Sumário: Reestruturação da organização interna do Departamento de Gestão e Administração.
Considerando que,
O disposto no artigo 8.º do Decreto-Lei 84/2012, de 30 de março, na atual redação, que estabelece que a organização interna do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.) é a definida nos respetivos estatutos, aprovados em anexo à Portaria 417/2012, de 19 de dezembro;
Nos termos do n.º 1 do artigo 1.º dos estatutos do IGFSS, a organização interna dos seus serviços é constituída por unidades orgânicas operacionais (Departamento de Orçamento e Conta, Departamento de Gestão da Dívida, Departamento de Património Imobiliário e Departamento de Gestão Financeira), unidades orgânicas de suporte (Departamento de Gestão e Administração e Gabinete de Auditoria do Sistema de Segurança Social) e unidades territorialmente desconcentradas (Secções de Processo Executivo da Segurança Social);
Nos termos previstos no n.º 6 do artigo 1.º dos referidos estatutos, podem ser criados, no âmbito dos departamentos, direções e núcleos, cujo número não pode exceder os limites previstos no n.º 7 do mesmo artigo;
O artigo 7.º estabelece as competências da unidade orgânica de suporte correspondente ao Departamento de Gestão e Administração (DGA) e que nos termos do disposto no n.º 6 do artigo 1.º, o Conselho Diretivo deliberou em 17/01/2013, com efeitos a dia 1 daquele mês, a organização interna deste Departamento;
A referida deliberação criou no ambito do DGA quatro direções e quatro núcleos, dois afetos à Direção de Administração e Infraestruturas, designados por Núcleo de Infraestruturas Físicas e Contratação Pública e Núcleo de Infraestruturas Técnicas, Sistemas de Informação e Gestão Documental;
O Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, e a Lei 59/2019, de 8 de agosto, exigem aos organismos a designação do encarregado de proteção de dados;
O Conselho Diretivo do IGFSS, I. P. em reunião ordinária de 20 de janeiro de 2020 ao abrigo do disposto no n.º 6 do artigo 1.º dos estatutos aprovados pela Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, e em observância dos limites estabelecidos no n.º 7 do mesmo artigo, deliberou proceder à seguinte reestruturação, no que concerne à organização interna do DGA:
1 - À Direção de Administração e Infraestruturas, incumbe as seguintes competências:
a) Gerir as necessidades de aquisição de bens e serviços do IGFSS, I. P.;
b) Gerir o património afeto aos serviços;
c) Assegurar a elaboração e a execução do Plano Anual de Infraestruturas Físicas;
d) Planear e gerir a ocupação dos edifícios de acordo com as normas e necessidades dos serviços e zelar pelas suas condições estéticas e funcionais, promovendo obras de manutenção e reparação;
e) Assegurar a implementação de mecanismos de controlo interno no âmbito das competências da Direção;
f) Assegurar a elaboração e atualização dos planos de segurança dos edifícios;
g) Assegurar a implementação das recomendações do Tribunal de Contas, da Inspeção-Geral do Ministério do Trabalho, Solidariedade e da Segurança Social, da Inspeção-Geral de Finanças e demais entidades auditoras no âmbito das competências da Direção.
h) Assegurar o arquivo.
1.1 - Manter, na Direção de Administração e Infraestruturas, o Núcleo de Infraestruturas Físicas e Contratação Pública, com as seguintes competências:
a) Desenvolver os procedimentos relativos à adjudicação de empreitadas de obras e acompanhar a respetiva execução, no âmbito do património afeto aos serviços;
b) Desenvolver procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito do IGFSS, I. P.;
c) Garantir a gestão do arquivo intermédio e definitivo do IGFSS, I. P., assegurando a aplicação do Regulamento Arquivístico;
d) Assegurar a gestão e conservação da frota automóvel do IGFSS, I. P.;
e) Assegurar o controlo e gestão dos bens móveis do IGFSS, I. P., garantindo o controlo do inventário;
f) Assegurar a gestão de contratos e o controlo dos pedidos de compra correntes;
g) Assegurar o sistema de avaliação dos fornecedores;
h) Assegurar a gestão dos stocks e as necessidades de aprovisionamento do IGFSS, I. P..
