Deliberação (extrato) n.º 1889/2012
Considerando:
1 - A entrada em vigor, em 1 de agosto de 2012, do Decreto-Lei 143/2012, de 11 de julho, que estabeleceu a nova orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P. (IEFP, I. P.), com a definição da sua missão e atribuições, bem como dos órgãos que o constituem;
2 - A publicação da Portaria 319/2012, de 12 de outubro, que aprovou os Estatutos do IEFP, I. P., os quais estabelecem a organização interna dos serviços centrais e dos serviços desconcentrados e operam transformações significativas com vista a racionalizar os recursos e a garantir ganhos de eficácia e eficiência nos diversos níveis de intervenção;
3 - A organização interna das delegações regionais, constituída por unidades orgânicas de coordenação regional e por unidades orgânicas locais, nos termos do n.º 1 do artigo 4.º, dos Estatutos do IEFP, I. P.;
4 - A possibilidade de serem criados núcleos de nível 1 e 2 nas unidades orgânicas de coordenação regional, até ao limite de 25, e nas unidades orgânicas locais, até ao limite de 122, de acordo com o previsto, respetivamente, nos n.os 3 e 10 do artigo 4.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;
5 - A necessidade de conciliar a coerência e a unidade organizacional das cinco delegações regionais do IEFP, I. P., num quadro de grande exigência e estruturas funcionais mínimas mas eficazes, com a diversidade:
i) Da sua dimensão - ao nível do desemprego registado, da oferta, da procura e das medidas ativas de emprego, ii) Dos modelos de intervenção - ajustados à importância relativa do financiamento comunitário, iii) Dos territórios e do tecido empresarial - que exigem modelos flexíveis de gestão em função de realidades díspares, iv) Das culturas de trabalho regional - de geometria variável e conteúdos funcionais articulados entre diferentes núcleos, que permitem opções adaptadas às circunstâncias concretas.
O Conselho Diretivo, após audição do Conselho de Administração, nos termos do disposto nos n.os 3 e 10 do artigo 4.º, dos Estatutos do IEFP, I. P., na sua reunião de 22 de outubro de 2012, deliberou criar 22 núcleos nos serviços de coordenação regional e 106 nas unidades orgânicas locais, com a designação, classificação e competências constantes dos anexos que fazem parte integrante da presente deliberação. Os Delegados Regionais e os Diretores de Centro podem a todo o tempo, por despacho interno devidamente fundamentado, avocar ou reafectar provisoriamente as competências dos respetivos núcleos, ampliando ou restringindo a sua esfera de atuação, de forma a assegurar uma maior eficácia e eficiência dos serviços prestados no âmbito das diferentes unidades orgânicas das delegações regionais.
ANEXO 1
Delegação Regional do Norte (DN)
Designação e classificação dos núcleos
(ver documento original)
ANEXO 2
Delegação Regional do Centro (DC)
Designação e classificação dos núcleos
(ver documento original)
ANEXO 3
Delegação Regional de Lisboa e Vale do Tejo (DL)
Designação e classificação dos núcleos
(ver documento original)
ANEXO 4
Delegação Regional do Alentejo (DA)
Designação e classificação dos núcleos
(ver documento original)
ANEXO 5
Delegação Regional do Algarve (DG)
Designação e classificação dos núcleos
(ver documento original)
ANEXO 6
Competências dos núcleos das Unidades Orgânicas de Coordenação
Regional e Locais
Serviços de Coordenação Regional
A. Direção da Delegação Regional
1 - São competências do Núcleo de Acompanhamento e Candidaturas (DN e DL):a) Proceder ao acompanhamento das atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas locais e por entidades beneficiárias e externas no desenvolvimento de intervenções nos domínios do emprego, formação e reabilitação profissional;
b) Assegurar a verificação, validação, análise, alteração e emissão da proposta de decisão das candidaturas a medidas ativas de emprego, bem como os subsequentes reembolsos e saldos, e monitorizar o sistema de gestão de candidaturas, em articulação com o Núcleo de Emprego;
c) Assegurar a análise e aprovação das candidaturas, bem como os subsequentes reembolsos e saldos, que sejam apresentadas por entidades externas para o desenvolvimento de respostas de qualificação em que o IEFP, I. P. assuma o papel de entidade promotora, bem como proceder à sua monitorização e avaliação, em articulação com o Núcleo de Formação Profissional;
d) Verificar e validar a informação relativa às candidaturas, reembolsos e saldos, no âmbito do financiamento comunitário, com o objetivo de assegurar a maximização do refinanciamento da atividade do IEFP, I. P. ao nível do emprego e da formação profissional;
e) Divulgar as normas e procedimentos inerentes aos processos de refinanciamento comunitário, nomeadamente quanto à elegibilidade e inelegibilidade das despesas, informação e publicidade e quanto à elaboração das candidaturas, dos pedidos de reembolso e dos saldos, apoiando os serviços locais na sua aplicação;
f) Assegurar a atualização dos sistemas de informação implementados com vista ao refinanciamento comunitário da atividade do IEFP, IP;
g) Acompanhar as ações de verificação no local e auditorias, bem como contribuir para a elaboração das respostas em sede de contraditório dos respetivos relatórios, em articulação com o Núcleo de Formação Profissional;
h) Assegurar a prestação de informação aos serviços centrais do IEFP, I. P., nas matérias relacionadas com o financiamento comunitário;
i) No âmbito do Organismo Intermédio: analisar e decidir as candidaturas, reembolsos e saldos, realizar as ações de verificação no local e assegurar a atualização dos projetos no sistema de informação dos fundos comunitários, em articulação com o Núcleo de Formação Profissional.
