Em cumprimento do disposto no Decreto-Lei 165/2012, de 31 de julho, e face à necessidade de reestruturar a orgânica da Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ), foi aprovada e publicada a Portaria 67/2017, de 15 de fevereiro, que fixou a nova estrutura nuclear, mantendo em treze o número máximo de unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Importa agora reorganizar estas unidades flexíveis, redefinindo as respetivas atribuições e competências, visando assegurar a permanente adequação do serviço às necessidades de funcionamento e de otimização dos recursos.
Acresce que, no âmbito da específica complexidade da dimensão organizacional da DGAJ, é urgente garantir que os procedimentos internos se mostrem em conformidade com a legislação, regulamentos, normas e planos e sejam executados de forma a contribuir para uma melhoria do planeamento, desempenho, controlo e governação da DGAJ, assegurando a observância das orientações da gestão e o cumprimento dos seus objetivos.
Com vista ao assinalado desiderato, relativo ao desempenho organizacional da DGAJ, torna-se, assim, necessária a criação de um Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão (GAIAG), ao qual competirá contribuir para uma melhoria do desempenho, para o aperfeiçoamento do sistema de controlo interno e para a promoção da qualidade, acompanhando, com independência técnica e de forma sistemática, a organização e funcionamento dos serviços da DGAJ.
Nestes termos, ao abrigo do n.os 5 e 6 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro, e da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, e de acordo com o limite fixado pelo artigo 7.º da Portaria 67/2017, de 15 de fevereiro, determino o seguinte:
1 - A Direção de Serviços de Administração Judiciária (DSAJ) integra:
1.1 - A Divisão de Planeamento e Organização (DPO), à qual compete:
a) Participar na conceção e execução das medidas de organização e modernização dos tribunais;
b) Monitorizar a atividade dos tribunais, designadamente o funcionamento e evolução dos sistemas informáticos judiciários e dos indicadores de gestão;
c) Acompanhar o movimento processual dos tribunais com vista, nomeadamente, à elaboração de propostas de criação e extinção de tribunais e de racionalização de recursos humanos;
d) Prestar apoio técnico à atividade das comarcas e das secretarias judiciais nas matérias que não sejam da competência das restantes direções de serviços;
e) Colaborar com a Direção-Geral de Política de Justiça na recolha, tratamento e difusão dos elementos de informação, nomeadamente de natureza estatística, relativos aos tribunais;
f) Planear, promover e coordenar a atividade desenvolvida pela equipa afeta à recuperação processual a funcionar na dependência da DGAJ;
g) Assegurar os procedimentos a cargo da DGAJ decorrentes da Portaria 200/2011, de 20 de maio (organização das listas que identificam as sociedades comerciais a que se aplica as tabelas I-C e II-B do Regulamento das Custas Processuais);
h) Colaborar na elaboração de diplomas legais e regulamentares relacionados com a atividade dos tribunais, propondo as alterações consideradas necessárias;
i) Emitir pronúncia sobre projetos de diplomas legais e regulamentares que versem matérias relacionados com a administração e a atividade dos tribunais;
j) Assegurar a definição dos serviços mínimos necessários, por decretamento de greve, e dos meios para garantir o seu cumprimento nas secretarias dos tribunais e nos serviços do Ministério Público, prestando junto dos tribunais todos esclarecimentos solicitados.
1.2 - A Divisão de Infraestruturas (DIE), à qual compete:
a) Planear e acompanhar a instalação dos tribunais, promovendo a sua instalação física;
b) Preparar programas e estudos funcionais dos tribunais, de acordo com as respetivas necessidades;
c) Elaborar pareceres sobre estudos e projetos relativos às infraestruturas dos tribunais, em colaboração com o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P. (IGFEJ, I. P.);
d) Acompanhar a execução de obras de construção, remodelação ou conservação, levadas a cabo nos tribunais pelo IGFEJ, I. P.;
e) Colaborar no planeamento de sistemas de segurança integrados para os tribunais, em articulação com as entidades competentes da justiça e da administração interna;
f) Assegurar a manutenção de equipamentos e de infra estruturas técnicas nos edifícios onde funcionam tribunais;
g) Assegurar a manutenção e a conservação das estruturas físicas da DGAJ, em articulação com o IGFEJ, I. P.;
h) Obter dos administradores judiciários e dos secretários de justiça informação atualizada sobre as infraestruturas afetas ao funcionamento dos tribunais;
i) Definir modelos de administração e gestão de equipamentos e serviços das infraestruturas dos tribunais.
