Sumário: Regulamento de Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Setúbal.
Regulamento de Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Setúbal
Nota Justificativa
No desenvolvimento do Princípio da complementaridade, consagrado na al. i), do n.º 2, do artigo 3.º, da Lei de Bases de Financiamento o Ensino Superior, entendido no sentido de que as IES devem encontrar, no âmbito da sua autonomia financeira, formas adicionais de financiamento, legalmente consideradas como receitas próprias, não afetando, consequentemente, o financiamento público, o IPS, diretamente ou através das suas Unidades Orgânicas, tem vindo a ceder, onerosamente, espaços integrados na sua propriedade, assim como o edifício comummente designado de "Palácio Fryxell".
Não obstante os resultados positivos retirados dessa experiência, importa agora, numa lógica de coordenação, fazê-lo de uma forma integrada, criando, para o efeito, um conjunto de princípios e normas gerais que regulamentem a cedência de espaços a terceiros.
Nestes termos, e considerando:
a) Que, da interação mantida com os vários parceiros, tem resultado uma maior colaboração entre aqueles e o Instituto Politécnico de Setúbal;
b) Que, em resultado dessa colaboração, as Unidade Orgânicas do IPS têm sido convidadas a disponibilizar espaços adequados à realização de eventos de terceiros, os quais têm sido locados, de acordo com regras próprias instituídas por cada UO;
c) A necessidade de criar condições adequadas à gestão, de forma integrada e coerente, de todos os espaços que integram o IPS, independentemente da Unidade Orgânica a que se encontrem afetos;
d) A necessidade de dar cumprimento ao princípio da onerosidade, consagrado nos artigos 4.º e 54.º, do Decreto-Lei 280/2007, de 7 de agosto (na atual redação), nos termos do qual, a ocupação dos bens imóveis do Estado, está sujeita a compensação financeira.
Ao abrigo de competência conferida pelo artigo 31.º dos Estatutos do IPS, homologados pelo Despacho Normativo 13/2019, publicado no Diário da República n.º 78, 2.ª série, de 22 de abril, e em cumprimento do disposto no artigo 121.º do Decreto-Lei 33/2018, de 15 de maio e com o artigo 132.º do Decreto-Lei 84/2019 de 28 de junho, bem como do disposto no artigo 109.º da Lei 62/2007, de 10 de setembro, doravante designado por RJIES, determina, o Conselho de Gestão do IPS, uma vez ouvidos os responsáveis pelos serviços e unidades orgânicas e efetuado o competente procedimento de audiência de interessados, a aprovação do presente regulamento, o qual vincula todos os serviços e unidades orgânicas, sem prejuízo da autonomia administrativa de cada uma, que se pretende manter e assegurar.
Artigo 1.º
Objeto
1 - O regulamento de cedência de espaços do Instituto Politécnico de Setúbal (IPS), tem por objeto a definição dos princípios orientadores e das normas gerais de cedência, de curta duração, nos termos definidos pelo artigo 121.º do Decreto-Lei 33/2018, de 15 de maio, de espaços e imóveis propriedade do IPS.
2 - Para além da regulamentação da cedência de curta duração, o presente regulamento, ao abrigo do princípio da autonomia patrimonial das IES, expresso no artigo 109.º do RJIES, aplica-se igualmente, com as necessárias adaptações, às situações de cedência que exceda o prazo máximo de duração da cedência de curta duração.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente regulamento aplica-se a todas as situações de cedência de espaços e imóveis propriedade do IPS, bem como aos espaços afetos às Unidades Orgânicas que o integram, identificados no Anexo I, que constitui parte integrante deste regulamento, sem prejuízo do disposto no número seguinte.
2 - Excetua-se do âmbito de aplicação do presente regulamento, a cedência dos espaços e imóveis afetos aos Serviços de Ação Social, designadamente as instalações do Clube Desportivo IPS e as residências de estudantes, cuja cedência é regulada por meio de diplomas próprios.
Artigo 3.º
Finalidade
Os espaços e imóveis regulados pelo presente regulamento apenas podem ser cedidos para ações, atividades ou eventos de natureza cultural, social, académica, científica, empresarial, turística, ou outra não prevista, mas cujo interesse e oportunidade se encontrem devidamente fundamentados, sem prejuízo do disposto na cláusula 12.º do presente regulamento.
Artigo 4.º
Competência
Compete ao responsável máximo do serviço ou ao diretor da Unidade Orgânica, consoante os casos, apreciar, fundamentar e decidir sobre a oportunidade e interesse da cedência de espaços, bem como das condições especiais a aplicar.
Artigo 5.º
Princípios gerais
1 - Todas as ações, atividades e eventos a realizar, nos espaços cedidos, devem respeitar o prestígio e bom nome do IPS e das suas Unidades Orgânicas.
2 - Não serão autorizados pedidos que possam colidir com os princípios fixados nos Estatutos do IPS.