B. Direção de serviços de emprego e formação profissional 2 - São competências do Núcleo do Emprego (DN, DC, DL, DA e DG):
a) Promover a adaptação às características regionais dos critérios de apreciação e seleção de projetos ou ações a desenvolver no âmbito dos programas de emprego e reabilitação profissional;
b) Colaborar na definição de modelos de organização, de funcionamento e de metodologias de intervenção técnica dos centros, em articulação com os serviços centrais, de modo a garantir o seu ajustamento às características regionais;
c) Garantir a uniformidade técnica de intervenção dos centros, acompanhando a execução dos procedimentos estabelecidos e propondo a adoção de medidas concretas, tendo em vista o cumprimento dos normativos e das orientações dos serviços centrais;
d) Promover a coordenação das atividades dos centros no âmbito dos programas de emprego e reabilitação profissional, da informação e orientação profissional, da colocação e, em geral, todas as suas intervenções técnicas no âmbito do apoio ao emprego, incluindo a mobilidade profissional no âmbito da rede Eures;
e) Assegurar a articulação dos centros com outras entidades públicas ou privadas que atuam na sua área de intervenção, com destaque para as entidades empregadoras, de forma a promover a ativação e a inserção profissional dos candidatos a emprego, com base em processos de acompanhamento personalizado através de um gestor de carreira;
f) Assegurar a gestão e o acompanhamento da componente técnica das medidas e programas da área do emprego, objeto de cofinanciamento;
g) Assegurar a verificação, validação, análise, alteração e emissão da proposta de decisão das candidaturas a medidas ativas de emprego, bem como os subsequentes reembolsos e saldos, e monitorizar o sistema de gestão de candidaturas, em articulação, quando exista, com o Núcleo de Acompanhamento e Candidaturas;
h) Colaborar no desenvolvimento e melhoria dos procedimentos inerentes à gestão das candidaturas às medidas ativas de emprego, em articulação com outras unidades orgânicas envolvidas;
São ainda competências do Núcleo do Emprego (DC, DA e DG):
i) Assegurar a atualização dos sistemas informação da área técnica, com vista ao refinanciamento comunitário da atividade do IEFP, IP;
j) Acompanhar as ações de verificação no local e auditorias, no âmbito do processo do refinanciamento comunitário, e contribuir para a elaboração das respostas em sede de contraditório dos respetivos relatórios.
3 - São competências do Núcleo da Formação Profissional (DN, DC, DL, DA e DG):
a) Contribuir para a criação de condições técnicas, humanas e físicas adequadas à realização dos objetivos estabelecidos para a atividade de qualificação promovida nas unidades orgânicas locais do IEFP, I. P. da respetiva área de intervenção;
b) Colaborar na definição de modelos de organização, de funcionamento e de intervenção técnica dos centros de emprego e formação e do centro de formação e reabilitação profissional;
c) Garantir princípios de harmonização na intervenção técnica promovida pelas unidades orgânicas locais no domínio da qualificação, através de um acompanhamento próximo da respetiva atividade e da definição de procedimentos mais ágeis, eficazes e que melhorem a qualidade da resposta prestada aos utentes;
d) Garantir, junto das unidades orgânicas locais, a facilidade no acesso e na implementação das normas e orientações definidas e ou transmitidas a nível central, destacando os aspetos mais relevantes em função da especificidade das áreas territorial e de atuação;
e) Proceder à análise crítica das propostas e pareceres elaborados pelas unidades orgânicas locais tendo em vista assegurar a devida fundamentação, atenta a realidade regional, e contribuindo para uma apreciação mais sustentada por parte dos departamentos técnicos;
f) Emitir orientações aos centros de emprego e formação profissional e ao centro de formação e reabilitação profissional, com vista à elaboração dos respetivos planos de atividades, assegurando a resposta efetiva às necessidades locais e regionais e a otimização da capacidade instalada, num quadro de complementaridade com as ofertas de outros operadores que intervenham na mesma área;
g) Fomentar o estabelecimento de parcerias para a qualificação com outros operadores públicos e privados de educação e formação, com empresas e outras entidades da economia social, com vista a potenciar os recursos humanos e materiais disponíveis, e as oportunidades de inserção dos formandos;
h) Promover a celebração de protocolos com entidades com reconhecida importância ao nível socioeconómico e com instituições do ensino superior, com vista ao desenvolvimento de formação em áreas de cariz tecnológico e de formação especializada, potenciando as condições de empregabilidade dos formandos e ou a atribuição de créditos para o desenvolvimento de percursos subsequentes de qualificação de nível superior;
i) Colaborar no diagnóstico, conceção, desenvolvimento, acompanhamento, avaliação e certificação da formação técnica e pedagógica de formadores e outros agentes, em articulação com o Departamento de Formação Profissional, designadamente através da proposta de celebração de protocolos com entidades especializadas ou instituições de ensino superior, de forma a contribuir para a melhoria do desempenho destes profissionais, atenta a diversidade das suas intervenções;
j) Coordenar, acompanhar e monitorizar as atividades das unidades orgânicas locais no âmbito da formação, da reabilitação e do reconhecimento, validação e certificação de competências profissionais, definindo e propondo procedimentos que visem a correção de desvios e a melhoria da qualidade das respostas;
k) Conceber e implementar mecanismos de acompanhamento técnico, pedagógico e financeiro dos centros de emprego e formação profissional, do centro de formação e reabilitação profissional, das entidades formadoras externas que colaboram com o IEFP, I. P. na região, nomeadamente através da realização de visitas de acompanhamento, em articulação com o Departamento de Formação Profissional;
l) Assegurar a análise e aprovação das candidaturas, bem como os subsequentes reembolsos e saldos, que sejam apresentadas por entidades externas para o desenvolvimento de respostas de qualificação em que o IEFP, I. P. assuma o papel de entidade promotora, bem como proceder à sua monitorização e avaliação, em articulação, quando exista, com o Núcleo de Acompanhamento e Candidaturas;
m) Assegurar a gestão, o acompanhamento da componente técnica das medidas e programas da área de formação profissional e a atualização dos sistemas informação com vista ao refinanciamento comunitário da atividade do IEFP, I. P.;
n) Acompanhar as ações de verificação no local e auditorias, no âmbito do processo do refinanciamento comunitário, e contribuir para a elaboração das respostas em sede de contraditório dos respetivos relatórios, em articulação, quando exista, com o Núcleo de Acompanhamento e Candidaturas;
o) No âmbito do Organismo Intermédio: analisar e decidir as candidaturas, reembolsos e saldos, realizar as ações de verificação no local e assegurar a permanente atualização dos projetos nos sistemas de informação dos fundos comunitários, em articulação, quando exista, com o Núcleo de Acompanhamento e Candidaturas.
