Aprova o Regulamento do Procedimento de Inspecção da Inspecção-Geral das Actividades Culturais (IGAC).

Despacho 2477/2011

O Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), apostou no reforço das funções de apoio à governação, conferindo soluções orgânicas às actividades de inspecção com vista a promover um aumento da eficiência e da

qualidade dos serviços públicos.

Neste quadro de modernização administrativa, o Decreto Regulamentar 81/2007, de 30 de Julho, que aprovou a Lei Orgânica da Inspecção-Geral das Actividades Culturais (IGAC), dotou-a de competências de inspecção e auditoria aos serviços e organismos do Ministério da Cultura ou sujeitos à tutela ou superintendência do respectivo membro do Governo, de inspecção externa relativamente à segurança funcional de recintos e espectáculos de natureza artística, bem como no combate à contrafacção e pirataria videográfica, informática, de música e do livro. Paralelamente, a Inspecção-Geral das Actividades Culturais assegura o cumprimento da legislação, a protecção sistemática do direito de autor e dos direitos conexos, a recolha e o tratamento de informação e documentação e a superintendência nas actividades económicas relacionadas com a propriedade intelectual.

Na mesma linha normativa, o Decreto-Lei 276/2007, de 31 de Julho, veio estabelecer o regime jurídico da actividade de inspecção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração directa e indirecta do Estado, com vista a racionalizar e uniformizar um acervo de regras comuns a toda a actividade, designadamente em matérias relacionadas com os deveres de cooperação e colaboração com outras entidades, os procedimentos de inspecção, as garantias da actividade de inspecção, o regime de incompatibilidades e impedimentos do pessoal que exerce funções de inspecção e com a organização interna dos serviços de inspecção.

Com a finalidade de desenvolver e concretizar os princípios e comandos plasmados no referido diploma, o seu artigo 9.º prevê a aprovação de regulamentos de procedimentos de inspecção dos vários serviços de inspecção mencionados no artigo 3.º do mesmo diploma, pelo membro do Governo responsável pelo respectivo serviço.

Assim, nos termos e ao abrigo do disposto no artigo 9.º do Decreto-Lei 276/2007,

de 31 de Julho, determino o seguinte:

1 - É aprovado o Regulamento do Procedimento de Inspecção da Inspecção-Geral das Actividades Culturais (IGAC), anexo ao presente despacho e que dele constitui

parte integrante.

2 - O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

27 de Janeiro de 2011. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira

Canavilhas.

ANEXO

(a que se refere o n.º 1)

Regulamento do Procedimento de Inspecção da Inspecção-Geral das

Actividades Culturais

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento consagra as regras e os princípios do procedimento de inspecção da Inspecção-Geral das Actividades Culturais, adiante designada IGAC, enquanto serviço de controlo interno sectorial.

Artigo 2.º

Âmbito

1 - O procedimento de inspecção visa definir os procedimentos e métodos de actuação da IGAC no exercício do controlo interno sectorial, no âmbito da administração

financeira do Estado.

2 - Para o efeito, integram o procedimento de inspecção todos os actos e formalidades praticados na área funcional de inspecção de gestão da IGAC, designadamente auditorias, inspecções, inquéritos, sindicâncias, averiguações, acções de acompanhamento e análise de queixas ou denúncias.

3 - Sem prejuízo da legislação específica, o procedimento de inspecção deve observar,

sempre que aplicável:

a) As normas e boas práticas aprovadas e em vigor na IGAC;

b) Os manuais e guiões de auditoria e de avaliação em uso na IGAC;

c) Os instrumentos de orientação emitidos pelo Conselho Coordenador do Sistema de

Controlo Interno;

d) Os instrumentos nacionais e internacionais de carácter vinculativo.

Artigo 3.º

Princípios gerais

1 - O procedimento de inspecção da IGAC obedece aos princípios gerais que regem a actividade administrativa, designadamente os princípios da independência e objectividade, da autonomia técnica, da proporcionalidade, do contraditório e da

cooperação.

2 - O pessoal em exercício de funções de inspecção deve ainda pautar a sua conduta em conformidade com os deveres disciplinares gerais e os deveres especiais decorrentes das funções que exerce, com observância do disposto no Código de Ética

da IGAC.

