Despacho 15 637/2007
De acordo com o artigo 1.º dos Estatutos do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P., aprovados pela Portaria 520/2007, de 30 de Abril, "Para desenvolvimento das actividades inerentes aos seus objectivos e atribuições o Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.), está estruturado em serviços centrais, constituídos por unidades orgânicas nucleares e flexíveis, e em serviços de registo.".
Nesta medida, o artigo 2.º dos Estatutos do IRN, I. P., determinou a criação das seguintes unidades orgânicas nucleares:
Departamento Jurídico;
Departamento do Cartão de Cidadão;
Departamento de Recursos Humanos;
Departamento Financeiro;
Departamento Patrimonial.
Todavia, a eficiência na prossecução das atribuições do IRN, I. P., que se pretende pautada por critérios de racionalização funcional, impõe a delimitação de unidades com um menor âmbito de intervenção e com competências definidas.
Em face desta necessidade, torna-se indispensável a criação de unidades flexíveis, designadas, nos termos dos Estatutos do IRN, I. P., por sectores e a definição das respectivas competências.
Atenta a necessidade de garantir a adequação do serviço às necessidades de funcionamento e tendo em conta as competências legalmente conferidas aos departamentos, justifica-se a criação de um número de sectores correspondente ao limite máximo destes últimos, fixado pela referida portaria.
De acordo com as competências atribuídas a cada sector, decidiu-se, em regra, pela respectiva integração num dos mencionados departamentos, de modo a estruturar e tornar mais eficiente a organização interna de cada uma destas unidades orgânicas nucleares.
Assim, nos termos do n.º 1 do respectivo artigo 3.º dos Estatutos do IRN, I. P., e da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de Janeiro, republicada pela Lei 51/2005, de 30 de Agosto, determino o seguinte:
1.º Departamento Jurídico 1 - O Departamento Jurídico (DJ) compreende os seguintes sectores:
a) O Sector Jurídico e de Contencioso (SJC);
b) O Sector de Acção Inspectiva e Disciplinar (SAID);
c) O Sector de Apoio Jurídico aos Recursos Humanos (SAJRH).
2 - Ao SJC, compete:
a) Emitir parecer, elaborar informações e proceder a estudos sobre quaisquer assuntos compreendidos nas atribuições do IRN, I. P., que lhe sejam submetidos, sem prejuízo das competências do Sector de Apoio Jurídico aos Recursos Humanos;
b) Propor a fixação de orientações genéricas sobre questões técnicas nas diversas áreas registais, de identificação civil e de nacionalidade;
c) Assegurar o apoio técnico-jurídico e promover a divulgação da legislação e da informação relevante junto dos serviços do IRN, I. P.;
d) Informar e emitir parecer em processos de impugnação graciosa relativos a actos do IRN, I. P., cuja competência não esteja atribuída a outro sector;
e) Informar e emitir pareceres em processos de recurso hierárquico das decisões relativas a actos de registo;
f) Propor a audição do conselho técnico;
g) Preparar e acompanhar a intervenção do IRN, I. P., em processos jurisdicionais, sem prejuízo das competências do Sector de Apoio Jurídico aos Recursos Humanos;
h) Responder às consultas formuladas por entidades públicas relativamente à interpretação e aplicação da legislação relacionada com os serviços de registos;
i) Prestar apoio aos cidadãos e às empresas através da divulgação de orientações genéricas ou do adequado encaminhamento das suas pretensões de carácter técnico-jurídico;
j) Prestar colaboração ao serviço responsável pela coordenação das relações externas e pela política de cooperação na área da justiça, bem como assegurar a participação nos trabalhos de organizações internacionais no âmbito dos registos e da identificação civil;
l) Colaborar na feitura de legislação e propor as alterações legislativas que considere adequadas.
3 - Ao SAID, compete:
a) Verificar o cumprimento das disposições legais, dos regulamentos e orientações de serviço nos serviços de registo do IRN, I. P.;
b) Analisar e responder às reclamações sobre os serviços do IRN, I. P.;
c) Propor a instauração de processos disciplinares e, salvo quando forem determinados ou avocados pelo Ministro da Justiça, acompanhar e assegurar a instrução dos mesmos, bem como dos processos de averiguações, de inquérito, de sindicância e de inspecção, a que haja lugar no âmbito das suas competências e com conhecimento à Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça;
d) Exercer poderes de fiscalização e disciplina da actividade notarial;
e) Elaborar estudos e pareceres e propor a fixação de orientações genéricas sobre questões técnicas na área do notariado;
f) Acompanhar e assegurar a execução do processo de transição para o novo regime do notariado.