3 - O disposto no número anterior não prejudica a possibilidade de serem autorizadas ações de natureza sindical, desde que dirigidas aos trabalhadores dos serviços ou UO do IPS.
4 - A cedência de espaços não pode prejudicar o normal funcionamento dos serviços/atividades aí desenvolvidas.
5 - No caso de realização de quaisquer iniciativas do IPS ou das suas unidades orgânicas, estas preferem sobre cedências a terceiros.
Artigo 6.º
Procedimento
1 - Os pedidos de cedência devem ser formulados com a antecedência mínima de quinze dias relativamente à data pretendida.
2 - Os pedidos de cedência de espaços são, formalmente, dirigidos ao responsável máximo do serviço ou unidade orgânica e apresentados em minuta específica para o efeito, onde é detalhado:
a) O autor da pretensão;
b) Os destinatários;
c) O número de participantes;
d) A duração e o horário;
e) As ações, atividades ou eventos a realizar;
f) Os espaços pretendidos e, sendo o caso, as respetivas áreas;
g) Os materiais a utilizar;
h) Os equipamentos necessários.
3 - Sempre que se revelem necessários, o IPS pode solicitar esclarecimentos ou documentos adicionais.
Artigo 7.º
Decisão
O responsável, identificado no artigo 4.º deste regulamento, após concluído o processo negocial, decide sobre o pedido, no prazo máximo de dois dias, devendo fundamentar o sentido da decisão.
Artigo 8.º
Oneração
1 - A utilização dos espaços e imóveis do IPS é, em regra, onerosa.
2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, é gratuita a utilização interna (serviços ou Unidades Orgânicas do IPS e iniciativas da Associação Académica do IPS) de espaços ou imóveis, independentemente da sua afetação.
3 - As contrapartidas financeiras, pela utilização dos espaços referidas no n.º 1, são determinadas com base nos montantes constantes no Anexo I, ao presente regulamento, não incluindo a eventual afetação de equipamentos ou recursos humanos, cuja disponibilização será orçamentada caso a caso.
4 - Aos valores constantes do Anexo I, e demais contrapartidas financeiras, acresce IVA, à taxa legal em vigor.
5 - A contrapartida financeira deverá ser integralmente prestada até 48 horas antes da realização da ação, atividade ou evento, sob pena de incumprimento.
6 - A condição prevista no número anterior aplica-se exclusivamente à utilização de curta duração por terceiro que envolva mais de 50 % da área útil dos edifícios, instalações ou espaço exterior, não sendo exigíveis quando ocorra cedência de utilização de curta duração que envolva uma área inferior.
Artigo 9.º
Situações de relevante interesse público
1 - Os pedidos de cedência de espaços destinados a ações, atividades ou eventos de reconhecido interesse público ou que revelem manifesto interesse para o IPS podem ser isentos da cobrança de qualquer contrapartida financeira.
2 - Nas situações previstas no n.º 1 pode, ainda, ser admitido o pagamento em espécie.
3 - Compete ao Presidente do IPS decidir sobre a isenção e/ou pagamento em espécie, previstos nos números anteriores.
Artigo 10.º
Incumprimento
O incumprimento de quaisquer regras resultantes do presente regulamento, confere ao IPS o direito de revogação da cedência, podendo promover pela imediata suspensão da ação, atividade ou evento, sem prejuízo de outras responsabilidades.
Artigo 11.º
Responsabilidade
1 - Os utilizadores de espaços cedidos ao abrigo do presente regulamento são única e exclusivamente responsáveis por quaisquer danos pessoais e/ou patrimoniais decorrentes da ação, atividade ou evento realizados.
2 - Para efeitos do número anterior, podem os responsáveis identificados no artigo 4.º impor a obrigatoriedade de celebração de contrato de seguro.
Artigo 12.º
Cedência A Título Precário
1 - O IPS, no âmbito da sua autonomia patrimonial e, sem prejuízo do respeito pelos princípios estabelecidos nos artigos 53.º e seguintes do Decreto-Lei 280/2007, de 7 de agosto, pode autorizar, a título precário e para fins de interesse público, a cedência (total ou parcial) de imóveis integrados no seu património, para além do período máximo estabelecido para a cedência de curta duração.
2 - A cedência respeitará, com as necessárias adaptações, os princípios e regras estabelecidos no presente regulamento para a cedência de curta duração, designadamente no que respeita à sua onerosidade.
3 - A contrapartida financeira será estabelecida casuisticamente, mediante competente avaliação, a qual deve atender à responsabilidade pelos encargos e despesas com a conservação e manutenção dos imóveis.
4 - Da cedência, nos termos previstos no presente artigo, é lavrado Termo de Aceitação, do qual devem constar os direitos e obrigações das partes pelo período em que for estabelecida a cedência.
5 - O IPS pode exigir o pagamento antecipado, total ou parcial.
