Despacho 16 526/2007
O Decreto-Lei 138/2007, de 27 de Abril, aprova a orgânica da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação (SG-MEI), no desenvolvimento do qual foram fixadas, pelas Portarias n.os 533/2007 e 564/2007, ambas de 30 de Abril, a estrutura nuclear dos serviços e o número máximo de unidades orgânicas flexíveis, respectivamente.
Importa agora criar as unidades flexíveis dos serviços e fixar as respectivas atribuições e competências.
Assim, determino:
1 - Ao abrigo do disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de Janeiro, conjugado com o n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, e atento o disposto no artigo 1.º da Portaria 564/2007, de 30 de Abril, são criadas as seguintes unidades flexíveis:
a) Na Direcção de Serviços de Recursos Humanos, a Divisão de Estudos, Planeamento e Formação de Recursos Humanos (DPF) e a Divisão de Administração de Pessoal (DAP);
b) Na Direcção de Serviços Financeiros, a Divisão de Planeamento e Controlo Orçamental (DPC) e a Divisão de Orçamento e Contabilidade (DOC);
c) Na Direcção de Serviços de Aprovisionamento Integrado e de Logística, a Divisão de Aprovisionamento, Logística e Património (DLP);
d) Na Direcção de Serviços de Sistemas e de Tecnologias de Informação, a Divisão de Suporte a Sistemas e Utilizadores (DSU) e a Divisão de Estruturas de Comunicação (DEC);
e) Na Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Arquivo, a Divisão de Recursos Documentais (DRD) e a Divisão de Recursos Arquivísticos e de Expediente (DAE);
f) O Gabinete de Relações Públicas (GRP), equiparado a divisão.
2 - À Divisão de Estudos, Planeamento e Formação de Recursos Humanos (DPF) compete:
2.1 - No âmbito da Secretaria-Geral, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do Ministério da Economia e da Inovação (MEI) integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Elaborar o balanço social;
b) Apoiar os serviços e organismos no processo de avaliação de desempenho;
c) Colaborar na elaboração das propostas de orçamento no âmbito da sua esfera de competências;
d) Elaborar e manter actualizado o diagnóstico de necessidades individuais de formação;
e) Executar, em articulação com os restantes serviços e organismos, os pedidos de formação fora do plano de formação.
2.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Proceder, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, às acções necessárias à prossecução da política de recursos humanos no âmbito do MEI;
b) Elaborar o balanço social consolidado do MEI;
c) Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informação relativa aos recursos humanos;
d) Definir indicadores de avaliação e elaborar estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MEI, propondo medidas conducentes à sua racionalização e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;
e) Elaborar pareceres em matéria de gestão e organização dos recursos humanos, bem como da criação ou alteração dos quadros de pessoal;
f) Propor, desenvolver e coordenar a política de formação geral para o MEI em articulação com os demais serviços e organismos;
g) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal do MEI;
h) Elaborar e executar planos, anuais e plurianuais, de formação, em articulação com os demais serviços e organismos;
i) Divulgar pelos serviços e organismos do MEI os planos e ofertas de formação;
j) Propor critérios de selecção para a frequência das acções de formação;
k) Apoiar os serviços e organismos do MEI na preparação e realização de formação técnica especializada;
l) Definir metodologias de avaliação das acções de formação e proceder à respectiva avaliação;
m) Elaborar o relatório anual das actividades de formação.
3 - À Divisão de Administração de Pessoal (DAP) compete, no âmbito da Secretaria-Geral, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Apoiar na gestão dos quadros de pessoal, nomeadamente verificando a conformidade dos requisitos para a abertura de concursos;
b) Promover e executar os procedimentos jurídico-administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;
c) Emitir pareceres em matéria de gestão de recursos humanos;
d) Preparar a publicação dos actos administrativos em matéria de recursos humanos;
e) Assegurar o controlo do registo de assiduidade e organizar as listas de antiguidade do pessoal;
f) Assegurar a gestão do cadastro e a actualização dos processos individuais;
g) Assegurar o processamento de remunerações, outros abonos do pessoal e demais prestações complementares, bem como efectuar os descontos legais.