4 - Ao SAJRH, compete:
a) Emitir parecer, elaborar informações e proceder a estudos sobre quaisquer assuntos relativos ao regime jurídico do pessoal do IRN, I. P., que lhe sejam submetidos;
b) Elaborar e emitir pareceres sobre reclamações e recursos, designadamente tutelares, do pessoal do IRN, I. P.;
c) Preparar e acompanhar a intervenção do IRN, I. P., em processos jurisdicionais sobre o respectivo pessoal;
d) Instruir e elaborar as peças processuais relativas aos processos jurisdicionais em que tenha intervenção;
e) Apoiar os demais serviços do IRN, I. P., na emanação de instruções e ou na verificação da regularidade formal e material dos instrumentos de constituição, modificação e cessação das relações jurídicas de emprego público mantidas com o IRN, I. P., bem como na determinação dos correspondentes efeitos;
f) Elaborar minutas de contratos, acordos, protocolos e despachos referentes aos actos de gestão ou administração de pessoal;
g) Pronunciar-se, sempre que solicitado, sobre assuntos de natureza jurídica suscitados no âmbito da negociação colectiva de trabalho;
h) Colaborar em projectos de diplomas legais na área do regime jurídico do pessoal do IRN, I. P.;
i) Promover a divulgação da legislação relevante e zelar pela interpretação e aplicação, por todos os serviços do IRN, I. P., dos normativos aplicáveis ao seu pessoal;
j) Propor e divulgar medidas que assegurem o cumprimento da legislação em vigor sobre higiene e segurança no trabalho;
l) Assegurar a organização do ficheiro de legislação, jurisprudência, recomendações internacionais e de toda a documentação normativa com interesse para o regime jurídico do pessoal do IRN, I. P.
5 - Podem ser criados no âmbito do Departamento Jurídico, sob proposta do respectivo director, núcleos de gestão flexíveis.
2.º Departamento do Cartão de Cidadão No Departamento do Cartão de Cidadão é criado o Sector de Gestão Operacional do Cartão de Cidadão com competência para:
a) Conduzir as operações relativas à emissão, substituição e cancelamento do Cartão de Cidadão;
b) Prestar o apoio necessário aos serviços de recepção dos pedidos de emissão, substituição e cancelamento do Cartão de Cidadão;
c) Assegurar o funcionamento de um serviço de apoio ao cidadão para disponibilização e divulgação de informação relativa ao pedido e ao processo de emissão do Cartão de Cidadão e às condições da respectiva utilização, substituição e cancelamento;
d) Garantir que as operações relativas à personalização do Cartão de Cidadão são executadas com observância dos requisitos técnicos e de segurança aplicáveis;
e) Exercer outras competências atribuídas ao IRN, I. P., pela legislação que regulamenta o Cartão de Cidadão.
3.º Departamento de Recursos Humanos 1 - O Departamento de Recursos Humanos compreende os seguintes sectores:
a) Sector de Planeamento e Gestão de Recursos Humanos (SPGRH);
b) Sector de Administração de Recursos Humanos (SARH);
c) Sector de Avaliação (SA);
d) Sector de Formação e Qualificação Profissional (SFQP).
2 - Ao SPGRH, compete:
a) Assegurar a articulação da gestão de recursos humanos com o ciclo anual de gestão global do IRN, I. P., condicionado aos resultados da aplicação do SIADAP;
b) Participar na elaboração da proposta do orçamento, preparando, com base em estudos de identificação de actividades e postos de trabalho necessários e de definição de perfis de competências, os mapas anuais de pessoal dos serviços do IRN, I. P.;
c) Garantir, no quadro da execução orçamental, o apoio à decisão de proceder ao recrutamento de trabalhadores ou, em alternativa, e de acordo com o mérito revelado no desempenho, de imprimir, mediante alterações no posicionamento remuneratório na categoria, dinâmica às carreiras em que se integra o pessoal do IRN, I. P.;
d) Promover, em função dos mapas de pessoal aprovados e das opções estratégicas definidas, o recrutamento de trabalhadores, a aplicação de instrumentos de mobilidade geral ou, na óptica de racionalização de efectivos, de mobilidade especial;
e) Organizar e manter actualizado um sistema de comunicação e informação, em rede, tendente à caracterização permanente dos mapas de pessoal dos serviços do IRN, I. P., e à elaboração dos correspondentes indicadores de gestão;
f) Acompanhar, com os demais serviços do IRN, I. P., a concepção e aplicação dos instrumentos de criação, alteração ou extinção de unidades orgânicas flexíveis;
g) Colaborar na perspectiva da integração da gestão dos recursos humanos na gestão integrada do IRN, I. P., e a partir dos sistemas de informação do serviço, na actualização do quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) do IRN, I.
