O Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA) é uma unidade orgânica da Universidade de Évora (UE), nos termos da alínea b) do artigo 40.º dos Estatutos, homologados pelo Despacho Normativo 10/2014 (2.ª série), de 5 de agosto.
O IIFA tem como missão apoiar a atividade de investigação e os ciclos de estudo de formação avançada, nomeadamente os terceiros ciclos e mestrados em associação com instituições de ensino superior internacionais, promovendo a integração e estabelecendo sinergias entre a oferta de formação avançada e as capacidades científicas instaladas a nível das Unidades de l&D e das Cátedras de Investigação, focalizando-se na promoção da interdisciplinaridade, da internacionalização e da cultura científica, desenvolvendo as estruturas e os serviços de índole técnico-científica que apoiem a cooperação científica interinstitucional.
Os Estatutos do IIFA foram homologados por despacho Reitoral de 20/02/2015 e publicados no Diário da República pelo Despacho 6440/2015 (2.ª série), de 9 de junho.
Os Estatutos da UE, no n.º 2 do artigo 59.º, preveem a possibilidade do IIFA dispor de uma Divisão de apoio técnico-administrativo, que é concretizada com a criação da Divisão de Serviços de Apoio (DSA) técnico-administrativos, prevista no artigo 14.º dos Estatutos do IIFA.
Nestes termos, ao abrigo da alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º dos Estatutos da Universidade de Évora, ouvido o Conselho de Gestão na sua sessão de 29 de novembro de 2018, por despacho de 13/12/2018 da Reitora da Universidade de Évora é aprovado e posto em vigor o Regulamento da Divisão de Serviços de Apoio do Instituto de Investigação e Formação Avançada, que se publica em anexo ao presente despacho.
É revogada a Ordem de Serviço n.º 12/2017, de 3 de maio.
ANEXO
Regulamento da Divisão de Serviços de Apoio do Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA)
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento define a estrutura e o funcionamento da Divisão de Serviços de Apoio técnico-administrativos do IIFA (DSA-IIFA).
Artigo 2.º
Princípios
A atuação da DSA-IIFA deve, sem prejuízo e no contexto do disposto no presente Regulamento, especial observância aos seguintes princípios:
a) Princípio da solidariedade e da coordenação intrainstitucional, que visa a articulação solidária da atuação, com simplificação dos circuitos, partilha de conhecimentos e colaboração sistemática com os restantes Serviços da Universidade;
b) Princípio da valorização dos recursos humanos, que visa aumentar a motivação e a participação ativa dos trabalhadores, através, designadamente, da sua formação permanente e de formas de organização do trabalho que lhes permitam pôr à prova a sua capacidade e criatividade;
c) Princípio da desburocratização, que visa racionalizar os procedimentos administrativos, através, designadamente, da redução e simplificação, intensificando a utilização de meios eletrónicos de comunicação;
d) Princípio da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado, transparência, prestação de contas e responsabilização pelos resultados;
e) Princípio da gestão por objetivos devidamente quantificados e avaliação periódica em função dos resultados;
f) Princípio de eficiência económica nos custos e nas soluções adotadas para a concretização das despesas.
CAPÍTULO II
Competências, Estrutura e Recursos
Artigo 3.º
Competências da Divisão
De acordo com o n.º 2 do artigo 14.º dos Estatutos do IIFA, compete à DSA-IIFA:
a) Apoiar o Diretor na gestão do orçamento e plano de atividades do IIFA;
b) Apoiar o Diretor na gestão dos meios humanos e materiais postos à disposição do Instituto;
c) Gerir os fluxos de entrada e de saída de documentação;
d) Apoiar o Diretor na preparação de processos de candidaturas a financiamento ou de aquisição de bens e equipamentos;
e) Manter atualizado o registo de dados e o arquivo da documentação respeitantes à atividade do IIFA e produzir sobre eles relatórios e outros instrumentos de gestão;
f) Assegurar o Secretariado da Direção e dos Presidentes dos Conselhos Científico e Pedagógico, nomeadamente as convocatórias e as atas das reuniões e a circulação interna de informação.