2 - À Direção da Qualidade e Comunicação, incumbe as seguintes competências:
a) Elaborar o Plano de Atividades anual, o Quadro de Avaliação e de Responsabilização (QUAR) anual, bem como o Plano Estratégico plurianual e demais instrumentos de planeamento do IGFSS, I. P.;
b) Garantir o processo de monitorização da performance institucional e elaborar o respetivo Relatório de Atividades anual;
c) Elaborar relatórios com informação de gestão;
d) Assegurar a Gestão da Qualidade e o desenvolvimento do sistema integrado de gestão do IGFSS, I. P., promovendo a melhoria contínua dos serviços e cumprir e fazer respeitar as suas normas;
e) Realizar as auditorias internas da Qualidade;
f) Promover os processos de autoavaliação organizacional, nomeadamente através da metodologia do Modelo de Excelência da European Foundation for Quality Management (EFQM);
g) Elaborar as candidaturas do IGFSS, I. P. a prémios e processos, designadamente, de reconhecimento e certificação externa da Qualidade;
h) Fomentar e dinamizar a adoção de boas práticas de gestão no IGFSS, I. P.;
i) Promover a imagem institucional e a estratégia de comunicação;
j) Elaborar e executar os planos de comunicação do IGFSS, I. P.;
k) Assegurar a gestão e colocação dos conteúdos nos diversos canais de comunicação, internos e externos, nomeadamente na intranet, site da Segurança Social e Portal do Cidadão;
l) Assegurar a operacionalidade dos sistemas, telecomunicações e das infraestruturas tecnológicas e garantir a disponibilidade de acesso à informação;
m) Assegurar a gestão documental;
n) Assegurar a função do encarregado de proteção de dados.
2.1 - Afetar à Direção da Qualidade e Comunicação o Núcleo de Infraestruturas Técnicas, Sistemas de Informação e Gestão Documental, com as seguintes competências:
a) Garantir os meios técnicos e ferramentas necessários aos serviços e utilizadores, assegurando a operacionalidade dos sistemas, telecomunicações e da infraestrutura tecnológica e garantindo a disponibilidade de acesso à informação;
b) Assegurar a administração dos Sistemas de Informação do IGFSS, I. P. e a sua adequação com os processos definidos, identificando requisitos, necessidades de desenvolvimento e oportunidades de racionalização e simplificação, fomentando o recurso a tecnologias de informação;
c) Efetuar estudos de implementação de soluções em Sistemas de Informação, procedendo ao levantamento de necessidades das estruturas, identificando o melhor enquadramento na arquitetura dos Sistemas de Informação da Segurança Social;
d) Assegurar junto do Instituto de Informática, I. P. ou de outras entidades competentes, o desenvolvimento ou alteração dos sistemas de informação, em articulação com as diferentes áreas funcionais do IGFSS, I. P. e de acordo com a arquitetura de Sistemas de Informação;
e) Assegurar, em conjunto com o Instituto de Informática, I. P. a gestão do parque informático, infraestruturas de rede e respetivas seguranças dos sistemas, garantindo a disponibilidade, integridade e confidencialidade do acesso à informação em áreas e repositórios de informação dos serviços;
f) Assegurar a integração de informação em articulação com o Instituto de Informática, I. P. com base nas plataformas de interoperabilidade disponíveis e de acordo com as regras de negócio estabelecidas pelas áreas funcionais IGFSS, I. P.;
g) Assegurar a elaboração e execução do Plano Anual de Infraestruturas Técnicas;
h) Assegurar a qualificação dos sistemas informacionais residentes pelo registo e exploração de informação para o desenho de datamarts e produção de relatórios de gestão;
i) Assegurar os processos de gestão documental, expediente e documentação técnica, explorando os recursos informacionais dos respetivos sistemas de Gestão Documental e Bibliográfica;
j) Assegurar a criação de mecanismos informáticos de controlo interno.
3 - A presente deliberação produz efeitos a 13 de janeiro de 2020.
20 de janeiro de 2020. - A Presidente do Conselho Diretivo, Teresa Maria da Silva Fernandes.
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