Artigo 4.º

Princípio da independência e objectividade

Os inspectores devem actuar com independência e equidistância, imparcialidade e isenção, relativamente, aos interesses das entidades e pessoas objecto de intervenção

da IGAC.

Artigo 5.º

Princípio da autonomia técnica

O pessoal de inspecção da IGAC goza de autonomia técnica no exercício da actividade inspectiva, analisando os documentos e os factos e retirando conclusões de acordo com os conhecimentos técnico-científicos exigíveis para o exercício da sua

actividade.

Artigo 6.º

Princípio da proporcionalidade

O procedimento de inspecção deve ser adequado aos objectivos definidos para cada acção, devendo os inspectores ter em conta o equilíbrio entre os interesses públicos e privados, designadamente, não impondo medidas desnecessárias às entidades alvo de

intervenção.

Artigo 7.º

Princípio do contraditório

Salvo as excepções identificadas no presente Regulamento, as intervenções da IGAC seguem o princípio do contraditório, nos termos consagrados no artigo 24.º do

presente Regulamento.

Artigo 8.º

Princípio da cooperação

Os inspectores e as entidades objecto da sua acção estão sujeitos a um dever de cooperação recíproco, baseado na boa-fé de ambas as partes, devendo a IGAC fornecer às entidades auditadas as informações e os esclarecimentos de interesse justificado solicitados, sem prejuízo das regras aplicáveis ao dever de sigilo e ao acesso

aos documentos da Administração Pública.

Artigo 9.º

Acções com intervenção de outras entidades 1 - No âmbito da sua actividade de controlo interno sectorial, a IGAC pode realizar ou integrar acções de controlo, em conjunto com outros serviços de controlo interno da administração financeira do Estado ou, ainda, quaisquer outras entidades públicas ou

privadas com funções de controlo.

2 - Os termos e condições de realização das acções identificadas no número anterior são acordados entre os dirigentes máximos dos serviços de controlo envolvidos, salvo nas situações em que as acções resultam de determinação das respectivas tutelas.

Artigo 10.º

Queixas e denúncias

1 - Sem prejuízo do disposto no Código de Processo Penal, a IGAC aprecia as queixas, denúncias, participações, exposições e outras solicitações que lhe são apresentadas e elabora proposta fundamentada, a submeter a decisão do

inspector-geral.

2 - Sempre que as queixas e denúncias apresentadas à IGAC evidenciem factos susceptíveis de ser analisados no âmbito do exercício do procedimento de inspecção, devem observar as regras e princípios do Código do Procedimento Administrativo.

CAPÍTULO II

Planeamento do procedimento

Artigo 11.º

Lugar do procedimento

O procedimento de inspecção pode ser realizado nas instalações da IGAC ou nas instalações das entidades ou pessoas objecto da sua acção de controlo.

Artigo 12.º

Horário do procedimento externo

Os actos ou formalidades de um procedimento de inspecção realizado nas instalações das entidades ou pessoas objecto da sua acção de controlo, devem ser praticados com respeito pelo respectivo horário de funcionamento.

Artigo 13.º

Planeamento e selecção

1 - A actuação da IGAC, no âmbito das suas atribuições de serviços de controlo interno sectorial, obedece, em regra, a um plano anual.

2 - O plano anual de acções de controlo interno sectorial da IGAC é submetido pelo inspector-geral a parecer do Conselho de Inspecção, e aprovado pelo membro do

Governo responsável pela área da cultura.

3 - Para efeitos do número anterior, o plano anual de acções de controlo interno sectorial é acompanhado de uma memória justificativa que contempla, designadamente,

os seguintes elementos:

a) Os objectivos estratégicos do controlo da administração financeira do Estado no

âmbito do Ministério da Cultura;

b) Os objectivos operacionais da actividade de controlo sectorial;

c) As obrigações legais decorrentes de legislação específica;

d) As áreas de risco previamente definidas.

Artigo 14.º

Selecção

1 - Para efeitos da alínea d) do n.º 3 do artigo anterior, a área funcional de inspecção de gestão, procede, preferencialmente, a uma avaliação de risco dos serviços, organismos e entidades sujeitas ao controlo da IGAC.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, a IGAC pode, a todo o tempo, solicitar o envio dos relatórios elaborados pelos órgãos de fiscalização ou de auditoria interna, bem como outros documentos de informação considerados relevantes, incluindo eventuais relatórios produzidos por outros serviços de inspecção ou auditores

externos.

