Regulamento do Serviço de Gestão Académica
Nos termos do disposto no n.º 3 do artigo 104.º dos Estatutos da Universidade dos Açores, aprovado pelo Despacho Normativo 65-A/2008, de 10 de dezembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 246, de 22 de dezembro, na redação dada pelo Anexo ao Despacho Normativo 12/2014, de 25 de agosto, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 168, de 2 de setembro, alterado pelo Despacho Normativo 10/2015, de 3 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 112, de 11 de junho, e tendo em conta o Despacho 11786/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 182, de 22 de setembro, que cria o Serviço de Gestão Académica, aprovo o Regulamento do Serviço de Gestão Académica da Universidade dos Açores, em anexo ao presente despacho de que faz parte integrante.
03 de fevereiro de 2016. - O Reitor, João Luís Roque Baptista Gaspar.
Regulamento do Serviço de Gestão Académica
Artigo 1.º
Âmbito
O presente regulamento visa estabelecer a orgânica e o funcionamento do Serviço de Gestão Académica, adiante designado por SGA, conforme o preceituado no n.º 3 do artigo 104.º dos Estatutos da Universidade dos Açores, adiante designada por UAc.
Artigo 2.º
Natureza e Missão
O SGA é o serviço de apoio à função ensino da UAc e tem como missão garantir a gestão administrativa e académica dos processos relacionados com o percurso escolar dos estudantes, incluindo a sua candidatura, matrícula e inscrição, bem como com a sua inserção no mercado de trabalho.
Artigo 3.º
Atribuições
O SGA funciona na dependência direta da vice-reitoria com competências na área académica e exerce as suas atribuições nos domínios da gestão administrativa dos processos de ensino-aprendizagem, mobilidade dos estudantes e inserção profissional, competindo-lhe, designadamente:
a) Acompanhar a evolução e o desenvolvimento do sistema de ensino regional, nacional e internacional;
b) Garantir as condições necessárias para a candidatura, a matrícula e a inscrição de estudantes;
c) Instruir e manter atualizados os processos académicos dos estudantes;
d) Apoiar o planeamento e a implementação da oferta letiva regular;
e) Monitorizar o insucesso e o abandono escolar;
f) Avaliar o grau de empregabilidade dos diplomados.
Artigo 4.º
Estrutura
O SGA compreende as seguintes estruturas:
a) Núcleo de Apoio Técnico e Administrativo;
b) Núcleo para os Assuntos Externos;
c) Núcleo para os Assuntos Internos;
d) Núcleo de Apoio ao Estudante Internacional.
Artigo 5.º
Núcleo de Apoio Técnico e Administrativo
Ao Núcleo de Apoio Técnico e Administrativo compete, designadamente:
a) Assegurar as funções de secretariado às estruturas do SGA;
b) Garantir o expediente e arquivo de toda a documentação afeta ao serviços;
c) Apoiar as tarefas atinentes às matrículas dos alunos;
d) Assinar os documentos comprovativos de matrícula;
e) Manter atualizados os processos individuais dos alunos;
f) Proceder à elaboração de listagens parametrizadas;
g) Assegurar o tratamento adequado às mensagens recebidas no correio eletrónico geral do serviço;
h) Garantir os conteúdos do serviço destinados a publicação nas plataformas eletrónicas públicas e privadas da UAc;
i) Propor e implementar mecanismos e ferramentas que contribuam para a melhoria dos procedimentos na área de competências do serviço;
j) Coadjuvar as restantes áreas do serviço sempre que para tal solicitado;
k) Exercer outras tarefas ou atividades superiormente determinadas.
Artigo 6.º
Núcleo para os Assuntos Externos
Ao Núcleo para os Assuntos Externos compete, nomeadamente:
a) Prestar informação sobre as condições de ingresso e de frequência nos cursos de 1.º, 2.º e 3.º Ciclo, bem como nos cursos técnicos superiores profissionais;
b) Assegurar a gestão de candidaturas a cursos;
c) Coordenar os processos de reingresso, mudança de curso e transferência;
d) Coordenar o procedimento relativo aos concursos especiais;
e) Acompanhar o concurso nacional de acesso e o regime especial de acesso ao ensino superior;
f) Preparar informação estatística sobre candidaturas e ingressos;
g) Assegurar o acompanhamento e instrução dos processos relativos ao registo e reconhecimento dos graus e títulos académicos estrangeiros;
h) Assegurar a emissão de diplomas e suplementos ao diploma;
i) Organizar e manter atualizados os elementos estatísticos relativos ao insucesso e ao abandono escolar;
j) Criar e manter atualizada uma base de dados dos diplomados da UAc;
k) Acompanhar a integração inicial dos diplomados da UAc no mercado de trabalho;
l) Propor medidas que promovam a empregabilidade dos diplomados da UAc;
m) Propor e implementar mecanismos e ferramentas que contribuam para a melhoria dos procedimentos na área de competências do serviço;
n) Coadjuvar as restantes áreas da Direção de Serviços sempre que para tal solicitado;
o) Exercer outras tarefas ou atividades superiormente determinadas.
Artigo 7.º
Núcleo para os Assuntos Internos
Ao Núcleo para os Assuntos Internos compete, nomeadamente:
a) Planear e implementar as ações necessárias ao regular funcionamento do ano letivo;
b) Verificar a conformidade dos planos de estudo dos cursos ministrados na UAc;
c) Acompanhar o registo das fichas das unidades curriculares em cada ano letivo;
d) Assegurar o atendimento presencial dos alunos;
e) Coordenar, registar e implementar todos os atos administrativos relativos ao percurso académico dos alunos;
f) Assegurar a prática dos atos previstos no Regulamento de Creditação de Formação e de Experiência Profissional;
g) Informar os alunos, através dos meios considerados eficientes, de todos os elementos necessários para a realização atempada dos diversos atos administrativos relativos ao seu percurso académico;
h) Garantir a verificação do pagamento das propinas e de emolumentos;
i) Promover a emissão de certidões, certificados e declarações;
j) Manter atualizados os processos individuais dos alunos;
k) Acompanhar o processo de registo das classificações dos alunos, a emissão das pautas e respetiva conferência e assinatura;
l) Preparar e fornecer a informação académica necessária à atribuição de bolsas de estudo e de bolsas de mérito;
m) Propor e implementar mecanismos e ferramentas que contribuam para a melhoria dos procedimentos na área de competências do serviço;
n) Coadjuvar as restantes áreas do serviço sempre que para tal solicitado;
o) Exercer outras tarefas ou atividades superiormente determinadas.
Artigo 8.º
Núcleo de Apoio ao Estudante Internacional
Ao Núcleo de Apoio ao Estudante Internacional compete, em articulação com o Gabinete de Relações Externas, designadamente:
a) Desenvolver estudos sobre a evolução da comunidade estudantil internacional;
b) Contribuir para o fomento do crescimento sustentado da internacionalização do ensino;
c) Assegurar o apoio aos estudantes internacionais envolvidos em programas de mobilidade;
d) Propor e implementar mecanismos e ferramentas que contribuam para a melhoria dos procedimentos na área de competências do serviço;
e) Exercer outras tarefas ou atividades superiormente determinadas.
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