O Decreto Regulamentar 23/2012, de 9 de fevereiro, alterado pelo Decreto Regulamentar 4/2016, de 8 de novembro, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde (SGMS).
Com a publicação da Portaria 160/2012, de 22 de maio, foi fixada a estrutura nuclear da SGMS e estabelecido o número máximo de unidades flexíveis e matriciais, bem como as respetivas competências.
Para além das atribuições cometidas à SGMS nos referidos diplomas orgânicos, desde 2014, por força da alteração ao Regulamento Arquivístico para os Hospitais, operado pela Portaria 157/2014, de 19 de agosto, passou a ser da responsabilidade da SGMS, a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semiativa.
Considerando a prossecução das atribuições e competências da Secretaria-Geral como instituição estratégica de coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde, promovendo boas práticas de gestão da informação e partilha de conhecimento, justifica-se a criação de uma unidade de estrutura matricial, como centro de competências com valências técnicas e profissionais diversas, de modo a assegurar a coordenação, acompanhamento e supervisão do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde.
Assim,
Ao abrigo do disposto no artigo 22.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, na sua atual redação, em conjugação com os artigos 5.º e 9.º da Portaria 160/2012, de 22 de maio, determino:
1 - A constituição de uma equipa multidisciplinar, designada por Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde (EMCSA).
2 - São atribuições da EMCSA, designadamente:
a) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo históricos do Ministério da Saúde, em articulação com os demais serviços e organismos, procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente nos respetivos organismos produtores;
b) Organizar e manter o arquivo da SG e dos gabinetes dos membros do Governo, suportado em regulamento atualizado que assegure a normalização de procedimentos, designadamente sobre guarda, acesso, conservação e destruição de documentos;
c) Atribuir os prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semiativa dos hospitais;
d) Coordenar o Projeto de avaliação documental da SGMS;
e) Coordenar o Projeto de Gestão Documental;
f) Criar os instrumentos de Normalização e Regulação Nacional de Arquivos de Saúde;
g) Coordenar os grupos de trabalho no âmbito do Ministério da Saúde;
h) Promover visitas técnicas aos organismos e planos de ação específicos das entidades englobando, entre outros, os seguintes domínios: gestão documental, avaliação documental, salvaguarda e descrição de espólios de interesse histórico e normalização de processos e procedimentos;
i) Ministrar formação de equipas no domínio da arquivística;
j) Exercer as demais funções que lhe sejam atribuídas.
3 - A EMCSA funciona sob a dependência direta da Divisão de Arquivo e Sistemas de Informação, integrada na Direção de Serviços de Gestão, Informação, Relações Públicas e Arquivo.
4 - Designo a Licenciada Sara Dias Alves Domingues de Carvalho, Técnica Superior de Arquivo e Biblioteca, do mapa de pessoal da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, como chefe da Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde (EMCSA), dado ser detentora de aptidão e competência técnica para o exercício de tais funções, como decorre da nota curricular anexa ao presente despacho, atribuindo-lhe o estatuto remuneratório equiparado a chefe de divisão.
5 - Os demais serviços e entidades do Ministério da Saúde prestam a colaboração e informação necessárias ao desenvolvimento da missão da EMCSA, com a celeridade devida, cabendo-lhes designar o respetivo interlocutor.
6 - O presente despacho produz efeitos desde 1 de fevereiro de 2018
29 de janeiro de 2018. - A Secretária-Geral, Sandra Cavaca.
ANEXO
Nota curricular
Habilitações Académicas:
Doutoranda em Ciências da Informação e da Documentação - Escola de Ciências Sociais - Universidade de Évora.
Curso de Especialização em Ciências Documentais, variante de Arquivo - Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.
Curso de Especialização em Ciências Documentais, variante de Biblioteca - Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.
Curso de Especialização para Técnicos Editoriais - Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.
Licenciatura em Filosofia - Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.
Experiência Profissional:
Técnica Superior de Arquivo na Secretaria-Geral do Ministério da Saúde.
Técnica Superior de Arquivo, responsável pela coordenação do Arquivo Municipal de Lagos.
Professora convidada do Curso de Mestrado em Ciências Documentais - Universidade do Algarve - Faculdade de Ciências Humanas e Sociais.
Professora convidada da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão - Vila do Conde (ESEIG)
Coordenadora Editorial - Almedina.
Professora de Filosofia - E.S. D. Duarte, Coimbra.
Outras Atividades:
Coordenadora da Plataforma Saúde.Doc.
Coordenadora dos Grupos de Trabalho da SGMS, a nível nacional, na área da Ciência da Informação.
Membro fundador da Rede de Arquivos do Algarve (RAALG) - Integrou o grupo coordenador da Rede de Arquivos do Algarve.
Autora de diversos Artigos e comunicações no âmbito da Ciência da Informação.
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