Artigo 13.º
Regulamentos internos de cedências de espaços
1 - O presente Regulamento será complementado com os regulamentos internos, a aprovar pelas Unidades Orgânicas que, ao abrigo da sua autonomia administrativa, adaptarão às respetivas realidades as normas aqui fixadas, designadamente no que se refere à organização, logística e medidas de segurança a adotar em cada situação.
2 - Os regulamentos referidos no número anterior são aprovados pelo respetivo diretor, no prazo de trinta dias após a entrada em vigor do presente regulamento e submetidos a homologação do Presidente do IPS.
Artigo 14.º
Dúvidas e omissões
As dúvidas e omissões são resolvidas nos termos da lei aplicável e, em caso de lacuna, por despacho do Presidente do IPS.
Artigo 15.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor decorridos cinco dias após a data da sua aprovação.
24 de julho de 2019. - O Presidente, Prof. Doutor Pedro Dominguinhos.
ANEXO I - Tabela de Preços;
ANEXO II - Requerimento Inicial;
ANEXO III - Relatório de Utilização;
ANEXO IV - Pedido de Isenção da Contrapartida Financeira.
ANEXO I
(a que se refere o artigo 2.º)
(ver documento original)
ANEXO II
Formulário de requisição de espaços do Instituto Politécnico de Setúbal
(preencher este documento e enviar para secretariado das UO/Serviços Centrais)
1 - Identificação do requerente
Entidade:
Pessoa de contacto/Responsável pelo evento:
Telefone:
E-mail:
2 - Informação para faturação
Morada:
Número Fiscal:
Telefone:
Fax:
E-mail:
3 - Identificação da ação, atividade ou evento
Ação, Atividade ou Evento a Realizar:
Data(s) e Horário Previsto:
Destinatários:
Número estimado de participantes:
4 - Espaço pretendido
ESTBarreiro
Sala de aula. Quantidade:
Laboratório de informática. Quantidade:
Anfiteatro. Quantidade:
Auditório
Auditório com balcão
Laboratório de civil
Laboratório de química
Átrio
ESCE/ESS
Sala de aula. Quantidade:
Laboratório quantidade:
Anfiteatro quantidade:
Auditório
Átrio
ESE
Sala de aula. Quantidade:
Laboratório. Quantidade:
Anfiteatro. Quantidade:
Átrio
ESTSetúbal
Sala de aula. Quantidade:
Auditório nobre
Auditório 2
Auditório 3, 4 e 5. Quantidade:
Sala de formação. Quantidade:
Sala de informática. Quantidade:
Laboratórios. Quantidade:
Átrio
Serviços centrais
Sala de atos
Palácio FRYXELL - Edifício principal - R/CH
Palácio FRYXELL - Edifício principal - 1.º piso
Palácio FRYXEL - Claustros/Capela
Espaços exteriores
5 - Reserva de espaços adicionais
Espaço para Coffee Break - m2
Espaço para Receção - m2
6 - Material e serviços de apoio
Auditório:
Material:
Computador portátil
Microfones de lapela
Microfones de mão
Serviços:
Gravação áudio
Gravação vídeo
Tradução simultânea
Anfiteatros e salas de aula:
Computador
Projetor de vídeo
Retroprojetor
Átrio:
Mesas. Quantidade:
Cadeiras. Quantidade:
Placards de madeira. Quantidade:
7 - Diversos (aspetos que considere importantes referir, não abordados acima):
ANEXO III
Relatório associado a cedência de espaços do IPS
(preencher este documento e enviar para secretariado das UO/Serviços Centrais)
1 - Identificação do requisitante
Entidade:
Pessoa de contacto/Responsável pelo evento:
Telefone:
E-mail:
2 - Dados da requisição
Ação, Atividade ou Evento:
Data e Horário:
Número de participantes:
Ficou satisfeito com o espaço cedido? Sim Não
Se respondeu Não, justifique: ___
O espaço cedido estava limpo? Sim Não
Teve problemas de ordem técnica? Sim Não
Se respondeu Não, justifique: ___
Ficou satisfeito com o apoio prestado? Sim Não
Se respondeu Não, indique quais as razões: ___
Comentários e sugestões:
ANEXO IV
Pedido de isenção da contrapartida financeira
Pedido de pagamento em espécie
(identificação do/a requerente), vem requer, a V. Exa., ao abrigo do disposto no artigo 9.º, do Regulamento de Cedência de Espaços do Instituto Politécnico de Setúbal, a isenção da prestação da contrapartida financeira/Pagamento em Espécie (riscar o que não interessar) pela utilização temporária do espaço ___ (identificação do espaço pretendido), destinado à realização ___ (identificação da ação, atividade ou evento), com os fundamentos seguintes:
Indicar a proposta de Pagamento em Espécie
(data)
(assinatura)
(ver documento original)
312473096
