Edital 217/2003 (2.ª série) - AP. - Jerónimo Gonçalves Sadio, presidente da Junta de Freguesia de Alter do Chão:

Torna público, de harmonia com as deliberações tomadas em reunião ordinária da Junta de Freguesia, realizada no dia 25 de Outubro de 2002 e em sessão ordinária da Assembleia de Freguesia, no dia 13 de Dezembro de 2002, e nos termos do disposto na alínea b) do n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que veio alterar a Lei 169/99, de 18 de Setembro, na sua redacção, que o Regulamento da Junta de Freguesia de Alter do Chão do Sistema de Controlo Interno foi aprovado por unanimidade.

Para constar e devidos efeitos se mandou passar este edital que, depois de assinado, vai ser autenticado com o selo branco em uso nesta Junta de Freguesia.

4 de Fevereiro de 2003. - O Presidente da Junta, Jerónimo Gonçalves Sadio.

Sistema de Controlo Interno

Nota introdutória

1 - Decreto-Lei 54-A/99 - o Plano Oficial de Contabilidade Pública das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, e publicado no Diário da República, 1.ª série-B, n.º 44/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, vem proporcionar às autarquias uma nova ferramenta de gestão. Institui e aprova a reforma da administração autárquica, visando o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico.

2 - Informação valiosa de apoio à tomada de decisões - como refere aquele diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio às autarquias locais.

3 - Informação de gestão - para implementar o controlo financeiro e disponibilizar informação para os órgão autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilizarão de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

3.1 - Para isso é necessário proceder à implementação do Sistema de Controlo Interno, abreviadamente SCI, tal como consta do diploma, do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.

4 - Não basta que existam sistemas de controlo interno, é necessário que funcionem - o SCI que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Nestes termos procede-se à organização dos serviços, métodos e controlo interno.

Assim, a Junta de Freguesia de Alter do Chão, em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, pela deliberação de 25 de Outubro de 2002, determina o seguinte:

É aprovado o sistema de controlo interno, publicado em anexo à presente deliberação, que dela faz parte integrante.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

1 - Responsabilidades funcionais:

1.1 - Junta de freguesia - decide de acordo com a lei;

1.2 - Presidente da Junta - manda executar as decisões da Junta de Freguesia e toma as decisões previstas na lei;

1.3 - Tesoureiro da Junta - é o responsável pelo movimento do caixa;

1.4 - Caixa - responsável pelo movimento da caixa (receitas e despesas) e pelo movimento dos bancos.

Confere todos os movimentos dos bancos;

1.5 - Atendimento:

Emite as guias de receita das licenças de canídeos e presta contas ao caixa;

Presta conta dos valores dos atestados e fotocópias autenticadas diariamente ao caixa;

Dá entrada e saída da correspondência e canaliza para o presidente ou substituto.

Nota. - O nome dos funcionários responsáveis por cada área consta da relação de funções aprovada pela Junta de Freguesia em organigrama.

2 - Documentos:

2.1 - Todos os documentos dirigidos ao presidente ou à Junta de Freguesia dão entrada pelo funcionário que está no atendimento, são canalizados para o presidente que despacha;

2.2 - Os documentos internos são canalizados para despacho do presidente;

2.3 - Os despachos ou informações exaradas sobre documentos escritos que integram processos administrativos internos, devem identificar, de forma legível, o funcionário que prestou a informação ou despachou.

3 - Disponibilidades:

3.1 - A importância em numerário existente em caixa, para funcionar como fundo de maneio, é definida pela Junta de Freguesia para fazer face às pequenas despesas diárias - 100 euros;

3.2 - A Junta de Freguesia decide quantas e onde são abertas as contas bancárias em nome da autarquia e delibera quem, além do presidente e do tesoureiro, pode movimentar as contas bancárias e as condições do respectivo movimento;

3.3 - Os cheques estão à responsabilidade do caixa;

3.4 - Nos cheques anulados são inutilizadas as assinaturas e arquivados sequencialmente pelo caixa;

3.5 - As receitas são entregues ao caixa diariamente por todos os funcionários que têm como função receber dinheiro;

3.6 - Reconciliações bancárias:

3.6.1 - São efectuadas mensalmente pela contabilidade;

3.6.2 - Quando houver diferença nas reconciliações bancárias, as mesmas são prontamente averiguadas e prontamente regularizadas;

3.7 - Quando acabar a validade dos cheques em trânsito, os mesmos são cancelados, procedendo-se aos movimentos contabilísticos necessários;