P.;
h) Participar na elaboração do plano e do relatório anual de actividades;
i) Emitir parecer sobre as iniciativas legislativas ou regulamentares respeitantes ao regime jurídico do pessoal do IRN, I. P.;
j) Dinamizar a comunicação e partilha de informação intranet e definir e actualizar os conteúdos respeitantes ao pessoal do IRN, I. P., e correspondentes instrumentos de gestão, a divulgar na página electrónica e nos restantes canais de informação ao dispor do Instituto;
l) Participar na negociação colectiva de trabalho e na elaboração dos correspondentes instrumentos de regulamentação;
m) Assegurar, em colaboração com os demais serviços do IRN, I. P., e as entidades competentes para regular o acesso à função notarial, a transição para o regime do notariado privado, promovendo e acompanhando os concursos de provas públicas para atribuição do título de notário e os concursos para atribuição de licenças de instalação de cartório notarial.
3 - Ao SARH, compete:
a) Organizar e manter actualizados os ficheiros biográficos e os processos individuais do pessoal dos serviços do IRN, I. P., recolhendo e tratando toda a informação que lhe diz respeito;
b) Emitir certidões e declarações relativas à situação funcional do pessoal do IRN, I. P.;
c) Organizar e manter actualizados os registos e os controlos de assiduidade;
d) Elaborar mapas de férias e listas de antiguidade;
e) Assegurar as inscrições e demais procedimentos inerentes à efectivação de direitos, benefícios e prestações sociais;
f) Instruir e acompanhar os processos relativos a acidentes de trabalho e doenças profissionais;
g) Assegurar, em articulação com os demais serviços, os procedimentos administrativos necessários e adequados à execução das acções de recrutamento, selecção e admissão de pessoal, bem como à aplicação dos instrumentos de mobilidade legalmente previstos;
h) Acompanhar, no quadro dos respectivos regimes jurídico-funcionais, a constituição, modificação e cessação das relações jurídicas de emprego público mantidas com o IRN, I. P., promovendo e executando as acções adequadas;
i) Recolher, organizar e tratar informaticamente os elementos necessários ao processamento de vencimentos, abonos e outras prestações ao pessoal do IRN, I. P.;
j) Desenvolver as demais acções necessárias à execução e acompanhamento da política de gestão de pessoal do IRN, I. P.;
l) Manter o diagnóstico da situação do pessoal do IRN, I. P., e assegurar a actualização das respectivas bases de dados;
m) Assegurar, na perspectiva do controlo das situações funcionais do pessoal do IRN, I. P., envolvido na privatização do notariado, e em colaboração com os demais serviços, a administração dos quadros de pessoal paralelos municipais legalmente previstos e a afectação e ou integração de notários e oficiais do notariado.
4 - Ao SA, compete:
a) Assegurar, no âmbito do sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho, a avaliação dos serviços, dirigentes e demais trabalhadores do IRN, I. P.;
b) Propor, em articulação com o sistema de planeamento, estratégia e avaliação do Ministério da Justiça, os objectivos a atingir anualmente pelo IRN, I. P., e definir os respectivos indicadores de desempenho e fontes de verificação;
c) Garantir, no quadro da implementação dos subsistemas de avaliação do desempenho legalmente previstos, e em harmonia com o respectivo ciclo anual de gestão, a coerência entre os objectivos a prosseguir pelo IRN, I. P., os objectivos fixados nas cartas de missão aos dirigentes superiores e os objectivos fixados aos demais dirigentes e trabalhadores;
d) Dinamizar e coordenar, com recurso aos adequados suportes informáticos de apoio, a aplicação das fases do processo de avaliação do desempenho a dirigentes e demais trabalhadores do IRN, I. P.;
e) Implementar um serviço de helpdesk de apoio aos intervenientes no processo de avaliação;
f) Assegurar o apoio administrativo e logístico necessário ao funcionamento do conselho coordenador de avaliação;
g) Organizar, instruir e acompanhar os processos relativos a reclamações e impugnações contenciosas deduzidas no âmbito do processo de avaliação;
h) Controlar e avaliar a implementação do processo de avaliação, elaborando os instrumentos de monitorização adequados;
i) Elaborar o relatório anual de avaliação do desempenho no IRN, I. P., e proceder à sua divulgação no respeito pela protecção de dados pessoais;
j) Aferir, no quadro da elaboração do relatório de actividades do IRN, I. P., da consecução dos objectivos dos respectivos serviços;
l) Elaborar, instruir e divulgar o relatório de auto-avaliação do IRN, I. P.;
m) Garantir, em articulação com os demais serviços, e em resultado da avaliação do IRN, I. P., a formulação das opções estratégicas a inscrever, mediante actualização do QUAR, no ciclo anual de gestão seguinte.
