Criação da Unidade Orgânica Flexível e das Equipas multidisciplinares, definição das respetivas competências e a reafectação do pessoal
Considerando que:
a) Por deliberação de 2 de maio de 2016, o Conselho Intermunicipal da AMAL aprovou o novo Regulamento Interno dos Serviços onde, nos termos do disposto no artigo 4.º da Lei 77/2015, de 29 de julho, estabeleceu o modelo de estrutura orgânica e a estrutura nuclear e correspondente unidade orgânica nuclear e definiu o número máximo de unidades orgânicas flexíveis e o número máximo de equipas multidisciplinares;
b) De acordo com o disposto no artigo 5.º da referida Lei 77/2015, de 29 de julho e n.º 3 do artigo 9.º daquele Regulamento Interno, compete ao Secretariado Executivo Intermunicipal criar as unidades orgânicas flexíveis e definir as respetivas atribuições e competências e criar as equipas multidisciplinares, dentro dos limites fixados pelo Conselho Intermunicipal.
c) O número máximo de unidades orgânicas flexíveis fixado por aquele órgão foi de 1 (uma) e o número máximo de equipas multidisciplinares foi de 5 (cinco).
Determino:
1 - A criação da seguinte unidade orgânica flexível, que ficará diretamente dependente do Secretariado Executivo Intermunicipal:
Unidade de Serviços Partilhados;
2 - A criação das seguintes equipas multidisciplinares, que ficarão na dependência da Unidade de Planeamento Estratégico, Assessoria Técnica e Projetos:
a) Unidade de Central de Compras e Finanças;
b) Unidade de Estudos, Programas e Dinamização Económica e Social;
c) Unidade de Contratualização de Fundos Comunitários;
d) Unidade de Formação e Valorização de Ativos.
3 - Que a unidade orgânica flexível Unidade de Serviços Partilhados tenha as seguintes atribuições e competências:
a) As atribuições previstas no artigo 10.º do Regulamento Interno dos Serviços;
b) Na área do secretariado e serviços gerais:
i) Contribuir para o bom desempenho dos órgãos intermunicipais, prestando-lhes apoio no âmbito da sua atividade e funcionamento;
ii) Assegurar a área da comunicação, relações públicas e eventos;
iii) Contribuir para o bom funcionamento dos serviços da AMAL, mediante a sustentação de atividades logísticas, administrativas, de manutenção e atendimento;
iv) Organizar e auxiliar a preparação das reuniões, nomeadamente através da preparação de salas e equipamentos audiovisuais;
v) Auxiliar os órgãos intermunicipais na elaboração de despachos e propostas, no âmbito das suas atribuições e competências;
vi) Assegurar a receção, classificação, registo, encaminhamento e distribuição de toda a documentação recebida e expedida pela AMAL e gerir o respetivo arquivo;
vii) Assegurar os serviços de manutenção e de limpeza;
viii) Gerir a página de Internet da AMAL e administrar a rede informática interna.
c) Na área dos recursos humanos:
i) Desempenhar as tarefas e procedimentos inerentes à gestão do pessoal, promovendo a valorização, desenvolvimento e motivação dos mesmos;
ii) Executar os processos de recrutamento, promoção, nomeação, mobilidade, alteração do posicionamento remuneratório, cessação de funções e outros instrumentos legais relativos aos trabalhadores;
iii) Proceder ao processamento de vencimentos, abonos e comparticipações;
iv) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
v) Monitorizar administrativamente o controle de assiduidade do pessoal, faltas, férias e licenças;
vi) Organizar e tratar todo o expediente relativo a processos de aposentação;
vii) Elaborar o mapa de pessoal;
viii) Organizar e conduzir todos os processos de assistência médica e medicamentosa e seguros de pessoal;
ix) Elaborar o balanço social;
x) Garantir o apoio administrativo das tarefas do serviço de higiene, segurança e saúde no trabalho e promover a higiene e segurança no trabalho, assegurando o cumprimento das normas estabelecidas;
xi) Preparar o processo de avaliação dos trabalhadores;
xii) Preparar o processo de constituição da entidade gestora da requalificação nas autarquias locais (EGRA) e garantir o seu funcionamento.
