Deliberação 1640/2005. - Por deliberação da secção permanente do senado, em sua reunião de 16 de Novembro de 2005, foi aprovado o seguinte regulamento orgânico e quadro de pessoal não docente do Instituto de Ciências Biomédicas de Abel Salazar, desta Universidade.

24 de Novembro de 2005. - O Reitor, J. Novais Barbosa.

Regulamento Orgânico e Definição do Quadro de Pessoal não Docente do Instituto de Ciências Biomédicas de Abel Salazar, da Universidade do Porto.

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica do Instituto de Ciências Biomédicas de Abel Salazar, da Universidade do Porto (adiante designado por ICBAS), bem como o respectivo quadro, competências e formas de recrutamento e provimento de pessoal não docente.

CAPÍTULO II

Dos serviços

Artigo 2.º

São serviços do ICBAS:

a) Os Serviços Administrativos;

b) O Serviço de Informática;

c) O Gabinete de Relações Públicas;

d) O Serviço de Documentação e Informação;

e) O Serviço de Apoio Geral e Manutenção;

f) O Gabinete de Apoio ao Aluno;

g) O Secretariado.

SECÇÃO I

Dos Serviços Administrativos

Artigo 3.º

Os Serviços Administrativos desenvolvem as suas actividades nos domínios dos assuntos académicos, do expediente e arquivo, dos recursos humanos e da administração financeira e patrimonial.

Artigo 4.º

1 - Os Serviços Administrativos são dirigidos por um director de serviços e compreendem a Divisão Financeira e Patrimonial, os Serviços de Assuntos Académicos e os Serviços de Pessoal.

2 - Nas faltas ou impedimentos do director de serviços cabe ao chefe de divisão proceder à sua substituição.

3 - Os cargos de director de serviços e chefe de divisão têm as competências previstas no estatuto do pessoal dirigente.

SUBSECÇÃO I

Divisão Financeira e Patrimonial

Artigo 5.º

A Divisão Financeira e Patrimonial exerce a acção nos domínios da gestão e administração das finanças e do património e é composta por:

a) Secção de Gestão Financeira;

b) Secção de Compras e Património;

c) Tesouraria.

Artigo 6.º

À Secção de Gestão Financeira compete:

a) Elaborar o projecto de orçamento e organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferência de verbas;

b) Organizar a conta de gerência;

c) Proceder à revelação contabilística de todos os movimentos patrimoniais e de resultados, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;

d) Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas;

e) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado e outras entidades das importâncias de retenção na fonte de impostos e de quaisquer outras que lhes sejam devidas;

f) Elaborar as requisições de fundos;

g) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

h) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

i) Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias, trabalho em dia de descanso semanal, descanso complementar e feriados;

j) Processar os vencimentos e outros abonos devidos ao pessoal;

k) Instruir os processos relativos ao pagamento de serviços e deslocações de pessoal e subsídios atribuídos;

l) Manter actualizado o arquivo da Secção;

m) Elaborar os mapas de controlo de execução orçamental da despesa e receita dos orçamentos do Estado e de receitas próprias;

n) Gerir os projectos de investigação e justificar o grau de execução perante as entidades responsáveis pelo seu financiamento;

o) Elaborar o mapa trimestral para a ADSE;

p) Instruir os processos para atribuição dos subsídios por morte, de funeral, abono familiar a crianças e jovens e prestações complementares a crianças e jovens deficientes;

q) Elaborar os mapas necessários para complemento do balanço social.

Artigo 7.º

À Secção de Compras e Património compete:

a) Assegurar o apetrechamento dos serviços, a conservação e distribuição dos artigos em stock, bem como a gestão do armazém;

b) Organizar os processos de aquisições e a celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

c) Organizar e manter actualizados os dados contabilísticos relativos aos artigos em stock;

d) Manter actualizado o arquivo da Secção.

Artigo 8.º

A Tesouraria é dirigida por um chefe de secção ao qual compete:

a) Preencher e assinar os recibos necessários para a cobrança dos rendimentos próprios dos serviços e outros;

b) Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas;

c) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

d) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados e ainda os respeitantes aos benefícios sociais;

e) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

f) Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

g) Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre;

h) Manter actualizado o arquivo da secção.

SUBSECÇÃO II

Serviço de Assuntos Académicos

Artigo 9.º

O Serviço de Assuntos Académicos, que exerce a sua acção nos domínios da situação curricular dos alunos de licenciatura, mestrado e doutoramento, planos de estudo, provas e graus académicos, compreende:

a) A Secção de Alunos e Expediente;

b) A Secção de Pós-Graduação.

