Regulamento da Norma de Controlo Interno (NCI)
Freguesia de São João Baptista - Castelo de Vide
Introdução
O Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas doravante designado por SNC - AP, aprovado pelo Decreto-Lei 192/2015 de 11 de setembro integra a estrutura concetual de informação financeira pública, as normas de contabilidade pública e o plano de contas multidimensional, determinando que as autarquias locais devem elaborar e aprovar o sistema de controlo interno, previsto no artigo 9.º desse decreto-lei.
O documento aqui apresentado contém os elementos necessários ao sistema de controlo interno da Freguesia, englobando métodos e procedimentos necessários à organização e controlo dos seus serviços.
CAPÍTULO I
Princípios Gerais
Artigo 1.º
Objeto
O sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas engloba, designadamente, o plano de organização, as politicas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável.
Artigo 2.º
Âmbito de Aplicação
1 - A NCI é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia.
2 - A aplicação da NCI terá sempre em conta a verificação do cumprimento:
a) Da Lei 75/2013 de 12 de setembro, estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as Autarquias Locais e para as entidades intermunicipais, assim como da delegação de competências do Estado nas autarquias locais e nas entidades intermunicipais e dos municípios nas entidades intermunicipais e nas freguesias e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico;
b) Da Lei 73/2013 de 3 de setembro, que estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais;
c) Do Código do Procedimento Administrativo;
d) Do Decreto-Lei 192/2015 de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, designado SNC-AP;
e) Do Código dos Contratos Públicos, que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza do contrato administrativo;
f) Dos demais diplomas legais aplicáveis às autarquias locais, incluindo outras normas e regulamentos em vigor na Junta de Freguesia.
Artigo 3.º
Competências Genéricas
1 - Compete ao Presidente da Junta de Freguesia, no uso da competência delegada pelo órgão executivo, a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da Freguesia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir a Junta de Freguesia.
2 - Os serviços da Junta de Freguesia exercem as competências gerais que lhes estão atribuídas na Estrutura Organizacional da Junta, bem como noutros regulamentos de aplicação específica, incluindo a presente Norma.
Artigo 4.º
Competências Específicas da NCI
1 - A NCI é gerada e coordenada pela Junta de Freguesia, que aprova e mantém em funcionamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.
2 - Compete a todos os membros e trabalhadores da Junta de Freguesia, a implementação e o cumprimento das normas da NCI e dos preceitos legais em vigor.
Artigo 5.º
Documentos Oficiais
1 - São considerados documentos oficiais da Junta de Freguesia todos aqueles que, pela sua natureza, representem atos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias Locais.
2 - No âmbito do SNC - AP, são documentos obrigatórios de suporte ao registo das operações relativas às receitas e às despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos:
a) Guia de receita;
b) Requisição interna ou externa;
c) Fatura;
d) Ordem de pagamento.
3 - Constituem ainda documentos obrigatórios, as fichas de registo do inventário do património, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas.
4 - Podem, ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.
Artigo 6.º
Execução da Contabilidade
1 - Na prática contabilística da Junta de Freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no Sistema Contabilístico, na Lei das Finanças Locais e na Lei dos Compromissos em Atraso (LCPA).
2 - A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia.
3 - No âmbito da execução orçamental poderão ocorrer modificações aos documentos previsionais, as quais podem originar revisões ou alterações.
Artigo 7.º
Princípios Básicos da NCI
São Princípios básicos da NCI
a) As funções de controlo são asseguradas pelos membros da Junta de Freguesia, face à inexistência de quadros intermédios a quem possam ser delegadas essas funções;
b) A "rotação" do mesmo funcionário pelas diversas tarefas que desempenha;
c) O controlo das operações, designadamente, quanto às diversas fases dos circuitos obrigatórios dos documentos e quanto às verificações respetivas;
d) A numeração sequencial dos documentos, sempre que possível informaticamente, como forma de possibilitar detetar quaisquer utilizações menos apropriadas dos mesmos, devendo os documentos anulados serem arquivados em local próprio como prova da sua não utilização;
e) A adoção de verificações e conferências independentes, visando atuar sobre o sistema implementado, procurando aumentar a sua qualidade, através da minimização dos erros.
CAPÍTULO II
Receita e Despesa
Artigo 8.º
Tesouraria
1 - O funcionário administrativo, na área da tesouraria, centraliza todo o fluxo monetário, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas orçamentais, bem como de outros fundos extraorçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da Junta de Freguesia, designadamente, por fundos de operações de tesouraria e contas de ordem.
