisar os resultados das auditorias;

g) Assegurar o reporte da informação sobre o controlo interno aos diversos órgãos e entidades.

2 - O Núcleo de Auditoria e Controlo Interno exerce as suas atividades na dependência funcional direta do/a Presidente.

SECÇÃO II

Apoio à Investigação, Formação e Aprendizagem

Artigo 15.º

Áreas de Apoio à Investigação, Formação e Aprendizagem

As Áreas de Apoio à Investigação, Formação e Aprendizagem compreendem as seguintes Divisões e Unidades:

a) Divisão para a Investigação e Cooperação Internacional;

b) Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação;

c) Unidade para a Inovação Pedagógica e Promoção do Sucesso Académico.

Artigo 16.º

Divisão para a Investigação e Cooperação Internacional

1 - A Divisão para a Investigação e Cooperação Internacional exerce as suas competências no domínio do apoio às atividades de Investigação, Desenvolvimento e Inovação (I&D+i) e empreendedorismo e das relações internacionais com outras Instituições de Ensino Superior.

2 - A Divisão para a Investigação e Cooperação Internacional é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão para a Investigação e Cooperação Internacional integra:

a) O Centro para a Inovação Investigação e Desenvolvimento;

b) O Centro para o Empreendedorismo, Transferência de Tecnologia e de Conhecimento;

c) O Centro para a Internacionalização e Mobilidade.

4 - Compete ao Centro para a Inovação Investigação e Desenvolvimento o apoio às atividades de Investigação, Desenvolvimento e Inovação, designadamente:

a) Recolher e disseminar informação sobre programas e organizações nacionais e internacionais que suportem e financiem a investigação científica, o desenvolvimento tecnológico e a formação avançada;

b) Gerir a participação do IPS em redes nacionais e internacionais de I&D+i;

c) Prestar apoio técnico aos centros de investigação e polos de centros de investigação externos acreditados pela Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT);

d) Prestar apoio técnico na elaboração de candidaturas a projetos com financiamento nacional e internacional e acompanhar a respetiva execução;

e) Difundir informação sobre programas de bolsas e outros apoios para docentes e estudantes e de suporte financeiro para a investigação;

f) Efetuar a disseminação dos resultados obtidos nas ações de I&D+i, contribuindo para uma maior visibilidade nacional e internacional do IPS;

g) Assegurar o reporte da informação sobre I&D+i aos diversos órgãos e entidades.

5 - Compete ao Centro para o Empreendedorismo, Transferência de Tecnologia e de Conhecimento o apoio às atividades de empreendedorismo, designadamente:

a) Potenciar a transferência de tecnologia entre o IPS, empresas e outras organizações bem como a interface entre a ciência e o tecido económico;

b) Apoiar a criação de empresas start-ups e de spin-offs a partir dos resultados dos projetos de investigação desenvolvidos no IPS, assessorando os membros da comunidade na elaboração de Planos de Negócio;

c) Apoiar e monitorizar as prestações de serviços entre o IPS e as diferentes entidades;

d) Promover a criação de ações de cooperação fortes com o tecido empresarial com o objetivo de incrementar a prestação de serviços;

e) Apoiar os docentes na valorização económica de patentes e dos modelos de utilidade, promovendo o uso generalizado dos mecanismos para proteção de propriedade intelectual;

f) Assegurar o reporte da informação sobre I&D+i e empreendedorismo aos diversos órgãos e entidades.

6 - Compete ao Centro para a Internacionalização e Mobilidade o apoio às atividades de relações internacionais e de intercâmbio internacional dos/as estudantes e trabalhadores/as do IPS, designadamente:

a) Analisar e gerir os assuntos relativos ao intercâmbio de estudantes e trabalhadores/as ao abrigo de programas comunitários e outros;

b) Coordenar, dinamizar e apoiar ações de intercâmbio e cooperação internacional;

c) Apoiar a negociação e preparação de propostas de protocolos, de acordos, convenções ou outros instrumentos internacionais de cooperação;

d) Assegurar a gestão dos protocolos relativos ao intercâmbio internacional institucional de estudantes e trabalhadores/as;

e) Assegurar a gestão da informação relativa a iniciativas realizadas pelo IPS no âmbito do intercâmbio internacional institucional de estudantes e trabalhadores/as;

f) Apoiar a receção e integração de estudantes e trabalhadores/as em mobilidade;

g) Assegurar o reporte da informação sobre internacionalização e mobilidade aos diversos órgãos e entidades.

Artigo 17.º

Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação

1 - A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação exerce as suas competências no domínio da gestão da documentação de carácter científico, técnico e cultural e do arquivo e gestão do sistema documental, participando na recolha, seleção, tratamento, difusão, organização e conservação do património documental do IPS.

2 - A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação é dirigida por um/a dirigente intermédio de 2.º grau (Chefe de Divisão) e exerce as suas atividades na dependência hierárquica e funcional do/a Administrador/a ou por um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Divisão de Bibliotecas, Arquivo e Documentação integra:

a) O Centro de Bibliotecas do IPS;

b) O Serviço de Arquivo e Gestão Documental.