1.3 - A Divisão de Equipamentos (DE), à qual compete:
a) Promover e acompanhar a afetação de bens e serviços nos tribunais instalados e a instalar, bem como a racionalização dos recursos materiais afetos aos tribunais e aos serviços da DGAJ;
b) Assegurar a gestão dos bens móveis dos tribunais e dos serviços da DGAJ, promovendo a conservação destes e colaborando com os administradores judiciários e com os secretários de justiça na conservação de bens afetos ao seu funcionamento;
c) Avaliar as necessidades de bens móveis e dos serviços a contratar para o normal funcionamento dos tribunais e da DGAJ;
d) Assegurar a realização de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços, que não se encontrem a cargo de outras entidades;
e) Assegurar a execução dos contratos dos tribunais e da DGAJ;
f) Assegurar a gestão da frota automóvel da DGAJ;
g) Representar a DGAJ e os tribunais na estrutura do Ministério da Justiça responsável pelos procedimentos de aquisição de bens e serviços, participando na realização desses procedimentos;
h) Assegurar a manutenção dos equipamentos informáticos da DGAJ e respetivo software de apoio;
i) Assegurar o apoio informático e aplicacional aos utilizadores da DGAJ;
j) Prestar apoio aos tribunais, em articulação com o IGFEJ, I. P., nos pedidos de acesso a aplicações e na manutenção, reparação ou substituição de equipamentos informáticos.
2 - À Direção de Serviços Jurídicos e Cooperação Judiciária Internacional (DSJCJI) compete:
a) Realizar estudos e prestar apoio técnico-jurídico, no âmbito das atribuições da DGAJ e do normal desenvolvimento das respetivas atividades;
b) Elaborar propostas de diplomas legais e regulamentares relacionadas com a atividade da DGAJ e dos tribunais;
c) Elaborar propostas de despachos de delegação de competências;
d) Assegurar a resposta às reclamações e recursos hierárquicos apresentados;
e) Preparar e acompanhar a intervenção da DGAJ em processos jurisdicionais, praticando todos os atos de contencioso administrativo necessários;
f) Instruir processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos e outros de que seja incumbida;
g) Assegurar os procedimentos atinentes ao pagamento das custas processuais no âmbito da representação do Estado Português, quando a origem da causa seja imputada à DGAJ, dela possa retirar utilidade direta ou na qual se projeta o prejuízo derivado da procedência da ação.
2.1 - A DSJCJI integra a Divisão de Cooperação Judiciária Internacional (DCJI), à qual compete:
a) Assegurar o encaminhamento e acompanhar a execução do expediente relativo ao cumprimento de cartas rogatórias e outros pedidos de cooperação, para citação e notificação, obtenção de provas e outros atos, processos ou procedimentos judiciais, nos termos dos instrumentos jurídicos internacionais em que a DGAJ seja autoridade central, entidade expedidora ou instituição intermediária e organismo ou autoridade de referência;
b) Instruir e acompanhar a execução dos pedidos relativos a fixação, alteração e cobrança de alimentos, no âmbito dos instrumentos jurídicos internacionais em que a DGAJ seja autoridade central, entidade expedidora ou instituição intermediária;
c) Facilitar a prestação de apoio judiciário, no âmbito dos instrumentos jurídicos internacionais relativos a fixação, alteração e cobrança de alimentos tramitados pela DGAJ;
d) Assegurar a participação e representação da DGAJ, enquanto autoridade central, entidade expedidora ou instituição intermediária e organismo ou autoridade de referência, nos projetos e reuniões a que seja chamada, designadamente no âmbito da Rede Judiciária Europeia em Matéria Civil e Comercial (RJECC), da Conferência de Haia de Direito Internacional Privado (CHDIP), da Rede de Cooperação Judiciária Internacional dos Países de Língua Portuguesa (RJCPLP) e da Rede Ibero-americana de Cooperação Jurídica Internacional (IberRede);
e) Assegurar a cooperação com as outras autoridades centrais, entidades expedidoras ou instituições intermediárias e organismos ou autoridades de referência, no âmbito dos instrumentos jurídicos internacionais tramitados pela DGAJ;
f) Elaborar estudos e pareceres técnico-jurídicos no âmbito da cooperação judiciária internacional em matéria civil e comercial cometida à DGAJ.
3 - A Direção de Serviços de Recursos Humanos (DSRH) integra:
3.1 - A Divisão de Recrutamento e Gestão de Recursos Humanos (DRGRH), à qual compete:
a) Conceber e executar as operações de recrutamento e seleção dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
b) Organizar e promover a execução dos movimentos dos oficiais de justiça e a atualização dos respetivos mapas;
c) Realizar os concursos de recrutamento e seleção dos administradores judiciários;
d) Realizar os concursos de recrutamento e seleção dos peritos avaliadores e providenciar pela publicação anual das respetivas listas;
e) Informar e dar execução aos pedidos de mobilidade dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
f) Assegurar os procedimentos necessários à realização dos estágios na DGAJ e nos tribunais, quando não abrangidos na competência do Centro de Formação;
g) Elaborar os mapas de pessoal da DGAJ e submetê-los a aprovação superior.