2 - Ao funcionário administrativo incubem as tarefas de arrecadação e cobrança de receitas e de pagamento de despesas da Freguesia.
3 - As operações de tesouraria são movimentos de fundos nos cofres da Freguesia, não orçamentados, de que a freguesia não pode dispor.
Artigo 9.º
Responsabilidade do Funcionário
1 - O funcionário administrativo é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria nos seus diversos aspetos.
2 - O funcionário administrativo responde diretamente perante a Junta de Freguesia pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas.
3 - O estado de responsabilidade do funcionário administrativo pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar nas seguintes formas:
a) Mensalmente e trimestralmente;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato da Junta de Freguesia eleita ou do orgão que a substitui e no caso de aquela ter sido dissolvida.
4 - A responsabilidade do funcionário administrativo é-lhe imputada se houver procedido com culpa nas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias ou no incumprimento do disposto no n.º 1.
Artigo 10.º
Cobrança de receitas
1 - O circuito de liquidação e cobrança de receitas destinadas aos cofres da Junta de Freguesia, inicia-se com a emissão de guia de receita.
2 - A liquidação consiste no apuramento do montante exato que a Junta de Freguesia tem a receber e a cobrança corresponde à entrada em cofre das receitas.
3 - Após a emissão de guias de receitas, haverá lugar à sua cobrança, à sua autenticação e, se for o caso, da entrega de duplicado ao respetivo utente ou cliente.
4 - Em casos específicos, serão delegadas competências ao próprio funcionário administrativo para assinar as Guias de Receitas, entregues aos utentes e, estas serem consideradas válidas apenas com esta assinatura.
Artigo 11.º
Realização de Despesas
1 - As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com uma dotação igual ou superior, respetivamente ao cabimento e ao compromisso, a qual constitui o limite máximo a utilizar na sua realização.
2 - A cabimentação consiste na cativação de determinada dotação orçamental visando a realização de uma despesa e será efetuada com base numa requisição interna ou proposta de aquisição de equipamento, cumprindo-se um dos requisitos da contabilidade pública.
3 - A assunção do compromisso face a terceiros de realizar despesa será efetivado com base em requisição externa ou contrato para a aquisição de determinado bem ou serviço, cuja aquisição foi previamente autorizada na fase do cabimento, desde que existam fundos disponíveis.
4 - O processamento ou reconhecimento da obrigação relativa à despesa nasce no momento da receção da fatura ou documento equivalente, seguindo-se as fases de liquidação e pagamento, após as respetivas conferências.
5 - A liquidação corresponde à determinação do montante exato que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respetivo pagamento, dando lugar à emissão da ordem de pagamento e posterior autorização do pagamento.
6 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, considerada inexistente para efeitos internos, com responsabilidade pessoal e disciplinar do autor.
CAPÍTULO III
Métodos e Procedimentos de Controlo
SECÇÃO I
Disponibilidades
Artigo 12.º
Funcionamento de Caixa
1 - Nos Serviços podem existir os meios de pagamento seguintes:
a) Moeda corrente;
b) Cheque;
c) Transferência bancária
d) Débito em conta;
e) Pagamento por Multibanco.
2 - Os pagamentos devem ser efetuados, preferencialmente, por cheque ou transferência Bancária.
3 - Todas as importâncias recebidas pela Junta de Freguesia, em dinheiro ou cheque, poderão ser depositadas mensalmente ou trimestralmente.
Artigo 13.º
Fundo Maneio
1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de um Fundo Maneio, visando o pagamento de pequenas despesas ou urgentes. Para o mesmo será elaborado documento tipo extrato, ao qual se anexam, além da ordem de pagamento, os documentos relativos a cada despesa para a sua justificação.
2 - O Fundo Maneio será da responsabilidade do funcionário administrativo.
3 - A sua reposição será feita até ao último dia útil de cada exercício económico.
Artigo 14.º
Contas bancárias
1 - Compete à Junta de Freguesia deliberar sobre a abertura de contas bancárias e a natureza das mesmas.
2 - Nos casos de verbas de receitas legalmente consignados, bem como de verbas de operações de tesouraria, deverão ser abertas contas bancárias exclusivamente para tais movimentações.
3 - As contas bancárias são tituladas pela junta de Freguesia e movimentadas mediante a assinatura simultânea do Tesoureiro e do Presidente da Junta ou, do respetivo substituto na sua ausência, devendo estas estarem sempre atualizadas.
4 - Para efeitos de controlo são obtidos junto das instituições bancárias extratos de todas as contas que a Junta é titular, ou através da caixa online.