3 - Sempre que considerado adequado, a IGAC pode solicitar aos demais serviços de apoio à governação, no âmbito do Ministério da Cultura, a sua cooperação na disponibilização da informação que estes detenham, no desenvolvimento das suas

atribuições e competências.

Artigo 15.º

Iniciativa

1 - As acções da IGAC objecto do procedimento de inspecção decorrem:

a) Do plano anual aprovado pelo membro do Governo responsável pela área da

cultura;

b) De determinação do membro do Governo responsável pela área da cultura;

c) De determinação do inspector-geral;

d) De legislação específica.

2 - O inspector-geral, mediante despacho, define a calendarização das acções, a constituição das equipas ou o inspector individual responsável.

Artigo 16.º

Relatório anual

O relatório anual de actividades da IGAC deve integrar um capítulo relativo à sua

actividade de controlo interno sectorial.

CAPÍTULO III

Do procedimento de inspecção

Artigo 17.º

Início do procedimento

1 - Excepto nas situações em que a comunicação antecipada seja susceptível de comprometer o objectivo da acção a desenvolver, o início do procedimento de inspecção deve ser objecto de comunicação prévia pelo inspector-geral às entidades objecto de acção, mediante correio electrónico, telecópia ou ofício com a antecedência

mínima de cinco dias úteis.

2 - Da comunicação deve constar o tipo de acção a realizar, os seus objectivos gerais, a data prevista para o seu início, a equipa designada para o efeito e outras informações

consideradas relevantes.

3 - A comunicação referida no n.º 1 constitui título bastante para credenciar os inspectores junto das entidades objecto do procedimento.

4 - A competência referida no n.º 1 pode ser delegada.

Artigo 18.º

Dispensa de comunicação prévia

1 - Não há lugar a comunicação prévia do início do procedimento sempre que se

verifique uma das seguintes situações:

a) O procedimento vise apenas a consulta, recolha ou cruzamento de informação, destinado a confirmar a verificação efectuada noutras entidades;

b) O procedimento tenha como fundamento uma participação ou denúncia deduzida

nos termos legais;

c) O conhecimento prévio da acção se afigure susceptível de pôr em causa o objectivo

da acção;

d) O procedimento for determinado realizar com carácter de urgência.

2 - Na situação a que se refere a alínea c) do número anterior, a falta de comunicação prévia deve ser fundamentada, sempre que solicitada.

Artigo 19.º

Actos do procedimento

1 - Os actos do procedimento de inspecção devem ser praticados de modo contínuo, e apenas ser suspensos em casos excepcionais e inadiáveis, expressamente fundamentados e autorizados pelo inspector-geral.

2 - Quando se trate de procedimentos disciplinares especiais ou outros, sujeitos a prazos previstos na lei, é aplicável o respectivo prazo legal.

Artigo 20.º

Recolha de elementos

1 - A recolha de elementos no âmbito do procedimento deve obedecer a critérios objectivos e conter a menção e identificação clara dos documentos e registos

contabilísticos.

2 - A prestação de informação pelas entidades objecto do procedimento deve, sempre que possível, ser efectuado por via de meios electrónicos.

3 - As fotocópias ou extractos de quaisquer evidências devem ser efectuados nas instalações das entidades objecto do procedimento, no decurso do trabalho de campo.

4 - No caso de inconveniência ou impossibilidade de efectuar fotocópias nos locais referidos no número anterior, podem os documentos ser solicitados pelo prazo máximo de dois dias úteis, para serem reproduzidos na IGAC.

CAPÍTULO IV

Tramitação processual

Artigo 21.º

Planeamento do trabalho

Nas acções de controlo interno deve ser elaborado um plano de acção, de acordo com estrutura e regras aprovadas e em vigor na IGAC.

Artigo 22.º

Fase de execução

1 - Durante a execução do trabalho de campo da acção, devem ser efectuadas todas as diligências necessárias à obtenção dos elementos relevantes à formação de um juízo de avaliação ou necessários ao apuramento dos factos, em função da natureza do

procedimento.

2 - A recolha de elementos deve ser adequada aos fins da acção, obedecer a critérios objectivos e conter a menção e identificação clara dos documentos e respectivo registo.

