Estabelece a estrutura nuclear da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) e as competências das respectivas unidades orgânicas.

Portaria 372/2007

de 30 de Março

O Decreto-Lei 93/2007, de 29 de Março, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ). Importa, agora, no desenvolvimento daquele decreto-lei, determinar a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respectivas unidades orgânicas.

Assim:

Ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro:

Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Finanças e da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Estrutura Nuclear da Direcção-Geral de Arquivos

1 - A Direcção-Geral de Arquivos, abreviadamente designada por DGARQ, estrutura-se em serviços centrais e arquivos dependentes, de âmbito nacional e regional.

2 - A DGARQ estrutura-se, nos serviços centrais, nas seguintes unidades orgânicas nucleares:

a) Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico;

b) Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos;

c) Direcção de Serviços de Gestão e Administração de Recursos.

3 - São ainda unidades orgânicas nucleares:

a) A Direcção de Serviços do Património Arquivístico, no Arquivo Nacional da Torre do Tombo;

b) O Centro Português de Fotografia;

c) O Arquivo Distrital de Leiria;

d) O Arquivo Distrital do Porto.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico

À Direcção de Serviços de Arquivística e Apoio Técnico, abreviadamente designada por DSAAT, compete:

a) Elaborar e propor políticas e planos nacionais de protecção, valorização e promoção do património arquivístico;

b) Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à protecção legal dos bens culturais arquivísticos, nos termos da lei;

c) Assegurar a gestão dos registos patrimoniais de inventário e de classificação;

d) Elaborar e propor políticas de aquisição, descrição, preservação e conservação e ainda de comunicação e divulgação do património arquivístico à guarda dos arquivos dependentes;

e) Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico e promover a sua aplicação;

f) Assegurar a gestão do Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística;

g) Propor regras para o exercício dos direitos patrimoniais relativos ao acervo de que são depositários os arquivos dependentes;

h) Acompanhar o comércio e exportação de património arquivístico protegido;

i) Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos;

j) Promover, em articulação com a Secretaria-Geral do Ministério da Cultura, a oferta de formação nas áreas da arquivística, da preservação, da conservação e do restauro de documentos gráficos e da transferência de suportes tendo em vista a generalização de boas práticas de gestão de arquivos;

l) Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo;

m) Emitir parecer sobre os projectos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras;

n) Colaborar com as entidades competentes na realização de auditorias e fiscalização sobre arquivos;

o) Realizar diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter actualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico;

p) Emitir parecer sobre a criação de serviços de arquivo públicos, de âmbito nacional, regional e local.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos

À Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos, abreviadamente designada por DSIPE, compete:

a) Acompanhar as iniciativas de governo electrónico desenvolvendo estudos e projectos que contribuam para a preservação do património arquivístico digital;

b) Participar em programas que visem a racionalização da produção documental, da sua gestão e do acesso à informação do sector público;

c) Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico, nomeadamente nas áreas de gestão de arquivos digitais;

d) Apoiar os organismos produtores e detentores de arquivos na concepção, desenvolvimento e implementação de sistemas de arquivo electrónico;

e) Desenvolver planos nacionais de digitalização e acompanhar projectos de implementação transversal no domínio do património arquivístico e fotográfico;

f) Apoiar os arquivos dependentes na concepção, desenvolvimento e implementação de projectos de digitalização;

g) Participar em projectos internacionais na área da gestão e preservação de arquivos digitais, em articulação com o Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), do Ministério da Cultura;

h) Coordenar a promoção e exploração dos meios web para o acesso ao património arquivístico nacional e a prestação de serviços aos utilizadores;

i) Promover a investigação, publicação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Gestão

À Direcção de Serviços de Gestão, abreviadamente designada por DSG, compete:

a) Coordenar a elaboração do plano anual de actividades - ou outros instrumentos de gestão estratégica - e acompanhar a sua execução;

b) Elaborar o relatório anual de actividades;

c) Proceder ao acompanhamento, avaliação e controlo material e financeiro dos planos;

d) Preparar as candidaturas a fundos comunitários e assegurar o seu acompanhamento e controlo;

e) Assegurar a gestão orçamental e elaborar e apresentar relatórios periódicos de execução orçamental e da situação financeira da DGARQ;

f) Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respectivo ciclo, assegurando o registo das operações que lhe estão associadas;

g) Propor e desenvolver estratégias de captação de apoios mecenáticos para a realização de iniciativas da DGARQ e serviços dependentes;

h) Promover a constituição, reconstituição e liquidação do fundo permanente e de maneio;

i) Elaborar a conta de gerência;

j) Executar as tarefas administrativas relativas à gestão dos recursos humanos;

l) Elaborar o plano anual de formação, em articulação com a Secretaria-Geral;

m) Remeter à Secretaria-Geral as necessidades de recursos humanos;

n) Elaborar o balanço social;

o) Assegurar o processamento dos vencimentos do pessoal e demais abonos, bem como os descontos que sobre eles incidam;

p) Assegurar a execução do sistema de avaliação de desempenho;

q) Apreciar e informar os pedidos respeitantes à administração de pessoal, emitir certidões e assegurar a execução do expediente respectivo;

r) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

s) Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;

t) Instruir os processos de acidentes em serviço;

u) Colaborar com a Unidade Ministerial de Compras (UMC) do Ministério, efectuando a agregação das necessidades de aquisição de bens e serviços;

v) Disponibilizar informação de compras nos moldes e na periodicidade que vierem a ser definidos pela unidade ministerial;

