de 18 de Novembro
O Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais (GPERI), enquanto serviço de apoio estratégico e operacional ao Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, é, à semelhança de muitos outros organismos da Administração Pública, gerador de um grande volume de documentação, parte da qual demonstra interesse arquivístico que importa assegurar de forma organizada e eficaz.Com esta finalidade, a presente portaria institui um conjunto de normas que regulam o ciclo de vida da documentação, dotando os serviços de critérios objectivos para a sua avaliação, selecção e preservação, bem como para eliminação da que não apresente qualquer interesse administrativo e histórico.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicações e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
É aprovado o Regulamento Arquivístico do Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais, do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, que consta em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
Artigo 2.º
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, Mário Lino Soares Correia, em 6 de Novembro de 2008. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 2 de Outubro de 2008.
ANEXO
(a que se refere o artigo 1.º)
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO GABINETE DE
PLANEAMENTO, ESTRATÉGIA E RELAÇÕES INTERNACIONAIS DO
MINISTÉRIO DAS OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTES E COMUNICAÇÕES.
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, adiante designado por GPERI.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do GPERI tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade do GPERI a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do GPERI.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo GPERI, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.º
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o GPERI obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findo o prazo de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o GPERI vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - A remessa dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º deve obedecer às seguintes formalidades:a) Ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii do presente Regulamento.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudiquem o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só pode ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação consta do anexo iii do presente Regulamento.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos devem ser elaboradas:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem devem ser definidos em regulamento próprio do GPERI, tendo em consideração os números acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do GPERI atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
(a que se refere o n.º 3 do artigo 2.º)
Tabela de selecção
Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério
das Obras Públicas, Transportes e Comunicações
(ver documento original)
ANEXO II
(a que se refere o n.º 2 do artigo 7.º do Regulamento de Conservação Arquivística)(ver documento original)
ANEXO III
(a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º)
(ver documento original)
