Sumário: Regulamento de Gestão do Fundo de Maneio dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra.
Nota justificativa
Na gestão dos serviços públicos, e em particular das Instituições de Ensino Superior, podem surgir despesas urgentes, inadiáveis e de pequeno montante. O tempo, modo e lugar da exigibilidade da realização da despesa e o seu pagamento, pode tornar-se incompatível com o procedimento administrativo comum existente nos SASUC.
A possibilidade de constituição e realização de despesas por conta de fundo de maneio está prevista no artigo 32.º do Decreto-Lei 155/92, de 28 de julho (Regime da Administração Financeira do Estado), e nos termos a definir anualmente pelo decreto-lei de execução orçamental. O mesmo diploma refere, ainda, que para efeitos de controlo, o Órgão de Gestão deve aprovar um regulamento que estabeleça a constituição e regularização dos fundos de maneio.
Com o presente regulamento pretende-se estabelecer as normas de gestão aplicáveis a todos os atos e formalismos específicos inerentes à tramitação dos procedimentos gestão de Fundo de Maneio (FM), por parte dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra (SASUC), abordando as disposições e as responsabilidades dos intervenientes na sua gestão.
Mais especificamente, o presente regulamento determina os procedimentos de constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio nos SASUC, para além dos titulares e valores máximos a atribuir, a natureza das despesas e valores máximos a pagar, a afetação nas rubricas da classificação económica e os fluxos de constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio.
Assim, nos termos da alínea a) do n.º 3 do artigo 5.º do Regulamento Geral dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Regulamento 61/2012, de 17 de fevereiro, com as alterações introduzidas pela Regulamento 281/2017, de 24/05, o Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra aprova o "Regulamento de Gestão do Fundo de Maneio nos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra", aplicando-se a todos os FM constituídos nos SASUC para períodos com início no dia seguinte à data de publicação do presente regulamento no Diário da República.
Regulamento de Gestão do Fundo de Maneio nos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra
Artigo 1.º
Objeto e âmbito de aplicação
1 - O presente documento estabelece as regras e princípios para a Gestão de Fundos de Maneio (FM) nos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra (SASUC), sendo aplicável a todas as unidades, dirigentes e trabalhadores dos SASUC.
2 - A gestão do FM consiste na constituição, utilização, reconstituição e reposição de fundos por parte dos responsáveis autorizados para a sua utilização, de acordo com os procedimentos e instrumentos integrados no sistema de gestão dos SASUC.
Artigo 2.º
Enquadramento legal
A possibilidade de realização de despesas por conta de fundo de maneio está prevista no artigo 32.º do Decreto-Lei 155/92, de 28 de julho (Regime da Administração Financeira do Estado), e nos termos a definir anualmente pelo decreto-lei de execução orçamental.
Artigo 3.º
Fundo de Maneio
1 - O FM consiste num montante de caixa ou equivalente de caixa, correspondendo assim a uma dotação orçamental, que se destina exclusivamente para fazer face a necessidades imediatas, inadiáveis e não antecipáveis, de baixo valor;
2 - A realização de despesas através do FM é efetuada sem prejuízo do cumprimento das demais regras de realização de despesa pública e do cumprimento dos princípios de conformidade legal, economia e eficiência da despesa pública.
3 - A aquisição de bens e serviços através de FM encontra-se sujeita à Parte II do Código dos Contratos Públicos.
4 - Os FM são nominais e anuais, sendo constituídos em cada ano económico e caducam com a sua liquidação.
Artigo 4.º
Constituição do Fundo de Maneio
1 - O FM é constituído por deliberação do Conselho de Gestão dos SASUC, sob proposta do dirigente da unidade orgânica ao qual é afeto, nos termos dos números seguintes.