Artigo 10.º

À Secção de Alunos e Expediente compete:

a) Proceder ao atendimento dos utentes da Secção e à recepção, encaminhamento e entrega de documentos;

b) Prestar informações escritas e orais sobre as condições de ingresso e de frequência nos cursos de licenciatura do ICBAS;

c) Elaborar os avisos, os ofícios e editais relativos aos diversos actos académicos, tais como matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso, habilitações especiais e propinas;

d) Organizar e preparar os processos relacionados com equivalências de disciplinas;

e) Executar os actos respeitantes a matrículas e inscrições;

f) Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos, organizando e mantendo actualizado o arquivo dos respectivos processos individuais;

g) Apoiar os órgãos competentes na preparação e organização do acesso aos cursos de licenciatura;

h) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência e licenciatura e outros relativos a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

i) Preparar os elementos relativos a alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes do ministério da tutela e, ainda, os destinados a publicações da Universidade do Porto, da Ordem dos Médicos ou outras;

j) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

k) Confirmação à Caixa Geral de Depósitos dos dados relativos aos alunos da escola para emissão dos cartões de estudante e respectivas actualizações;

l) Assegurar o registo e encaminhamento da correspondência;

m) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente geral da escola;

n) Organizar e assegurar a manutenção do arquivo inactivo;

o) Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes ao expediente e arquivo geral do ICBAS.

Artigo 11.º

À Secção de Pós-Graduação compete:

a) Proceder ao atendimento dos utentes da Secção e à recepção, encaminhamento e entrega de documentos;

b) Organizar e preparar os processos relacionados com as provas de aptidão pedagógica e capacidade científica, mestrados, doutoramentos, agregações, equivalências, reconhecimentos de graus e registo de habilitações estrangeiras e doutoramentos honoris causa;

c) Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições;

d) Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos, organizando e mantendo actualizado o arquivo dos respectivos processos individuais;

e) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras, relativos a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

f) Apoiar a elaboração das actas relativas às reuniões dos júris e às provas académicas;

g) Preparar os elementos relativos a alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes do ministério da tutela e, ainda, os destinados a publicações e à Fundação da Ciência e Tecnologia ou outras;

h) Informar os processos relativos às prorrogações dos prazos de entrega das teses e dissertações;

i) Controlo do pagamento de propinas dos alunos dos cursos de pós-graduação do ICBAS;

j) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção.

SUBSECÇÃO III

Serviço de Pessoal

Artigo 12.º

Ao Serviço de Pessoal, que exerce a sua acção nos domínios da gestão de pessoal, compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, progressão, recondução, prorrogação, exoneração, rescisão de contratos e admissão e demissão de pessoal docente e não docente;

b) Instruir os processos relativos a acumulações de funções, faltas e licenças, equiparação a bolseiro e dispensa de serviço docente;

c) Elaborar os termos de posse e de aceitação;

d) Elaborar os mapas de faltas e licenças;

e) Instruir os processos relativos à autorização de recuperação do vencimento de exercício do pessoal do ICBAS;

f) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente na ADSE e Serviços Sociais da Presidência do Conselho de Ministros;

g) Proceder à inscrição e reinscrição do pessoal da escola na Caixa Geral de Aposentações;

h) Proceder à inscrição do pessoal na ADSE;

i) Proceder à inscrição na segurança social do pessoal sem vínculo a função pública a prestar serviço neste Instituto;

j) Organizar e dar andamento aos processos de acidente em serviço do pessoal do ICBAS;

k) Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos a pessoal que sejam da competência da escola;

l) Organizar e dar andamento aos processos de aposentação do pessoal do ICBAS;

m) Elaborar as listas de antiguidade do pessoal docente e não docente deste Instituto;

n) Assegurar a elaboração do balanço social;

o) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal do ICBAS;

p) Proceder ao registo das alterações das situações funcionais de todo o pessoal e respectivos horários;

q) Promover a divulgação de toda a informação relativa a concursos de pessoal, bem como de toda a legislação considerada de importância vital para a formação do funcionário público em geral;

r) Gerir a utilização da bolsa de emprego público no que respeita à divulgação dos concursos públicos e demais procedimentos legalmente exigidos;

s) Promover a divulgação das acções de formação, aperfeiçoamento do pessoal não docente, bem como assegurar o andamento dos pedidos de frequência de tais acções;

t) Providenciar e promover uma correcta actualização e manutenção dos dados da BDAP;

u) Elaboração de listagens de pessoal docente e não docente às diferentes entidades, sempre que solicitadas;

v) Actualizar semestralmente os dados relativos ao pessoal da escola, para emissão dos cartões de identificação da Caixa Geral de Depósitos.

