Despacho 10510/2020, de 28 de Outubro

Corpo emitente: Universidade de Coimbra
Fonte: Diário da República n.º 210/2020, Série II de 2020-10-28
Data: 2020-10-28
Parte: E
Documento na página oficial do DRE
Secções desta página::

Partilhar:

Sumário

Alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra

Texto do documento

Despacho 10510/2020

Sumário: Alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra.

Tendo presente que um dos atuais pilares estratégicos da Universidade de Coimbra é a aposta na Investigação, torna-se premente capacitar os Serviços da Administração por forma a que estes possam responder de uma forma eficiente a este exigente desafio, mas com a flexibilidade necessária para acompanhar as estratégias programáticas nacionais e internacionais, mantendo as competências e o rigor adequados.

A Universidade de Coimbra adotou como uma das suas principais linhas de orientação o desenvolvimento e estímulo da atividade científica, fortalecendo a sua presença em redes científicas, diversificando o financiamento externo e reforçando o apoio na procura de oportunidades e parcerias, na submissão de candidaturas e na execução dos projetos.

Para alcançar tal desiderato, entre outras medidas, a Universidade de Coimbra tem promovido, de forma crescente, candidaturas a financiamento competitivo nacional e internacional, criando desta forma condições para que os seus docentes e investigadores possam desenvolver projetos de investigação de elevada qualidade e relevância para a Instituição e para a comunidade em geral.

A evolução global dos projetos de investigação e respetivo financiamento angariado pela UC têm vindo a crescer de forma considerável ao longo dos últimos anos, com mais projetos aprovados e, consequentemente, mais financiamento associado. Considerando-se que o reconhecimento da UC como Universidade de excelência ao nível da Investigação é uma opção estratégica, deverão ser criadas as condições para uma maior produção de científica de qualidade, internacionalmente reconhecida e com elevado impacto para a sociedade.

A presente alteração ao Regulamento pretende convergir e unificar as potencialidades dos Serviços da Administração com competências no domínio do apoio à Investigação, rentabilizando-se desta forma a capacidade na resposta aos exigentes desafios que cada vez mais se impõem.

Neste contexto, tornou-se necessário repensar a estrutura organizativa dos Serviços da Administração tendo-se considerado que a centralização das competências atualmente atribuídas à Divisão de Apoio e Promoção da Investigação (DAPI) e à Divisão de Projetos e Atividades (DPA), num novo Serviço, o Serviço de Promoção e Gestão da Investigação, permitirá satisfazer tal desiderato.

Neste contexto, nos termos da alínea x) do n.º 1 do artigo 49.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo 43/2008, de 21 de agosto, alterados e republicados pelo Despacho Normativo 8/2019, de 19 de março, aprovo a presente alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento 53/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, com as alterações introduzidas pelo Despacho 5765/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 102, de 26 de maio.

9 de outubro de 2020. - O Reitor, Amílcar Falcão.

Artigo 1.º

Alteração ao Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra

São alterados os artigos 4.º, 35.º, 36.º, 37.º e 38.º, bem como a Subsecção VII e o Anexo ao Regulamento 53/2020, de 21 de janeiro, na sua redação atual, que passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 4.º

[...]

vi) Serviço de Promoção e Gestão da Investigação;

vii) [...]

viii) [anterior alínea ix]

SUBSECÇÃO VII

Serviço de Promoção e Gestão da Investigação

Artigo 35.º

Competências

O Serviço de Promoção e Gestão da Investigação exerce as suas competências no domínio do suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento, competindo-lhe a divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo, bem como a gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de auto financiamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, cabendo-lhe designadamente:

a) Colaborar na concretização da política institucional no sentido do desenvolvimento e capacitação da Universidade por via da captação de financiamentos;

b) Assegurar a promoção de oportunidades de financiamento;

c) Assegurar a promoção e divulgação dos projetos e atividades em execução;

d) Acompanhar a atividade de candidaturas a financiamento no âmbito de programas nacionais e internacionais, públicos ou privados, no domínio da investigação e desenvolvimento e no domínio institucional;

e) Acompanhar a gestão administrativa, económica e financeira dos projetos, prestações de serviços ou atividades;

f) Assegurar o cálculo e distribuição de overheads e outros rendimentos;

g) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão e promoção da investigação, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 36.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Promoção e Gestão da Investigação é composto por:

a) Divisão de Apoio e Promoção da Investigação;

b) Divisão de Projetos e Atividades.

Artigo 37.º

Divisão de Apoio e Promoção da Investigação

A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento, cabendo-lhe designadamente:

a) Pesquisar, identificar e divulgar oportunidades de financiamento, apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de investigação e desenvolvimento e projetos institucionais;

b) Propor, atualizar e promover a divulgação de informação relativa a normas de gestão de candidaturas, projetos e atividades;

c) Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de investigação e desenvolvimento e projetos institucionais, a financiar no âmbito de programas de financiamento competitivo, nacionais e internacionais, públicos ou privados;

d) Estimular as candidaturas a financiamento internacional, nomeadamente no âmbito do quadro comunitário estratégico, através de contactos e reuniões, entre outras iniciativas, com as Unidades de Investigação e Desenvolvimento da UC;