4 - Compete ao Centro de Bibliotecas do IPS, designadamente:

a) Definir linhas comuns de atuação das Bibliotecas IPS, tanto no domínio da harmonização e normalização de metodologias de trabalho e procedimentos técnicos, como de políticas de cooperação conducentes à otimização da gestão dos recursos humanos e de informação no IPS;

b) Selecionar, adquirir, processar e disponibilizar recursos de informação, de forma a satisfazer as necessidades dos seus utilizadores;

c) Apoiar a atividade académica, científica e cultural das UO;

d) Efetuar o tratamento técnico da documentação recebida, de acordo com as normas nacionais e internacionais em vigor;

e) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;

f) Disponibilizar o acesso local e remoto à documentação e informação existente nas Bibliotecas através dos meios disponíveis para o efeito.

g) Assegurar a gestão do portal de Bibliotecas, do repositório científico do IPS e do sistema integrado de gestão de Bibliotecas;

h) Promover a difusão da informação, relativa às Bibliotecas, para a comunidade IPS;

i) Promover a formação contínua e atualizada dos seus utilizadores.

5 - Compete ao Serviço de Arquivo e Gestão Documental, designadamente:

a) Promover e gerir a política arquivística e o sistema de gestão documental do IPS;

b) Assegurar a organização, o funcionamento, a preservação do arquivo e a formação dos utilizadores;

c) Adaptar e aplicar as normas de gestão arquivística e desenvolver procedimentos internos para a recolha, tratamento, recuperação e conservação da informação;

d) Promover a função de expediente geral, classificação e arquivo de correspondência.

Artigo 18.º

Unidade para a Inovação Pedagógica e Promoção do Sucesso Académico

1 - A Unidade para a Inovação Pedagógica e Promoção do Sucesso Académico exerce as suas competências no domínio da inovação pedagógica e da promoção do sucesso académico dos estudantes do IPS.

2 - A Unidade para a Inovação Pedagógica e Promoção do Sucesso Académico é coordenada por um/a titular designado/a pelo/a Presidente, sob a superintendência de um membro da equipa do/a Presidente.

3 - Compete à Unidade para a Inovação Pedagógica e Promoção do Sucesso Académico o desenvolvimento de atividades conducentes à promoção do sucesso académico, designadamente:

a) Conceber e promover a aplicação de Programas de Promoção do Sucesso Académico;

b) Organizar dados estatísticos e informação sobre o (in)sucesso académico e o abandono;

c) Identificar recursos e novas práticas pedagógicas;

d) Promover eventos pedagógicos;

e) Conceber e promover programas de formação e de desenvolvimento profissional para os docentes.

SECÇÃO III

Planeamento, Melhoria Contínua e Sustentabilidade

Artigo 19.º

Áreas de Planeamento, Melhoria Contínua e Sustentabilidade

As Áreas de Desenvolvimento Organizacional, Planeamento, Melhoria Contínua e Sustentabilidade compreendem a seguinte Unidade:

a) Unidade de Desenvolvimento Organizacional.

Artigo 20.º

Unidade de Desenvolvimento Organizacional

1 - A Unidade de Desenvolvimento Organizacional exerce as suas competências no domínio do planeamento, da melhoria contínua e controlo, bem como no domínio da responsabilidade social e sustentabilidade.

2 - A Unidade de Desenvolvimento Organizacional é coordenada por um/a titular designado/a pelo/a Presidente, sob a superintendência de um membro da equipa do/a Presidente.

3 - A Unidade para o Desenvolvimento Organizacional integra:

a) Centro de Planeamento e Melhoria Contínua;

b) Núcleo de Sustentabilidade e Responsabilidade Social.

4 - Compete ao Centro de Planeamento e Melhoria Contínua, designadamente:

4.1 - Na área funcional de Planeamento:

a) Apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional do IPS, o alinhamento de objetivos, sua monitorização e reporte de desempenho;

b) Monitorizar indicadores de desempenho e assegurar a informação estatística sobre o IPS;

c) Elaborar o plano de atividades e o relatório de atividades do IPS;

d) Articular com as diferentes UO e com os diferentes serviços a informação referente aos planos de atividade e relatórios de atividades.

4.2 - Na área funcional de Melhoria Contínua:

a) Assegurar a gestão integrada e a melhoria contínua do IPS, bem como as interfaces com as estruturas em cada UO;

b) Assegurar, a gestão dos processos de autoavaliação dos ciclos de estudos e a avaliação institucional;

c) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas e desenvolver mecanismos que permitam a implementação de projetos de inovação e modernização que contribuam para a melhoria da qualidade dos serviços prestados;

d) Gerir os processos de auditoria interna, de elogios, sugestões e reclamações, assim como relativos a denúncias.

5 - Compete ao Núcleo Sustentabilidade e Responsabilidade Social, designadamente:

a) Apoiar e dinamizar a responsabilidade social e, em particular, as atividades de voluntariado dos trabalhadores e estudantes do IPS;

b) Gerir a participação do IPS em programas e redes, nacionais e internacionais, associados à sustentabilidade;

c) Gerir e apoiar a submissão a candidaturas/rankings associados à sustentabilidade;

d) Preparar dados estatísticos e informação no domínio da sustentabilidade e da responsabilidade social.