3.8 - A caixa deve ser verificada, semestralmente sem aviso prévio; no encerramento das contas de cada ano económico; no final e início de cada mandato; quando o caixa for substituído, ou haja necessidade de tal;

3.9 - A verificação é efectuada através da contagem física do numerário e documentos, a mesma é efectuada pelo tesoureiro da Junta e o caixa;

3.10 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do caixa, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta. Nos casos de fim e início do mandato pelo tesoureiro cessante;

3.11 - Fundos de maneio;

3.11.1 - Poderão ser constituídos para fazer face às pequenas despesas. A Junta de Freguesia define os responsáveis e o valor do fundo de maneio;

3.11.2 - Os fundos de maneio deverão ser reconstituídos mensalmente, ou sempre que haja necessidade;

3.11.3 - A 31 de Dezembro de cada ano, todos eles são repostos.

3.12 - O caixa responde directamente ao tesoureiro e este por sua vez presta contas à Junta, por todas as importâncias que lhe forem confiadas.

4 - Caixa:

4.1 - Efectua pagamentos;

4.2 - Arrecada a receita:

4.3 - Emite cheques, efectua depósitos e controla os saldos dos bancos;

4.4 - Elabora diariamente a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria e canaliza para a contabilidade.

5 - Contabilidade/informática:

5.1 - Confere os mapas de movimento da tesouraria e canaliza para o tesoureiro e para o presidente;

5.2 - Emite as guias de receita gerais;

5.3 - Elabora ordens de pagamento;

5.4 - Regista os movimentos na contabilidade;

5.5 - Procede aos registos contabilísticos e confere os mapas de movimentos diários de tesouraria;

5.6 - Processa os vencimentos;

5.7 - Confere as ordens de pagamento e guias de receita;

5.8 - Elabora os mapas de prestação de contas mensais e anuais;

5.9 - Elabora os planos de actividades e orçamentos;

5.10 - Confere os vencimentos.

6 - Compras:

6.1 - O presidente ou um membro da Junta de Freguesia manda efectuar consultas ao mercado, de acordo com a lei;

6.2 - São feitas as consultas e canaliza as propostas recebidas para o secretário e este para o(a) responsável pelos serviços administrativos;

6.3 - Analisadas as propostas, propõe à Junta de Freguesia a adjudicação, depois de decidido pelo órgão executivo ou deliberativo é emitida a respectiva requisição assinada pelo responsável do executivo;

6.4 - Quando os bens são entregues o responsável do serviço confere e envia a guia de remessa para a contabilidade com a menção de conferido e procede ao registo dos bens;

6.5 - Se for imobilizado efectua o registo respectivo;

6.6 - A contabilidade confere a factura com a guia de remessa e emite a ordem de pagamento.

7 - Atendimento:

7.1 - Emite as guias de receita, provenientes das licenças de canídeos;

7.2 - Entrega as respectivas guias e dinheiro ao caixa;

7.3 - As guias de receita são assinadas pelo caixa;

7.4 - Recebe as verbas provenientes da emissão dos atestados, fotocópias autenticadas, diariamente preenche os mapas de prestação de contas, entrega o dinheiro ao caixa e envia os mapas para a contabilidade, para ser emitida a respectiva guia de receita.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Ao abrigo do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro (POCAL), com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, a Junta de Freguesia elaborou o seu Regulamento de Controlo Interno.

TÍTULO I

Disposições preambulares

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objectivos

O presente Regulamento visa acompanhar, de forma eficaz, as actividades da autarquia e, dessa forma, pretende reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte e, de uma forma geral, a confiança de terceiros.

TÍTULO II

Dos documentos

CAPÍTULO II

Documentos previsionais

Artigo 2.º

Grandes Opções do Plano e Orçamento

A autarquia adoptará como documentos provisionais as Grandes Opções do Plano e Orçamento.

Artigo 3.º

Grande Opções do Plano

As Grandes Opções do Plano, onde a Junta de Freguesia definirá as linhas de desenvolvimento estratégico, englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 4.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Junta de Freguesia prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.

2 - O orçamento é constituído por dois mapas:

a) Mapa resumo das receitas e despesas da autarquia;

b) Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.

CAPÍTULO III

Documentos de prestação de contas

Artigo 5.º

Enumeração

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, os mapas de execução orçamental, os empréstimos, outras dívidas a terceiros, caracterização da entidade e relatório de gestão.