e) Colaborar na concretização da política institucional no sentido do desenvolvimento da capacidade de investigação e desenvolvimento em todos os setores;

f) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 38.º

Divisão de Projetos e Atividades

A Divisão de Projetos e Atividades exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC no âmbito de programas de cofinanciamento e de auto financiamento, nos quais a UC seja entidade promotora ou parceira, apoiando os órgãos de gestão, docentes, investigadores e equipas nas atividades que exigem serviços técnicos especializados, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a gestão administrativa, económica e financeira dos projetos, prestações de serviços ou atividades e efetuar a prestação de contas;

b) Efetuar a monitorização e análise ao longo do período de execução de projetos e atividades com vista a aferir possíveis desvios face ao contratualizado;

c) Despoletar o processo de encerramento de projetos e atividades com o respetivo cálculo e distribuição de overheads e outros rendimentos;

d) Analisar o desempenho da execução de projetos e atividades encerrados com o propósito de enquadrar o nível de execução na tipologia de projeto e/ou atividade aprovada;

e) Interagir e contactar com parceiros, entidades financiadoras e organismos intermédios;

f) Preparar e acompanhar auditorias a projetos e atividades, quer na fase da execução quer após o seu termo, e promover a implementação de recomendações;

g) Analisar, sistematizar e divulgar a legislação/normas com impacto na execução dos financiamentos em curso;

h) Apoiar a gestão integrada de eventos, congressos e similares, incluindo a componente financeira;

i) Instruir e gerir processos de bolsas de investigação, até à fase de publicação do edital;

j) Promover um acompanhamento de proximidade para com os Investigadores Responsáveis de projetos e atividades;

k) Promover e implementar coordenações de projeto, para acompanhamento de projetos de maior dimensão e/ou complexidade, interlocução em áreas específicas de financiamento, e apoio ao Chefe de Divisão no planeamento, controlo e monitorização das atividades acima descritas, e na definição de procedimentos que permitam o aumento de eficiência das funções desempenhadas pela Divisão;

l) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

ANEXO

Mapa a que se refere o artigo 41.º

(ver documento original)

Artigo 2.º

Revogação e renumeração

1 - É revogada a subalínea ix) da alínea c) do artigo 4.º

2 - A subsecção VIII passa a ser a anterior subsecção IX, sendo o anterior artigo 37.º renumerado para 39.º

3 - A subsecção IX, passa a ser a anterior subsecção X, sendo o anterior artigo 38.º remunerado para 40.º

4 - Os artigos 39.º a 43.º, são renumerados em conformidade, de 41.º a 45.º, respetivamente.

Artigo 3.º

Republicação do Regulamento

É integralmente republicado, em anexo, o Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento 53/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro.

Artigo 4.º

Manutenção de Comissão de Serviço

Mantém-se a comissão de serviço nos cargos de Chefe de Divisão de Apoio e Promoção da Investigação e de Chefe de Divisão de Projetos e Atividades.

Artigo 5.º

Vigência

O presente despacho entra em vigor no dia 19 de outubro do ano em curso.

ANEXO

Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica da Administração da Universidade de Coimbra (UC), bem como as competências e o modo de funcionamento dos Gabinetes, Serviços, Divisões e Unidades que a integram.

Artigo 2.º

Administração

1 - A Administração é o serviço de apoio central à governação da UC, integrando um Centro de Serviços Comuns que assegura o apoio a todas as Unidades e Serviços da UC.

2 - A Administração aplica os princípios de gestão da qualidade, de acordo com o estipulado no Sistema de Gestão da Universidade de Coimbra.

Artigo 3.º

Administrador

1 - A Administração é dirigida pelo Administrador, que pode ser coadjuvado por um Administrador Adjunto.

2 - O Administrador e o Administrador Adjunto são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor, sendo o provimento efetuado por escolha, mediante Despacho, de entre licenciados, vinculados ou não à Administração Pública, que possuam competência técnica, aptidão e experiência profissional adequadas ao exercício das respetivas funções.

3 - O Administrador exerce as competências que lhe sejam delegadas pelo Reitor.

4 - O Administrador Adjunto exerce as competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelo Administrador.

5 - Nas suas ausências, faltas ou impedimentos, a suplência do Administrador é assegurada pelo Administrador Adjunto ou por Dirigente da Administração por ele designado para o efeito.

6 - O cargo de Administrador é qualificado como cargo de direção superior de primeiro grau e o cargo de Administrador Adjunto como cargo de direção superior de segundo grau.

Artigo 4.º

Serviços da Administração

A Administração integra:

a) O Gabinete de Apoio ao Administrador (GAA);

b) O Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);

c) O Centro de Serviços Comuns, com as seguintes estruturas:

i) Serviço de Gestão Académica (SGA);

ii) Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente (SGESA);

iii) Serviço de Gestão Financeira (SGF);

iv) Serviço de Gestão de Recursos Humanos (SGRH);

v) Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação (SGSIIC);

vi) Serviço de Promoção e Gestão da Investigação (SPGI);

vii) Divisão de Planeamento, Gestão e Desenvolvimento (DPGD);

viii) Divisão de Relações Internacionais (DRI);

ix) (Revogada).

Artigo 5.º

Grupos de trabalho ou de projeto

1 - Podem ser criados grupos de trabalho ou de projeto que são equipas operativas que têm em vista a resposta a necessidades não permanentes da Administração, designadamente de natureza interdisciplinar.