SECÇÃO IV

Atribuições e Competências das estruturas

Artigo 21.º

Atribuições das estruturas

1 - As atribuições e competências das estruturas dos Serviços Centrais do IPS são as constantes do presente Regulamento Orgânico.

2 - As estruturas com a natureza de divisão, serviço, centro ou gabinete são dirigidas por pessoal provido nas categorias equivalentes previstas no Estatuto do Pessoal Dirigente.

3 - Cada estrutura pode executar outras atividades que, no domínio das suas competências, lhe sejam cometidas.

4 - Por despacho do/a Presidente poderão ser estabelecidas outras dependências hierárquicas e funcionais entre os diferentes serviços e estruturas.

Artigo 22.º

Administrador/a

1 - O/A Administrador/a coadjuva o/a Presidente na direção dos Serviços Centrais do IPS e integra o Conselho de Gestão.

2 - O/A Administrador/a tem as competências nos termos dos Estatutos e as que lhe forem delegadas pelo/a Presidente, assegurando a gestão corrente do IPS.

3 - O/A Administrador/a é equiparado/a aos titulares dos cargos de direção superior de segundo grau, aplicando-se-lhe subsidiariamente o disposto na Lei 2/2004, de 15 de janeiro.

4 - O/A Administrador/a é substituído/a, nas suas faltas e impedimentos, pelo/a dirigente intermédio que, para o efeito, designar.

Artigo 23.º

Encarregado de proteção de dados

O/A Encarregado/a de proteção de dados do IPS, é designado por despacho do/a Presidente nos termos do disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016, em consonância com a Lei 58/2019, de 8 de agosto, sem prejuízo de exercer as suas a funções com autonomia e isenção.

Artigo 24.º

Fiscal único

As estruturas dos Serviços Centrais do IPS estão sujeitas à fiscalização exercida pelo fiscal único.

Artigo 25.º

Cargos dirigentes

1 - O pessoal dirigente rege-se pelo disposto no Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei 2/2004, de 15 de janeiro na sua redação atual.

2 - São cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º grau do IPS os que, nos termos do presente Regulamento, correspondam a funções de coordenação e controlo de serviços ou unidades funcionais com níveis de autonomia, responsabilidade e dimensão apropriada.

3 - Aos/Às titulares dos cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º grau do IPS compete coadjuvar o titular do cargo dirigente de que dependam hierarquicamente, bem como coordenar as atividades e gerir os recursos de um serviço ou unidade funcional, com uma missão concretamente definida, para a prossecução da qual se demonstre indispensável a existência deste nível de direção.

4 - Os/as titulares dos cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º grau do IPS são recrutados/as por concurso, de entre trabalhadores/as com relação jurídica de emprego público previamente constituída, integrados/as em carreira com grau de complexidade funcional 3, dotados de competência técnica e aptidão nas áreas de direção, coordenação e controlo e experiência profissional de 3 anos adequada ao exercício das funções a exercer.

5 - Os/As dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.

6 - Os/As dirigentes exercem as competências definidas pela lei, pelos Estatutos do IPS e pelos seus regulamentos, assim como aquelas que lhe forem conferidas no despacho de designação ou por posterior delegação de competências.

7 - Os cargos dirigentes dos Serviços Centrais e respetivas remunerações constam do mapa anexo ao presente Regulamento Orgânico, do qual faz parte integrante.

8 - Considerando que se mantêm os pressupostos que presidiram à nomeação dos/as atuais dirigentes, determina-se que a entrada em vigor do presente Regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente existentes àquela data, sendo as mesmas mantidas até ao termo dos mandatos que lhes deram origem, nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, na sua redação atual, salvo se existir alteração do nível do cargo dirigente para que é nomeado/a.

Artigo 26.º

Mapa de pessoal

1 - O pessoal necessário à execução das atribuições e competências dos Serviços Centrais integra o mapa único de pessoal do IPS.

2 - A afetação do pessoal necessário ao funcionamento dos diversos serviços é determinada por despacho do/a Presidente, nos termos legais.

Artigo 27.º

Casos omissos e dúvidas

1 - Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente Regulamento são resolvidos por despacho do/a Presidente, ouvido o Conselho de Gestão.

2 - Aplicar-se-á subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, os Estatutos do IPS, a Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, o Código do Trabalho e demais legislação subsidiária, o Estatuto do Pessoal Dirigente dos Serviços e Organismos da Administração Pública, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislação em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.

Artigo 28.º

Revogações

É revogado o Regulamento Orgânico do Instituto Politécnico de Setúbal publicado em anexo ao Despacho 2506/2011, de 3 de fevereiro, alterado pelo Despacho 287/2022, de 7 de janeiro.

Artigo 29.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

ANEXO

(a que se refere o artigo 25.º)



(ver documento original)

315869743

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2004-01-15 - Lei 2/2004 - Assembleia da República

  Aprova o estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração central, regional e local do Estado.

• 2019-08-08 - Lei 58/2019 - Assembleia da República

  Assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados

Este documento é referido nos seguintes documentos (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):