Artigo 4.º
Estrutura da Divisão
1 - A DSA-IIFA é coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau e, para cumprimento das suas atribuições, dispõe de um Secretariado Geral.
2 - Compete ao Secretariado Geral:
a) Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Diretor do IIFA;
b) Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Científico do IIFA;
c) Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Pedagógico do IIFA;
d) Assegurar o serviço de secretariado de Provas Académicas do IIFA e de apoio administrativo aos Presidentes de Júri;
e) Assegurar apoio técnico-administrativo aos Programas de Doutoramento, nomeadamente aos respetivos Diretores e alunos;
f) Assegurar apoio técnico-administrativo aos Pós-doutoramentos, nomeadamente, no âmbito do cumprimento do Regulamento de Pós-doutoramento em vigor na Universidade de Évora;
g) Assegurar o controlo da execução orçamental do IIFA, incluindo a tramitação administrativa dos processos de aquisição de bens e serviços;
h) Tramitar os processos relativos a faltas, férias e licenças e elaborar os respetivos mapas, bem como tramitar os processos relativos às deslocações em serviço;
i) Sob orientação superior, elaborar, gerir e divulgar informação pertinente no âmbito do IIFA e da organização de eventos científico-pedagógicos e de disseminação.
Artigo 5.º
Competências do Chefe de Divisão
Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas, compete designadamente ao Chefe de Divisão da DSA-IIFA:
a) Colaborar na orientação e coordenar a atividade da divisão, de acordo com as diretivas do Diretor;
b) Colaborar na gestão do pessoal não docente e não investigador;
c) Assistir tecnicamente os órgãos da unidade;
d) Elaborar estudos, pareceres e informações, relativos à gestão da unidade orgânica;
e) Recolher, sistematizar e divulgar legislação com interesse para a atividade da unidade orgânica;
f) Informar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos relativos a questões de natureza técnica;
g) Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas;
h) Exercer as demais competências que lhe forem cometidas por lei, pelos estatutos ou que lhe sejam delegadas.
Artigo 6.º
Recursos Humanos
1 - São recursos humanos afetos à DSA-IIFA:
a) O Chefe de Divisão, nomeado pelo Reitor nos termos da Lei e dos Estatutos da Universidade de Évora;
b) Outros funcionários não docentes e não investigadores, constantes do mapa de pessoal da Universidade de Évora e afetos pela Reitoria;
c) Outros colaboradores, enquadráveis nos termos da Lei.
2 - O Chefe de Divisão atua na dependência direta do Diretor do IIFA, com a coordenação técnica do Administrador da Universidade de Évora.
3 - As competências do Diretor do IIFA em matéria de gestão dos recursos humanos afetos à DSA podem ser delegadas pelo Reitor, sendo o seu exercício coadjuvado pelo Chefe de Divisão.
Artigo 7.º
Recursos Financeiros
Compete à DSA-IIFA, sob orientação dos órgãos competentes da Universidade de Évora, coadjuvar o Diretor na gestão dos recursos financeiros de que o IIFA for dotado pelo orçamento da Universidade, assim como a operacionalização da sua execução, de acordo com as opções gestionárias.
Artigo 8.º
Infraestruturas e Equipamentos
Compete à DSA-IIFA, sob orientação do Diretor do IIFA e dos demais órgãos competentes da Universidade de Évora, colaborar na gestão das infraestruturas que lhes sejam atribuídas pela Universidade Évora, assim como dos materiais e equipamentos a ela afetos, zelando pela sua conservação e boa utilização.
Artigo 9.º
Organograma
O Organograma da Divisão de Serviços de Apoio está incluído no organograma funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada constante do Anexo A ao presente regulamento.
CAPÍTULO III
Disposições finais
Artigo 10.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
14/01/2019. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.
ANEXO A
Organograma Funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA)
(para efeitos do disposto no artigo 5.º)
(ver documento original)
311978632