2 - Estas equipas são criadas por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador, que determina o objeto, âmbito da ação, duração e composição da equipa, bem como o responsável pela coordenação do projeto.

3 - Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto podem ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de terceiro grau ou inferior, desde que a complexidade dos projetos o justifique.

CAPÍTULO II

Orgânica

SECÇÃO I

Serviços de Apoio Direto ao Administrador

Artigo 6.º

Gabinete de Apoio ao Administrador

1 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Administrador:

a) Assegurar o secretariado do Administrador;

b) Assegurar a preparação, organização, encaminhamento e arquivo do expediente administrativo e da correspondência, associados à atividade da Reitoria e da Administração;

c) Organizar e coordenar a agenda do Administrador;

d) Assegurar a interface com entidades públicas e privadas que contactem a Administração;

e) Prestar o apoio necessário ao Administrador em matéria de análise e elaboração de documentos, bem como à preparação de reuniões;

f) Proceder à divulgação de informações e de documentos que lhe seja cometida pelo Administrador;

g) Assegurar a gestão do transporte de pessoas e bens da Universidade;

h) Apoiar a realização de eventos promovidos pela Administração;

i) Gerir os espaços físicos de utilização comum da Administração;

j) Promover a atualização da informação no sítio web institucional da Administração;

k) Promover projetos de inovação e de modernização administrativa que contribuam para a melhoria dos serviços prestados pela Administração;

l) Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Administrador.

2 - O Gabinete de Apoio ao Administrador pode ser dirigido por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

Artigo 7.º

Gabinete de Apoio Jurídico

1 - Compete ao Gabinete de Apoio Jurídico:

a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria jurídica ao Reitor e ao Administrador;

b) Analisar e emitir pareceres e informações de natureza técnico-jurídica, sobre quaisquer assuntos relativos à UC;

c) Assegurar a gestão dos processos judiciais em que a UC seja parte ou intervenha em juízo;

d) Garantir a gestão dos processos contraordenacionais, disciplinares, de inquérito e de averiguações;

e) Colaborar na preparação, revisão e interpretação de instrumentos jurídicos, como sejam estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contratos de diversa natureza, sempre que tal decorra dos procedimentos internos aplicáveis;

f) Assegurar a análise, sistematização e divulgação de legislação diária com impacto para a atividade da UC;

g) Promover a atualização e regularização matricial e registral dos bens imóveis pertencentes à UC;

h) Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Reitor e pelo Administrador.

2 - O Gabinete de Apoio Jurídico é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

SECÇÃO II

Centro de Serviços Comuns

SUBSECÇÃO I

Disposições gerais

Artigo 8.º

Definição e princípios orientadores do Centro de Serviços Comuns

1 - O Centro de Serviços Comuns é um conjunto de serviços da Administração que presta, de modo integrado, serviços de natureza técnica e administrativa às diversas Unidades e Serviços da UC, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns.

2 - Os serviços que integram o Centro de Serviços Comuns exercem as competências previstas no presente regulamento, utilizando métodos comuns e partilhando recursos e dados, numa lógica de orientação para os resultados e de otimização de recursos, à luz dos princípios de eficiência e de eficácia do serviço público.

3 - O Centro de Serviços Comuns norteia a sua atividade pelos seguintes princípios orientadores:

a) Princípio da manutenção da autonomia decisional, à luz do qual os atos de decisão permanecem nas Unidades e Serviços da UC, cabendo ao Centro de Serviços Comuns a prestação de serviços de apoio à tomada das decisões;

b) Princípio da disseminação de boas práticas, visando garantir elevados padrões de qualidade dos serviços prestados e o cumprimento sistemático de boas práticas;

c) Princípio da normalização de processos, tendo em vista o desenvolvimento e a melhoria contínua das atividades desenvolvidas, garantindo designadamente o cumprimento da legislação e das normas internas e externas aplicáveis;

d) Princípio da otimização de recursos, garantindo uma gestão mais eficiente dos recursos existentes;

e) Princípio da desmaterialização de processos, de acordo com o qual os procedimentos tendencialmente decorrerão em plataforma eletrónica;

f) Princípio da avaliação pelos resultados, segundo o qual o desempenho dos serviços deverá ser avaliado tendo por referência os indicadores e metas definidos nos instrumentos de planeamento, monitorização e avaliação em vigor.

Artigo 9.º

Cargos de direção

1 - Os Serviços do Centro de Serviços Comuns são dirigidos por Diretores de Serviços, cargos de direção intermédia de primeiro grau, e as suas Divisões por Chefes de Divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

2 - Tendo em vista a operacionalidade das diversas áreas dos Serviços podem ser criados cargos de direção intermédia de terceiro grau ou inferior, por Despacho do Reitor, sob proposta do Administrador, que definirá o grau e as competências de tais cargos.

