Sumário: Aprova o Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral da Defesa Nacional.
Nos termos do artigo 9.º do Decreto-Lei 276/2007, de 31 de julho, aprovo o Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral da Defesa Nacional, anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.
14 de janeiro de 2020. - O Ministro da Defesa Nacional, João Titterington Gomes Cravinho.
ANEXO
Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral da Defesa Nacional
CAPÍTULO I
Objeto e âmbito
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento tem por objeto o procedimento de inspeção da Inspeção-Geral da Defesa Nacional (IGDN), nele se incluindo os respetivos atos e formalidades, bem como os princípios e regras aplicáveis à respetiva atividade, sem prejuízo do disposto em legislação especial e outros regulamentos.
Artigo 2.º
Âmbito
1 - O procedimento de inspeção visa definir os aspetos procedimentais e de atuação da IGDN no exercício da respetiva missão legalmente prevista.
2 - Para efeito do número anterior, o procedimento de inspeção aplica-se às inspeções, auditorias, inquéritos, sindicâncias, peritagens, análises de risco e demais ações de controlo das entidades legalmente abrangidas no âmbito de intervenção da IGDN.
Artigo 3.º
Normas aplicáveis
1 - Sem prejuízo das disposições legais aplicáveis, o procedimento de inspeção deve observar:
a) Os manuais de auditoria e normas de qualidade aprovadas pela IGDN;
b) As normas constantes de instrumentos nacionais ou internacionais de caráter vinculativo.
2 - Aplicam-se subsidiariamente no procedimento de inspeção:
a) A lei orgânica do Ministério da Defesa Nacional e o diploma orgânico da IGDN;
b) O regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração direta e indireta do Estado;
c) O Regime da Carreira Especial de Inspeção;
d) O Código do Procedimento Administrativo.
Artigo 4.º
Princípios
O procedimento de inspeção obedece aos princípios previstos na lei, designadamente, da legalidade, da prossecução do interesse público, da imparcialidade, da autonomia técnica, da proporcionalidade, do contraditório e da cooperação.
Artigo 5.º
Colaboração com outras entidades
A IGDN colabora com os demais serviços de inspeção e com outros serviços e organismos públicos, nos termos da lei e de protocolos celebrados com os mesmos.
CAPÍTULO II
Planeamento
Artigo 6.º
Plano anual de auditorias
Tendo por base a matriz de riscos da Defesa Nacional, a análise de risco e demais informação relevante, a IGDN elabora e submete à aprovação do membro do Governo responsável pela área da Defesa Nacional o plano anual de auditorias, a realizar no período respetivo.
Artigo 7.º
Calendarização e constituição das equipas de auditoria
1 - Uma vez aprovado o plano anual, a IGDN aprova a calendarização e a constituição das equipas de auditoria.
2 - Por razões de conveniência do serviço, as referidas calendarização e constituição das equipas poderão ser ajustadas no decurso do período de execução dos planos.
3 - A equipa de auditoria é chefiada por um chefe de equipa multidisciplinar ou, quando conveniente, por um inspetor investido nas funções de coordenador.
Artigo 8.º
Ações extraordinárias
Para além das ações ordinárias constantes dos planos homologados, o membro do Governo responsável pela área da Defesa Nacional poderá determinar a realização de quaisquer ações de inspeção extraordinárias.
Artigo 9.º
Planeamento de outras ações
As ações de inspeção não compreendidas nos artigos 6.º e 8.º e as ações de cooperação institucional e de apoio técnico especializado deverão, sempre que possível, ser incluídas no planea-mento anual, sem prejuízo das ações determinadas superiormente em momento não compatível com a inclusão no referido planeamento.
