de 3 de Janeiro
Ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:
1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento de Conservação e Arquivístico do Instituto Politécnico do Porto e suas escolas superiores no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação, que consta do anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
2.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago, em 11 de Dezembro de 2007. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 17 de Dezembro de 2007.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO E ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO
POLITÉCNICO DO PORTO
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto Politécnico do Porto, adiante designado por IPP.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do IPP tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade do IPP a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IPP.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IPP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 10.º 3 - O disposto no número anterior não se aplica aos processos de cópia, conversão e migração de documentos electrónicos considerados necessários para a preservação e acesso aos mesmos.
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IPP obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IPP vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - No caso de documentos electrónicos produzidos pelo IPP, deverão ainda ser entregues:
a) Os respectivos registos, índices, ficheiros, metadados e outros elementos de referência e identificação, sejam eles analógicos ou digitais;
b) Documentos caracterizadores das soluções aplicacionais produtoras dos documentos referidos;
c) Documentos caracterizadores do sistema operativo em que as mesmas aplicações foram mantidas;
d) Documentos de metainformação elucidativos de conteúdo, estrutura e contexto funcional dos documentos produzidos;
e) Deverá ser assegurada a estabilização da informação documental através da sua transferência para suportes físicos de armazenamento actualizados.
3 - No que respeita a documentos electrónicos complexos, como sistemas de bases de dados, deverão ser seguidos ainda os seguintes procedimentos:
a) Migração da informação documental para formatos legíveis através de aplicações de utilização comum.
4 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii à presente portaria.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos e ainda de metodologias ecológicas de preservação de ambiente.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo iii à presente portaria.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborado:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do IPP tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 - O IAN/TT, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do IPP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
ANEXO I
Tabela de selecção
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
