A Portaria 26/2018, de 19 de janeiro, concretizou alguns ajustamentos na estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, mediante a alteração à Portaria 112/2012, de 27 de abril, cujos fundamentos se encontram bem delineados no seu texto preambular. Mantendo-se embora o número e, no essencial, a própria designação das unidades orgânicas flexíveis, impõe-se que sejam agora concretizadas algumas alterações de mero enquadramento orgânico nas unidades flexíveis criadas pelo Despacho 7489/2012, de 2 de agosto, objeto de republicação em anexo à declaração de retificação n.º 1035/2012, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 155, de 10 de agosto.
Não obstante tratar-se, em bom rigor formal, de uma mera alteração do Despacho 7489/2012, de 2 de agosto, razões de comodidade de leitura e de segurança jurídica nas habilitações legais de competência invocadas para a atuação das várias unidades orgânicas justificam a opção pela publicação de um novo despacho.
Assim, ao abrigo das disposições conjugadas da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º e da segunda parte da alínea c) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, e dos n.os 5 e 8 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, e tendo presente o estabelecido no artigo 8.º da Portaria 112/2012 de 27 de abril, determino o seguinte:
1 - Na Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental (DSCGO) é criada a Divisão de Gestão Financeira (DGF) e o Núcleo de Planeamento.
1.1 - À Divisão de Gestão Financeira compete:
a) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria-Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a responsabilidade da Secretaria-Geral, garantindo a realização de todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os princípios de boa gestão;
c) Verificar os requisitos da despesa, bem como processar e liquidar as despesas autorizadas;
d) Organizar e manter a contabilidade atualizada dos orçamentos cuja execução é gerida ou acompanhada pela Secretaria-Geral;
e) Organizar e manter uma contabilidade de gestão que permita o adequado controlo de custos;
f) Elaborar as contas de gerência dos gabinetes governamentais, da Secretaria-Geral e das demais estruturas a que esta presta suporte;
g) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a responsabilidade da Secretaria-Geral, prestando as informações periódicas que permitam o seu controlo;
h) Proceder ao pagamento das despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, de indemnizações e de reconstituição de bens do Estado, nos termos legais;
i) Assegurar a arrecadação das receitas da Secretaria-Geral e sua contabilização, bem como a dos serviços e organismos a que aquela presta suporte;
j) Elaborar os pedidos de libertação de crédito;
k) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio relativos aos orçamentos cuja execução é assegurada ou acompanhada pela Secretaria-Geral;
l) Assegurar a realização de outras atividades que, no âmbito das atribuições e competências da Secretaria-Geral, lhe forem cometidas superiormente.
1.2 - Ao Núcleo de Planeamento compete:
a) Propor e assegurar a realização da metodologia de gestão dos recursos financeiros, criando para tal indicadores de gestão que permitam acompanhar a evolução da situação financeira e orçamental;
b) Efetuar o acompanhamento e controlo do Programa Orçamental, no âmbito das atribuições de entidade coordenadora que estão cometidas à Secretaria-Geral;
c) Assegurar a realização de outras atividades que, no âmbito das atribuições e competências da Secretaria-Geral, lhe forem cometidas superiormente.
2 - Mantêm-se as Divisões de Gestão de Recursos Humanos e de Gestão de Aprovisionamento e Património, criadas pelo Despacho 7489/2012, deixando a Divisão de Recursos Humanos de estar inserida na Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, entretanto extinta pelo artigo 4.º da Portaria 26/2018, de 19 janeiro.
2.1 - À Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) compete:
a) Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, em geral, e para a Secretaria-Geral, em especial, apoiando os serviços e organismos do Ministério das Finanças na respetiva implementação;
b) Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;
c) Programar, promover e acompanhar as ações de recrutamento e acolhimento de pessoal da Secretaria-Geral;
d) Assegurar a execução dos procedimentos relativos plano anual setorial de recrutamento da área das finanças, previsto no n.º 5 do artigo 30.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei 35/2014, de 20 de junho, na redação introduzida pela Lei 25/2017, de 30 de maio;
e) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
f) Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério;
g) Assegurar o processamento das remunerações do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
h) Organizar e manter atualizado o cadastro dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como o registo e o acompanhamento da sua assiduidade;
i) Assegurar a execução de todos os procedimentos administrativos relacionados com o pessoal da Secretaria-Geral, bem como dos gabinetes dos membros do Governo e das demais estruturas e serviços a que a Secretaria-Geral preste apoio, sem prejuízo das matérias do âmbito das competências próprias destas entidades;
j) Assegurar a execução dos procedimentos relativos à integração de trabalhadores na situação de valorização profissional, conforme previsto no artigo 27.º do regime da valorização profissional dos trabalhadores com vínculo de emprego público, aprovado pela Lei 25/2017, de 30 de maio, e assegurar a articulação com a entidade gestora da valorização profissional;
k) Assegurar o serviço de receção, classificação registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral, bem como o serviço de expedição da correspondência dos gabinetes governamentais, da Secretaria-Geral, comissões e grupos de trabalho aos quais a Secretaria-Geral preste apoio;
l) Analisar os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais, face ao regime jurídico e legislação complementar aplicável aos organismos da Administração Pública sem autonomia financeira ou receitas próprias, bem como processar as correspondentes despesas;
m) Assegurar a realização de outras atividades que, no âmbito das atribuições e competências da Secretaria-Geral, lhe forem cometidas superiormente.
