Sumário: Regulamento do Arquivo do Município de Viseu.
Regulamento do Arquivo do Município de Viseu
Preâmbulo
Considerando que o atual Regulamento da Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal de Viseu prevê que, no desempenho das suas atribuições e competências, os Serviços Municipais funcionarão subordinados aos princípios de eficácia; planeamento; coordenação e cooperação; controlo e responsabilização; qualidade, inovação e modernização e gestão por objetivos;
Atendendo a que a atual estrutura orgânica prevê o Serviço de Arquivo como uma Unidade Orgânica de 3.º grau, adiante designada por Arquivo;
Tendo em atenção que importa regulamentar, disciplinar e normalizar o funcionamento do Arquivo, assim como criar condições para uma rigorosa gestão e política arquivística;
Reconhecendo-se a necessidade de uniformizar o processo de avaliação, seleção e eliminação da documentação e criar condições para a proteção do património arquivístico do Município;
Reconhecendo-se a necessidade de ter um instrumento que defina e formalize os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, tratamento, conservação, acesso e comunicação da documentação custodiada;
A Câmara Municipal de Viseu, com base nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e na alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, e, bem assim, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, e as disposições da Portaria 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria 1253/2009 de 14 de outubro, elaborou e submeteu à aprovação da Assembleia Municipal, em 12 de junho de 2020 e 26 de junho de 2020, respetivamente, o presente Regulamento, com prévia discussão pública, por período de 30 dias, publicitado no sitio institucional do Município de Viseu, nos locais de estilo e na 2.ª série do Diário da República n.º 41, de 27 de fevereiro - Aviso 3389/2020 - , não tendo sido apresentadas quaisquer sugestões.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente Regulamento é elaborado nos termos e com fundamento nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, considerando-se, ainda, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, as disposições da Portaria 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria 1253/2009 de 14 de outubro, e por fim, o artigo 9.º da Lei 31/2019, de 03 de maio.
Artigo 2.º
O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento do Arquivo, o qual é constituído pela documentação de natureza informativa, administrativa e histórica (independentemente do tipo de suporte ou formato) produzida e recebida pela Autarquia, ao longo da sua existência e no âmbito das suas atribuições e competências.
Artigo 3.º
Constituição
O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes Órgãos e Serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal, a qual se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4.º
Competências
1 - São competências do Arquivo:
a) Garantir a gestão do Arquivo;
b) Promover o acesso (interno e externo) célere, eficaz, transparente e imparcial à documentação, de acordo com as normas internas existentes e a legislação em vigor;
c) Elaborar instrumentos de descrição e pesquisa para assegurar o acesso e comunicação da documentação;
d) Promover e colaborar na uniformização dos procedimentos nos vários Serviços, nomeadamente no que respeita à definição dos circuitos documentais, na elaboração do plano de classificação e na escolha de materiais de suporte;
e) Colaborar com os responsáveis pela gestão do Sistema de Gestão Documental na elaboração de um plano de preservação digital;
f) Propor a utilização de materiais de suporte, acondicionamento e instalação;
g) Superintender os trabalhos de recolha, tratamento, classificação, guarda e conservação de documentos;
h) Regulamentar o serviço de Arquivo;
i) Promover ações de divulgação;
j) Promover a modernização administrativa no serviço de Arquivo.
2 - As competências atribuídas no presente Regulamento ao Presidente da Câmara são suscetíveis de delegação na respetiva vereação.
CAPÍTULO II
Recolha e remessa de documentos
Artigo 5.º
Deveres dos Órgãos e Serviços Municipais
1 - Decorridos os prazos de conservação administrativa previstos na legislação em vigor (adiante designada por Portaria), a documentação com reduzida taxa de utilização e considerada finda deverá ser remetida para o Arquivo, nas condições estipuladas no artigo 7.º do presente Regulamento.
2 - Os prazos de conservação administrativa são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
Artigo 6.º
Integridade documental
1 - As remessas de documentação não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos devem ser devidamente ordenados, numerados e rubricados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo Serviço.
Artigo 7.º
Condições
1 - As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 - A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
b) Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 - Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
a) Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
b) Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
c) Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
d) Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
e) Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
4 - Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
5 - Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 - A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
7 - O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
8 - Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
9 - A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interservicos.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
A documentação é obrigatoriamente acompanhada de um auto de entrega e de uma guia de remessa contendo os elementos informativos previstos na Portaria.
Artigo 9.º
Recusa
O Arquivo poderá recusar as remessas de documentação que não cumpram os requisitos estabelecidos nos artigos 7.º e 8.º
Artigo 10.º
Requisições internas
1 - As requisições de documentação dos Órgãos ou Serviços Municipais deverão ser feitas em formulário próprio, disponibilizado pelo Serviço, e enviadas através do Sistema de Gestão documental, de modo a facilitar o respetivo controlo.
2 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão.
CAPÍTULO III
Da avaliação, seleção e eliminação
Artigo 11.º
Comissão Consultiva
1 - O processo de avaliação dos documentos em arquivo tem por objeto a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa.
