Despacho 13 118/2007
O Decreto-Lei 213/2006, de 27 de Outubro, aprovou a orgânica do Ministério da Educação, tendo o Decreto Regulamentar 28/2007, de 29 de Março, aprovado a estrutura orgânica da Direcção-Geral dos Recursos Humanos da Educação, a Portaria 359/2007, de 30 de Março, determina as unidades orgânicas nucleares e a Portaria 381/2007, de 30 de Março, fixou o número máximo de unidades orgânicas flexíveis da Direcção-Geral dos Recursos Humanos da Educação, bem como a dotação máxima de chefes de equipas multidisciplinares.
O presente despacho define as equipas multidisciplinares internas, nos termos dos artigos 5.º e 9.º do Decreto Regulamentar 28/2007, de 29 de Março, e do artigo 22.º do Decreto-Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, alterada pela Lei 51/2005, de 30 de Agosto, Decreto-Lei 200/2006, de 25 de Outubro, e na redacção dada pelo Decreto-Lei 105/2007, de 3 de Abril.
Assim:
1 - São criadas as seguintes unidades, que funcionarão como equipas multidisciplinares internas no âmbito da Direcção-Geral dos Recursos Humanos da Educação (DGRHE):
a) Unidade de Tecnologia de Informação e Gestão Multicanal, abreviadamente designada por UTIGM;
b) Unidade de Planeamento Estratégico e de Gestão Documental, abreviadamente designada por UPEGD.
2 - As equipas a que se refere o número anterior caracterizam-se do seguinte modo:
2.1 - A UTIGM é uma equipa multidisciplinar, criada na dependência directa do director-geral, à qual compete:
a) Definir e aplicar as normas e procedimentos necessários à segurança, integridade física e confidencialidade da informação residente em suportes informáticos;
b) Gerir e assegurar a manutenção do software e do hardware, incluindo o centro de atendimento telefónico e restantes canais de comunicação;
c) Assegurar as funções de administração de dados e de base de dados, no âmbito dos diversos concursos de docentes e não docentes;
d) Apoiar os serviços internos na utilização do equipamento de suporte lógico de uso individual, bem como dos sistemas de comunicação;
e) Definir as regras a que devem obedecer as configurações dos equipamentos e o respectivo uso, bem como velar pelo bom funcionamento de todo o equipamento informático da DGRHE;
f) Manter actualizado o cadastro central de equipamentos e software informático, em articulação estreita com o serviço do património;
g) Explorar as aplicações informáticas a serem desenvolvidas interna e externamente;
h) Gerir, desenvolver e assegurar a manutenção do sistema de informação documental e de workflow interno e administrar a plataforma tecnológica da DGRHE;
i) Identificar e promover o desenvolvimento e manutenção das aplicações informáticas de interesse para a DGRHE e que se revelem eficazes na gestão dos recursos humanos da educação;
j) Promover a avaliação sistemática das aplicações informáticas e propor as acções de modernização e de inovação no domínio das tecnologias da informação e de comunicação mais adequadas aos novos processos e modelos de gestão e organização;
l) Colaborar na realização de estudos relativos à utilização de novas tecnologias, de acordo com as exigências de maior eficácia e eficiência, produtividade e qualidade internas e por parte dos seus clientes externos;
m) Garantir a gestão e administração do site da DGRHE na Internet e na intranet;
n) Prestar apoio na aquisição de material informático;
o) Participar na realização de estudos tendentes à organização e modernização das escolas, propondo as medidas adequadas para o efeito;
p) Identificar necessidades de formação em TIC e desenvolver e operacionalizar o programa interno de formação;
q) Gerir o Centro de Atendimento Telefónico (CAT) e o Centro de Atendimento Presencial (Loja DGRHE), em estrita colaboração com as restantes direcções de serviço, bem como assegurar a gestão e a manutenção funcional do canal SMS.
2.2 - A UPEGD é uma equipa multidisciplinar, criada na dependência directa da Direcção de Serviços de Administração Geral, à qual compete:
a) O desenvolvimento, implementação e acompanhamento de um sistema de planeamento e gestão estratégica, assente no modelo Balanced Scorecard, apresentando a estratégia da DGRHE para a concretização dos seus objectivos estratégicos, identificando indicadores e metas que traduzam o grau de realização da sua visão e missão;
b) Desenvolver e implementar um sistema de auto-avaliação, baseado no modelo CAF, que permita de forma sistemática e regular avaliar as actividades e os resultados do desempenho da DGRHE;
c) Desenvolver, implementar e acompanhar instrumentos de gestão e modernização administrativa, na perspectiva de melhoria do serviço ao cliente interno e externo, visando a qualidade dos serviços e produtos que disponibiliza;
d) Gerir e coordenar, em articulação com o GGF e com o PRODEP, os financiamentos das acções de formação do pessoal docente, nomeadamente apresentar as candidaturas aos financiamentos comunitários, elaborar as execuções físicas e financeiras das candidaturas aprovadas, acompanhar a execução junto das entidades formadoras, assegurar a regularidade do pagamento das despesas efectuadas pelas entidades formadoras e prestar contas pelos financiamentos;
e) Gerir e dinamizar a aplicação do SIADAP e do SGU, em articulação com a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e com a Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público;
f) Preparar, em conjugação com as restantes unidades orgânicas da DGRHE, a elaboração dos instrumentos de gestão anual, nomeadamente o balanço social e plano e relatório de actividades, nos termos e prazos definidos na lei;
g) Coordenar o serviço de expediente e arquivo físico, assegurando a recepção, o registo, a distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da DGRHE, colaborando com a UTIGM na gestão e desenvolvimento do sistema de informação documental e de workflow interno, apresentando propostas de optimização e melhoria do serviço;
h) Assegurar a organização e expedição electrónica das circulares e outros documentos a divulgar pela DGRHE;
i) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização de processos, procedimentos e circuitos administrativos com vista a uma maior eficácia e interacção dos serviços;
j) Gerir o sistema de tratamento de reclamações do Livro Amarelo e promover formas inovadoras de resposta ao cliente.
3 - Nos termos das disposições legais, mencionadas no preâmbulo, designo os seguintes funcionários para chefiarem as equipas identificadas:
a) Licenciado José António Martinho Lopes - Unidade de Tecnologia de Informação e Gestão Multicanal;
b) Licenciada Maria Suzana Bento Francisco Simões Maximiano - Unidade de Planeamento Estratégico e de Gestão Documental.
4 - O estatuto remuneratório do chefe da UTIGM é equiparado ao de director de serviços, incluindo-se o direito ao abono das despesas de representação.
5 - O estatuto remuneratório do chefe da UPEGD é equiparado ao de chefe de divisão, incluindo-se o direito ao abono das despesas de representação.
6 - O período de duração destas equipas multidisciplinares será de um ano, prorrogável por iguais períodos, devendo o despacho de prorrogação basear-se na avaliação dos resultados obtidos no respectivo exercício e na avaliação de desempenho.
7 - O presente despacho produz efeitos à data de 1 de Abril.
2 de Abril de 2007. - O Director-Geral, Diogo Simões Pereira.