SECÇÃO II

Serviço de Informática

Artigo 13.º

1 - O Serviço de Informática depende directamente do conselho directivo e tem como principal objectivo dar resposta às necessidades informáticas (hardware, software e comunicações) dos docentes, alunos e funcionários da escola.

2 - O Serviço é dirigido por um especialista de informática, designado pelo conselho directivo de entre os elementos daquela carreira, a quem compete:

a) Coordenar e supervisionar os recursos afectos ao Serviço;

b) Avaliar o seu funcionamento;

c) Adequar os recursos informáticos às necessidades da população da escola.

3 - Compete ao Serviço de Informática:

a) Elaborar propostas de aquisição de material informático (hardware e software) de acordo com as necessidades e recursos da escola;

b) Zelar pela conservação e integridade do material informático;

c) Desenvolver acções de formação dos utilizadores para que os mesmos possam retirar o máximo proveito dos recursos disponíveis;

d) Elaborar propostas para uma distribuição racional dos recursos de hardware e software existentes e submetê-las à apreciação dos órgãos de gestão competentes;

e) Desenvolver as acções necessárias de forma a permitir aos utilizadores a ligação/comunicação com redes nacionais e internacionais;

f) Desenvolver as acções necessárias de forma a permitir aos utilizadores um cada vez mais amplo recurso aos meios existentes no mercado informático;

g) Criar junto dos diversos utilizadores mecanismos de divulgação dos recursos disponíveis no Serviço de Informática;

h) Estudar as necessidades dos diversos utilizadores e desenvolver acções com vista à sua satisfação;

i) Implantar os recursos tecnológicos mais eficazes para facilitar a comunicação científica disponível ao nível nacional e internacional;

j) Gerir a utilização da(s) rede(s) de comunicação acessíveis ao sistema informático da escola.

SECÇÃO III

Gabinete de Relações Públicas

Artigo 14.º

Ao Gabinete de Relações Públicas, que depende do conselho directivo e é dirigido por um técnico superior designado por este órgão, compete:

a) Organizar e apoiar os programas de intercâmbio de estudantes e docentes;

b) Organizar congressos, seminários e conferências;

c) Colaborar na elaboração de edições anuais de publicações científicas nacionais e internacionais do ICBAS;

d) Divulgar junto das escolas secundárias as licenciaturas ministradas no ICBAS;

e) Divulgar a informação relativa a bolsas de estudo, congressos e outras actividades de interesse cultural.

SECÇÃO IV

Serviço de Documentação e Informação

Artigo 15.º

O Serviço de Documentação e Informação integra a biblioteca e a reprografia e tem como principal objectivo responder às necessidades de informação documental dos alunos e docentes do ICBAS.

Artigo 16.º

1 - A biblioteca é dirigida pelo técnico superior de biblioteca e documentação nela colocado, a quem compete:

a) Proceder à gestão e controlo do processo de aquisição de bibliografia;

b) Proceder ao tratamento técnico (catalogação, indexação e classificação) da documentação adquirida;

c) Proceder à cotação e arrumação da documentação tecnicamente tratada;

d) Desenvolver e adaptar sistemas de tratamento informático da documentação;

e) Desenvolver e manter condições para a efectivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

f) Manter actualizada e divulgar a base de dados da bibliografia científica desenvolvida no Instituto;

g) Assegurar, em geral, todas as demais tarefas de biblioteca.

2 - A biblioteca rege-se por um regulamento interno de funcionamento.

Artigo 17.º

Ao Serviço de Reprografia compete apoiar os diversos serviços e departamentos do ICBAS, bem como os seus docentes, investigadores e alunos na reprodução, elaboração, compilação, encadernação e divulgação de documentos e textos.

SECÇÃO V

Serviço de Apoio Geral e Manutenção

Artigo 18.º

Ao Serviço de Apoio Geral e Manutenção, que é dirigido por um funcionário designado pelo conselho directivo, compete:

a) Promover a recuperação e intervenções simples nas instalações do ICBAS;

b) Zelar pela manutenção das instalações e equipamentos;

c) Elaborar relatórios anuais das actividades desenvolvidas;

d) Velar pelo cumprimento das normas legais relativas à segurança das instalações e pessoal;

e) Fiscalizar as empreitadas que se realizam no ICBAS.

SECÇÃO VI

Gabinete de Apoio ao Aluno

Artigo 19.º

Ao Gabinete de Apoio ao Aluno, que funciona na dependência do conselho directivo, compete:

a) Promover o bem-estar dos alunos no ICBAS, na Universidade do Porto e na comunidade académica nacional e internacional;

b) Promover a integração académica e profissional dos alunos;

c) Promover o acolhimento, alojamento e a integração dos novos alunos;

d) Disponibilizar informações actualizadas sobre cursos, pós-graduações, mestrados e doutoramentos;

e) Apoiar os alunos em situações especiais, quer a nível académico quer a nível pessoal;

f) Disponibilizar informações sobre bolsas de estudo e investigação;

g) Disponibilizar informações sobre programas de mobilidade internacional.