C. Direção de serviços de planeamento, gestão e controlo 4 - São competências do Núcleo de Gestão Administrativa e Financeira (DN, DC, DL, DA e DG):
a) Assegurar o funcionamento dos sistemas de gestão financeira e respetivos registos contabilísticos nos Serviços de Coordenação e nas Unidades Orgânicas locais da Delegação Regional;
b) Elaborar e manter atualizadas as previsões financeiras com base nos orçamentos estabelecidos a nível regional, assegurando a implementação e o cumprimento, nos serviços regionais e locais, das regras de execução orçamental definidas, bem como das rotinas financeiras;
c) Garantir a aplicação dos procedimentos definidos nos manuais de suporte à gestão financeira a nível regional e local, conforme orientações divulgadas pelos Serviços Centrais, promovendo a articulação, com aqueles Serviços sempre que se torne necessário, bem como na utilização dos sistemas de informação associados a esta área de intervenção, assegurando o necessário apoio técnico, a nível regional e local;
d) Efetuar os cabimentos, processamentos, pagamentos e o registo contabilístico das operações efetuadas pelos serviços regionais e locais, bem como verificar periódica e sistematicamente a consolidação das respetivas contas e conciliações bancárias, para assegurar a integridade e a regularidade dos lançamentos efetuados;
e) Executar as operações contabilísticas inerentes ao fecho de contas consolidado da Delegação Regional, de acordo com as normas estabelecidas;
f) Garantir a uniformização de procedimentos, a nível regional e local, conforme orientações divulgadas pelos Serviços Centrais, promovendo a articulação, com aqueles Serviços sempre que se torne necessário;
g) Promover o reembolso dos créditos do IEFP, I. P., relativamente a entidades devedoras sedeadas na região, em articulação com os serviços envolvidos, bem como aos registos correspondentes;
h) Elaborar o plano de atividades e orçamento no âmbito da respetiva Delegação, com base nos contributos dos órgãos e serviços regionais e locais, tendo em conta as prioridades e os objetivos de intervenção regionalmente estabelecidos;
i) Acompanhar permanentemente, na área de intervenção da Delegação Regional, a execução dos planos de atividades, bem como a aplicação das regras de execução orçamental e das respetivas rotinas financeiras, numa ótica de gestão e de controlo orçamental e de preparação dos contributos para os relatórios de atividades;
j) Assegurar a gestão e acompanhamento da componente financeira das medidas e programas de emprego e formação profissional, objeto de cofinanciamento no âmbito dos programas operacionais;
k) Produzir e aplicar, de acordo com os sistemas estabelecidos, os indicadores de gestão para análise da atividade operacional dos respetivos serviços regionais e locais, designadamente no que se refere à aferição da qualidade das intervenções efetuadas pelos serviços, numa perspetiva de disseminação de boas práticas;
l) Assegurar o funcionamento dos sistemas administrativo, de armazenagem e de aprovisionamento nos Serviços de Coordenação e nas Unidades Orgânicas locais da Delegação Regional;
m) Garantir a aplicação dos procedimentos definidos nos manuais de suporte à área administrativa, bem como na utilização dos sistemas de informação e rotinas administrativas assegurando o necessário apoio técnico, a nível regional e local;
n) Sistematizar o contributo regional para o plano de compras do IEFP, I. P., bem como organizar, acompanhar e desenvolver todos os processos de aquisição de bens e serviços, para as unidades orgânicas regionais e locais abrangidas pelos serviços partilhados, que não revistam a forma de acordo quadro ou de concurso público internacional.
5 - São competências do Núcleo de Apoio Técnico e Relações Externas (DN, DC, DL, DA e DG):
a) Assegurar a recolha e tratamento de elementos informativos referentes às atividades desenvolvidas a nível regional e local, tendo em vista, designadamente, a racionalização dos circuitos, a otimização dos recursos e a disseminação de boas práticas, numa perspetiva de melhoria da qualidade da intervenção dos serviços;
b) Assegurar a gestão administrativa e o desenvolvimento de competências dos recursos humanos afetos à respetiva área de intervenção, em articulação com os serviços centrais e as unidades orgânicas regionais e locais, designadamente:
i) Colaborar nos processos de recrutamento e seleção de trabalhadores e ou estagiários, atendendo às suas necessidades, de acordo com os planos e procedimentos aprovados;
ii) Assegurar o processamento da assiduidade, numa lógica de serviços partilhados, bem como apoiar os serviços regionais e locais na sua monitorização e na utilização dos sistemas de informação de suporte;
iii) Dinamizar os procedimentos de suporte ao sistema de avaliação de desempenho dos trabalhadores, em conformidade com os normativos em vigor;
iv) Identificar as necessidades de formação dos trabalhadores com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção, com base nos contributos dos serviços regionais e locais, a contemplar no plano anual de desenvolvimento de competências do IEFP, I. P., bem como apoiar a organização técnica e logística das ações realizadas na própria região;
v) Promover a aplicação dos princípios, normas e instrumentos de segurança, higiene e saúde no trabalho, bem como de qualidade alimentar.