3.2 - A Divisão de Administração de Recursos Humanos (DARH), à qual compete:
a) Efetuar o controlo da assiduidade dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
b) Emitir os cartões de livre-trânsito dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
c) Assegurar os procedimentos necessários à avaliação de desempenho dos trabalhadores da DGAJ e trabalhadores dos tribunais do regime geral;
d) Assegurar a instrução dos processos relativos a acidentes em trabalho e doenças profissionais;
e) Organizar e manter atualizados os ficheiros biográficos e os processos individuais dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
f) Assegurar a instrução dos pedidos de acumulação de atividades ou funções públicas e privadas dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
g) Assegurar, em articulação com outros organismos, a implementação dos Serviços de Segurança e Saúde no Trabalho, na DGAJ e nos tribunais;
h) Acompanhar e instruir os procedimentos de substituição a que haja lugar na carreira de oficial de justiça;
i) Assegurar o restante expediente relativo aos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral, que não seja da competência da Divisão de Recrutamento e Gestão de Recursos Humanos.
3.3 - A Divisão de Processamento de Remunerações (DPR), à qual compete:
a) Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da DGAJ, dos oficiais de justiça, dos trabalhadores dos tribunais do regime geral e dos magistrados que exerçam funções em tribunais em relação aos quais não esteja cometido o processamento de remunerações a outro serviço;
b) Efetuar o controlo dos turnos dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
c) Elaborar o balanço social;
d) Colaborar na recolha, tratamento e prestação de informação a outros organismos.
4 - A Direção de Serviços de Identificação Criminal (DSIC) integra:
4.1 - A Divisão de Identificação, Atendimento e Apoio Administrativo (DIAA), à qual compete:
a) Promover a identificação dos titulares da informação recebida para inscrição nos registos;
b) Promover a identificação dos titulares da informação cujo acesso ou certificação seja pedida;
c) Organizar o atendimento nos serviços centrais e nos demais postos de atendimento dos serviços;
d) Coordenar o atendimento externo à Direção de Serviços, preparando e transmitindo as instruções necessárias para o efeito;
e) Promover o controlo das quantias arrecadadas provenientes da emissão de certificados ou de outras formas de acesso à informação;
f) Assegurar o tratamento e o arquivo do expediente administrativo relativo à identificação criminal;
g) Recolher e tratar dados estatísticos de apoio à gestão da DSIC.
4.2 - A Divisão de Análise e Gestão dos Registos (DAGR), à qual compete:
a) Assegurar a análise técnico-jurídica da informação recebida e promover o seu registo;
b) Assegurar o tratamento e a manutenção da informação em registo;
c) Promover o tratamento e o registo dos elementos dactiloscópicos recebidos;
d) Promover a emissão de certificados dos titulares de registo;
e) Assegurar a concretização de outras formas de acesso à informação em registo legalmente previstas;
f) Assegurar a cooperação internacional com outras autoridades centrais, no âmbito dos instrumentos jurídicos internacionais aplicáveis à atividade da DSIC.
5 - A Direção de Serviços Financeiros (DSF) integra:
5.1 - A Divisão de Gestão Financeira (DGF), à qual compete:
a) Preparar e apresentar os projetos de orçamento da competência da DGAJ;
b) Colaborar com o IGFEJ, I. P., na elaboração dos projetos de orçamento e dos planos de investimento;
c) Elaborar e apresentar a prestação de contas de cada gerência;
d) Gerir os orçamentos da responsabilidade da DGAJ;
e) Assegurar o processamento e a contabilização das receitas e das despesas da DGAJ e acompanhar os tribunais nas mesmas tarefas;
f) Garantir o cumprimento das normas financeiras na realização de despesas públicas;
g) Medir o desempenho económico e financeiro dos serviços da DGAJ;
h) Assegurar o inventário do património da DGAJ e monitorizar o dos tribunais;
i) Garantir a gestão de stocks dos serviços da DGAJ;
j) Monitorizar a gestão e execução financeira dos contratos;
k) Organizar, manter atualizada e publicitar a informação a reportar a entidades externas no âmbito das competências da DGF.
5.2 - A Divisão de Gestão dos Tribunais (DGT), à qual compete:
a) Colaborar na preparação dos orçamentos a afetar aos tribunais;
b) Acompanhar a execução orçamental e financeira dos orçamentos dos tribunais;
c) Medir o desempenho económico e financeiro dos tribunais;
d) Acompanhar a evolução dos indicadores de gestão para os tribunais em matéria financeira e orçamental;
e) Colaborar com os administradores judiciários e com os secretários de justiça no planeamento dos seus projetos e atividades e respetiva orçamentação, bem como no estabelecimento de medidas de controlo interno;
f) Acompanhar e verificar o cumprimento pelos tribunais dos procedimentos legais de execução orçamental e de realização de despesa pública;
g) Dinamizar medidas de gestão que visem economias de escala.