2 - O pedido de constituição de FM é efetuado através do preenchimento do modelo constante do Anexo I, junto da Divisão Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos (DAFRH), devendo dele constar os seguintes elementos:
a) Fundamentação e descrição da necessidade de criação do FM;
b) Orçamento que suporta o FM, com confirmação do responsável pela gestão do orçamento;
c) Identificação do responsável pelo FM, que corresponde à pessoa que responderá pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização e pagamento de despesas através de FM e é direta e pessoalmente responsável pelas importâncias que lhe são confiadas;
d) Identificação do assistente do FM, que deverá ser um trabalhador que auxilia o responsável pelo FM na sua movimentação e prestação de contas e, para além do próprio, apenas este deve submeter pedidos à DAFRH neste âmbito;
e) Valor inicial do FM, que constitui o montante a entregar inicialmente a título de FM e configura o valor de referência em cada uma das reconstituições do mesmo ao longo do ano;
f) Valor anual do FM, que constitui o valor total do FM necessário para todo o ano económico. Caso o valor total dos pedidos de reconstituição de FM seja alcançado antes do final do ano, o responsável do FM terá de solicitar um pedido de reforço de FM, a autorizar pelo Conselho de Gestão;
g) Forma de constituição do FM, sendo que o FM pode ser constituído sob a forma de numerário, de conta de depósitos à ordem aberta em instituição bancária e titulada pelos SASUC, podendo ainda esta ter associado um cartão bancário de débito ou de crédito, ou ainda um Cartão Tesouro Português disponibilizado pela Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E. P. E., cujo plafond limite corresponde ao valor inicial do FM constituído.
3 - Apenas serão constituídos FM se o saldo orçamental da unidade orgânica ou serviço for suficiente e se todos os FM constituídos anteriormente se encontrarem devidamente regularizados.
4 - Com base nos pedidos recebidos, e após confirmação de que estes reúnem os requisitos para a constituição de FM, a DAFRH propõe a sua autorização, a deliberar em Conselho de Gestão.
5 - A autorização de constituição do FM pressupõe a atribuição da competência para a autorização da despesa ao responsável pela gestão do FM.
Artigo 5.º
Responsabilidade pelo Fundo de Maneio
1 - A movimentação e dever de prestação de contas relativas ao FM é da exclusiva competência do responsável constituído para o efeito, salvo em casos devidamente justificados, a responsabilidade e titularidade do FM é assumida pelo dirigente da unidade orgânica a favor da qual o mesmo é constituído.
2 - Sem prejuízo de outras competências previstas no presente regulamento, compete ao responsável do FM, a prática dos seguintes atos:
a) Realizar e pagar as despesas através do FM, devendo assegurar, a todo o tempo, que o montante acumulado das despesas realizadas ao abrigo do FM, independentemente do meio de pagamento adotado, não excede o montante global autorizado;
b) Manter um registo permanentemente atualizado das despesas realizadas ao abrigo do FM;
3 - O responsável do FM é direta e pessoalmente responsável pelo montante pecuniário que lhe é confiado, respondendo financeiramente nas situações de violação do presente regulamento.
4 - Sem prejuízo de outras competências previstas no presente regulamento, compete à Divisão Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos a prática dos seguintes atos:
a) A verificação e conferência dos documentos, procedendo ao respetivo reconhecimento contabilístico, nomeadamente quanto à sua afetação por rubricas de classificação económica de despesa segundo a sua natureza, às correspondentes rubricas da classificação económica, e imputação ao orçamento correspondente;
b) Assegurar que o montante global do FM cumpre os pressupostos e limites legais;
c) Proceder à reconstituição do FM de acordo com as respetivas necessidades após a entrega dos documentos justificativos das despesas do FM a reconstituir, e proceder à emissão do meio de pagamento de valor igual à despesa apresentada;
d) Manter um arquivo organizado das despesas efetuadas, onde se poderá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa.
Artigo 6.º
Despesas elegíveis em Fundo de Maneio
1 - O pagamento de qualquer despesa por recurso ao FM fica sujeito a uma clara justificação para a realização da mesma, e à respetiva autorização pelo dirigente da unidade orgânica quando diferente do Titular do FM.