5 - Ao SFQP, compete:
a) Efectuar, em articulação com os demais serviços do IRN, I. P., o diagnóstico das necessidades de formação, associando a hierarquização das prioridades formativas à exigência das funções atribuídas ao respectivo pessoal;
b) Elaborar e coordenar programas de formação inicial e permanente do pessoal do IRN, I. P.;
c) Participar na organização de estágios, com formação, para ingresso em carreiras e de cursos de formação específica para reconversão profissional;
d) Preparar a celebração, com entidades públicas e particulares, nacionais e estrangeiras, de acordos de cooperação ou contratos para a realização de programas, projectos e acções de formação;
e) Executar e acompanhar as acções de formação de conservadores, notários e oficiais dos registos, decorrentes de acordos de cooperação;
f) Colaborar com o Ministério dos Negócios Estrangeiros no âmbito das acções de formação inicial e permanente do pessoal que presta serviço nos consulados em Portugal, em matérias conexas com as atribuições no domínio dos registos;
g) Promover e realizar cursos de formação, seminários, conferências e outras iniciativas similares, destinadas a todo o pessoal do IRN, I. P., designadamente em articulação com outros serviços, ou em regime de intercâmbio internacional, promovendo ainda a apresentação de candidaturas aos programas comunitários de formação profissional;
h) Assegurar a recolha e divulgação interna de informação sobre actividades de formação desenvolvidas por outras entidades e promover a participação do pessoal do IRN, I. P., quando se justifique;
i) Providenciar a elaboração e actualização de orientações relativas à actividade de formação;
j) Promover a aplicação de metodologias de formação à distância, designadamente o e-learning;
l) Criar e manter actualizado um corpo de formadores ao serviço do IRN, I. P.;
m) Contribuir para a elaboração do orçamento da actividade de formação e elaborar os planos e relatórios de actividade;
n) Conceber e aplicar técnicas, instrumentos e metodologias de avaliação da formação, com vista a uma gestão estratégica da prática formativa do IRN, I. P.
4.º Departamento Financeiro 1 - O Departamento Financeiro compreende:
a) O Sector de Programação Financeira, Planeamento e de Operações Contabilísticas (SPFPOC);
b) O Sector de Processamento de Remunerações (SPR).
2 - Ao SPFPOC, compete:
a) Preparar a proposta dos orçamentos de funcionamento e de investimento;
b) Acompanhar e controlar a execução orçamental e propor as medidas necessárias;
c) Assegurar o acompanhamento da execução material e financeira do PIDDAC, bem como dos projectos conexos;
d) Preparar os planos anuais e plurianuais de actividades do IRN, I. P., e acompanhar a respectiva execução;
e) Elaborar o relatório anual de actividades em colaboração com os diversos departamentos;
f) Assegurar o sistema de contabilidade e de gestão orçamental dos serviços de registo e controlar a sua aplicação;
g) Prestar informação financeira e contabilística às entidades externas e de coordenação ministerial;
h) Coordenar a recolha de elementos com vista à elaboração da proposta de orçamento dos serviços de registo, com vista à sua integração no projecto de orçamento anual do IRN, I. P.;
i) Propor os indicadores de desempenho que permitam acompanhar a evolução da situação financeira dos serviços;
j) Conferir as receitas que, por lei ou contrato, sejam destinadas ao IRN, I. P.;
l) Assegurar o processamento e a contabilização das receitas e despesas dos serviços centrais do IRN, I.P.;
m) Controlar os movimentos e as disponibilidades financeiras e de tesouraria;
n) Assegurar a reconciliação das contas;
o) Controlar as transferências bancárias;
p) Elaborar a conta de gerência e preparar o projecto do respectivo relatório.
3 - Ao SPR, compete:
a) Assegurar o processamento de vencimentos, abonos e outras prestações do pessoal dos serviços do IRN, I.P.;
b) Elaborar os documentos de suporte ao tratamento informático das remunerações;
c) Assegurar o expediente relativo ao processamento de remunerações;
d) Promover todas as demais acções necessárias ao correcto processamento dos abonos devidos.