x) Administrar os bens afectos à DGARQ, mantendo actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e assegurar a manutenção das instalações e equipamento, sem prejuízo das competências, neste domínio, da Secretaria-Geral;

z) Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a distribuição dos stocks pelas diversas unidades orgânicas;

aa) Propor à UMC a alienação dos bens que se mostrem inúteis ou desnecessários ao funcionamento da DGARQ;

ab) Assegurar a recepção, expedição, classificação, registo, distribuição interna e arquivo de todo o expediente da DGARQ;

ac) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da DGARQ;

ad) Assegurar a emissão de certidões requeridas, nos termos legais;

ae) Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela DGARQ, elaborando e mantendo actualizados manuais de procedimentos internos e propondo medidas visando a sua desmaterialização;

af) Acompanhar as medidas preconizadas pela sociedade de informação e promover a sua aplicação visando alcançar objectivos de racionalização e modernização administrativa para a efectiva desmaterialização e simplificação dos procedimentos;

ag) Efectuar o planeamento de sistemas de informação, em todo o âmbito de actuação da DGARQ, bem como definir as políticas e orientações gerais de gestão e exploração dos arquivos dependentes;

ah) Apoiar tecnicamente a definição e desenvolvimento de projectos de informatização e digitalização da DGARQ;

ai) Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGARQ, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;

aj) Efectuar a gestão dos recursos de informação e documentação da DGARQ, nomeadamente a gestão da biblioteca e divulgação/comunicação interna;

al) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, expedição e arquivo do expediente;

am) Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da organização, constituindo uma referência para as políticas arquivísticas organizacionais que promove e em integração com o fluxo documental existente, em suporte tradicional ou electrónico;

an) Gerir a imagem institucional da DGARQ e promover a difusão da informação, visual ou descritiva, relativa ao património cultural que lhe está afecto;

ao) Participar na preparação e execução de acordos culturais no domínio das competências da DGARQ, em articulação com o GPEARI;

ap) Pronunciar-se sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços da DGARQ e dos serviços dependentes;

aq) Apoiar a direcção no relacionamento com os serviços dependentes.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços do Património Arquivístico

À Direcção de Serviços do Património Arquivístico do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, abreviadamente designada por DSPA/ANTT, compete:

a) Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse;

b) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

c) Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

d) Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados no acesso à documentação de que é depositário;

e) Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário;

f) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ;

g) Assegurar o funcionamento do núcleo local de conservação e restauro de acordo com as orientações da DGARQ.

Artigo 6.º

Centro Português de Fotografia

1 - Ao Centro Português de Fotografia, abreviadamente designado por CPF, compete:

a) Promover a salvaguarda e valorização do património fotográfico, garantindo a aplicação de directivas técnicas, apoiando as entidades detentoras, públicas e privadas, e incentivando o crescente acesso aos espólios;

b) Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à protecção legal do património fotográfico;

c) Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento de arquivos fotográficos;

d) Proceder ao tratamento arquivístico de todas as espécies, colecções e espólios fotográficos classificados ou em vias de classificação como integrando o património nacional à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

e) Colaborar com os serviços centrais da DGARQ na promoção da qualidade dos arquivos fotográficos, incentivando e apoiando as instituições a que pertencem ou de que dependem na implantação de sistemas de gestão, garantindo a aplicação de directivas técnicas e incentivando o crescente acesso aos espólios;

f) Promover o acesso aos arquivos fotográficos de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

g) Assegurar a gestão da Colecção Nacional de Fotografia;

h) Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados, bem como dos direitos de autor e conexos, no acesso à documentação de que é depositário;

i) Promover o conhecimento e a fruição do património fotográfico de que é depositário;

j) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ.

2 - O CPF funciona no Porto.

Artigo 7.º

Arquivos Distritais de Leiria e Porto

Aos Arquivos Distritais de Leiria e Porto compete:

a) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que são depositários e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGARQ;

b) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGARQ;

c) Promover o acesso aos fundos documentais de que são depositários, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos, de acordo com as orientações da DGARQ;

d) Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que são depositários;

e) Efectuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;

f) Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre protecção de dados no acesso à documentação de que são depositários;

g) Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que são depositários, bem como do existente na respectiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;

h) Prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços centrais da DGARQ na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projectos, na respectiva área geográfica de intervenção;

i) Apoiar e colaborar com os demais arquivos distritais na preservação, conservação e restauro do património arquivístico, bem como nos domínios das tecnologias da informação, comunicação e transferência de suportes, de acordo com as orientações do director-geral da DGARQ.

Artigo 8.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

Em 29 de Março de 2007.

Pelo Ministro de Estado e das Finanças, Emanuel Augusto dos Santos, Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2004-01-15 - Lei 4/2004 - Assembleia da República

  Estabelece os princípios e normas a que deve obedecer a organização da administração directa do Estado.

• 2007-03-29 - Decreto-Lei 93/2007 - Ministério da Cultura

  Aprova a orgânica da Direcção-Geral de Arquivos.

Este documento é referido nos seguintes documentos (apenas ligações a partir de documentos da Série I do DR):

• 2007-05-29 - Declaração de Rectificação 49/2007 - Presidência do Conselho de Ministros

  Declara ter sido rectificada a Portaria n.º 372/2007, de 30 de Março, dos Ministérios das Finanças e da Administração Pública e da Cultura, que estabelece a estrutura nuclear da Direcção-Geral de Arquivos e as competências das respectivas unidades orgânicas.