Artigo 23.º

Projecto de relatório

1 - Concluída a análise dos factos apurados e dos dados e evidências obtidos no decurso do trabalho de campo, é elaborado um projecto de relatório com as asserções, conclusões e recomendações provisórias resultantes da acção realizada.

2 - O projecto de relatório é submetido a despacho do inspector-geral.

Artigo 24.º

Contraditório

1 - O projecto de relatório deve ser enviado às entidades visadas, sempre que possível em formato electrónico, para exercício do direito de contraditório.

2 - O contraditório visa dar conhecimento das asserções, conclusões e recomendações provisórias constantes do projecto de relatório, possibilitando, assim, que as entidades auditadas ou visadas, ou os responsáveis, se possam pronunciar sobre elas, confirmando ou contestando factos, prestando informações e ou disponibilizando dados novos ou complementares que melhor esclareçam os factos ou os pressupostos em que

aquelas assentam ou devam assentar.

3 - O prazo para o exercício do contraditório é fixado casuisticamente pelo inspector-geral, não podendo ser inferior a 10 dias úteis.

4 - Sempre que do procedimento de inspecção resultar a necessidade de prorrogação do prazo fixado, a entidade auditada ou visada deve solicitar e fundamentar a necessidade da respectiva prorrogação, não devendo ser em prazo superior ao dobro

do prazo inicial fixado.

5 - O exercício do contraditório é assegurado, nos seguintes termos:

a) O procedimento de contraditório é sempre institucional quando o projecto de relatório é submetido a apreciação do responsável máximo da entidade auditada ou visada para, querendo, pronunciar-se, por escrito, sobre o projecto de relatório ou as asserções, conclusões e recomendações que decorrem do trabalho desenvolvido pela

IGAC;

b) É obrigatório o procedimento de contraditório pessoal, sempre que da acção de controlo, resultem indícios da prática de infracções financeiras que devam ser participadas ao Tribunal de Contas, para efeitos de apuramento de responsabilidade

financeira.

6 - Sempre que da acção de controlo não resulte, previsivelmente, matéria controvertida de especial relevância, pode ser, mediante autorização prévia do inspector-geral, utilizado o procedimento de contraditório informal, concretizado em reunião entre os responsáveis máximos da entidade objecto de procedimento de inspecção e a equipa ou o inspector responsáveis pela acção, da qual é lavrada acta.

7 - O procedimento de contraditório pode ser dispensado nos casos especialmente previstos na lei e no presente Regulamento, designadamente, sempre que se indiciam factos que revelem situações passíveis de sancionamento em sede criminal e ou que prejudiquem objectivamente a instrução de eventual processo-crime e a obtenção da

respectiva prova.

Artigo 25.º

Relatório final

1 - Concluído o procedimento de contraditório a equipa ou o inspector responsável pelo procedimento de inspecção elabora o relatório final, contendo os resultados do trabalho de campo, do exercício do contraditório, as conclusões, recomendações e propostas finais e todas as evidências documentais que o devam integrar.

2 - O relatório final é submetido a decisão do inspector-geral, que o reencaminha ao membro do Governo que tutela a IGAC, para homologação.

3 - O membro do Governo responsável pela IGAC pode delegar no inspector-geral a competência para a homologação dos relatórios finais.

Artigo 26.º

Actos subsequentes

Na sequência da homologação dos relatórios finais, a IGAC assegura o respectivo encaminhamento às entidades visadas na acção.

Artigo 27.º

Participação a outras entidades 1 - Sempre que o relatório homologado integre factos com relevância para o exercício da acção penal e contra-ordenacional, apurados no âmbito da actividade de controlo, a IGAC participa às entidades competentes, nomeadamente ao Ministério Público.

2 - Sempre que o relatório homologado integre factos que indiciem infracções financeiras passíveis de apuramento de responsabilidade financeira, e haja decisão do respectivo membro do Governo nesse sentido, a IGAC participa ao Tribunal de

Contas.

Artigo 28.º

Acompanhamento dos resultados

1 - Em função da natureza do procedimento, a IGAC acompanha os resultados e impactos da sua acção, nomeadamente, verificando junto da entidade objecto de procedimento de inspecção, o grau de implementação das recomendações formuladas.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, as entidades visadas devem prestar à IGAC, no prazo de 60 dias a contar da data de recepção do relatório final, e se outro prazo não for fixado no relatório, informação sobre as medidas e decisões adoptadas

na sequência da sua intervenção.