d) Na área do património, imobilizado, aprovisionamento e tesouraria:
i) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis, promovendo a responsabilização dos serviços pelos bens à sua guarda, planear verificações da fidelidade da informação registada e providenciar pela salvaguarda dos bens;
ii) Gerir a frota automóvel e assegurar a operacionalidade de equipamentos e instalações, acionando os mecanismos necessários conducentes à conservação, reparação e substituição dos mesmos;
iii) Garantir o aprovisionamento e assegurar o abastecimento regular de consumíveis de equipamentos e instalações comuns dos serviços da AMAL;
iv) Assegurar a tramitação dos procedimentos relativos à locação e aquisição de bens e serviços para a AMAL;
v) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade pública;
vi) Movimentar os meios monetários da AMAL, assegurando a prossecução de métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades;
vii) Arrecadar as receitas da Comunidade, fundos e valores e promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como ter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes ao erário da Comunidade que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objetos de qualquer outra natureza;
viii) Proceder à liquidação e processamento de todas as receitas da Comunidade;
ix) Conferir e preparar para despacho todos os documentos ou processos respeitantes ao pagamento de despesas.
e) Na área dos serviços jurídicos:
i) Estudar a legislação e o conjunto de normas com interesse para a AMAL e para os municípios;
ii) Realizar estudos e emitir pareceres de caráter jurídico e assegurar o apoio técnico aos restantes serviços e órgãos da AMAL;
iii) Proceder à instrução de processos de mera averiguação, de inquérito, sindicância ou disciplinares, a que houver lugar por determinação superior;
iv) Articular com advogados o patrocínio judiciário proposto pela AMAL ou contra ela;
v) Assegurar a conformidade legal dos atos e contratos em que a AMAL seja outorgante.
f) Cabe ainda à Unidade de Serviços Partilhados assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
4 - Que à equipa multidisciplinar Unidade de Central de Compras e Finanças sejam acometidas as seguintes atribuições e competências:
a) As atribuições previstas no artigo 10.º do Regulamento Interno dos Serviços;
b) Na área da central de compras:
i) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
ii) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma ou de várias entidades adjudicantes abrangidas pela Central de Compras da AMAL;
iii) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
iv) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
v) Monitorizar o desempenho da função de compras da AMAL e avaliar o impacto dos processos de negociação centralizada desenvolvidos;
vi) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da Central de Compras;
vii) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
viii) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais;
ix) Executar as demais competências previstas na lei e no regulamento da Central de Compras.
c) Na área das finanças:
i) Gerar informação financeira de apoio à decisão, garantindo o rigor dos registos contabilísticos e observação dos princípios da economia, eficiência e eficácia na utilização dos recursos financeiros;
ii) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;
iii) Preparar a elaboração das Grandes Opções do Plano, Orçamento, respetivas alterações e revisões, e Relatório de Gestão;
iv) Assegurar o registo de toda a informação com relevância contabilística em estreito cumprimento pelo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) e demais legislação aplicável;
v) Elaborar os documentos de prestação de contas que couberem à área financeira;
vi) Organizar e manter atualizada uma conta corrente de cada projeto da responsabilidade da Comunidade, pela qual se conheça a sua situação em qualquer momento, bem como o seu custo final;
vii) Controlar as despesas efetuadas no âmbito de cada projeto, de forma a garantir a informação sobre os compromissos assumidos, despesas faturadas e despesas pagas, assim como manter atualizada a informação referente às contas bancárias associadas a projetos;
viii) Realizar estudos de caráter previsional ou análise da situação económico-financeira.