2.2 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos integra a Secção de Administração de Pessoal, Remunerações e Expediente, o Núcleo de Apoio Técnico e o Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais.
2.2.1 - À Secção de Administração de Pessoal, Remunerações e Expediente compete garantir a realização das atividades e dos procedimentos técnicos e administrativos, nas vertentes de recursos humanos e expediente, relativamente às competências constantes das alíneas g) a k) do n.º 2.1;
2.2.2 - Ao Núcleo de Apoio Técnico compete assegurar o apoio técnico necessário ao exercício das competências da Divisão, incluindo a realização das atividades e procedimentos relativos às competências constantes das alíneas a) a f) do n.º 2.1;
2.2.3 - Ao Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais compete garantir a realização das atividades e dos procedimentos técnicos e administrativos relativamente à competências constantes da alínea l) do n.º 2.1.
2.3 - À Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) compete:
a) Assegurar a gestão, manutenção, conservação, reparação e beneficiação do património afeto aos gabinetes dos membros do Governo, à Secretaria-Geral e aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
b) Promover a realização dos procedimentos de aquisição de bens e serviços, bem como o acompanhamento da execução e da gestão dos respetivos contratos, relativamente aos gabinetes dos membros do Governo, à Secretaria-Geral e aos serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
c) Proceder ao fornecimento de bens e serviços requisitados pelos gabinetes dos membros do Governo, pela Secretaria-Geral e pelos serviços, comissões e por grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
d) Promover, acompanhar e gerir os procedimentos relativos à realização de empreitadas de obras públicas no âmbito da conservação e beneficiação do edifício sede do Ministério e do Arquivo Contemporâneo;
e) Acompanhar e controlar o programa de gestão do património imobiliário do Ministério;
f) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis afetos aos gabinetes dos membros do Governo, à Secretaria-Geral e aos serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
g) Manter atualizado o SIIE;
h) Manter atualizado o PVE;
i) Coordenar e gerir o parque de viaturas automóveis da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
j) Gerir e controlar os contratos de comunicações fixas, fixas/móveis, móveis e dados dos respetivos equipamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que a Secretaria-Geral preste apoio;
k) Dinamizar e verificar a aplicação de medidas comportamentais de eficiência energética no edifício sede do Ministério e no Arquivo Contemporâneo;
l) Elaborar relatórios mensais de adjudicações realizadas com parecer genérico;
m) Publicitação de relatórios de contratação na BaseGov.
2.4 - A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património integra a Secção de Património, Economato e Inventário, a Secção de Viaturas e Comunicações e a Unidade de Gestão Patrimonial.
2.4.1 - Compete à Secção de Património, Economato e Inventário garantir a realização das atividades e dos procedimentos relativos às competências constantes das alíneas a) a c) e f) do n.º 2.3.
2.4.2 - Compete à Secção de Viaturas e Comunicações garantir a realização das atividades e dos procedimentos relativos às competências constantes das alíneas h) a j) do n.º 2.3.
2.4.3 - Compete à Unidade de Gestão Patrimonial garantir a realização das atividades e dos procedimentos relativos às competências constantes das alíneas e) e g) do n.º 2.3.
3 - É criada a Divisão de Arquivos e Biblioteca (DAB), à qual compete:
a) Organizar e gerir a Biblioteca Central do Ministério;
b) Assegurar a coordenação do Catálogo Central, base de dados bibliográfica das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
c) Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua direta responsabilidade, em particular a base de dados de recortes de imprensa;
d) Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
e) Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos serviços e organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos nacionais e internacionais;
f) Divulgar a informação produzida pelos serviços e organismos do Ministério, através da Biblioteca Digital;
g) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;
h) Proceder à integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos serviços e organismos do Ministério que não disponham de bibliotecas próprias;
i) Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental, através de exposições, colóquios e outras atividades;
j) Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços e organismos dependentes do Ministério;
ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de serviços e organismos extintos que fiquem à sua guarda;
iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo;
k) Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
l) Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
m) Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;
n) Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais e internacionais.
4 - Mantêm-se as comissões de serviço das seguintes titulares de cargos de direção intermédia de 2.º grau, nas unidades orgânicas flexíveis a que se refere o presente despacho e que sucedem às anteriormente existentes:
a) Licenciada Paula Cristina Lopes Rebelo Monteiro Leal, no cargo de chefe da Divisão de Gestão Financeira;
b) Licenciada Rute Carla da Conceição Marques Pinto, no cargo de chefe da Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
c) Mestre Maria da Conceição Grave Ribeiro, no cargo de chefe da Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património;
d) Mestre Ana Maria Teixeira Gaspar, no cargo de chefe da Divisão de Arquivos e Biblioteca.
5 - É revogado o Despacho 7489/2012, de 2 de agosto, objeto de republicação em anexo à declaração de retificação n.º 1035/2012, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 155, de 10 de agosto.
6 - O presente despacho produz efeitos na data da entrada em vigor da Portaria 26/2018, de 19 de janeiro.
12 de janeiro de 2018. - O Secretário-Geral, Rogério Manuel Aroso Peixoto Rodrigues.
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