c) Promover, sempre que necessário, junto dos serviços de Finanças competentes, a cobrança coerciva dos créditos do IEFP, I. P., relativamente a entidades devedoras sedeadas na região, em articulação com os restantes serviços envolvidos;
d) Elaborar pareceres técnico-jurídicos e instruir processos de averiguação;
e) Prestar apoio técnico, em articulação com os Serviços Centrais, ao desenvolvimento e funcionamento dos sistemas de informação e da rede de comunicações, bem como na salvaguarda da confidencialidade e segurança dos dados registados;
f) Colaborar com os Serviços Centrais na garantia da imagem corporativa do IEFP, I. P., na divulgação interna e externa das suas iniciativas e programas, na presença publicitária e na articulação com os meios de comunicação social de âmbito regional e local, no acolhimento a visitantes e entidades, bem como na organização e representação institucional em feiras, exposições e outros eventos;
g) Coordenar, em articulação com os Serviços Centrais, a rede de centros de documentação da Delegação Regional, assegurando a gestão do centro afeto aos Serviços de Coordenação, numa lógica de difusão da informação relevante para o conhecimento das temáticas associadas ao emprego e à formação profissional;
h) Colaborar na sistematização da informação relativa a reclamações, opiniões e sugestões dos utentes e organizar os processos de reclamações para o seu encaminhamento, de acordo com a legislação em vigor, bem como analisar e preparar a fundamentação complementar, sempre que necessário;
i) Dinamizar e controlar os procedimentos inerentes à triagem, conservação e eliminação de documentos, bem como à organização dos espaços de arquivo regionais e locais, tendo em vista garantir a observância da legislação e das normas internas sobre esta matéria, a racionalização e a funcionalidade do acervo documental do IEFP, I. P.;
j) Colaborar com os Serviços Centrais na administração, manutenção e conservação das instalações e equipamentos utilizados pelos serviços regionais e locais, tendo em vista promover as condições funcionais e ambientais de segurança, higiene e saúde no trabalho, bem como a aplicação do sistema de sinalização e a facilitação do acolhimento dos utentes, designadamente no que se refere à acessibilidade das pessoas com mobilidade condicionada;
k) Assegurar os serviços gerais de suporte à atividade dos Serviços de Coordenação e apoiar a sua implementação nos respetivos serviços locais, nomeadamente no que respeita à gestão da frota automóvel do âmbito da delegação regional;
l) Garantir a aplicação dos procedimentos definidos no manual de suporte à gestão da frota automóvel, bem como na utilização e atualização dos respetivos sistemas de informação e rotinas administrativas assegurando o necessário apoio técnico, a nível regional e local;
m) Garantir a gestão e tratamento da correspondência entrada e expedida nos Serviços de Coordenação;
n) Garantir a uniformização de procedimentos nas áreas da frota automóvel e gestão e tratamento de correspondência, a nível regional e local, conforme orientações divulgadas pelos Serviços Centrais, promovendo a articulação, com aqueles Serviços sempre que se torne necessário.
Unidades orgânicas locais A. Centros de emprego e formação profissional 1 - São competências do Núcleo de Gestão Administrativa e Financeira:
a) Elaborar o plano e relatório de atividades, bem como o orçamento e o plano investimentos, em função das necessidades de formação detetadas e das prioridades de intervenção estabelecidas, adotando um modelo de gestão por objetivos;
b) Assegurar a gestão administrativa dos colaboradores, designadamente no que respeita à assiduidade, à adequação dos perfis individuais aos objetivos e finalidades do serviço, ao trabalho extraordinário e à aplicação de modalidades de horário regulamentarmente previstas;
c) Dinamizar os meios para o desenvolvimento das competências dos colaboradores com base na identificação das suas necessidades de formação, tendo em vista a melhoria da qualidade da sua intervenção, bem como assegurar os necessários procedimentos de suporte ao sistema de avaliação do desempenho;
d) Promover a aplicação dos princípios, normas e instrumentos de segurança, higiene e saúde no trabalho e à análise das recomendações decorrentes das verificações das condições de trabalho nos serviços;
e) Assegurar a execução das rotinas administrativas de suporte à atividade, nomeadamente a aplicação do sistema de classificação e registo de informação administrativa em vigor;
f) Assegurar o adequado apoio administrativo aos formandos e o cumprimento de outras obrigações, designadamente as previstas no Estatuto do Formando, no plano de segurança social e seguros de acidentes;
g) Assegurar a administração, conservação e segurança das instalações, equipamentos e sistemas de informação e comunicação, bem como a atualização do cadastro dos imóveis afetos e o controlo de entradas e saídas de pessoas e bens, a aplicação do sistema de sinalização e a facilitação do acolhimento dos utentes, designadamente no que se refere à acessibilidade das pessoas com mobilidade condicionada;
h) Colaborar com os Serviços Centrais na garantia da imagem corporativa do IEFP, I. P., designadamente no que se refere à sinalética, estacionário e publicações, na divulgação de iniciativas e na articulação com visitantes, entidades e meios de comunicação social de âmbito local, bem como na organização e representação institucional em feiras, exposições e outros eventos;
i) Dinamizar e controlar os procedimentos inerentes à triagem, conservação e eliminação de documentos, bem como à organização dos espaços de arquivo locais, tendo em vista garantir a observância da legislação e das normas internas sobre esta matéria, a racionalização e a funcionalidade do acervo documental do IEFP, I. P.;
j) Assegurar um adequado acompanhamento e controlo da qualidade dos serviços de fornecimento de refeições;
k) Assegurar o funcionamento dos sistemas administrativo e de aprovisionamento na Unidade Orgânica local respetiva e aplicar os procedimentos definidos nos manuais de suporte à área administrativa, bem como na utilização dos sistemas de informação e rotinas administrativas;
l) Assegurar o aprovisionamento e armazenamento adequados dos equipamentos, materiais e ferramentas necessários ao desenvolvimento das atividades, tendo em vista a minimização dos custos com a adequada qualidade;
m) Contribuir para o plano de compras do IEFP, I. P., bem como assegurar, organizar, acompanhar e desenvolver todos os processos de aquisição de bens e serviços, para a unidade orgânica respetiva, em tudo o que não for abrangido pelos serviços partilhados, e que não revista a forma de acordo quadro ou de concurso público internacional, procedendo à celebração dos respetivos contratos;
n) Garantir o acompanhamento, monitorização e devida execução dos contratos de aquisição de bens e serviços que, ainda que celebrados pela Unidade de Serviços Partilhados ou Serviços Centrais, visem satisfazer necessidades da respetiva unidade orgânica;
o) Assegurar os serviços gerais de suporte à atividade da unidade orgânica local e garantir a sua implementação local, designadamente no que respeita à gestão da correspondência e diverso expediente, do economato, dos contratos de prestação de serviços, do património, da frota automóvel e dos motoristas, bem como do armazenamento e aprovisionamento de bens, e demais serviços de ordem geral, bem como à organização, manutenção e atualização do registo do ativo fixo;
p) Contribuir para a racionalização dos circuitos, a otimização dos recursos e a disseminação de boas práticas, numa perspetiva de melhoria da qualidade da intervenção dos serviços.
