Despacho 12722/2014

Criação de subunidades orgânicas operada nos termos do artigo 8.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro

Considerando que através de deliberação da Assembleia Municipal de 21 de dezembro de 2012 foi conformada a organização dos serviços municipais com a 51/2005, de 30 de agosto, 64-A/2008, de 31 de dezembro, 3-B/2010, de 28 de abril e 64/2011, de 22 de dezembro, que aprova o estatuto do pessoal dirigente dos serviços e organismos da administração central, regional e local do Estado.">Lei 49/2012, de 28 de agosto substituindo a deliberação e estrutura aprovada de 29 de dezembro de 2010 e publicada na 2.ª série do Diário da República, n.º 10, de 14 de janeiro de 2011;

Considerando que foi deliberada a utilização do expediente previsto no n.º 7 do artigo 25.º que prevê a suspensão da entrada em vigor da nova estrutura até ao término das comissões de serviço dos dirigentes em exercício à data da reorganização repristinando a estrutura anterior;

Considerando que a estrutura orgânica repristinada prevê 10 subunidades orgânicas, sendo que apenas foi criada a subunidade de expediente e modernização administrativa;

Considerando que, nos termos do artigo 8.º e n.º 5 do artigo 10.º ambos do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, compete ao Presidente da Câmara Municipal criar às subunidades orgânicas.

Assim, face ao que precede, no uso da competência que me é conferida pelo artigo 8.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, determino a criação das seguintes subunidades orgânicas lideradas por Coordenadores Técnicos (anexo i), dentro do limite máximo fixado pela Assembleia Municipal, sendo as respetivas funções acometidas a estas subunidades definidas no documento anexo.

(ver documento original)

30 de maio de 2014. - O Presidente da Câmara Municipal, José António Gomes de Jesus, Dr.

ANEXO

Definição das funções acometidas às subunidades orgânicas, criadas por despacho do Sr. Presidente da Câmara em 30 de maio de 2014, nos termos do artigo 8.º do Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro.

Tesouraria - Assegurar o funcionamento das aplicações periferias de Gestão de Tesouraria promovendo testes de controlo de saldos e fluxos junto da Contabilidade Patrimonial;

Elaborar e manter atualizado o orçamento previsional de Tesouraria;

Organizar os serviços de forma a facilitar os testes de auditoria e de controlo interno, designadamente as contagens com e sem prévio aviso;

Assegurar a rigorosa afetação dos valores cobrados por operações de tesouraria às entidades destinatárias dos mesmos e dentro dos calendários definidos por lei;

Propor e proceder a operações financeiras ao nível da aplicação de disponibilidades e da gestão da carteira de empréstimos;

Promover a aprovação, acompanhamento e atualização do regulamento destinado a assegurar o controlo dos fundos de maneio;

Assegurar todo o expediente necessário à realização das operações de crédito;

Zelar pela cobrança das receitas da autarquia;

Assegurar o controlo da tesouraria municipal;

Efetuar os balanços à Tesouraria nos termos do POCAL;

Efetuar a reconciliação bancária sempre que estejam disponíveis as informações habilitantes, tomando-se a periodicidade mensal como obrigação mínima;

Assegurar o controlo e gestão das cauções prestadas pelo município ou por terceiros em favor do município, no quadro dos contratos estabelecidos, nomeadamente, garantias bancárias.

Receita - Elaborar os documentos de prestação de contas que caibam no âmbito da sua atividade;

Acompanhar, controlar e proceder à avaliação dos documentos previsionais, propondo a adoção de medidas de reajustamento sempre que tal se mostre necessário em face dos desvios detetados;

Organizar os dossiers contabilísticos e financeiros dos projetos cofinanciados;

Assegurar a prossecução das atividades contabilísticas em sede da classe 0 (zero) do POCAL garantindo as operações legais indispensáveis à perceção da liquidação e execução da receita corrente e de capital;

Assegurar a legalidade dos dinheiros cobrados ou a cobrar, quer em sede da origem dos montantes quer da respetiva inscrição orçamental;

Elaborar mensalmente os indicadores do grau de execução orçamental da receita corrente e receita de capital;

Através de contas de ordem apropriadas e, em colaboração com a contabilidade patrimonial, exercer um rigoroso controlo na cobrança e afetação à despesa das receitas consignadas, designadamente das provenientes de Fundos Comunitários, de Contratos Programa e de Empréstimos consignados;