CAPÍTULO III
Procedimento
SECÇÃO I
Disposições gerais
Artigo 10.º
Tipos de procedimento
O procedimento de inspeção é:
a) Interno - quando os atos de intervenção se efetuem exclusivamente nas instalações da IGDN, através da análise de documentação ou ficheiros enviados pelas entidades envolvidas ou pelos interessados, incluindo as ações de cruzamento de informação que se tornem necessárias;
b) Externo - quando os atos de intervenção se efetuem, total ou parcialmente em instalações das entidades objeto do procedimento ou por acesso remoto aos respetivos sistemas de informação.
Artigo 11.º
Horário do procedimento externo
Se os atos de inspeção decorrerem nas instalações das entidades objeto do procedimento, devem aqueles ocorrer no horário de funcionamento dessas entidades, salvo no caso de circunstâncias devidamente justificadas aconselharem outra solução.
Artigo 12.º
Continuidade do procedimento
Os atos do procedimento devem ser praticados de modo contínuo, só podendo suspender-se o procedimento em casos excecionais e devidamente justificados, mediante autorização da IGDN.
Artigo 13.º
Recolha de elementos
1 - A recolha de elementos no âmbito do procedimento deve obedecer a critérios objetivos e conter a menção e identificação clara dos documentos e registos contabilísticos.
2 - O fornecimento de informação deve, preferencialmente, ser efetuado através meios eletrónicos.
Artigo 14.º
Notificação e requisição de testemunhas e declarantes
1 - Os titulares dos órgãos das entidades objeto da ação, bem como os respetivos trabalhadores, podem ser notificados pelo chefe da equipa ou por outro inspetor interveniente na ação para prestar declarações ou depoimentos julgados necessários.
2 - Para efeito da segunda parte do número anterior, a comparência deve ser requisitada à entidade em que exercem funções.
3 - A notificação para a comparência de quaisquer outras pessoas que se considere justificada pode ser solicitada às autoridades policiais, observadas as disposições aplicáveis do Código de Processo Penal.
SECÇÃO II
Processo de auditoria
Artigo 15.º
Fase de planeamento da auditoria
1 - O procedimento de auditoria tem início com um pedido inicial de informação à entidade auditada elaborado pelo chefe da equipa de auditoria e aprovado pela IGDN.
2 - O chefe da equipa desenvolve o planeamento da auditoria, tendo em conta o contexto organizacional, toda a informação disponível e as circunstâncias relevantes.
3 - Nesta fase o chefe de equipa pode formular pedidos adicionais de informação à entidade auditada.
Artigo 16.º
Execução da auditoria
1 - Concluída a fase de planeamento da auditoria, a IGDN apresenta a equipa de auditoria à entidade auditada.
2 - A equipa seleciona a amostra e realiza os testes e demais procedimentos adequados, obtendo evidências.
3 - Anteriormente à conclusão do trabalho na entidade auditada, a equipa realiza uma reunião final com o respetivo responsável.
Artigo 17.º
Relatório
1 - Concluída a análise dos dados e demais informação recolhida, a equipa elabora um projeto de relatório com as constatações, conclusões e recomendações que resultaram da ação em causa.
2 - A IGDN transmite o projeto de relatório à entidade auditada para o exercício do contraditório, com um prazo mínimo de 10 dias úteis que poderá ser prorrogado até ao dobro do prazo inicial, se se justificar face à complexidade das situações.
3 - A remessa do projeto de relatório deve ser feita, preferencialmente, em formato eletrónico.
Artigo 18.º
Contraditório
1 - O contraditório visa dar conhecimento prévio das constatações, conclusões e recomendações constantes do projeto de relatório, tendo em vista possibilitar que as entidades auditadas se possam pronunciar sobre as mesmas, confirmando-as ou contestando-as, ou aduzindo informações e dados, novos ou complementares, que esclareçam os factos ou os pressupostos em que aquelas assentam ou devam assentar ou ainda apresentando outros condicionalismos relevantes.