q) Proceder ao pagamento oportuno das importâncias devidas em função dos compromissos assumidos, incluindo as bolsas de formação e outras prestações similares, em cumprimento dos prazos de pagamento estabelecidos;
r) Proceder à classificação dos documentos de despesa e receita na ótica orçamental, patrimonial e analítica, em cumprimento dos princípios contabilísticos e de acordo com as orientações veiculadas pelos Serviços Centrais;
s) Efetuar o registo dos recebimentos decorrentes de subsídios reembolsáveis atribuídos às entidades, assegurando a gestão das suas contas correntes e articulando com a área técnica ou com os serviços regionais sempre que necessário;
t) Efetuar e registar contabilisticamente o cálculo das provisões de cobrança duvidosa;
u) Elaborar os orçamentos de tesouraria, elaborar mensalmente as conciliações bancárias e proceder sistematicamente a verificações de contas para assegurar a integridade e a regularidade dos lançamentos efetuados, garantindo o estrito cumprimento do Principio da Unidade de Tesouraria;
v) Validar a informação necessária para efeitos de registo dos projetos nos sistemas de informação dos fundos comunitários e a respetiva submissão quando tal se aplique;
w) Acompanhar as ações de verificação no local e auditorias realizadas pelas entidades competentes, no âmbito do financiamento comunitário;
x) Atualizar os sistemas de informação implementados para suporte do processo do financiamento comunitário;
y) Assegurar a prestação de informação aos serviços regionais do IEFP, I. P., nas matérias relacionadas com o financiamento comunitário.
2 - São competências do Núcleo de Gestão do Mercado de Emprego:
a) Proceder ao atendimento dos utentes e candidatos a emprego, através do gestor de carreira, de forma integrada com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice, nomeadamente:
i) Avaliação do perfil de empregabilidade;
ii) Definição dos Planos Pessoais de Emprego e respetiva formalização;
iii) Ajustamento de candidatos a ofertas de emprego e ou vagas no âmbito de candidaturas a programas e medidas de emprego;
iv) Apresentação e encaminhamento, bem como o respetivo acompanhamento dos candidatos às entidades empregadoras;
v) Prestação de informação integrada no quadro das prestações de desemprego, bem como sobre programas e medidas de emprego e formação e respetivo encaminhamento, incluindo a mobilidade profissional no âmbito da rede Eures.
b) Desenvolver, junto dos utentes e candidatos a emprego, intervenções técnicas no âmbito da orientação profissional, colocação e reabilitação, bem como as decorrentes do Plano Pessoal de Emprego tendentes à integração nos programas e medidas de emprego;
c) Proceder ao atendimento das entidades empregadoras, de forma integrada, com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice, nomeadamente:
i) Informação específica sobre os serviços para entidades, no âmbito das ofertas de emprego e dos programas e medidas;
ii) Receção, caracterização e negociação de ofertas de emprego;
iii) Recrutamento, seleção de pessoal e satisfação das ofertas.
3 - São competências do Núcleo de Gestão da Qualificação:
a) Colaborar na identificação de necessidades locais de qualificação através da dinamização de contactos regulares com os empregadores e com outros agentes socioeconómicos locais, da articulação com o núcleo de gestão do mercado de emprego e dos contributos do Conselho Consultivo, com vista à elaboração do plano de atividades anual e ao seu ajustamento ao longo da sua concretização;
b) Assegurar o desenvolvimento de ações de informação e divulgação sobre o Plano de Atividades e ações a desenvolver;
c) Proporcionar informação, orientação e encaminhamento de jovens e de adultos que procurem uma formação escolar, profissional ou dual e ou visem uma integração qualificada no mercado de emprego;
d) Garantir o desenvolvimento de processos de reconhecimento, validação e certificação de competências adquiridas pelos adultos ao longo da vida, por vias formais, informais e não formais, nas vertentes profissional e dual, em estreita articulação com outras intervenções de formação qualificantes;
e) Efetuar o planeamento e a preparação das ações, em articulação com os restantes núcleos, tendo em vista dispor das condições adequadas à execução do respetivo plano de atividades;
f) Assegurar o desenvolvimento, o acompanhamento, a avaliação e a certificação das ações, internas e externas, previstas no plano de atividades;
g) Prestar o apoio psicopedagógico aos formandos e contribuir, em articulação com o núcleo de gestão do mercado de emprego, para a identificação de entidades que assegurem a formação prática em contexto de trabalho e ou possibilitem a sua inserção profissional;
h) Assegurar a validação dos percursos formativos realizados pelos adultos, na sequência de vários itinerários de formação modular ou de um processo de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências que conduziram à conclusão de um percurso de qualificação constante do Catálogo Nacional de Qualificações, tendo em vista a emissão do certificado final de qualificação e do diploma;
i) Promover o estabelecimento de parcerias para a qualificação com outros operadores públicos e privados de educação e formação, com empresas e outras entidades da economia social, com vista a potenciar os recursos humanos e materiais disponíveis, e as oportunidades de inserção dos formandos;
j) Proceder, em articulação com o núcleo de gestão do mercado de emprego, ao acompanhamento da trajetória dos formandos após a conclusão do respetivo percurso de qualificação.