SUBSECÇÃO II

Serviço de Gestão Académica

Artigo 10.º

Competências

O Serviço de Gestão Académica exerce as suas competências nos domínios académico, da vida escolar dos estudantes, bem como nos de fomento e apoio das atividades circum-escolares, competindo-lhe, designadamente:

a) Apoiar a captação de estudantes, organizar e gerir os diferentes procedimentos nos distintos atos académicos relativos à candidatura, verificação, matrícula e inscrição de estudantes nacionais e internacionais nos diversos ciclos de estudos, cursos e unidades curriculares isoladas;

b) Gerir os percursos de formação graduada, pós-graduada e não conferente de grau de estudantes e antigos estudantes, bem como a respetiva certificação;

c) Assegurar a execução de atividades relacionadas com mobilidade estudantil, bolsas e prémios atribuídos pela UC, propinas e emolumentos, e reconhecimento de direitos especiais;

d) Acompanhar e apoiar os estudantes nas atividades relacionadas com o seu percurso curricular através da disponibilização de atendimento presencial e eletrónico, publicação e divulgação de informação;

e) Apoiar e secretariar as provas académicas de doutoramento e outras que lhe sejam atribuídas;

f) Assegurar a gestão da formação conferente e não conferente de grau através do tratamento dos seus processos de criação, extinção, alteração e acompanhamento da avaliação e acreditação junto das entidades competentes;

g) Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes em articulação com os demais Órgãos e Serviços;

h) Preparar e/ou confirmar os dados estatísticos necessários ao preenchimento dos inquéritos, quadros, mapas e outros, solicitados por diversas entidades, nomeadamente pela Tutela;

i) Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa, nacionais e internacionais, bem como nas atividades de captação de novos estudantes;

j) Assegurar a gestão da informação web sobre as atividades escolares ocorridas durante o ano letivo;

k) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão académica, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 11.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão Académica é composto por:

a) Divisão de Planeamento e Oferta Formativa;

b) Divisão de Graduação e Formação;

c) Unidade de Atendimento.

Artigo 12.º

Divisão de Planeamento e Oferta Formativa

A Divisão de Planeamento e Oferta Formativa exerce as suas competências nos domínios da criação, alteração e extinção de cursos, do acesso e ingresso, do tratamento de dados estatísticos estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Académica, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar a tramitação dos processos relativos à criação, alteração, extinção de cursos, avaliação e acreditação de ciclos de estudos, nos domínios da sua competência;

b) Conferir e parametrizar a informação sobre os planos de estudo e as fichas das unidades curriculares de todos os ciclos de estudos e dos cursos não conferentes de grau no sistema de informação, bem como acompanhar as suas alterações e os respetivos planos de transição, prestando o apoio técnico necessário às Unidades Orgânicas responsáveis pelos mesmos;

c) Garantir a permanente atualização da informação divulgada na página institucional sobre a oferta formativa com edição em cada ano letivo;

d) Colaborar nas atividades de divulgação da oferta formativa, bem como nas atividades de captação de novos estudantes;

e) Assegurar a parametrização anual do sistema de informação e da página institucional no domínio da gestão do acesso e ingresso e de propinas e preços;

f) Responder à solicitação de informação da Tutela no âmbito do acesso e ingresso e prémios escolares;

g) Organizar e assegurar o processo de candidatura aos cursos e ciclos de estudo da UC, garantindo o apoio técnico especializado às unidades orgânicas, nos domínios da sua competência;

h) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos diferentes cursos da UC;

i) Assegurar a aplicação das normas internas que prevejam situações especiais de isenção ou redução de propina;

j) Organizar todo o processo relativo à atribuição de bolsas e prémios atribuídos pela UC;

k) Gerir o procedimento de recuperação de dívidas de estudantes e ex-estudantes, em articulação com demais serviços e órgãos da UC;

l) Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelo estudante no suplemento ao diploma, em articulação com as unidades orgânicas;

m) Instruir os pedidos de estudantes, ex-estudantes e candidatos, no domínio da sua competência;

n) Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações, no domínio da sua competência;

o) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 13.º

Divisão de Graduação e Formação

A Divisão de Graduação e Formação exerce as suas competências nos domínios das matrículas e inscrições, creditações e restantes atividades referentes à vida escolar dos estudantes estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Académica, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir os atos relativos aos percursos de formação graduada, pós-graduada, não conferente de grau e frequência de unidades curriculares isoladas, de estudantes e antigos estudantes da Universidade;

b) Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;

c) Assegurar o registo e validação das atividades relacionadas com a mobilidade estudantil, atribuição de creditações, reconhecimento de direitos especiais, registo de sanções disciplinares, protocolos gerais e individuais, e outras situações relacionadas com o percurso dos Estudantes;

d) Gerir os percursos escolares dos estudantes para conclusão dos cursos e ciclos de estudo, incluindo situações de migração de dados de histórico do suporte papel para digital;

e) Responder à solicitação de informação sobre matrículas, inscrições, frequência, transições de ano, emissão de certidões, diplomas e similares;

f) Rececionar, validar e arquivar as pautas de avaliação de toda a UC;

g) Assegurar a gestão do repositório de programas e cargas horárias das diversas unidades curriculares lecionadas na UC;

h) Realizar estudos, elaborar os projetos de regulamento, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica, no domínio académico;

i) Organizar o processo conducente à realização das provas académicas de doutoramento, agregação e outras que lhe sejam atribuídas;

j) Garantir a emissão dos diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, carta doutorais e cartas de agregação;

k) Receber os pedidos de reconhecimento de graus e diplomas estrangeiros e organizar a sua tramitação até à comunicação da decisão;

l) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 14.º

Unidade de Atendimento

1 - A Unidade de Atendimento exerce as suas competências no domínio da interface dos estudantes, candidatos e outras entidades com o Serviço de Gestão Académica, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, cabendo-lhe designadamente:

a) Garantir um atendimento personalizado, presencial e telefónico;

b) Organizar e gerir a receção aos estudantes colocados através do Concurso Nacional de Acesso, de modo a possibilitar a sua matrícula e inscrição em frequência em cada uma das fases do concurso;

c) Receber e encaminhar para a área adequada do Serviço, a documentação e/ou requerimentos apresentados, designadamente aqueles que exijam Despacho superior ou não possam ser realizados nesta unidade;

d) Prestar todos os esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, propinas e emolumentos, candidaturas relativas à oferta formativa e através dos diversos regimes de acesso e ingresso, creditações, regimes especiais de frequência, prémios e bolsas de mérito da UC, documentos certificativos académicos (certidão, diploma, carta);

e) Emitir diplomas, certidões e declarações relativas a atos que constem do processo individual do estudante, em suporte de papel ou digital;

f) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

2 - A Unidade de Atendimento pode ser dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

SUBSECÇÃO III

Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente

Artigo 15.º

Competências

O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente exerce as suas competências no domínio da gestão e manutenção do edificado e da gestão da segurança e do ambiente, cabendo-lhe designadamente:

a) Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da UC;

b) Organizar, lançar e gerir as obras que a UC decida levar a efeito, quer de construção, quer de manutenção, reabilitação e requalificação;

c) Gerir os espaços e imóveis;

d) Assegurar a gestão ambiental e a eficiência energética;

e) Assegurar a gestão da segurança das instalações, espaços e equipamentos, nas suas diversas vertentes;

f) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão do edificado, segurança e ambiente, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 16.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão do Edificado, Segurança e Ambiente compreende as seguintes Divisões:

a) Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios;

b) Divisão de Segurança e Ambiente.

Artigo 17.º

Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios

A Divisão de Manutenção e Reabilitação de Edifícios exerce as suas competências nos domínios da promoção, desenvolvimento, acompanhamento e fiscalização das ações técnicas em novos edifícios, e as atividades de gestão da manutenção e reabilitação dos edifícios existentes, cabendo-lhe designadamente:

a) Centralizar, atualizar e disponibilizar informação técnica sobre cada um dos edifícios da UC;

b) Elaborar procedimentos e definir metodologias de manutenção preventiva de edifícios;

c) Apoiar a programação das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos;

d) Planear e apoiar a gestão das intervenções de manutenção dos edifícios e equipamentos, de modo a garantir a melhoria do seu desempenho e a relação com os seus utentes, e prolongamento da sua vida útil;

e) Centralizar e gerir a informação sobre a manutenção de edifícios e equipamentos;

f) Manter atualizado o cadastro de edifícios e equipamentos;

g) Assegurar a realização das ações necessárias à execução de estudos, projetos e lançamento de obras;

h) Coordenar a aquisição, instalação e manutenção de equipamentos técnicos, em particular os de caráter fixo, de modo a garantir a melhoria da sua eficiência;

i) Acompanhar os processos de intervenção ao nível do património histórico e arquitetónico, seja de obra, seja em trabalhos de outra natureza;

j) Apoiar a gestão de espaços e imóveis numa perspetiva de otimização da sua ocupação e utilização, em especial nos espaços de utilização comum;

k) Elaborar e/ou rever projetos de reabilitação e ou de requalificação de edifícios;

l) Organizar tecnicamente os processos de empreitada e os processos de aquisição de bens ou de aquisição de serviços;

m) Gerir e fiscalizar processos de empreitada e aquisição de bens e serviços;

n) Gerir os serviços externos associados a estudos, projetos e empreitadas;

o) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 18.º

Divisão de Segurança e Ambiente

A Divisão de Segurança e Ambiente exerce as suas competências nos domínios da implementação de medidas relativas às instalações e equipamentos, reforçando a sua segurança e a melhoria do desempenho ambiental, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a implementação de medidas de prevenção relativas às instalações, locais e equipamentos;

b) Promover e coordenar as diferentes medidas e atividades decorrentes do plano geral de reforço da segurança nas suas vertentes de segurança contra incêndio e intrusão;

c) Elaborar, adaptar e atualizar os Planos de Segurança contra incêndio;

d) Garantir a operacionalidade, sustentabilidade e segurança das instalações;

e) Realizar estudos de segurança contra intrusão e de controlo de acessos a edifícios;

f) Gerir a atividade de segurança prestada por empresas externas;

g) Preparar o plano de gestão ambiental e de eficiência energética e respetivos programas integrados;

h) Promover ações tendentes à adequada gestão de resíduos e emissões;

i) Promover o alargamento da recolha separada de resíduos;

j) Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos designadamente de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;

k) Coadjuvar a Divisão de Compras e Aprovisionamento na prospeção dos mercados das fontes de energia, tendo em vista a obtenção das melhores condições de aquisição;

l) Aprofundar a recolha de dados relativos aos efluentes laboratoriais, apoiando a implementação de medidas com vista à sua recolha e reencaminhamento para neutralização e reciclagem;