6 - O Centro de Formação (CF), que ficará na dependência hierárquica e funcional da direção superior, ao qual compete:
a) Planear e organizar, de acordo com a sua avaliação das necessidades, as ações de formação dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral, quer na vertente da formação inicial quer na vertente da formação contínua;
b) Organizar as ações de formação exigida em procedimentos concursais para ingresso e acesso na carreira de oficial de justiça;
c) Propor a designação de formadores coordenadores bem como a designação dos demais formadores;
d) Acompanhar a realização das provas para ingresso e acesso na carreira de oficial de justiça, nos termos legalmente previstos;
e) Colaborar com os serviços do Ministério da Educação e com os estabelecimentos de ensino que ministram curso de natureza profissionalizante, no planeamento da formação técnica e tecnológica do referido curso;
f) Organizar ações de formação, estágios e visitas de estudo decorrentes de acordos de cooperação celebrados com outros países;
g) Elaborar o plano e o relatório anuais de formação;
h) Prestar informações e emitir pareceres de natureza técnica, designadamente sobre propostas de diplomas legislativos relacionados com a atividade dos tribunais;
i) Elaborar e difundir manuais, textos de apoio e outros instrumentos de suporte à formação profissional dos trabalhadores da DGAJ, dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral;
j) Colaborar com as demais unidades orgânicas na organização de ações de formação junto dos tribunais, relativamente a matérias da competência daquelas unidades orgânicas.
7 - A Divisão de Apoio à Gestão Documental (DAGD), que ficará na dependência hierárquica e funcional da direção superior, à qual compete:
a) Monitorizar a atividade dos arquivos dos tribunais, mediante indicadores, no domínio das infraestruturas, dos equipamentos e das operações de gestão documental;
b) Dar parecer e elaborar propostas sobre questões relativas à gestão documental judicial;
c) Participar na definição dos programas de construção, remodelação e equipamentos dos tribunais;
d) Definir e colaborar em programas de tratamento documental nos arquivos dos tribunais;
e) Assegurar a gestão de serviços arquivísticos centralizados de tipo intermédio para os tribunais, nos casos em que estas competências não estejam sob a responsabilidade dos tribunais;
f) Assegurar a gestão do arquivo geral da DGAJ, designadamente nos domínios da aquisição, tratamento, comunicação, avaliação, seleção e eliminação de documentos semiativos;
g) Assegurar a gestão do serviço de expediente da DGAJ, designadamente no que se refere ao registo, digitalização e arquivo da correspondência;
h) Dar parecer e elaborar propostas, em matéria de natureza arquivística, no âmbito do sistema eletrónico de gestão de arquivos da DGAJ;
i) Assegurar os procedimentos necessários à atividade do sistema de informação e relações públicas;
j) Organizar e assegurar o funcionamento de um arquivo bibliográfico e documental da DGAJ, procedendo à pesquisa, ao tratamento e à divulgação de informação;
k) Assegurar a monitorização e atualização das páginas da DGAJ da intranet e da internet;
l) Prestar assessoria técnica e de apoio geral sobre matérias que não sejam da competência dos restantes serviços da DGAJ;
m) Assegurar o apoio logístico necessário ao secretariado da direção superior.
8 - O Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão, que ficará na dependência hierárquica e funcional da direção superior, ao qual compete:
a) Desenvolver a auditoria interna na DGAJ, incidindo sobre a eficiência e eficácia dos procedimentos, a confiança e integridade da informação financeira, de contratação e operacional, bem como da respetiva conformidade com a legislação, regulamentos, normas e planos, fornecendo à direção superior análise e recomendações sobre as atividades revistas para melhoria do funcionamento dos serviços;
b) Elaborar o plano anual de auditoria interna;
c) Elaborar anualmente o relatório sobre a atividade desenvolvida, em que se refiram os controlos efetuados e as medidas adotadas;
d) Controlar a implementação das recomendações das inspeções, auditorias e ações de seguimento de que a DGAJ seja objeto;
e) Elaborar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas da DGAJ, proceder à sua revisão anual e apresentar o relatório de execução anual;
f) Assegurar todos os procedimentos necessários à elaboração dos instrumentos de gestão da DGAJ;
g) Acompanhar a execução do Código de Ética e de Conduta da DGAJ e proceder à sua revisão;
h) Assegurar a resposta às reclamações apresentadas nos serviços da DGAJ, designadamente as exaradas no Livro de Reclamações.
9 - O presente despacho produz efeitos a partir de 16 de fevereiro de 2017.
13 de março de 2017. - O Diretor-Geral, Luís Borges Freitas.
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