Artigo 6.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

TÍTULO III

Receitas e despesas

CAPÍTULO IV

Da arrecadação das receitas

Artigo 7.º

Guias de receita

Será processada uma guia por cada receita arrecadada, documento este conferido pelo tesoureiro, que procederá à arrecadação da respectiva receita, depositando na conta da Junta de Freguesia, sendo arquivado o respectivo documento de depósito, acompanhado da respectiva guia de receita, assinada pelo tesoureiro e rubricada pelo presidente.

CAPÍTULO V

Da realização de despesas

Artigo 8.º

Autorizações de pagamento

1 - As operações relativas ao processamento das despesas serão processadas e elaboradas na secretaria da Junta de Freguesia, pelo serviço de contabilidade.

2 - Por cada pagamento será elaborada a ordem de pagamento.

Artigo 9.º

Das requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição;

2 - As requisições serão processadas pelo Serviço de Contabilidade da Junta de Freguesia, mediante despacho do presidente da Junta de Freguesia ou de quem o substituir, ou delegar e sempre após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento da Junta de Freguesia.

Artigo 10.º

Pagamentos

O tesoureiro, uma vez na posse dos documentos referidos ao artigo 8.º, fará a sua conferência e efectuará o pagamento através de emissão de cheques ou transferência para contas de crédito.

Artigo 11.º

Reconciliações bancárias

As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente, pela contabilidade e consiste na verificação dos cheques movimentados e dos que se encontraram por movimentar e ou diferença entre saldos bancários e os contabilísticos, que deverão ser prontamente regularizados, se tal se justificar.

CAPÍTULO VI

Documentos

Artigo 12.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos cujo conteúdo mínimo obrigatório se encontra definido no POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações previstas na Lei 162/99, de 14 de Setembro.

Artigo 13.º

Documentos obrigatórios

São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os registos do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL;

b) Controlo orçamental da receita;

c) Controlo orçamental da despesa;

d) Operações de tesouraria;

e) Contas de ordem;

f) Fluxos de caixa;

g) Empréstimos;

h) Outra dívidas a terceiros;

i) Caracterização da entidade e relatórios de gestão;

j) Requisições.

TÍTULO IV

Outras

CAPÍTULO VII

Competências

Artigo 14.º

Movimento de contas

Compete ao tesoureiro em simultâneo com o presidente da Junta, ou a outro elemento desse órgão em quem este delegue, a movimentação das contas bancárias.

Artigo 15.º

Cheques

1 - Os cheques não preenchidos ficam à guarda do tesoureiro.

2 - Ficam igualmente à sua guarda os cheques emitidos e posteriormente anulados, sendo neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e arquivados por ordem.

3 - Findo o período de validade dos cheques que se encontram em trânsito, proceder-se-á ao cancelamento dos mesmos junto da instituição bancária emissora, procedendo-se de seguida à regularização dos registos contabilísticos.

CAPÍTULO VIII

Outras

Artigo 16.º

Reuniões ordinárias da Junta

Serão efectuadas reuniões ordinárias mensais nas últimas sextas-feiras de cada mês, podendo ser alterado em reunião de Junta, com a fixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 17.º

Horário de funcionamento da secretaria da Junta

Horário de abertura à população - segunda-feira a sexta-feira, excepto feriados (das 9 horas às 12 horas e 30 minutos e das 14 horas às 17 horas e 30 minutos), podendo ser alterado este horário, em reunião de Junta, com afixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 18.º

Correspondência

Toda a correspondência recebida e expedida, deverá ser registada pelo funcionário da Junta, em livro próprio para o efeito, bem como arquivada por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 19.º

Atestados, certidões e declarações

Os atestados, certidões e declarações serão emitidos pelo funcionário da Junta, sendo assinadas pelo presidente ou por quem o substituir, devendo ser registadas em livro, bem como arquivadas por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 20.º

Registo informático

O registo dos documentos de prestação de contas, bem como o controlo orçamental será efectuado em programa informático, sendo obrigatório a impressão de todos os documentos, quer de receita, quer de despesa, bem como mapas de controlo, arquivando-os por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 21.º

Entrada em vigor

1 - O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2003, após ter sido aprovado em reunião do órgão executivo com conhecimento ao órgão deliberativo.

2 - Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Junta de Freguesia deliberou em 25 de Outubro de 2002, aprovar o Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

Organigrama geral

(ver documento original)