m) Apoiar as Unidades Orgânicas no desenvolvimento de processo com vista à realização de auditoria de certificação energética e de qualidade de ar interior;

n) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

SUBSECÇÃO IV

Serviço de Gestão Financeira

Artigo 19.º

Competências

O Serviço de Gestão Financeira exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial, orçamental, do aprovisionamento e de controlo interno, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida, cabendo-lhe designadamente:

a) Elaborar e acompanhar a execução do orçamento e efetuar a sua monitorização periódica;

b) Elaborar relatórios financeiros e assegurar os trabalhos conducentes à prestação de contas individuais e consolidadas do grupo UC;

c) Assegurar a gestão da receita, despesa e tesouraria;

d) Assegurar o planeamento e a gestão de compras, de contratos de fornecimento, de aprovisionamento, de stocks, o inventário e o arquivo financeiro;

e) Elaborar planos de compras conjuntas na sequência da identificação de necessidades comuns de aquisição de bens e serviços;

f) Gerir os contratos de fornecimento, de prestação de serviços e de aprovisionamento, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais;

g) Assegurar a confirmação da entrega dos bens e da prestação dos serviços;

h) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão financeira, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 20.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão Financeira é composto por:

a) Divisão de Contabilidade Financeira;

b) Divisão de Orçamento e Conta;

c) Divisão de Compras e Aprovisionamento;

d) Unidade de Tesouraria;

e) Unidade de Arquivo.

Artigo 21.º

Divisão de Contabilidade Financeira

A Divisão de Contabilidade Financeira exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro no âmbito da gestão da receita, da despesa e dos assuntos fiscais, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, cabendo-lhe designadamente:

a) Criar e manter a estrutura do plano de contas;

b) Assegurar o tratamento contabilístico da receita e da despesa através da aplicação das políticas contabilísticas e de relato financeiro;

c) Proceder à liquidação dos processos de despesa, submetê-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;

d) Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio e fundos fixos;

e) Gerir a relação financeira entre a UC e os clientes;

f) Garantir o planeamento da faturação e proceder à emissão de faturas ou documentos equivalentes;

g) Controlar os créditos e gerir os processos de cobrança;

h) Propor, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de gestão da receita e da despesa;

i) Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;

j) Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas, o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier fiscal;

k) Efetuar lançamentos de final de exercício para encerramento de contas individuais e consolidadas;

l) Assegurar a inventariação dos bens móveis e imóveis, a manutenção e atualização do registo contabilístico;

m) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 22.º

Divisão de Orçamento e Conta

A Divisão de Orçamento e Conta exerce as suas competências nos domínios da gestão orçamental, da informação financeira e relato, individual e consolidado, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, cabendo-lhe designadamente:

a) Criar e manter atualizada uma estrutura de orçamentos estruturais e de desenvolvimento, adaptada aos diversos níveis de decisão e de gestão;

b) Prestar apoio especializado na elaboração e validação do projeto de orçamento de gestão, dando expressão financeira ao plano de atividades, e elaborar o projeto de orçamento por naturezas e elaboração do modelo de distribuição interna de orçamento;

c) Gerir administrativamente os orçamentos, nomeadamente a inscrição, alterações, transferências internas e externas, cativos e reservas;

d) Elaborar as solicitações de transferência de fundos, bem como reportar a informação intercalar e final de execução orçamental;

e) Gerir o orçamento de tesouraria bem como os influxos e exfluxos do Fundo de Tesouraria;

f) Assegurar o desenvolvimento de um sistema de apuramento dos resultados totais das atividades, nomeadamente para a prestação de contas, para a emissão de cotações e para fundamentar o cálculo de preços, taxas e propinas;

g) Efetuar a avaliação económica e financeira de atividades e a produção de informação para apoio à tomada da decisão de gestão, visando a racionalização, transferência de boas práticas e reforço do controlo interno;

h) Elaborar e garantir a entrega dos documentos de prestação de contas individuais da UC e consolidadas do grupo público UC;

i) Preparar e acompanhar as auditorias de controlo interno e externo realizadas na UC e coordenar a implementação de recomendações;

j) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 23.º

Divisão de Compras e Aprovisionamento

A Divisão de Compras e Aprovisionamento exerce as suas competências nos domínios da aplicação das políticas de planeamento e gestão de compras, de contratos de fornecimento e de aprovisionamento e de stocks, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política de gestão definida para o Serviço de Gestão Financeira, cabendo-lhe designadamente:

a) (Revogada.)

b) Elaborar, organizar e conduzir todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos pré-contratuais e contratuais;

c) (Revogada.)

d) (Revogada.)