4 - À Divisão de Planeamento e Controlo Orçamental (DPC) compete:
4.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Elaborar os projectos de orçamento, de funcionamento e de investimento, em colaboração com os respectivos serviços e organismos;
b) Preparar os indicadores de gestão financeira e orçamental necessários ao planeamento das actividades;
c) Acompanhar e gerir, em termos financeiros, a execução de projectos co-financiados no âmbito de sistemas de incentivos ou programas de financiamento;
d) Preparar e elaborar a prestação anual de contas.
4.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Coordenar o processo de elaboração do orçamento anual;
b) Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das suas actividades;
c) Assegurar o conhecimento permanente da situação dos meios financeiros afectos aos diferentes serviços e organismos;
d) Acompanhar a execução financeira e material dos projectos de investimento inscritos no PIDDAC.
5 - À Divisão de Orçamento e Contabilidade (DOC) compete, no âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Executar os orçamentos;
b) Preparar os pedidos de libertação de créditos mensais por conta das dotações em crédito nas respectivas estruturas orçamentais;
c) Verificar a conformidade legal de todos os documentos de despesa e preparar o respectivo pagamento;
d) Processar e liquidar as despesas autorizadas;
e) Assegurar a arrecadação das receitas e sua escrituração;
f) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;
g) Organizar e manter actualizada a contabilidade de cada uma das estruturas orçamentais operadas no Sistema de Controlo Interno (SIC), de acordo com as regras da contabilidade pública.
6 - À Divisão de Aprovisionamento, Logística e Património (DLP) compete, no âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Assegurar a aquisição de bens e serviços não contemplados no catálogo das compras electrónicas, no âmbito dos procedimentos por ajuste directo, consulta prévia, negociação sem publicação prévia de anúncio e concurso limitado;
b) Garantir a satisfação das necessidades dos serviços, organismos e demais entidades que participem da negociação conjunta da aquisição de bens e serviços, assegurando a disponibilidade desses bens e serviços;
c) Executar todas as operações de controlo da facturação inerente às aquisições de bens e serviços, nomeadamente avaliando a sua conformidade contratual;
d) Gerir a frota automóvel;
e) Coordenar as acções referentes à racionalização, manutenção, conservação e segurança do património;
f) Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens, assegurando todos os procedimentos necessários à sua manutenção e conservação;
g) Organizar e manter actualizado o arquivo referente ao património edificado do MEI, ou posto à sua disposição, nomeadamente quanto às peças desenhadas, à sua ocupação e à sua situação patrimonial;
h) Assegurar o apoio necessário à utilização mais eficiente das instalações e dos bens móveis.
7 - À Divisão de Suporte a Sistemas e Utilizadores (DSU) compete:
7.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Proceder à instalação, gestão e manutenção de servidores e aplicações;
b) Fazer o diagnóstico e resolução de incidentes e avarias;
c) Definir e aplicar medidas de segurança e integridade da informação e sua recuperação;
d) Prestar o apoio técnico ao desenvolvimento, implementação e utilização de aplicações assegurando a sua gestão e manutenção;
e) Criar, gerir e fazer a manutenção de websites da Internet e da intranet, prestando apoio técnico no desenvolvimento, implementação, organização e formação;
f) Instalar, gerir e assegurar a manutenção dos postos de trabalho (computadores pessoais, impressoras, scanners e outros periféricos) dos utilizadores e respectivas aplicações;
g) Apoiar os utilizadores dos produtos de escritório electrónico;
h) Fazer a inventariação e manutenção do parque informático;
i) Elaborar e manter actualizados os manuais de configuração dos sistemas e equipamentos de operação e de apoio aos utilizadores.
7.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Definir as políticas e o desenvolvimento dos sistemas e tecnologias de informação;
b) Conceber e desenvolver a arquitectura dos sistemas e tecnologias de informação;
c) Propor e participar nos processos de aquisição e contratação dos sistemas e tecnologias de informação.
8 - À Divisão de Estruturas de Comunicação (DEC) compete:
8.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Proceder à instalação, gestão e manutenção dos equipamentos de comunicação de dados;
b) Proceder à instalação, gestão e manutenção de equipamentos da rede telefónica;
c) Proceder à instalação, gestão e manutenção de equipamentos de segurança da rede interna do MEI;
d) Proceder à instalação, gestão e manutenção de equipamentos de gestão da rede;
e) Proceder à instalação, gestão e manutenção do correio electrónico do MEI;
f) Elaborar e manter actualizados os manuais de configuração dos sistemas de comunicações e redes.