5 - Mensalmente e sempre que necessário, são efetuadas reconciliações bancárias que são confrontadas com os registos contabilísticos, operação a cargo do funcionário administrativo, procedendo nas situações que o justifiquem à sua regularização.
Artigo 15.º
Emissão e guarda de cheques
1 - Compete ao funcionário administrativo a emissão dos cheques para pagamento de despesas efetuadas, sempre em função da ordem de pagamento após conferência dos respetivos documentos de suporte.
2 - Os cheques deverão ser emitidos nominalmente e cruzados, sendo escriturados por ordem referencial, na respetiva conta corrente da instituição bancária.
3 - Cabe ao funcionário administrativo a guarda dos cheques não preenchidos e dos cheques emitidos que tenham sido anulados, arquivando-os e, quando se trata de cheques em trânsito não levantados, procede-se ao seu cancelamento, registando-se contabilisticamente, as regularizações.
4 - Em caso algum é permitido a assinatura de cheques em branco e sem presença de documento que suporte a despesa.
SECÇÃO II
Relação com terceiros
Artigo 16.º
Endividamento
1 - Todos os créditos e débitos de juros, antes de serem contabilizados, devem ser conferidos.
2 - As finalidades dos empréstimos contraídos e concedidos devem estar previamente definidas e, quanto aos primeiros, o pedido de autorização à Assembleia de Freguesia para a sua contratação deve ser acompanhado de informação sobre as condições praticadas em, pelo menos, três instituições de crédito.
Artigo 17.º
Conferência de faturas e outros documentos
1 - As faturas ou documentos equivalentes serão recebidas pelo correio ou diretamente nos serviços da Junta de Freguesia e são conferidas.
2 - A primeira conferência ocorre na verificação dos requisitos legais das faturas ou documentos equivalentes.
3 - Se a origem for de contratação pública, confrontam-se os elementos da fatura com a requisição externa, auto de medição ou outro documento que contenha as condições da contratação.
4 - As ordens de pagamento são assinadas pelo funcionário que as emite, conferidas e assinadas pelo Tesoureiro da Junta e autorizadas pelo Presidente da Junta de Freguesia.
5 - Cumpridas as formalidades previstas no número anterior, o funcionário administrativo procede ao respetivo despacho.
SECÇÃO III
Contratação Pública
Artigo 18.º
Aquisições de bens ou serviços/Empreitadas
Os procedimentos inerentes às aquisições de bens ou serviços, bem como as empreitadas são feitos pelos membros da Junta de Freguesia, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de contratação pública.
SECÇÃO IV
Imobilizado
Artigo 19.º
Regras sobre a Inventariação
1 - As fichas de inventário de imobilizado são mantidas permanentemente atualizadas, pelo funcionário administrativo.
2 - Os procedimentos de inventariação encontram-se previstos no regulamento de Inventário e Cadastro da Freguesia.
SECÇÃO V
Disposições legais
Artigo 20.º
Documentos escritos, Despachos e Informações
Todos os documentos escritos, bem como os despachos e informações que sobre eles foram exarados, que integram os procedimentos administrativos internos devem identificar os seus subscritores de forma bem legível e na qualidade em que o fazem.
Artigo 21.º
Registos e Sistema informático
1 - Os registos contabilísticos devem ser processados informaticamente, com segurança, integridade e confidencialidade dos dados informáticos que devem estar devidamente protegidos.
2 - O sistema informático deve contemplar procedimentos adequados de controlo contabilístico, assegurando que o registo automático das operações se processa pelos valores corretos, com uma adequada classificação e nos períodos em que se verificam.
Artigo 22.º
Prazos de escrituração e Outros
A escrituração deve estar atualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal, da prestação de contas.
CAPÍTULO IV
Disposições Finais
Artigo 23.º
Implementação e medidas Complementares
Para a implementação, poderão ser elaboradas e aprovadas medidas que tornem úteis no sentido de especificar e facilitar a aplicação das regras estabelecidas na presente Norma e deverão ser promovidas ações de informação e formação com o objetivo de proporcionar uma adequada implementação prática da mesma.
Artigo 24.º
Alterações
A presente Norma pode ser alterada por deliberação da Junta de Freguesia, sempre que razões de eficácia o justifiquem.
Artigo 25.º
Casos Omissos
As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do seu Presidente.
Artigo 26.º
Revogação
São revogadas todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras da presente Norma.
Artigo 27.º
Entrada em Vigor
A presente Norma entra em vigor no primeiro dia útil do ano de 2016.
28 de dezembro de 2015. - O Presidente da Junta de Freguesia, Joaquim Custódio.
209428063