f) Assegurar a avaliação de fornecedores;

g) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 24.º

Unidade de Tesouraria

A Unidade de Tesouraria exerce as suas competências nos domínios da gestão da tesouraria, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar o recebimento das entregas efetuadas pelos estudantes, utentes, clientes e outras entidades, a conferência e o controlo interno, na área das disponibilidades, dos centros de atendimento desconcentrados;

b) Emitir recibos referentes a receita cobrada;

c) Emitir e entregar os meios de pagamento bem como garantir a conclusão de processos de despesa;

d) Garantir o depósito de valores em conta bancária;

e) Assegurar a custódia dos excedentes e disponibilidades de tesouraria e coordenar a gestão da sua aplicação;

f) Produzir, atualizar e promover a divulgação da informação relativa a normas de cobrança de valores;

g) Gerir a relação financeira com os alunos e fornecedores;

h) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 25.º

Unidade de Arquivo

A Unidade de Arquivo exerce competências no domínio da gestão do arquivo financeiro, cabendo-lhe designadamente:

a) Organizar e manter o arquivo de documentação financeira;

b) Assegurar a custódia dos documentos financeiros e satisfazer pedidos de consulta de documentos;

c) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

SUBSECÇÃO V

Serviço de Gestão de Recursos Humanos

Artigo 26.º

Competências

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce as suas competências no domínio da gestão de recursos humanos, garantindo a manutenção de condições para um desenvolvimento profissional e pessoal contínuo que vise elevados níveis de motivação e satisfação dos trabalhadores, essenciais para que toda a atividade da UC decorra com a eficiência e a eficácia desejadas, cabendo-lhe designadamente:

a) Participar na definição da estratégia de recursos humanos e assegurar a respetiva implementação;

b) Organizar e manter atualizado um sistema de comunicação e de informação tendente à caracterização permanente dos recursos humanos e à produção de indicadores de gestão;

c) Elaborar e gerir de forma integrada o mapa de pessoal;

d) Assegurar a gestão do vínculo de emprego dos trabalhadores, incluindo os procedimentos concursais, a contratação e a renovação de contratos, a avaliação do desempenho, a mobilidade e a cessação de funções;

e) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente do processamento de remunerações e demais abonos e descontos, dos benefícios sociais dos trabalhadores, das declarações de rendimentos, da realização do trabalho suplementar, do controlo da assiduidade, das deslocações em serviço e dos processos individuais;

f) Propor e desenvolver a política da formação, com vista a garantir a valorização e desenvolvimento profissional dos trabalhadores, incluindo a identificação de necessidades de formação, o planeamento, gestão e avaliação do programa anual de formação e a preparação de eventuais candidaturas a apoios externos no domínio da formação;

g) Coordenar as ações de acolhimento de novos trabalhadores, assegurando a sua integração na cultura, natureza e objetivos da instituição;

h) Assegurar a disponibilização de canais de comunicação privilegiados com os interlocutores do serviço de gestão de recursos humanos, mantendo e gerindo a Unidade de Atendimento;

i) Garantir a gestão, preparação e disponibilização de informação legalmente exigida, em matéria de recursos humanos, bem como de toda a informação de apoio à gestão;

j) Assegurar a prestação de informação técnica no âmbito da sua área de atuação, bem como exercer as demais competências previstas na lei em matéria de política e gestão de recursos humanos;

k) Emitir declarações, certidões, notas biográficas e outros documentos, requeridos pelos interessados e exigidos por lei;

l) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão de recursos humanos, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 27.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos é composto por:

a) Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos;

b) Divisão de Processamento de Remunerações;

c) Unidade de atendimento e arquivo.

Artigo 28.º

Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos

A Divisão de Recrutamento e Gestão de Contratos, na execução da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, exerce as suas competências no domínio do recrutamento, da gestão do vínculo de emprego dos trabalhadores e da gestão dos contratos de bolsa, competindo-lhe designadamente:

a) Instruir e gerir procedimentos de recrutamento e seleção de trabalhadores, dirigentes e bolseiros;

b) Instruir e gerir procedimentos de nomeação e posse dos órgãos de governo e de gestão;

c) Instruir e gerir procedimentos de designação, renovação e cessação de comissões de serviço de pessoal dirigente;

d) Instruir e gerir procedimentos de contratação, renovação e cessação de contratos de trabalhadores e bolseiros;

e) Instruir e gerir os procedimentos de celebração de contratos emprego-inserção e instrumentos de idêntica natureza;

f) Instruir e gerir procedimentos de avaliação do período experimental;

g) Gerir os procedimentos de avaliação do desempenho, assegurando o apoio necessário aos intervenientes no processo de avaliação e à constituição e funcionamento dos órgãos legalmente previstos, elaborando e disponibilizando toda a informação relevante, designadamente relatórios e demais mapas resumo dos ciclos de avaliação;

h) Instruir e gerir os procedimentos de mobilidade, de cedência de interesse público e de reafectação de trabalhadores;

i) Instruir e gerir os procedimentos de dispensas de serviço, de equiparações a bolseiro e de suspensões de contratos;

j) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 29.º

Divisão de Processamento de Remunerações

A Divisão de Processamento de Remunerações, na execução da política de gestão definida para o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, exerce as suas competências nos domínios da gestão administrativa e financeira de recursos humanos, competindo-lhe designadamente:

a) Assegurar o processamento de remunerações, demais abonos e descontos, bem como as operações necessárias ao cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;

b) Instruir, gerir e assegurar os procedimentos relativos a colaborações docentes e acumulações de funções de trabalhadores e bolseiros, bem como o respetivo processamento;

c) Instruir os procedimentos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;

d) Gerir os procedimentos de reposicionamento remuneratório dos trabalhadores, verificando o cumprimento dos requisitos legais para o efeito;

e) Gerir os horários de trabalho, as férias e a assiduidade dos trabalhadores e assegurar a respetiva integração no processamento;