2 - No caso de na ação inspetiva resultarem indícios da prática de infrações financeiras que devam ser participadas ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, é obrigatório que, para além do contraditório institucional previsto no número anterior, se realize o contraditório pessoal dos responsáveis individuais que se considere terem incorrido em eventual responsabilidade financeira para, querendo, se pronunciarem, com a adequada concretização dos factos que lhes são imputados, das normas violadas e dos montantes envolvidos.
Artigo 19.º
Relatório final
1 - No final da ação inspetiva a equipa elabora o relatório final, integrando os resultados do exercício do contraditório.
2 - Nas situações em que não assina o relatório, o chefe de equipa formula parecer nomeadamente sobre as constatações, conclusões e recomendações constantes do relatório.
3 - O processo é submetido a despacho do inspetor-geral com o parecer do diretor de serviços de Inspeção e Auditoria.
4 - O inspetor-geral emite o seu parecer e submete o relatório à consideração do membro do Governo responsável pela área da Defesa Nacional.
5 - Após a decisão do relatório, a IGDN assegura a respetiva transmissão às entidades auditadas, acompanhada do mapa de monitorização das recomendações.
Artigo 20.º
Relatório síntese
Após a elaboração do relatório final, quando for compatível com o objeto da ação, designadamente no caso de ações horizontais, a equipa elabora um relatório síntese.
SECÇÃO III
Fase subsequente
Artigo 21.º
Acompanhamento dos resultados da ação
1 - A IGDN deve realizar o acompanhamento do resultado das recomendações e propostas formuladas nos respetivos relatórios de auditoria.
2 - Sempre que o entenda conveniente, a IGDN poderá realizar ações de seguimento das recomendações nas entidades auditadas.
3 - Sem prejuízo do disposto nos números anteriores, as entidades auditadas devem, no prazo de 60 dias contados a partir da data da receção do relatório, fornecer à IGDN informações sobre as medidas e decisões entretanto adotadas na sequência da respetiva intervenção, tendo por referência o mapa de monitorização previsto no n.º 5 do artigo 19.º
Artigo 22.º
Participações a outras entidades
1 - A IGDN participa ao Ministério Público os factos com relevância para o exercício da ação penal, sempre que evidenciados na auditoria, nos termos da lei.
2 - Após decisão do membro do Governo responsável pela área da Defesa Nacional, a IGDN transmite ao Tribunal de Contas os relatórios finais das ações inspetivas que contenham matéria de interesse para a ação daquele tribunal.
Artigo 23.º
Gestão documental
1 - Os elementos a que se refere o artigo 13.º do presente Regulamento devem ser arquivados, preferencialmente, em suporte informático.
2 - A informação arquivada deve obedecer a critérios organizativos que permitam a sua consulta de forma acessível e clara, sem prejuízo de eventual sujeição a classificação de segurança da documentação que, no todo ou em parte, diga respeito às ações previstas no n.º 2 do artigo 2.º do presente Regulamento.
3 - Os suportes informáticos de toda a informação recolhida, bem como o respetivo tratamento, deverão ser objeto de medidas de segurança com vista a mitigar os riscos de perda de informação.
4 - O acesso a documentação sujeita a classificação de segurança apenas poderá ser feita por pessoal devidamente credenciado nos termos da lei, devendo as redes informáticas através das quais circule material classificado ser objeto de acreditação.
CAPÍTULO IV
Outras ações inspetivas
Artigo 24.º
Outras ações inspetivas
As regras constantes do capítulo iii são aplicáveis, com as necessárias adaptações, às ações inspetivas relativas aos processos de auditoria interna e de outras ações externas.
CAPÍTULO V
Disposições finais
Artigo 25.º
Formulários
Os formulários utilizados nos processos das ações inspetivas são aprovados por despacho da IGDN.
Artigo 26.º
Procedimentos específicos
Poderão ser fixadas, por despacho do inspetor-geral, regras procedimentais específicas, a observar em processos individualizados, quando as circunstâncias da ação o justifiquem.
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