4 - São competências do Núcleo de Promoção e Acompanhamento:
a) Realizar as atividades conducentes ao desenvolvimento e promoção do emprego e de oferta de qualificação, potenciando a captação de ofertas de emprego junto das entidades empregadoras e a participação dos respetivos trabalhadores em ações de formação, mobilizando os atores locais relevantes para colaborarem na resposta às necessidades em matéria de emprego e de qualificação:
i) Interlocução junto das entidades que integram o tecido empresarial e económico local, bem como a realização de ações proactivas junto das mesmas;
ii) Acompanhamento de projetos de grande dimensão e impacto ao nível do emprego e da economia;
iii) Realização de intervenções específicas, nomeadamente no âmbito de processos de reestruturação e despedimentos coletivos;
iv) Dinamização de respostas de qualificação ajustadas às necessidades das entidades empregadoras;
v) Prestação de serviços de seleção especializados, com vista a responder a necessidades específicas das entidades empregadoras;
vi) Angariação, caracterização e negociação de ofertas de emprego;
vii) Acompanhamento pós-intervenção;
viii) Articulação com entidades parceiras;
ix) Receção dos pedidos de licenciamento de Empresas de Trabalho Temporário.
b) Proceder ao acompanhamento dos projetos desenvolvidos no âmbito das medidas ativas de emprego, nomeadamente, realizando visitas aos locais onde decorrem as respetivas atividades;
c) Elaborar candidaturas aos programas de cofinanciamento comunitário, designadamente ao FSE e FEDER, bem como garantir o respetivo acompanhamento, controlo e apresentação de saldos;
d) Proceder ao atendimento dos utentes e candidatos a emprego, de forma integrada com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice subjacentes, entre outras:
i) Avaliação do perfil de empregabilidade;
ii) Definição dos Planos Pessoais de Emprego e respetiva formalização;
iii) Ajustamento de candidatos a ofertas de emprego e ou vagas no âmbito de candidaturas a programas e medidas de emprego;
iv) Proporcionar informação, orientação e encaminhamento de jovens e de adultos que procurem uma formação escolar, profissional ou dual ou visem uma integração qualificada no mercado de emprego assegurando a apresentação e o acompanhamento dos candidatos às entidades empregadoras.
e) Desenvolver, junto dos utentes e candidatos a emprego intervenções técnicas no âmbito da Colocação e Reabilitação, bem como as decorrentes do Plano Pessoal de Emprego tendentes à integração nos programas e medidas de emprego;
f) Proceder ao atendimento das entidades empregadoras, de forma integrada, com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice subjacentes:
i) Informação específica sobre os serviços para entidades, no âmbito das ofertas de emprego e dos programas e medidas;
ii) Receção, caracterização e negociação de ofertas de emprego;
iii) Recrutamento, seleção de pessoal e satisfação das ofertas;
iv) Identificação de necessidades de qualificação.
g) Colaborar na identificação de necessidades locais de qualificação através da dinamização de contactos regulares com os empregadores e com outros agentes socioeconómicos locais, dos contributos do Conselho Consultivo, com vista à elaboração do plano de atividades anual e ao seu ajustamento ao longo da sua concretização;
h) Assegurar o desenvolvimento de ações de informação e divulgação sobre o Plano de Atividades e ações a desenvolver;
i) Garantir o desenvolvimento de processos de reconhecimento, validação e certificação de competências adquiridas pelos adultos ao longo da vida, por vias formais, informais e não formais, nas vertentes profissional e dual, em estreita articulação com outras intervenções de formação qualificantes;
j) Efetuar o planeamento e a preparação das ações, em articulação com o núcleo de gestão administrativo e financeiro, tendo em vista dispor das condições adequadas à execução do respetivo plano de atividades;
k) Assegurar o desenvolvimento, o acompanhamento, a avaliação e a certificação das ações, internas e externas, previstas no plano de atividades;
l) Prestar o apoio psicopedagógico aos formandos e identificar as entidades que assegurem a formação prática em contexto de trabalho e ou possibilitem a sua inserção profissional;
m) Assegurar a validação dos percursos formativos realizados pelos adultos, na sequência de vários itinerários de formação modular ou de um processo de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências que conduziram à conclusão de um percurso de qualificação constante do Catálogo Nacional de Qualificações, tendo em vista a emissão do certificado final de qualificação e do diploma;
n) Promover o estabelecimento de parcerias para a qualificação com outros operadores públicos e privados de educação e formação, com empresas e outras entidades da economia social, com vista a potenciar os recursos humanos e materiais disponíveis, e as oportunidades de inserção dos formandos;
o) Proceder ao acompanhamento da trajetória dos formandos após a conclusão do respetivo percurso de qualificação.