Assegurar a execução célere de todas as operações contabilísticas decorrentes da integral aplicação do POCAL (plano oficial de contabilidade das autarquias locais);

Elaborar as operações de encerramento das contas patrimoniais bem como os respetivos mapas finais (demonstrações financeiras, conta de gerência e mapas de execução orçamental da receita)

Colaborar com a Tesouraria calculando indicadores de gestão tais como o PMR (prazo médio de recebimento), alertando os superiores hierárquicos sempre que a evolução daqueles sugira uma variação modular igual ou superior a 5 dias;

Elaborar mapas específicos que lhe sejam legitimamente solicitados, propondo o aperfeiçoamento dos mesmos e assegurando a cabal descodificação gestionária a informação contabilística;

Elaborar e entregar aos superiores hierárquicos com legitimidade para os receber, mapas avulsos ou edições avulsas de mapas regulares sempre que os valores contabilizados ou a informação contabilística acumulada ou seriada suscite a necessidade da imediata perceção ou intervenção dos órgãos autárquicos;

Controlar a evolução mensal, anual e plurianual dos diversos indicadores económicos e financeiros, designadamente aqueles que, por força do POCAL, implicam o cumprimento de valores mínimos;

Colaborar com o fiscal único ou revisor oficial de contas na disponibilização atempada da informação contabilística necessária à elaboração dos relatórios periódicos de análise económico-financeira;

Assegurar o aproveitamento maximal da aplicação informática de contabilidade analítica ou de custos;

Elaborar mapas adicionais ou complementares aos produzidos pela aplicação informática;

Organizar os dossiers contabilísticos e financeiros dos projetos cofinanciados;

Assegurar a execução célere de todas as operações contabilísticas decorrentes da integral aplicação do POCAL (plano oficial de contabilidade das autarquias locais);

Elaborar as operações de encerramento das contas patrimoniais bem como os respetivos mapas finais (demonstrações financeiras, conta de gerência e mapas de execução orçamental da receita e da despesa).

Despesa - Assegurar a prossecução das atividades contabilísticas em sede da classe 0 (zero) do POCAL garantindo as operações legais indispensáveis à perceção da liquidação e execução da despesa corrente e de capital, especialmente nas duas componentes mais comuns desta (PPI - classe económica 07 e Transferências de capital - classe económica 08);

Assegurar o cumprimento da legalidade da liquidação da despesa corrente nas operações fundamentais de dotação inicial, cabimento e compromisso);

Elaborar documentos de análise - por defeito, com periodicidade mensal sem prejuízo de pedidos intercalares por parte dos órgãos autárquicos - relativamente à despesa que, por via das contas do POCAL 04 (orçamento, exercícios futuros) e 05 (compromissos, exercícios futuros), possam afetar o orçamento presente por efeitos de anos transatos ou orçamentos futuros põe efeito de operações de diferimento;

Elaborar mensalmente os indicadores do grau de execução orçamental da despesa corrente e de capital (exceto a despesa afeta à classe económica 07);

Elaborar mensalmente os indicadores do grau de execução orçamental do PPI - Plano Plurianual de Investimentos (despesa de capital em investimentos afeta à classe económica 07) em sede do NEFA (nível de execução do financiamento anual) e do NEFG (nível de execução do financiamento global);

Monitorizar, no PPI, os montantes que se encontrem na situação de "financiamentos indefinidos" propondo medidas de desbloqueamento;

Coordenar, com a Contabilidade Patrimonial, a elaboração de documentos de suporte a RAP (reposições abatidas aos pagamentos), RNAP (reposições não abatidas aos pagamentos), e RE (reembolsos e restituições, emitidos e pagos e emitidos e não pagos);

Elaborar balancetes mensais de diversos graus e balizamentos, disponibilizando-os pontualmente aos órgãos ou serviços previstos nos regulamentos internos;

Fazer o controlo e, quando necessário, a circularização de saldos de terceiros, no seu todo ou parte;

Colaborar com a Gestão de Aprovisionamentos informando-a sempre que forem contabilizadas provisões por depreciação das existências;

Assegurar a elaboração dos mapas definidos pelo POCAL (9 mapas, desde o mapa CC-1 ao mapa CC-9) bem como, a montante dos mesmos, os respetivos mapas de recolha de dados, prosseguindo o aperfeiçoamento permanente destes;

Assegurar o correto funcionamento dos registos em centros de responsabilidades e centros de custos bem como a elaboração dos respetivos orçamentos técnicos e da análise dos desvios identificados;