2 - Para efeitos do disposto da alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º, entende-se por despesas de baixo valor aquelas cujo valor seja igual ou inferior a 200 euros (sem IVA), sem prejuízo dos limites legais previstos para a aquisição de serviços de alojamento e viagens, através de FM próprio.
3 - Para efeitos de determinação do valor previsto no número anterior, deve-se considerar integrado numa mesma despesa, o conjunto de despesas da mesma natureza (com a mesma classificação económica), realizadas com o mesmo fornecedor num intervalo de 30 dias consecutivos.
4 - As despesas realizadas e pagas através do FM, têm de ser enquadráveis nas rubricas de classificação económica e especificações que forem fixadas para cada ano económico através de Deliberação do Conselho de Gestão.
5 - Atendendo aos critérios de utilização de FM, excluem-se deste âmbito as seguintes despesas:
a) Aquisição de bens duradouros sujeitos a inventário, sem demonstração clara e inequívoca da vantagem da mesma;
b) Manutenção de equipamentos ou bens, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
c) Aquisição de bibliografia, salvo em casos devidamente justificados que configurem uma necessidade imediata;
d) Quotas;
e) Artigos para oferta, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
f) Aquisições de bens armazenáveis ou de economato, a menos que tal aquisição se fundamente na inexistência de tais bens em stock por parte da Administração;
g) Bens e serviços que se encontrem abrangidos por contratos de fornecimento contínuo, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada;
h) Aquisição de refeições, a menos que seja uma situação excecional devidamente fundamentada. A inclusão de despesas desta natureza implica que seja anexado ao pedido de reconstituição de fundo de maneio declaração assinada pelo responsável, atestando que não existe pedido de deslocação em serviço, de abono de bolsa diversa ou de compra para a mesma despesa, conforme previsto no Anexo IV;
i) Despesas inerentes a Deslocações em Serviço, salvo quando o FM for constituído exclusivamente para tal finalidade;
j) Aquisições de serviços a pessoas singulares;
k) Aquisições com IVA Autoliquidado, contudo, no âmbito de um pedido de compra, se de todo não for possível recorrer a fornecedores nacionais, pode ser solicitada a emissão de MBNet para utilização em compras online ao estrangeiro, sendo da responsabilidade do requerente a obtenção em tempo útil de documento fiscalmente válido para regularização da despesa;
l) Despesas cujo montante seja superior ao montante disponível do respetivo FM.
6 - A título excecional, mediante pedido devidamente fundamentado a efetuar pelo responsável do FM, poderá ser autorizada, pelo Conselho de Gestão, a realização ou regularização de despesas de natureza diferente da indicada no número anterior.
Artigo 7.º
Requisição e reembolso de verbas ao Fundo de Maneio
1 - Mediante autorização do responsável do FM, pode ser requisitada a atribuição de verbas para realização de despesas em numerário por outros trabalhadores que não o responsável do FM, através do preenchimento do modelo constante no Anexo II, com a assinatura da respetiva nota de quitação.
2 - A verba atribuída nos termos do número anterior deve ser regularizada no prazo de dois dias úteis, contra a entrega dos documentos comprovativos da despesa e do eventual numerário remanescente, bem como o preenchimento do Anexo II com aquela relação.
3 - Em situações devidamente fundamentadas o responsável do FM pode autorizar a regularização em prazo superior ao previsto no número anterior.
4 - Podem ser efetuados reembolsos de despesas realizadas por trabalhadores, na aquisição de bens e/ou serviços, desde que autorizada a aquisição e a respetiva despesa pelo responsável do FM, através do preenchimento do Anexo II.
Artigo 8.º
Reconstituição do Fundo de Maneio
1 - Os FM são reconstituídos mensalmente pelo que, para este efeito, a prestação de contas tem que ser efetuada até ao final do mês seguinte, através da submissão à DAFRH do Anexo III acompanhado dos respetivos documentos originais para o adequado tratamento contabilístico. Em casos muito excecionais, desde que devidamente fundamentados e autorizados, poderão ser feitas reconstituições intercalares.