SECÇÃO VII

Secretariado

Artigo 20.º

O Secretariado exerce as suas funções no âmbito do apoio aos órgãos de gestão e compreende:

a) O Secretariado do conselho directivo;

b) O Secretariado do conselho científico.

Artigo 21.º

Ao Secretariado do conselho directivo, que funciona na dependência deste órgão, compete:

a) Organizar a agenda do conselho directivo;

b) Difundir informações do conselho directivo;

c) Comunicar convocatórias e reuniões;

d) Manter actualizadas as bases de dados respeitantes aos diferentes órgãos de gestão do ICBAS.

Artigo 22.º

Ao Secretariado do conselho científico, que funciona na dependência deste órgão, compete:

a) Dar apoio quer ao conselho científico quer à comissão coordenadora do programa graduado na execução das suas tarefas;

b) Elaborar as actas das reuniões do conselho científico;

c) Secretariar as reuniões da comissão coordenadora e dos plenários;

d) Divulgar informações do conselho científico.

CAPÍTULO III

Do quadro e do pessoal

Artigo 23.º

O quadro do pessoal não docente consta do mapa anexo ao presente Regulamento.

Artigo 24.º

1 - A distribuição do pessoal pelos diferentes serviços será feita por despacho do presidente do conselho directivo.

2 - Sem prejuízo das situações já definidas relativamente a alguns serviços, por despacho do presidente do conselho directivo, poderá ser afectado a algum departamento ou serviço o pessoal necessário ao apoio das respectivas actividades.

Artigo 25.º

Ao recrutamento e provimento nos lugares do mapa anexo à presente resolução é aplicável a lei geral ou especial sobre carreiras, sem prejuízo do disposto nos números seguintes:

1) O lugar de director de serviços poderá ser provido de entre técnicos superiores da carreira específica de técnicos superiores de administração universitária com mais de 3 anos de serviço nessa categoria e um mínimo de 15 anos de serviço nas universidades, ainda que não possuidor de curso superior;

2) O lugar de chefe de divisão poderá ser provido de entre técnicos superiores da carreira específica de técnicos superiores de administração universitária com mais de 2 anos de serviço nessa categoria e um mínimo de 15 anos de serviço nas universidades, ainda que não titulares de curso superior;

3) O recrutamento para ingresso na carreira técnica superior de administração universitária far-se-á de entre possuidores de licenciatura adequada ao exercício das respectivas funções, designadamente nas áreas de Direito, Economia, Gestão e outras afins a definir no aviso de abertura do concurso, aplicando-se quanto ao acesso, progressão e regime remuneratório as regras definidas para a carreira técnica superior do regime geral;

4) Ao provimento dos lugares de auxiliar de manutenção serão aplicáveis as normas definidas para a carreira de auxiliar administrativo, conforme o estipulado no Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro, com a nova redacção que lhe foi dada pela Lei 44/99, de 11 de Junho.

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitórias

Artigo 26.º

1 - O pessoal actualmente provido em lugares do quadro do ICBAS transita para os lugares do quadro anexo à presente resolução, de acordo com as seguintes regras:

a) Para a mesma categoria e área funcional em que se encontre;

b) Para a mesma categoria e área funcional que corresponda à natureza e complexidade das tarefas que predominantemente têm vindo a ser exercidas pelo funcionário.

2 - A correspondência entre as funções anteriormente exercidas e a área funcional para que é feita a transição, para efeitos do disposto na alínea b) do n.º 1, depende de declaração do responsável pelo serviço onde o funcionário se encontre colocado, devendo ser confirmado pelo presidente do conselho directivo do ICBAS.

3 - O tempo de serviço prestado na categoria e área funcional que deu origem à transição conta, para todos os efeitos legais, como prestado na categoria e na nova área funcional, nomeadamente para efeitos de promoção, com base na declaração referida no número anterior.

4 - A transição para os novos lugares é feita sem quaisquer formalidades, com excepção dos casos em que se verifique a mudança da área funcional, que carecem de despacho reitoral de nomeação, de publicação no Diário da República do respectivo despacho e de aceitação do novo lugar.

Artigo 27.º

O presente Regulamento entra em vigor a partir do dia imediato ao da sua publicação no Diário da República.

Instituto de Ciências Biomédicas de Abel Salazar

Quadro de pessoal não docente

(ver documento original)