f) Instruir os procedimentos de submissão a juntas médicas e de aposentação;

g) Instruir e gerir os procedimentos de prestação de trabalho suplementar e de concessão de estatuto de trabalhador-estudante;

h) Instruir e gerir os procedimentos relativos a deslocações em serviço e respetivo processamento;

i) Colaborar na instrução dos processos de acidentes de trabalho e de doenças profissionais;

j) Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos sistemas de informação;

k) Verificação do cumprimento do regime de exclusividade dos trabalhadores e bolseiros;

l) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 30.º

Unidade de atendimento e arquivo

1 - A Unidade de Atendimento exerce as suas competências no domínio da interface dos trabalhadores e bolseiros com o Serviço de Gestão de Recursos Humanos, numa lógica de proximidade com os seus interlocutores, cabendo-lhe designadamente:

a) Assegurar o atendimento dos clientes do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, de forma presencial;

b) Garantir a atualização e o desenvolvimento dos conteúdos constantes das páginas Web no âmbito do Serviço de Gestão de Recursos Humanos;

c) Organizar e manter o arquivo de documentação em matéria de recursos humanos;

d) Garantir a atualização permanente dos dados de cadastro individual nos processos individuais dos trabalhadores em arquivo;

e) Assegurar a custódia dos documentos e satisfazer pedidos de consulta de documentos; f) desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

2 - A Unidade de Atendimento pode ser dirigida por um coordenador de unidade, cargo de direção intermédia de terceiro grau.

SUBSECÇÃO VI

Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação

Artigo 31.º

Competências

O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação exerce as suas competências no domínio da conceção e planeamento das aplicações informáticas, das comunicações, da infraestrutura de rede, de servidores e de bases de dados e da assessoria técnica à tomada de decisão naqueles domínios, bem como no apoio aos utilizadores, cabendo-lhe designadamente:

a) Apoiar a definição das políticas e estratégias para a área das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC);

b) Apoiar a conceção e acompanhar projetos estratégicos na área das TIC;

c) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades relativas às TIC e realizar auditorias de segurança;

d) Executar as políticas, estratégias e projetos definidos, gerir e operar as infraestruturas bem como suportar e prestar serviços aos utilizadores na área das TIC;

e) Desenvolver as demais atividades que, no domínio da gestão de sistemas e infraestruturas de informação e comunicação, lhe sejam cometidas pela Administração.

Artigo 32.º

Estrutura orgânica do serviço

O Serviço de Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação compreende as seguintes Divisões:

a) Divisão de Infraestruturas de Tecnologias da Informação e Comunicação;

b) Divisão de Sistemas de Informação.

Artigo 33.º

Divisão de Infraestruturas de TIC

A Divisão de Infraestruturas de TIC exerce as suas competências nos domínios da operação e manutenção da rede informática, a instalação de sistemas informáticos e respetivos sistemas complementares de apoio e, ainda, a operação e gestão dos serviços de rede, compreendendo as seguintes áreas técnicas:

a) Área de Rede, responsável pelas infraestruturas do núcleo e distribuição da rede da UC, assim como das redes de acesso sem fios e cabladas, bem como a implementação das políticas de endereçamento e encaminhamento de tráfego, e a gestão de equipamentos ativos e passivos da rede;

b) Área de Instalações, responsável pelas infraestruturas físicas de suporte às áreas técnicas designadamente equipamentos de climatização, alimentação elétrica, deteção e extinção de incêndios, controlo de acesso, unidades de alimentação ininterrupta, bem como as operações de montagem de equipamentos, instalação e configuração de hardware e sistema de operação;

c) Área de Serviços de Rede, responsável pela gestão e operação dos serviços Internet com características de infraestrutura de suporte aos serviços aplicacionais, tais como DNS, NTP, DHCP, autenticação, correio eletrónico, distribuição de software e monitorização, serviços multimédia de voz e videoconferência;

d) Área de Segurança, à qual compete a gestão e operação de firewalls, sistemas de antivírus e anti-SPAM, salvaguarda e reposição de dados, assim como as atividades de reporte e investigação de incidentes;

e) Área de suporte, à qual cabe a responsabilidade do serviço de suporte ao funcionamento da rede e serviços, incluindo a coordenação das equipas de helpdesk e de intervenção para apoio local, bem como as atividades de gestão de documentação e fornecimento de informação para a gestão;

f) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.

Artigo 34.º

Divisão de Sistemas de Informação

A Divisão de Sistemas de Informação exerce as suas competências nos domínios da operação e manutenção de aplicações informáticas de uso geral, bem como de aplicações informáticas de gestão académica, de gestão financeira e de gestão de recursos humanos, compreendendo as seguintes áreas técnicas:

a) Área de aplicações de uso geral, responsável pela gestão e operação de aplicações de rede orientadas para públicos internos ou externos, designadamente o serviço de alojamento web, aplicações de inventário, de trouble-tickets e de produção de inquéritos, bem como desenvolvimento para suporte à implementação pontual de serviços aplicacionais;

b) Área de gestão académica, responsável pela gestão e operação de aplicações de suporte à área académica;

c) Área financeira e de recursos humanos, responsável pela gestão e operação do ERP e outras aplicações de suporte às áreas financeira e de recursos humanos;

d) Desenvolver outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção de Serviço.