2 - Com o objetivo de avaliar o interesse da documentação produzida e recebida pela Autarquia será criada uma Comissão Consultiva constituída pelo responsável do Arquivo, por um técnico superior com formação jurídica e pelo responsável de cada unidade orgânica, cuja documentação é objeto de avaliação, designados para o efeito pelo Presidente da Câmara.
Artigo 12.º
Competências da Comissão Consultiva
Compete à Comissão Consultiva definir o interesse administrativo e histórico da documentação que é produzida pela Autarquia, que não esteja abrangida pela Portaria, ou que, tendo ultrapassado o prazo legal de conservação, se considere necessária a sua preservação ou eliminação.
Artigo 13.º
Seleção
1 - A seleção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efetuada pelo Arquivo, de acordo com a legislação em vigor e, se for o caso, com as orientações recebidas da Comissão Consultiva, a que se refere o artigo anterior.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
Artigo 14.º
Eliminação
1 - Compete ao Arquivo propor, depois de ouvida a Comissão Consultiva, a eliminação da documentação produzida ou recebida pelos diversos órgãos e serviços municipais, de acordo com as normas previstas na Portaria.
2 - A eliminação da documentação que não esteja contemplada na tabela de seleção carece de autorização da DGLAB.
Artigo 15.º
Processo de Eliminação
1 - A decisão sobre o processo de eliminação deverá atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
2 - A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua leitura e reconstituição.
Artigo 16.º
Formalidades da Eliminação
1 - No ato da eliminação é lavrado um auto do qual constará a lista dos documentos a eliminar e a identificação do serviço de proveniência.
2 - O auto de eliminação é preenchido de acordo com o previsto na Portaria e dele constam as assinaturas do Presidente da Câmara, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa, e do responsável pelo Arquivo.
CAPÍTULO IV
Tratamento e Instrumentos de Pesquisa
Artigo 17.º
Tratamento Arquivístico
1 - O Arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes Serviços Municipais, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O Arquivo procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
CAPÍTULO V
Conservação
Artigo 18.º
Acondicionamento e manutenção das espécies depositadas
1 - Compete, ao Arquivo, zelar pela conservação física dos documentos arquivados, através das seguintes medidas:
a) Responder a imperativos de segurança, salubridade e condições climáticas;
b) Identificar e enviar para restauro e reencadernação as espécies danificadas;
c) Promover a cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
2 - A limpeza dos depósitos de arquivo, das estantes e dos documentos far-se-á de acordo com as seguintes normas:
a) Limpeza dos depósitos de arquivo - não devem ser utilizados detergentes, cera ou outros materiais inflamáveis; deve-se utilizar um pano húmido com um produto neutro e inodoro para limpeza do pavimento; não se deve arrumar no Arquivo outros materiais que a ele não pertençam.
b) Limpeza das estantes - devem ser limpas com um pano húmido com uma mistura de álcool (duas partes de água e uma parte de álcool).
c) Limpeza dos documentos - os documentos devem ser limpos, sistematicamente, através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado, sem prejuízo da utilização e adoção de outros métodos e materiais de higienização, consoante a tipologia dos documentos e a evolução técnico-científica.
CAPÍTULO VI
Incorporação de outros fundos
Artigo 19.º
Incorporação de outros fundos
A Câmara Municipal de Viseu, através do Arquivo, pode incorporar, por compra, doação ou depósito, fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o concelho.
CAPÍTULO VII
Direito de Acesso
Artigo 20.º
Informações sobre a disponibilidade do Serviço
Sem prejuízo de alteração por despacho do Sr. Presidente da Câmara, o Arquivo tem os seguintes horários:
a) Horário do serviço de atendimento e de consulta: terças, quartas e sextas-feiras das 9h00 às 12h00 e das 14h00 às 16.00, segundas e quintas-feiras das 14h00 às 16h00.
b) Horário de funcionamento do Arquivo: dias úteis, das 09h00 às 12h30 e das 14h00 às 17h30.
Artigo 21.º
Direito de Acesso
1 - O direito de acesso aos documentos administrativos compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo, mediante o preenchimento do respetivo requerimento, conforme modelo anexo a este Regulamento (anexo 1).
2 - O acesso aos documentos administrativos é regulado pelo Regime de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e de Reutilização dos Documentos Administrativos, Regulamento Geral de Proteção de Dados e Regime dos Arquivos e do Património Arquivístico.
Artigo 22.º
Forma de Acesso
1 - O acesso aos documentos administrativos exerce-se através dos seguintes meios, conforme opção do requerente:
a) Consulta gratuita, efetuada nos serviços que os detêm;
b) Reprodução por fotocópia;
c) Certidão.
2 - A reprodução de documentos está sujeita ao pagamento das taxas previstas no Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças e Outras Receitas do Município de Viseu.
Artigo 23.º
Obrigação dos utilizadores
1 - Todo o Utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo deverá fornecer, gratuitamente, uma cópia dos respetivos estudos, bem como referenciar neles os documentos consultados.