8.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Definir as políticas e o desenvolvimento dos sistemas e tecnologias de comunicação;
b) Conceber e desenvolver a arquitectura dos sistemas e tecnologias de comunicação;
c) Propor e participar nos processos de aquisição e contratação dos sistemas e tecnologias de comunicação;
d) Definir a arquitectura e gestão da rede de comunicações do MEI;
e) Proceder à instalação, gestão e manutenção de equipamentos de segurança da rede alargada do MEI.
9 - À Divisão de Recursos Documentais (DRD) compete:
9.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação através de técnicas documentais automatizadas;
b) Identificar e gerir os recursos documentais e de informação dos organismos abrangidos pela prestação centralizada de serviços;
c) Promover a gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos vários centros de documentação e bibliotecas, assegurando a sua disponibilização em tempo real;
d) Prestar apoio aos utilizadores através de pesquisas de informação feitas na web, em bases de dados institucionais, bibliográficas ou jurídicas;
e) Coordenar a gestão do parque gráfico e do serviço de reprografia;
f) Assegurar a actividade de concepção gráfica de diversos estacionários, elaboração de gráficos e quadros para inserção em publicações, tratamento informático de logótipos e imagens;
g) Executar a montagem, impressão e acabamentos de trabalho em offset.
9.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Editar, divulgar e distribuir, quando solicitada, publicações elaboradas no MEI;
b) Recolher, tratar e difundir informação de carácter geral ou específico com interesse para as actividades do MEI;
c) Assegurar a ligação a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente de legislação;
d) Assegurar a gestão e disponibilização dos conteúdos do site e da intranet do MEI;
e) Participar na definição da imagem institucional do MEI;
f) Participar na definição da estratégia de comunicação com o exterior;
g) Promover a comunicação interna;
h) Difundir as normas de orientações governamentais genéricas.
10 - À Divisão de Recursos Arquivísticos e de Expediente (DAE) compete:
10.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar o desenvolvimento de planos de classificação;
b) Assegurar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;
c) Garantir a publicação no Diário da República dos actos legislativos e administrativos;
d) Assegurar a coordenação de todas as actividades do expediente;
e) Assegurar a recepção, registo, encaminhamento e expedição da correspondência da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;
f) Assegurar a circulação dos documentos físicos dentro da SG.
10.2 - No âmbito do acompanhamento da programação da actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Promover a criação do arquivo geral do MEI e assegurar a sua gestão;
b) Garantir a coordenação e implementação das orientações técnicas emanadas pela Direcção-Geral de Arquivos;
c) Apoiar a concepção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo;
d) Elaborar e actualizar as portarias de gestão de documentos;
e) Coordenar e validar as descrições arquivísticas e a produção de instrumentos de descrição;
f) Proceder ao tratamento técnico da documentação acumulada e de valor patrimonial;
g) Assegurar a correcta transferência de suportes da documentação.
11 - Ao Gabinete de Relações Públicas (GRP) compete:
11.1 - No âmbito da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços:
a) Assegurar as actividades de relações públicas e de protocolo, articulando a sua actuação com a assessoria de imprensa dos gabinetes governamentais;
b) Organizar e assegurar o funcionamento do serviço de recepção e atendimento público na SG;
c) Preparar e organizar a recepção e estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País, quando assim for determinado pelos membros do Governo.
11.2 - No âmbito do apoio alargado à actividade das entidades, serviços e organismos do MEI:
a) Promover a sistematização das regras protocolares e apoiar a sua difusão;
b) Colaborar em actividades de relações públicas, quando solicitado;
c) Promover a articulação e rentabilização de espaços para eventos, recolhendo e disponibilizando informação;
d) Prestar informações relacionadas com as áreas de competência do MEI, bem como encaminhar as sugestões recebidas.
12 - O presente despacho produz efeitos a 1 de Julho de 2007.
27 de Junho de 2007. - O Secretário-Geral, Mário Silva.
