Através da Portaria 345/2007, de 30 de Março, foi fixada a estrutura nuclear da Secretaria-Geral e as competências das respectivas unidades orgânicas, bem como fixado o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis.
Assim:
Ao abrigo do artigo 21.º, n.os 5 e 8, da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, e de acordo com o limite fixado no artigo 8.º da Portaria 345/2007, de 30 de Março, para o número de unidades orgânicas flexíveis/divisões, determino:
1 - A Direcção de Serviços de Gestão de Recursos compreende as seguintes divisões:
a) Divisão de Gestão e Administração de Pessoal (DGAP);
b) Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF);
c) Divisão de Património e Instalações (DPI).
1.1 - À Divisão de Gestão e Administração de Pessoal compete:
a) Programar e acompanhar as acções de selecção, recrutamento e acolhimento de pessoal;
b) Assegurar a execução de todos os procedimentos administrativos relacionados com o pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, da Secretaria-Geral, bem como das demais estruturas e serviços cujo apoio esteja a seu cargo;
c) Organizar e manter actualizado o cadastro de todo o pessoal a seu cargo, bem como o registo e o controlo da assiduidade;
d) Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;
e) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro da Secretaria-Geral, dos gabinetes dos membros do Governo, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
f) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspectiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;
g) Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respectiva implementação;
h) Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério;
i) Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que lhe esteja afecto e assegurar a articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos termos legais;
j) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
k) Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral;
l) Assegurar o serviço de expedição da correspondência da Secretaria-Geral, dos gabinetes governamentais, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio;
m) Analisar os processos de acidentes em serviço e doenças profissionais, face ao regime jurídico e legislação complementar aplicável aos organismos da Administração Pública sem autonomia financeira ou receitas próprias bem como processar as correspondentes despesas.
A Divisão de Gestão e Administração de Pessoal integra as Secções de Administração de Pessoal, de Vencimentos e de Apoio Administrativo e Expediente, cujas competências são as seguintes:
1.1.1 - Secção de Administração de Pessoal - garantir os procedimentos administrativos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Gestão e Administração de Pessoal relativamente às competências constantes das alíneas a) a d) do n.º 1.1;
1.1.2 - Secção de Vencimentos - garantir os procedimentos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Gestão e Administração de Pessoal relativamente à competência referida na alínea e) do n.º 1.1;
1.1.3 - Secção de Apoio Administrativo e Expediente - garantir os procedimentos administrativos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Gestão e Administração de Pessoal nas vertentes de recursos humanos e expediente relativamente às competências constantes das alíneas f) a l) do n.º 1.1.
1.2 - À Divisão de Planeamento e Gestão Financeira compete:
a) Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo, bem como as dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com as disposições legais aplicáveis e com princípios de boa gestão;
c) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria-Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos;
d) Organizar a conta anual de gerência da Secretaria-Geral, gabinetes governamentais e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
e) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
f) Processar e pagar todos os processos relativos a despesas com missões e deslocações no País e no estrangeiro;
g) Pagar as despesas decorrentes de acidentes em serviço e doenças profissionais, de indemnizações e de reconstituição de bens do Estado, nos termos legais;
h) No âmbito do PIDDAC do Ministério das Finanças e da Administração Pública bem como dos programas orçamentais que lhe forem fixados superiormente, compete-lhe:
I) Assegurar a respectiva gestão, acompanhamento e avaliação;
II) Propor as alterações orçamentais que considere indispensáveis ao cumprimento dos objectivos;
III) Emitir parecer sobre a execução dos projectos do PIDDAC de cada serviço e organismo do Ministério das Finanças e da Administração Pública;
IV) Garantir a actualização da informação no sistema para a gestão do PIDDAC (SIPIDDAC), no âmbito das suas competências;
V) Elaborar estudos que permitam apresentar propostas globais tendentes à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros.
A Divisão de Planeamento e Gestão Financeira integra a Secção de Contabilidade e Orçamento, cujas competências são as seguintes:
1.2.1 - Secção de Contabilidade e Orçamento - garantir os procedimentos administrativos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Planeamento e Gestão Financeira relativamente às competências constantes das alíneas a) a g) do n.º 1.2.
1.3 - À Divisão de Património e Instalações compete:
a) Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à Secretaria-Geral e aos gabinetes dos membros do Governo, bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
b) Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços, bem como o acompanhamento dos mesmos;
c) Gerir os contratos de prestação de serviços da Secretaria-Geral, dos gabinetes dos membros do Governo, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
d) Assegurar a aquisição, distribuição e controlo dos artigos de consumo corrente;
e) Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de todos os bens afectos à Secretaria-Geral ou à sua guarda;
f) Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis bem como das comunicações da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo;
g) Assegurar as funções técnicas de planificação, realização e controlo de obras de remodelação, conservação e reparação do edifício sede do Ministério, bem como organizar e acompanhar os processos de empreitadas de obras públicas.
A Divisão de Património e Instalações integra as Secções de Património, Economato e Inventário e de Viaturas e Comunicações, cujas competências são as seguintes:
1.3.1 - Secção de Património, Economato e Inventário - garantir os procedimentos administrativos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Património e Instalações relativamente às competências constantes das alíneas a) a e) do n.º 1.3;
1.3.2 - Secção de Viaturas e Comunicações - garantir os procedimentos administrativos necessários ao bom funcionamento da Divisão de Património e Instalações relativamente à competência fixada na alínea f) do n.º 1.3.
Os técnicos superiores e os técnicos que exercem funções na Direcção de Serviços de Gestão de Recursos dependem, hierárquica e funcionalmente, dos respectivos chefes de divisão ou, se for caso disso, do director de serviços.
2 - A Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação compreende a Divisão de Documentação e Biblioteca (DDB):
2.1 - À Divisão de Documentação e Biblioteca compete:
a) Organizar e realizar a gestão da Biblioteca Central do Ministério, assegurando, nomeadamente, a integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos serviços e organismos nele integrados que não disponham de bibliotecas próprias;
b) Assegurar a coordenação central das bases de dados das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
c) Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua directa responsabilidade, em particular a base de dados de imprensa;
d) Integrar fundos documentais e bases de dados de serviços e organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
e) Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos restantes serviços e organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos;
f) Divulgar e difundir a informação existente nos serviços de documentação do Ministério, nomeadamente através da Biblioteca Digital;
g) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;
h) Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da Secretaria-Geral;
i) Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios ou outras actividades.
3 - Compete à Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso a análise e tratamento dos processos relativos ao pagamento de indemnizações e reconstituição de bens do Estado, até à fase de pagamento a que se refere a alínea g) do n.º 1.2.
4 - O presente despacho produz efeitos a 1 de Abril de 2007.
30 de Março de 2007. - O Secretário-Geral, J. A. Mendonça Canteiro.
