de 25 de Novembro
As instituições de crédito, enquanto entidades de direito privado, encontravam-se sujeitas, relativamente aos prazos de conservação de documentos em arquivo, ao disposto no artigo 40.º do Código Comercial;Considerando que o artigo 2.º do Decreto-Lei 729-F/75, de 22 de Dezembro, conferiu às instituições de crédito nacionalizadas a natureza de empresas públicas;
Considerando que o Decreto-Lei 28/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse de empresas públicas;
Considerando, por outro lado, que existe toda a vantagem em prever, desde já, a possibilidade da microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo;
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado do Tesouro, ao abrigo do disposto na alínea c) do artigo 1.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1 - a) O prazo do artigo 40.º do Código Comercial é aplicado a todas as instituições de crédito nacionalizadas quanto à obrigatoriedade de conservar em arquivo os elementos da sua escrita principal, correspondência, documentos comprovativos de operações realizadas e livros de contas correntes onde os mesmos se encontram escriturados. Nos demais casos poderá o conselho de gerência ou órgão equivalente ordenar a inutilização dos documentos decorridos três anos.
b) Para além dos prazos indicados, e em relação aos documentos a que os mesmos se referem, não será admitida reclamação em que se questione a validade das operações realizadas.
2 - Não serão, porém, inutilizados os documentos cuja conservação se imponha, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para os correspondentes arquivos eruditos do Banco de Portugal.
3 - a) autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.
b) A microfilmagem será executada sob a responsabilidade do chefe do respectivo serviço.
c) As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.
d) Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento. O primeiro mencionará a espécie microfilmada e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.
e) O termo de encerramento conterá as rubricas dos funcionários que intervieram nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável ou do arquivista encarregado de orientar os trabalhos.
f) A microrreprodução do termo de encerramento será autenticada com selo branco apropriado.
4 - A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição.
5 - As fotocópias têm a mesma força probatória dos originais, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, e desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e o selo branco.
Ministério das Finanças, 12 de Novembro de 1976. - O Secretário de Estado do Tesouro, António Carlos Feio Palmeiro Ribeiro.