Assegurar, com a interação dos órgãos autárquicos, a sintonia e sincronia entre a contabilidade de custos e a gestão estratégica do município a fim de que a informação contabilística funcione como suporte de clarificação decisional e gestionária;

Assegurar, com a interação dos órgãos autárquicos, a sintonia entre a contabilidade de custos e a contabilidade patrimonial bem como com a contabilidade orçamental quando, por efeito dos elementos obtidos, forem previsíveis alterações às dotações orçamentais;

Estimar as chaves de repartição entre os diversos centros de custos a fim de que, tendencialmente, os mesmos possam sustentar uma demonstração de resultados por funções (na ótica técnica e na ótica institucional - classificador funcional do POCAL);

Monitorizar a execução do orçamento e elaborar documentos de análise relativamente, entre outras áreas, à evolução do grau de compromissos assumidos e do grau de execução orçamental, à evolução do nível de endividamento líquido, à evolução do nível de crédito bancário, à evolução do passivo excecionado do nível de endividamento e à evolução dos custos e proveitos de exploração das empresas municipais;

Acompanhar, controlar e proceder à avaliação dos documentos previsionais, propondo a adoção de medidas de reajustamento sempre que tal se mostre necessário em face dos desvios detetados;

Organizar os dossiers contabilísticos e financeiros dos projetos cofinanciados;

Assegurar a execução célere de todas as operações contabilísticas decorrentes da integral aplicação do POCAL (plano oficial de contabilidade das autarquias locais);

Elaborar as operações de encerramento das contas patrimoniais bem como os respetivos mapas finais (demonstrações financeiras, conta de gerência e mapas de execução orçamental da despesa);

Colaborar com a Tesouraria calculando indicadores de gestão tais como o PMP (prazo médio de pagamento), alertando os superiores hierárquicos sempre que a evolução daqueles sugira uma variação modular igual ou superior a 5 dias;

Elaborar mapas específicos que lhe sejam legitimamente solicitados, propondo o aperfeiçoamento dos mesmos e assegurando a cabal descodificação gestionária a informação contabilística;

Elaborar e entregar aos superiores hierárquicos com legitimidade para os receber, mapas avulsos ou edições avulsas de mapas regulares sempre que os valores contabilizados ou a informação contabilística acumulada ou seriada suscite a necessidade da imediata perceção ou intervenção dos órgãos autárquicos;

Controlar a evolução mensal, anual e plurianual dos diversos indicadores económicos e financeiros, designadamente aqueles que, por força do POCAL, implicam o cumprimento de valores mínimos;

Colaborar com o fiscal único ou revisor oficial de contas na disponibilização atempada da informação contabilística necessária à elaboração dos relatórios periódicos de análise económico-financeira;

Assegurar o aproveitamento maximal da aplicação informática de contabilidade analítica ou de custos;

Elaborar mapas adicionais ou complementares aos produzidos pela aplicação informática;

Assegurar o trabalho de campo necessário à tomada de decisões baseadas em custos padrão ou custos orçamentados ou de aquisição, aluguer, arrendamento ou alienação de partes do imobilizado.

Expediente e Modernização Administrativa - Desenvolver trabalho na área de Modernização Administrativa nomeadamente na implementação e desenvolvimento do programa Simplex Autárquico;

Instalação e funcionamento do balcão único a construir no âmbito do SAMA, preparando toda a plataforma de comunicação institucional entra o Município, a rede de espaços internet do concelho e as Juntas de Freguesia;

Acompanhar, quando para tanto solicitado pelo eleito com responsabilidades na área, os procedimentos administrativos municipais;

Apoiar o município nas suas relações com outras entidades;

Elaborar, sempre que para tal solicitado, projetos de posturas e regulamentos municipais, bem como proceder à sua revisão e promover a respetiva publicação;

Secretariar as reuniões e elaborar as respetivas atas dos órgãos executivo e deliberativo;

Elaborar, sempre que para tal solicitado, projetos de posturas e regulamentos municipais, bem como proceder à sua revisão e promover a respetiva publicação.

Notariado - Preparar e reduzir a escrito contratos-promessa de qualquer natureza;

Preparar e submeter a visto do Tribunal de Contas os atos e contratos que devam ser objeto de fiscalização prévia, exceto aqueles em que para tanto seja competente outro serviço municipal;

Organizar e acompanhar os processos de expropriação litigiosa até à sua conclusão.