2 - No Arquivo, é expressamente proibido:
a) Praticar atos que perturbem o normal funcionamento do Serviço;
b) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo, danificar os documentos;
c) Fumar dentro das instalações do Arquivo;
d) Comer ou beber na sala de consulta;
e) Fazer sair, das instalações, qualquer documento do Arquivo.
3 - O utilizador que não cumprir as disposições enumeradas no número anterior, é convidado a sair das instalações do Arquivo e, dependendo da infração, ficará sujeito às sanções previstas na lei.
CAPÍTULO VIII
Utilização de dispositivos digitais de uso pessoal
Artigo 24.º
Utilização de dispositivos móveis
1 - É permitida a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal no Arquivo, como computadores portáteis, tablets, suportes de armazenamento de dados, leitores e auscultadores de reprodução áudio, telemóveis digitais e câmaras fotográficas digitais, nos termos do presente regulamento e da legislação em vigor.
2 - A utilização dos referidos dispositivos, alvo de registo conforme anexo I, é unicamente permitida na sala/espaço de leitura/consulta.
3 - O Arquivo reserva-se no direito de, em função do índice de degradação das espécies documentais e das necessidades decorrentes de conservação e restauro dos documentos, impor restrições ao uso de dispositivos móveis, bem como nos casos em que os documentos a reproduzir são facultados em repositório digital de acesso gratuito.
4 - De modo a não perturbar os serviços e demais utilizadores, os dispositivos móveis apenas poderão ser utilizados nas suas funções silenciosas.
Artigo 25.º
Reprodução digital de documentos
1 - Sem prejuízo da existência de supervisão, a reprodução digital de documentos está sujeita às regras de manuseamento e preservação dos mesmos em uso no Arquivo, não podendo ser, designadamente, desmembrados, desordenados, dobrados, vincados, forçada a abertura ou planificação.
2 - Não é permitida a reprodução digital com recurso a flash, a tripés ou tipo de acessório análogo e de iluminação específica, assim como a alimentação dos respetivos equipamentos de reprodução.
Artigo 26.º
Utilização de imagens e reproduções digitais
1 - Sem prejuízo das utilizações livres previstas no Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos e demais legislação aplicável, as imagens e reproduções digitais obtidas pelo utilizador são exclusivamente utilizadas para uso privado, excluindo-se qualquer outra forma de utilização de obras, nomeadamente a sua disponibilização pública ou comercialização, exceto quando obtida autorização do titular dos referidos direitos, sob pena da sua responsabilização individual.
2 - Nos termos do anexo I, o utilizador toma conhecimento e aceita as normas relativas à proteção dos direitos de autor, à legislação sobre arquivos e acesso a documentos administrativos, bem como a relativa à proteção de dados.
3 - O Arquivo Municipal limita-se a facultar o acesso ao público dos seus acervos arquivísticos, eximindo-se de qualquer responsabilidade pela utilização indevida de imagens e reproduções digitais em violação do disposto nos números anteriores.
CAPÍTULO IX
Pessoal - Responsabilidade e Competências
Artigo 27.º
Responsabilidade técnica
Ao técnico responsável pelo Arquivo compete, no âmbito das suas funções:
a) O cumprimento deste regulamento;
b) Apresentar o relatório e o plano anual de atividades;
c) Coordenar o trabalho desenvolvido pelos trabalhadores do Arquivo;
d) Providenciar a segurança, o acesso e a comunicação dos fundos documentais existentes no Arquivo;
e) Promover a elaboração de instrumentos de pesquisa;
f) Orientar a organização documental e o tratamento arquivístico.
Artigo 28.º
Competências dos trabalhadores
Compete aos trabalhadores do Arquivo, consoante a sua formação técnico-profissional e sob orientação do responsável:
a) Receber, conferir, registar, ordenar e arquivar os processos enviados pelos serviços municipais;
b) Manter e atualizar os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários);
c) Zelar pela conservação da documentação;
d) Elaborar pequenos restauros;
e) Executar tarefas relacionadas com os pedidos de anexação, reprodução e consulta de documentação;
f) Superintender o serviço de consulta;
g) Executar outras tarefas inerentes ao serviço de Arquivo.
CAPÍTULO X
Disposições finais
Artigo 29.º
Casos omissos
As dúvidas ou casos omissos deste Regulamento serão resolvidos, com prévio parecer técnico do Arquivo, pelo Presidente da Câmara ou em quem a competência for delegada.
Artigo 30.º
Revisão e adaptação de formulários
1 - O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo.
2 - O formulário anexo ao presente Regulamento e que dele faz parte integrante pode, designadamente por motivos informáticos, operacionais ou de conformação legal, a todo o tempo, ser alterado mediante despacho do Presidente da Câmara.
Artigo 31.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação na 2.ª série do Diário da República.
27 de julho de 2020. - A Vice-Presidente, Maria da Conceição Rodrigues de Azevedo.
ANEXO 1
(ver documento original)
313436948
