Sumário: Criação do Projeto Especial «Informação Administrativa e Proteção de Dados».
Considerando que,
O Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados [Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD)] preceitua, na alínea a) do n.º 1 do artigo 37.º, que as entidades responsáveis pelo tratamento de dados pessoais designem um encarregado da proteção de dados, sempre que o tratamento seja efetuado por uma autoridade ou organismo público;
Em conformidade com o preceituado nas disposições conjugadas dos n.os 5 e 6 da norma referenciada, por Despacho 9256/2018, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 190, de 2 de outubro, foi designado, como Encarregado da Proteção de Dados da Universidade de Coimbra, o Dr. Paulo Alexandre Simões Lopes, Técnico Superior integrado no mapa de pessoal desta Instituição, a quem compete o desempenho das funções previstas no artigo 39.º do RGPD;
Se afigura premente definir um conjunto de normas regulamentares relativas a matérias que o RGPD impõe que sejam reguladas e aprovadas por cada Instituição de Ensino Superior;
A Lei 26/2016, de 22 de agosto, doravante designada por LADA, regula o acesso aos documentos administrativos e à informação administrativa, determinado, no artigo 9.º, a necessidade de designação de um Responsável pelo Acesso, com as competências enunciadas no mesmo preceito;
Também no âmbito da LADA será necessário definir um conjunto de normas regulamentares que permitam assegurar o respetivo cumprimento;
O âmbito de aplicação dos diplomas legais referenciados, ou seja, as áreas da proteção de dados e do acesso à informação estão intimamente ligadas, considerando-se que o seu tratamento integrado terá vantagens ao nível da eficácia e da eficiência com reflexo nos resultados a obter;
Se afigura indispensável a definição do modo de operacionalização e controlo da aplicação dos diplomas legais em apreço, bem como das normas regulamentares a aprovar, sendo, adicionalmente, fundamental, para que seja assegurada a uniformidade na sua aplicação, transversal à Universidade de Coimbra, a emissão de orientações e diretrizes neste âmbito;
O desenvolvimento das atividades referenciadas, em face do caráter estratégico e da sua dimensão e complexidade, devem sê-lo ao nível institucional da Universidade de Coimbra;
Por fim, o desenvolvimento destas atividades configura uma necessidade de natureza não permanente, que terminará logo que seja implementado um modelo estável que permita assegurar os objetivos pretendidos;
Designo o Dr. Paulo Alexandre Simões Lopes como Responsável pelo Acesso, nos termos e para os efeitos previstos no artigo 9.º da LADA;
Determino, ao abrigo do disposto no artigo 7.º do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho 5367/2019, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 105, de 31 de maio, a criação de um Projeto Especial, designado "Informação Administrativa e Proteção de Dados", na dependência do Vice-Reitor para a Qualidade e Desporto, Professor Doutor António José Barata Figueiredo, a desenvolver por uma equipa multidisciplinar.
1 - Objeto e âmbito da ação
A ação desenvolver-se-á de acordo com o RGPD, tendo em vista a proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, e de acordo com a LADA, no que concerne ao acesso aos documentos administrativos e à informação administrativa, por forma a assegurar o cumprimento das normas legais, regulamentares e organizacionais.
No âmbito do RGPD terá os seguintes objetivos:
a) Diagnóstico, identificação, caracterização e definição dos processos de tramitação interna e das atividades de interface, ou outras aplicáveis que implicam a correta e completa identificação dos processos relevantes para a implementação do RGPD, nomeadamente com identificação, inventariação, caracterização e mapeamento, entre outros:
i) Das atividades de interface;
ii) Das atividades internas ou situações e condições de armazenagem e conservação de dados abrangidos pelas disposições do RGPD;
iii) Da aplicabilidade de tratamento de dados pessoais;
iv) Dos fluxos de dados pessoais.
b) Avaliar a maturidade organizacional face ao RGPD, da qual deve resultar:
i) O levantamento e caracterização dos circuitos documentais e a sua adaptação com vista à simplificação e otimização;
ii) O levantamento dos recursos materiais e imateriais (designadamente, hardware e software) com vista a melhorar a sua eficácia e eficiência.
c) Criar mecanismos que permitam:
i) Controlar e acompanhar a produção da avaliação de impacto sobre proteção de dados;
ii) Manter atualizados os registos das atividades de tratamento de dados;
iii) Controlar o cumprimento de contratos escritos com subcontratantes;
iv) Detetar incidentes de violação de dados;
d) Realizar a avaliação na exposição aos riscos de violação de privacidade;
e) Promover ações de sensibilização para a comunidade universitária e partilha de boas práticas sobre o RGPD;
f) Assegurar a formação dos colaboradores com responsabilidades diretas na área;
g) Apresentar proposta de um Plano de Ação para a implementação das ações corretivas e de melhoria a implementar, tendo em vista melhorar e aproximar a proteção de dados ao preconizado no RGPD;
h) Prestar aconselhamento quanto ao tratamento e proteção de dados pessoais e atestar o cumprimento da legislação em vigor, quando superiormente solicitado;
i) Organização de um manual de políticas de privacidade.
No âmbito da LADA terá os seguintes objetivos:
a) Organizar e promover as obrigações de divulgação ativa de informação a que está vinculado o órgão ou a entidade;
b) Acompanhar a tramitação dos pedidos de acesso e reutilização e estabelecer a articulação necessária ao exercício das competências da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos;
c) Desenvolver as atividades tendentes à aprovação dos pedidos de acesso, formas de acesso, encargos de reprodução, respostas aos pedidos de acesso e direito de queixa.
d) Desenvolver as atividades tendentes à aprovação da reutilização de documentos, à concretização dos documentos excluídos, das condições de reutilização e da divulgação de documentos disponíveis para reutilização.
2 - Composição e coordenação da equipa do projeto
a) A equipa terá uma composição variável, mediante a integração temporária de trabalhadores da Universidade de Coimbra, determinada pelo grau de especialização e/ou de conhecimentos destes, nomeadamente na área jurídica e informática, vocacionada para os sistemas de informação, na medida em que permita ganhos de eficácia e eficiência ou se afigure essencial ao desenvolvimento de cada uma das atividades que constituem o objeto e o âmbito de ação do projeto, integrando, em permanência, o Dr. Paulo Alexandre Simões Lopes, Técnico Superior da UC.
b) Face à complexidade reconhecida ao projeto a desenvolver e às necessidades de gestão da equipa, a mesma será coordenada pelo Técnico Superior Paulo Alexandre Simões Lopes, que será remunerado por referência ao estatuto remuneratório do cargo de direção intermédia de 2.º grau, nos termos dos números 2 e 3, do artigo 7.º do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra.
c) A forma de composição da equipa ora adotada não obsta a que possam, posteriormente e em face das necessidades sentidas, ser afetos, em permanência, ou recrutados no âmbito do projeto, outros trabalhadores, bolseiros ou estagiários.
d) Poderão, sempre que as especificidades das atividades em curso o aconselhem, ser, também, constituídos grupos de reflexão, que integrem parceiros relevantes, com formação em áreas específicas, para a prossecução de fins concretos e previamente definidos. Estes grupos de reflexão devem ser constituídos por um interlocutor de cada serviço, das Unidades Orgânicas, dos Serviços de Ação Social da Universidade de Coimbra e das Unidades de Extensão Cultural e de Apoio à Formação.
3 - Período de duração do projeto: 12 meses, com início a 1 de janeiro de 2020.
19 de dezembro de 2019. - O Reitor, Amílcar Falcão.
312894597