Recursos Humanos - Promover em articulação com a unidade orgânica competente ações de formação e sensibilização, no que respeita à prevenção da higiene e segurança no trabalho;

Assegurar a elaboração de relatórios e tratamento de dados estatísticos;

Elaborar o Balanço Social;

Assegurar a gestão dos recursos humanos em conformidade com orientações superiores e em articulação com os restantes serviços municipais;

Assegurar os procedimentos relativos ao processo anual de avaliação do desempenho dos funcionários;

Assegurar registo das movimentações de pessoal, ao nível das entradas e saídas em articulação com o mapa de pessoal;

Dar cumprimento às decisões relativas aos recursos humanos, designadamente aos processos de mobilidade interna, contratações por tempo indeterminado, contratações a termo certo ou incerto, comissões de serviço, exonerações e cessações ou modificações dos contratos de pessoal independentemente da sua natureza;

Elaborar a proposta de mapa de pessoal do município e respetivas alterações;

Garantir as tarefas necessárias à abertura e desenvolvimento dos processos de recrutamento e seleção de pessoal;

Identificar os trabalhadores cuja posição remuneratória, obrigatoriamente ou por opção gestionária, seja alterada e informar a unidade orgânica de processamento de vencimentos e abonos do facto;

Instruir os processos relativos a acumulações de funções;

Prestar apoio técnico aos júris dos procedimentos concursais;

Controlar as situações de mobilidade interna, das comissões de serviço e das contratações;

Assegurar as inscrições e manutenção de trabalhadores na ADSE;

Assegurar os procedimentos relativos a acidentes em serviço;

Assegurar todos os procedimentos relativos a férias, faltas e licenças, estatuto de trabalhador estudante e parentalidade;

Cooperar com a unidade orgânica competente, na criação de indicadores e dados estatísticos de apoio à gestão;

Coordenar ações específicas que visem assegurar o direito à informação e ao conhecimento dos direitos e deveres dos trabalhadores;

Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos e proceder à retenção dos respetivos descontos;

Desenvolver os procedimentos necessários à organização e atualização dos processos individuais dos trabalhadores;

Gerir os sistemas de controlo de assiduidade e pontualidade;

Elaborar declarações solicitadas pelos trabalhadores sobre elementos constantes nos respetivos processos individuais;

Elaborar e conferir os mapas e relações de descontos facultativos ou obrigatórios, processados nos vencimentos dos trabalhadores e proceder ao envio à unidade orgânica competente dos descontos efetuados nos vencimentos dos funcionários e destinados a entidades terceiras;

Emitir declarações de rendimentos;

Garantir o expediente respeitante a juntas médicas e verificação domiciliária de doença;

Instruir os processos de aposentação;

Proceder aos descontos judicialmente determinados e dos recibos dos acidentes de serviço e conferência de despesas da ADSE;

Proceder ao pagamento dos prémios de desempenho;

Proceder ao registo das penas disciplinares aplicadas a trabalhadores;

Proceder à alteração, obrigatória ou por opção gestionária, do posicionamento remuneratório dos trabalhadores;

Proceder ao levantamento de necessidades de formação e, subsequentemente, elaborar os programas de formação para os funcionários, divulgar as ações de tenham conhecimento, bem como efetuar inscrições e atos administrativos relacionados com formações externas.

Taxas e Licenças - Instruir processos relativos ao abastecimento de água, saneamento, e limpeza de fossas;

Cobrança trimestral do terrado da feira;

Instrução e cobrança de processos de urbanismo;

Instrução de processos de revalidação de carta de caçador;

Licenças de ruído;

Receção de horários de funcionamento e suas alterações;

Instrução de processos de abertura, modificação e ou encerramento de estabelecimentos.

Obras Públicas - Assegurar a gestão estratégica, operacional e transacional das aquisições de bens e serviços e das empreitadas, em articulação com os serviços envolvidos;

Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;

Elaborar, em colaboração com os serviços o plano anual de aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade;

Garantir a conformidade normativa dos procedimentos pré-contratuais, bem como, a respetiva uniformização processual;

Desenvolver estudos que permitam criar um sistema de controlo;

Elaborar manual de normalização de compras que tenha em conta critérios de economia e funcionalidade e a compatibilização das compras com os bens e serviços adquiridos anteriormente;

Desenvolver estudos que permitam, designadamente, analisar os custos de aquisições de bens e serviços.

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