Despacho (extracto) n.º 19 258/2007
O Decreto-Lei 93/2007, de 29 de Março, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Direcção-Geral de Arquivos, tendo as Portarias n.os 372/2007 e 394/2007, ambas de 29 de Março, estabelecido a sua estrutura orgânica nuclear e respectivas competências, bem como o limite máximo das unidades orgânicas flexíveis.
Assim, nos termos do disposto no n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, republicada em anexo ao Decreto-Lei 105/2007, de 3 de Abril, e no n.º 1 do artigo 1.º da Portaria 394/2007, de 30 de Março, determino a criação das seguintes unidades orgânicas flexíveis nos serviços centrais da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), com as seguintes competências e integração na estrutura:
1.º Divisão de Apoio Externo e Normalização (DAEN), integrada na Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico, à qual compete:
a) Elaborar e propor políticas de aquisição, descrição, preservação e conservação e ainda de comunicação e divulgação do património arquivístico à guarda dos arquivos dependentes;
b) Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico e propor a sua aplicação;
c) Assegurar a gestão do Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística;
d) Propor normas de enquadramento para o exercício dos direitos patrimoniais relativos ao acervo de que são depositários os arquivos dependentes;
e) Prestar serviços de consultoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade, solicitados ou contratados por entidades públicas e privadas, nacionais ou estrangeiras;
f) Promover a oferta de formação a entidades externas necessária à generalização de boas práticas de gestão de arquivos;
g) Emitir parecer sobre processos de certificação de qualidade de serviços e sistemas de arquivos;
h) Propor a conservação permanente da documentação com relevante valor informativo e ou probatório;
i) Emitir parecer sobre os projectos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de eliminação de documentos;
j) Colaborar com as entidades competentes na realização de auditorias e fiscalização sobre arquivos;
k) Realizar censos e diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter actualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico;
2.º Divisão de Gestão de Projectos (DGP), integrada na Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos, à qual compete:
a) Desenvolver planos nacionais de digitalização e acompanhar projectos de implementação transversal no domínio do património arquivístico e fotográfico;
b) Apoiar os arquivos dependentes na concepção, desenvolvimento e implementação de projectos de digitalização;
c) Participar em programas que visem a racionalização da produção documental, da sua gestão e do acesso à informação do sector público;
d) Promover a investigação, disseminação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico;
3.º Divisão de Sistemas de Informação (DSI), hierarquicamente dependente da Direcção, à qual compete:
a) Efectuar o planeamento de sistemas de informação, em todo o âmbito de actuação da DGARQ, bem como definir as políticas e orientações gerais de gestão e exploração dos arquivos dependentes;
b) Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGARQ, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;
c) Assegurar a coordenação dos prestadores de serviços externos no domínio das tecnologias de informação e apoiar tecnicamente os arquivos dependentes;
d) Apoiar tecnicamente a definição e desenvolvimento de projectos de informatização e digitalização, nomeadamente os conduzidos pela DSIPE, através da prestação de serviços de suporte;
e) Promover a execução de medidas no âmbito da modernização administrativa para a desmaterialização e simplificação de procedimentos;
4.º Divisão de Informação, Formação e Qualidade (DIFQ), hierarquicamente dependente da Direcção, à qual compete:
a) Propor orientações e regras para a elaboração de planos e relatórios de actividades globais da DGARQ e participar na sua elaboração;
b) Recolher e efectuar o tratamento estatístico de dados relativos às actividades da DGARQ fornecidos pelos diversos serviços;
c) Estimular a gestão pela qualidade, impulsionar o recurso a modelos inovadores de organização e gestão e auditar internamente a DGARQ no sentido de garantir a melhoria contínua do seu funcionamento;
d) Elaborar o plano anual de formação, em articulação com a Secretaria-Geral;
e) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da DGARQ.
O presente despacho produz efeitos a partir de 25 de Junho de 2007.
22 de Junho de 2007. - O Director-Geral, Silvestre Lacerda.