3 - Se a entidade visada não observar o disposto no número anterior, a mesma é notificada para o seu cumprimento num prazo indicado para o efeito.

4 - Esgotado o prazo referido no número anterior e permanecendo o incumprimento por parte da entidade visada, é enviada informação ao membro do Governo

responsável pela área da cultura.

Artigo 29.º

Pasta de arquivo corrente

1 - Todos os elementos obtidos ou produzidos no decurso de acção de controlo que não integram o respectivo relatório, designadamente o plano da acção e demais documentação considerada como papéis de trabalho, devem ser arquivados na pasta corrente das acções de controlo e avaliação, pela equipa ou inspector responsável pela

acção.

2 - A documentação a incluir, adequada às características do universo controlado, deve

observar as seguintes regras gerais:

a) Conter todos os documentos que suportam as opiniões expressas em relatório pelos

seus autores;

b) Estar devidamente indexada por forma a ser consultada por qualquer inspector que não tenha participado na acção ou ser analisada por auditor externo;

c) Conter os suportes informáticos da informação tratada, adoptando-se os necessários mecanismos de seguranças para evitar a perda da informação.

Artigo 30.º

Pasta de arquivo permanente

1 - A IGAC deve manter informação organizada e actualizada sobre os serviços, organismos e entidades que integram o seu âmbito de actuação em pasta de arquivo permanente, designadamente a legislação respeitante à entidade ou actividade desenvolvida e os despachos e regulamentos internos, instrumentos de gestão estratégicos ou outros elementos considerados úteis.

2 - Sempre que possível, as pastas de arquivo permanente devem ser organizados em

formato electrónico.

Artigo 31.º

Salvaguarda da informação e actualização das bases de dados 1 - Devem ser efectuadas cópias de segurança das peças processuais, preferencialmente, em ficheiro informático, previamente à remessa dos respectivos originais ao membro do Governo responsável pela IGAC ou a qualquer outra entidade.

2 - Após a homologação do relatório final, o responsável de cada acção de auditoria ou de controlo assegura o registo dos resultados da mesma em base de dados

adequada ao efeito.

Artigo 32.º

Controlo de qualidade

1 - Todos os procedimentos de inspecção são sujeitos a avaliação da sua qualidade técnica, sistematização, clareza e objectividade, com vista a consolidar boas práticas de melhoria contínua e assegurar a uniformização e consistência dos relatórios face aos

objectivos propostos.

2 - A qualidade das acções é avaliada:

a) Pelo chefe de equipa aquando da apreciação do projecto de relatório;

b) Pelo inspector-geral que valida ou reformula a avaliação do chefe de equipa, em reunião com este e inspectores que realizaram a acção e o projecto de relatório.

CAPÍTULO V

Disposições finais

Artigo 33.º

Legislação subsidiária

Aos casos omissos no presente Regulamento aplicam-se, designadamente:

a) A Lei Orgânica da IGAC consagrada no Decreto Regulamentar 81/2007, de 30 de Julho, alterado e republicado pelo Decreto Regulamentar 3/2010, de 23 de

Junho;

b) O regime jurídico da actividade de inspecção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração directa e indirecta do Estado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º

276/2007, de 31 de Julho;

c) O regime da carreira especial de inspecção, estabelecido no Decreto-Lei n.º

170/2009, de 3 de Agosto;

d) O Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91,

de 15 de Novembro.

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Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1991-11-15 - Decreto-Lei 442/91 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o Código do Procedimento Administrativo, publicado em anexo ao presente Decreto Lei, que visa regular juridicamente o modo de proceder da administração perante os particulares.

• 2007-07-30 - Decreto Regulamentar 81/2007 - Ministério da Cultura

  Aprova a orgânica da Inspecção-Geral das Actividades Culturais (IGAC), definindo as suas atribuições, órgãos e respectivas competências.

• 2007-07-31 - Decreto-Lei 276/2007 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o regime jurídico da actividade de inspecção da administração directa e indirecta do Estado.

• 2010-06-23 - Decreto Regulamentar 3/2010 - Ministério da Cultura

  Altera (primeira alteração) e procede à republicação do Decreto Regulamentar n.º 81/2007, de 30 de Julho, que aprovou a orgânica da Inspecção-Geral das Actividades Culturais.