2 - Por este motivo, não podem ser aceites despesas com data anterior à constituição do FM ou data anterior ao último pedido de reconstituição.
3 - A reconstituição do FM obedece aos seguintes princípios:
a) A despesa deve enquadrar-se nos termos previstos no artigo 6.º;
b) A despesa deve ser autorizada pelo responsável pelo FM, através de aposição de assinatura nos documentos de despesa de forma legível, com indicação da delegação de competências para tal;
c) De igual modo deve ser aposto nos documentos a menção 'Pago por Fundo de Maneio', com indicação da respetiva data de pagamento;
d) Ser devidamente fundamentada acerca do motivo pelo qual o pagamento foi efetuado através do FM, que deve ser inscrito no Anexo IV e anexado ao respetivo documento de despesa;
e) Os documentos de suporte à despesa terão de ser obrigatoriamente originais de faturas-recibo ou faturas acompanhadas dos respetivos recibos, que cumpram os requisitos previstos no artigo 36.º do CIVA, não sendo aceites outros documentos que não obedeçam às especificações legais;
f) Para acautelar eventuais perdas de legibilidade do documento em papel, decorrente do tempo de arquivo, estes devem ser digitalizados e/ou fotocopiados e colocados como anexo no pedido de reconstituição;
g) Não poderá ser feita uma reconstituição de fundo de maneio superior ao fundo de maneio atribuído inicialmente para o ano.
4 - Todos os documentos que não cumpram o disposto nos números anteriores, não são elegíveis para pagamento através de FM, devendo o responsável do FM repor o correspondente valor.
Artigo 9.º
Reposição do Fundo de Maneio
1 - A reposição de FM ocorre numa das seguintes situações:
a) Nas datas estipuladas pelo decreto-lei de execução orçamental;
b) Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído;
c) Sempre que algum dos seus responsáveis não cumpra os normativos vigentes ou deixe de pertencer aos quadros do órgão titular do FM e/ou dos SASUC;
d) Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.
2 - Considerando o prazo anualmente definido pelo decreto-lei de execução orçamental, os FM devem ser repostos, obrigatoriamente, até à data fixada nesse diploma.
3 - O pedido de reposição é submetido à DAFRH através do modelo constante do Anexo V e, caso existam documentos de despesa a regularizar, estes seguem os mesmos procedimentos da reconstituição periódica de FM, acompanhado dos saldos em numerário existentes, ou do respetivo comprovativo de depósito ou transferência bancária para uma conta bancária dos SASUC não associada a qualquer fundo de maneio.
4 - Todos os FM que não obedecerem aos prazos fixados, os seus responsáveis serão constituídos devedores perante os SASUC e serão desencadeadas diligências para a cobrança voluntária ou coerciva de valores não repostos.
Artigo 10.º
Modelos
1 - Os modelos identificados no presente Regulamento constituem seus anexos e fazem parte integrante do mesmo.
2 - Os referidos modelos e fluxos poderão ser desmaterializados, devendo ser substituídos por formulários eletrónicos desenvolvidos para o efeito, através de uma plataforma eletrónica de gestão documental e de processos.
Artigo 11.º
Entrada em vigor
A entrada em vigor e produção de efeitos ocorre no dia seguinte à data de publicação no Diário da República.
24 de abril de 2020. - O Presidente do Conselho de Gestão dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra, Amílcar Celta Falcão Ramos Ferreira.
ANEXO I
Pedido de constituição de Fundo de Maneio
(ver documento original)
ANEXO II
Requisição e Reembolso de Verbas de Fundo de Maneio
(ver documento original)
ANEXO III
Reconstituição de Fundo de Maneio
(ver documento original)
ANEXO IV
Fundamentação de Despesa de Fundo de Maneio
(ver documento original)
ANEXO V
Reposição de Fundo de Maneio
(ver documento original)
313206275