4 - Podem ser criados no âmbito do Departamento Financeiro, sob proposta do respectivo director, núcleos de gestão flexíveis.
5.º Departamento Patrimonial 1 - O Departamento Patrimonial (DP) compreende:
a) O Sector de Infra-estruturas (SI);
b) O Sector de Aquisições, Gestão de Equipamentos e Comunicações (SAGEC);
c) O Sector das Tecnologias de Informação (STI).
2 - Ao SI, compete:
a) Promover a gestão previsional das instalações dos serviços de registo e colaborar com a SPFPOC na elaboração, de acordo com as prioridades definidas, dos planos anuais e plurianuais de investimentos;
b) Identificar e planear as necessidades dos serviços de registo no domínio das instalações necessárias ao seu eficaz funcionamento, em articulação com o Instituto de Gestão Financeira e de Infra-estruturas da Justiça, I. P. (IGFIJ, I. P.);
c) Promover em articulação com o IGFIJ, I. P., a execução de obras de construção, remodelação, adaptação e conservação dos serviços de registo;
d) Promover a fiscalização e o controle da execução das empreitadas recorrendo, nomeadamente, à prestação de serviços externos.
3 - Ao SAGEC, compete:
a) Proceder ao levantamento e análise das situações de carência em equipamentos nos serviços do IRN, I. P.;
b) Planear e proceder à definição técnica dos equipamentos, promovendo as aquisições de equipamentos, bens e serviços para os serviços do IRN, I.P., em articulação com a unidade de compras do Ministério da Justiça;
c) Planear e promover as aquisições de bens e serviços para os serviços de registo e acompanhar e validar as que sejam desenvolvidas pelos próprios serviços e colaborar com a SPFPOC na elaboração, de acordo com as prioridades definidas, dos planos anuais e plurianuais de investimentos;
d) Promover as acções tendentes à adequada gestão, conservação, manutenção e funcionamento dos equipamentos adquiridos para os serviços do IRN, I. P.;
e) Garantir a manutenção do cadastro dos contratos de arrendamento respeitantes a instalações afectas aos serviços dos registos e de todos os contratos celebrados pelo IRN, I. P., e pelos seus serviços desconcentrados;
f) Promover a instalação de redes de dados locais e respectivo equipamento activo;
g) Promover concursos centralizados de aquisição de bens e serviços, tendo em vista a celebração de contratos públicos de aprovisionamento para fornecimento aos serviços de registos;
h) Colaborar na inventariação dos bens afectos aos serviços de registo;
i) Zelar pela conservação e inventariação actualizada dos recursos patrimoniais afectos ou adquiridos pelos serviços centrais do IRN, I. P., elaborando e mantendo actualizados os respectivos inventários e cadastros;
j) Promover as medidas necessárias à limpeza, arrumação e segurança das instalações dos serviços centrais do IRN, I. P.;
l) Proceder ao registo, distribuição, expedição e tratamento do expediente do IRN, I. P.;
m) Prestar o apoio administrativo necessário ao funcionamento dos serviços do IRN, I. P.;
n) Promover a execução e a gestão dos impressos próprios do IRN, I. P.;
o) Assegurar a gestão e manutenção das viaturas;
p) Manter actualizado e gerir o arquivo bibliográfico e documental.
4 - Ao STI, compete:
a) Acompanhar e coordenar a concepção e o desenvolvimento dos projectos de informatização dos serviços de registo, sem prejuízo das competências próprias do Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça, I. P.;
b) Promover a elaboração de estudos e propostas com vista à definição dos meios informáticos mais adequados aos serviços;
c) Estudar, identificar e propor investimentos na área das tecnologias de informação e comunicação;
d) Promover as providências necessárias à utilização adequada das tecnologias da informação no IRN, I. P.;
e) Estudar e acompanhar a aplicação de normas de controlo, de coordenação e de interligação dos sistemas informáticos existentes ou a criar nos serviços de registo;
f) Promover a constituição de bases de dados de interesse para os registos;
g) Dinamizar a comunicação e partilha de informação através da intranet e da página electrónica do IRN, I. P.
5 - Podem ser criados no âmbito do Departamento Patrimonial, sob proposta do respectivo director, núcleos de gestão flexíveis.
O presente despacho produz efeitos a 1 de Maio de 2007.
22 de Junho de 2007. - O Presidente, António Luís Pereira Figueiredo.