B. Centros de emprego
1 - São competências do Núcleo de Gestão do Mercado de Emprego:a) Proceder ao atendimento dos utentes e candidatos a emprego, através do gestor de carreira, de forma integrada com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice, nomeadamente:
i) Avaliação do perfil de empregabilidade;
ii) Definição dos Planos Pessoais de Emprego e respetiva formalização;
iii) Ajustamento de candidatos a ofertas de emprego e ou vagas no âmbito de candidaturas a programas e medidas de emprego;
iv) Apresentação e encaminhamento, bem como o respetivo acompanhamento dos candidatos às entidades empregadoras;
v) Prestação de informação integrada no quadro das prestações de desemprego, bem como sobre programas e medidas de emprego e formação e respetivo encaminhamento, incluindo a mobilidade profissional no âmbito da rede Eures.
b) Desenvolver, junto dos utentes e candidatos a emprego, intervenções técnicas no âmbito da orientação profissional, colocação e reabilitação, bem como as decorrentes do Plano Pessoal de Emprego tendentes à integração nos programas e medidas de emprego;
c) Proceder ao atendimento das entidades empregadoras, de forma integrada, com os canais de prestação de serviços à distância e incluindo as atividades de backoffice, nomeadamente:
i) Informação específica sobre os serviços para entidades, no âmbito das ofertas de emprego e dos programas e medidas;
ii) Receção, caracterização e negociação de ofertas de emprego;
iii) Recrutamento, seleção de pessoal e satisfação das ofertas.
2 - São competências do Núcleo de Promoção e Acompanhamento:
a) Realizar as atividades conducentes ao desenvolvimento e promoção do emprego, potenciando a captação de ofertas de emprego junto das entidades empregadoras e mobilizando os atores locais relevantes para colaborarem na resposta às necessidades em matéria de emprego:
i) Interlocução junto das entidades que integram o tecido empresarial e económico local, bem como a realização de ações proactivas junto das mesmas;
ii) Acompanhamento de projetos de grande dimensão e impacto ao nível do emprego e da economia;
iii) Realização de intervenções específicas, nomeadamente no âmbito de processos de reestruturação e despedimentos coletivos;
iv) Prestação de serviços de seleção especializados, com vista a responder a necessidades específicas das entidades empregadoras;
v) Angariação, caracterização e negociação de ofertas de emprego;
vi) Acompanhamento pós-intervenção;
vii) Articulação com entidades parceiras;
viii) Receção dos pedidos de licenciamento de Empresas de Trabalho Temporário.
b) Proceder ao acompanhamento dos projetos desenvolvidos no âmbito das medidas ativas de emprego, nomeadamente, realizando visitas aos locais onde decorrem as respetivas atividades;
c) Elaborar candidaturas aos programas de cofinanciamento comunitário, designadamente ao FSE e FEDER, bem como garantir o respetivo acompanhamento, controlo e apresentação de saldos.
C. Centro de formação e reabilitação profissional 1 - São competências do Núcleo de Gestão Administrativa e Financeira:
a) Elaborar o plano e relatório de atividades, bem como o orçamento e o plano investimentos, em função das necessidades de formação detetadas e das prioridades de intervenção estabelecidas, adotando um modelo de gestão por objetivos;
b) Assegurar a gestão administrativa dos colaboradores, designadamente no que respeita à assiduidade, à adequação dos perfis individuais aos objetivos e finalidades do serviço, ao trabalho extraordinário e à aplicação de modalidades de horário regulamentarmente previstas;
c) Dinamizar os meios para o desenvolvimento das competências dos colaboradores com base na identificação das suas necessidades de formação, tendo em vista a melhoria da qualidade da sua intervenção, bem como assegurar os necessários procedimentos de suporte ao sistema de avaliação do desempenho;
d) Promover a aplicação, dos princípios, normas e instrumentos de segurança, higiene e saúde no trabalho e à análise das recomendações decorrentes das verificações das condições de trabalho nos serviços;
e) Assegurar a execução das rotinas administrativas de suporte à atividade, nomeadamente a aplicação do sistema de classificação e registo de informação administrativa em vigor;
f) Assegurar o adequado apoio administrativo aos formandos e o cumprimento de outras obrigações, designadamente as previstas no Estatuto do Formando, no plano de segurança social e seguros de acidentes;
g) Assegurar a administração, conservação e segurança das instalações, equipamentos e sistemas de informação e comunicação bem como a atualização do cadastro dos imóveis afetos e o controlo de entradas e saídas de pessoas e bens, a aplicação do sistema de sinalização e a facilitação do acolhimento dos utentes, designadamente no que se refere à acessibilidade das pessoas com mobilidade condicionada;
h) Colaborar com os Serviços Centrais na garantia da imagem corporativa do IEFP, I. P., designadamente no que se refere à sinalética, estacionário e publicações, na divulgação de iniciativas e na articulação com visitantes, entidades e meios de comunicação social de âmbito local, bem como na organização e representação institucional em feiras, exposições e outros eventos;
i) Dinamizar e controlar os procedimentos inerentes à triagem, conservação e eliminação de documentos, bem como à organização dos espaços de arquivo locais, tendo em vista garantir a observância da legislação e das normas internas sobre esta matéria, a racionalização e a funcionalidade do acervo documental do IEFP, I. P.;
j) Assegurar um adequado acompanhamento e controlo da qualidade dos serviços de fornecimento de refeições;
k) Assegurar o funcionamento dos sistemas administrativo e de aprovisionamento na Unidade Orgânica local respetiva e aplicar os procedimentos definidos nos manuais de suporte à área administrativa, bem como na utilização dos sistemas de informação e rotinas administrativas;
l) Assegurar o aprovisionamento e armazenamento adequados dos equipamentos, materiais e ferramentas necessários ao desenvolvimento das atividades, tendo em vista a minimização dos custos e a adequada qualidade;
m) Contribuir para o plano de compras do IEFP, I. P., bem como assegurar, organizar, acompanhar e desenvolver todos os processos de aquisição de bens e serviços, para a unidade orgânica respetiva, em tudo o que não for abrangido pelos serviços partilhados, e que não revista a forma de acordo quadro ou de concurso público internacional, procedendo à celebração dos respetivos contratos;
n) Garantir o acompanhamento, monitorização e devida execução dos contratos de aquisição de bens e serviços que, ainda que celebrados pela Unidade de Serviços Partilhados ou Serviços Centrais, visem satisfazer necessidades da respetiva unidade orgânica;
o) Assegurar os serviços gerais de suporte à atividade da unidade orgânica local e garantir a sua implementação local, designadamente no que respeita à gestão da correspondência e diverso expediente, do economato, dos contratos de prestação de serviços, do património, da frota automóvel e dos motoristas, bem como do armazenamento e aprovisionamento de bens, e demais serviços de ordem geral, bem como à organização, manutenção e atualização do registo do ativo fixo;
p) Contribuir para a racionalização dos circuitos, a otimização dos recursos e a disseminação de boas práticas, numa perspetiva de melhoria da qualidade da intervenção dos serviços.