d) A Unidade de Central de Compras e Finanças assegurará ainda outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
5 - Que as atribuições e competências da Unidade de Estudos, Programas e Dinamização Económica e Social sejam as seguintes:
a) As atribuições previstas no artigo 10.º do Regulamento Interno dos Serviços;
b) Desenvolver estudos e planos de interesse para a AMAL, que assistam à tomada de decisão superior;
c) Acompanhar a elaboração de planos estratégicos da região do Algarve, planos de investimentos municipais e outros instrumentos de planeamento;
d) Elaborar estudos de apoio à implementação de alterações de procedimentos e de novas atribuições e competências e analisar as respetivas transferências financeiras;
e) Identificar e garantir o desenvolvimento de planos e projetos, assegurando a sua monitorização e avaliação regular dos resultados;
f) Estudar, acompanhar e propor as medidas necessárias para candidaturas a programas nacionais e comunitários;
g) Recolher e divulgar informação sobre os programas nacionais e comunitários, de interesse para os municípios;
h) Elaborar pareceres técnicos sobre o enquadramento e elegibilidade de projetos;
i) Assegurar as matérias relativas ao ordenamento do território, ambiente e transportes;
j) Elaborar relatórios sobre a atividade da Unidade;
k) Assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
6 - Que a Unidade de Contratualização de Fundos Comunitários seja dotada das seguintes atribuições e competências:
a) As atribuições previstas no artigo 10.º do Regulamento Interno dos Serviços;
b) Exercer as competências delegadas pelas autoridades de gestão dos programas e operações objeto de contratualização:
i) Assegurar a organização dos processos de candidatura;
ii) Garantir o cumprimento dos normativos aplicáveis em matéria de concorrência, de contratação pública, de auxílios estatais, de ambiente e de igualdade de oportunidades;
iii) Verificar a conformidade das despesas elegíveis apresentadas;
iv) Assegurar a recolha de dados físicos, financeiros e estatísticos sobre a execução dos projetos;
v) Assegurar o cumprimento das regras de publicidade.
c) Elaborar as candidaturas de assistência técnica para o exercício das competências delegadas e formalizar os respetivos pedidos de pagamento;
d) Apoiar o processo de tomada de decisão sobre os projetos cofinanciados;
e) Gerir programas e projetos contratualizados;
f) Elaborar relatórios sobre a atividade da Unidade.
g) Assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
7 - Que as atribuições e competências da Unidade de Formação e Valorização de Ativos sejam as seguintes:
a) Elaborar o diagnóstico de necessidades e o plano de formação, bem como a sua divulgação;
b) Gerir o plano de formação, desenvolvendo as atividades inerentes à organização e desenvolvimento das ações formativas;
c) Desenvolver metodologias para a conceção e execução das ações de formação;
d) Selecionar e controlar a atividade dos formadores;
e) Supervisionar e controlar os projetos de formação e as respetivas ações;
f) Promover a certificação na qualidade dos municípios e dinamizar experiências piloto;
g) Promover a constituição de bolsas de formadores nas áreas tidas como prioritárias;
h) Elaborar candidaturas a financiamentos de projetos formativos e respetivos pedidos de pagamento;
i) Desenvolver e aplicar mecanismos de avaliação da formação, bem como implementar novas técnicas pedagógicas, que contribuam para conferir maior eficácia aos processos formativos;
j) Elaborar relatórios de acompanhamento da atividade formativa;
k) Apoiar os municípios associados no que respeite à conceção, organização, avaliação e acompanhamento de ações formativas desenvolvidas individualmente, bem como na elaboração das respetivas candidaturas a financiamentos específicos;
l) Assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
8 - Que seja adotado o organograma anexo ao presente despacho e que dele faz parte integrante.
9 - Que o presente despacho entre em vigor no dia 1 de janeiro de 2017, mantendo-se até essa data a estrutura orgânica atual.
10 - No que se refere à afetação e reafectação de pessoal, a mesma será feita através do mapa de pessoal para 2017, que também entrará em vigor no dia 1 de janeiro desse ano, e que já refletirá a estrutura orgânica agora aprovada.
6 de outubro de 2016. - O Primeiro-Secretário, Miguel Freitas.
ANEXO
(ver documento original)
310197588