q) Proceder ao pagamento oportuno das importâncias devidas em função dos compromissos assumidos, incluindo as bolsas de formação e outras prestações similares, em cumprimento dos prazos de pagamento estabelecidos;
r) Proceder à classificação dos documentos de despesa e receita na ótica orçamental, patrimonial e analítica, em cumprimento dos princípios contabilísticos e de acordo com as orientações veiculadas pelos Serviços Centrais;
s) Efetuar o registo dos recebimentos decorrentes de subsídios reembolsáveis atribuídos às entidades, assegurando a gestão das suas contas correntes e articulando com a área técnica ou com os serviços regionais sempre que necessário;
t) Efetuar e registar contabilisticamente o cálculo das provisões de cobrança duvidosa;
u) Elaborar os orçamentos de tesouraria, elaborar mensalmente as conciliações bancárias e proceder sistematicamente a verificações de contas para assegurar a integridade e a regularidade dos lançamentos efetuados, garantindo o estrito cumprimento do Principio da Unidade de Tesouraria;
v) Validar a informação necessária para efeitos de registo dos projetos nos sistemas de informação dos fundos comunitários e a respetiva submissão quando tal se aplique;
w) Acompanhar as ações de verificação no local e auditorias realizadas pelas entidades competentes, no âmbito do financiamento comunitário;
x) Atualizar os sistemas de informação implementados para suporte do processo do financiamento comunitário;
y) Assegurar a prestação de informação aos serviços regionais do IEFP, I. P., nas matérias relacionadas com o financiamento comunitário.
2 - São competências do Núcleo de Gestão da Qualificação e Reabilitação:
a) Colaborar na identificação das necessidades de qualificação de públicos com deficiências ou incapacidade, através de contactos com a rede de centros de gestão direta e de gestão participada, escolas do ensino secundário e outras entidades formadoras e de reabilitação que atuem a nível nacional;
b) Assegurar o desenvolvimento de ações de informação e divulgação no âmbito de escolas do ensino básico e secundário, em entidades formadoras certificadas e em empresas ou outros empregadores, sobre as ofertas de educação e formação profissional disponíveis e ou sobre a relevância da aprendizagem e certificação ao longo da vida;
c) Colaborar na conceção de modelos de ensino-aprendizagem inovadores que promovam a utilização de metodologias e de formas de organização da formação mais consentâneas com as necessidades dos públicos com deficiências ou incapacidade e contribuam para potenciar as condições de empregabilidade;
d) Proporcionar informação, orientação e encaminhamento de jovens e de adultos que procurem uma formação escolar, profissional ou dual e ou visem uma integração qualificada no mercado de emprego;
e) Garantir o desenvolvimento de processos de reconhecimento, validação e certificação de competências adquiridas pelos adultos ao longo da vida, por vias formais, informais e não formais, nas vertentes profissional e dual, em estreita articulação com outras intervenções de formação qualificantes, num quadro de especialização face à prioridade conferida aos públicos com deficiências e incapacidade;
f) Efetuar o planeamento e a preparação das ações, em articulação com o núcleo de gestão administrativa e financeira, tendo em vista dispor das condições adequadas à execução do respetivo plano de atividades;
g) Assegurar o desenvolvimento, o acompanhamento, a avaliação e a certificação das ações, internas e externas, previstas no plano de atividades;
h) Prestar o apoio psicopedagógico e funcional aos formandos e contribuir para a identificação de entidades que assegurem a formação prática em contexto de trabalho e ou possibilitem a sua inserção profissional;
i) Assegurar a validação dos percursos formativos realizados pelos adultos, na sequência de vários itinerários de formação modular ou de um processo de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências que conduziram à conclusão de um percurso de qualificação constante do Catálogo Nacional de Qualificações, tendo em vista a emissão do certificado final de qualificação e do diploma;
j) Promover o estabelecimento de parcerias para a qualificação com outros operadores públicos e privados de educação e formação, com empresas e outras entidades da economia social, com vista a potenciar os recursos humanos e materiais disponíveis, garantir uma cobertura territorial compatível com as necessidades destes públicos e aumentar as oportunidades de inserção dos formandos;
k) Proceder ao acompanhamento da trajetória dos formandos após a conclusão do respetivo percurso de qualificação, bem como no período pós inserção assegurando condições mais favoráveis à manutenção do emprego;
l) Promover a prescrição e aconselhamento de ajudas técnicas facilitadoras do exercício de uma atividade profissional por pessoas com deficiências e incapacidade e colaborar na definição de condições de adaptação de postos de trabalho e de eliminação de barreiras arquitetónicas, no sentido de viabilizar o livre acesso destas pessoas ao mercado de emprego;
m) Colaborar na sensibilização das entidades empregadoras com vista à promoção de oportunidades de realização de formação prática em contexto de trabalho e de futuras integrações socioprofissionais.
4 de dezembro de 2012. - O Vogal do Conselho Diretivo , Francisco
d'Aguiar.
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