Aviso 911/2003 (2.ª série) - AP. - Nos termos do artigo 20.º do Decreto-Lei 172/99, de 21 de Setembro, e do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, faço público que a Assembleia Intermunicipal da Associação de Municípios do Vale do Sousa, na sua sessão ordinária de 9 de Dezembro corrente, deliberou aprovar a seguinte alteração ao Regulamento Interno, cuja proposta foi aprovada pelo conselho de administração, em sua reunião de 18 de Novembro último.
7 de Janeiro de 2003. - O Presidente do Conselho de Administração, Paulo Ramalheira Teixeira.
Regulamento Interno
CAPÍTULO I
Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços
Artigo 1.º
Superintendência
O conselho de administração (CA) da Associação de Municípios do Vale do Sousa (VALSOUSA) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 2.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 3.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho, bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.
Artigo 2.º
Objectivos
No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:
a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos cidadãos/munícipes;
b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;
c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental do Vale do Sousa;
d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;
e) Promover o prestígio do poder local;
f) Contribuir para a dignificação e valorização dos funcionários municipais.
Artigo 3.º
Princípios de gestão dos serviços
A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da associação;
b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;
c) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;
d) A participação e responsabilização dos funcionários.
Artigo 4.º
Do planeamento, programação e controlo
1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.
2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação, que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.
3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:
Planos anuais ou plurianuais de actividades;
Orçamentos anuais ou plurianuais;
Relatórios de actividades.
4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.
5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.
6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.
7 - No orçamento da associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades, sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.
Artigo 5.º
Da coordenação
1 - As actividades dos serviços da associação, designadamente no referente a execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.
2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar a nível de execução e metas atingidas.
3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente apreciados entre todos os serviços neles interessados.
Artigo 6.º
Da delegação
1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.
3 - O conselho de administração e o seu presidente podem delegar no administrador-delegado competências para a prática de actos de administração ordinária.
CAPÍTULO II
Da organização dos serviços
Artigo 7.º
Estrutura
1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a VALSOUSA dispõe dos seguintes serviços:
a) Gabinete de Apoio Técnico e de Desenvolvimento (GATD);
b) Secção Administrativa (SA);
c) Secção de Contabilidade e Património (SECP).
2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do CA ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.
3 - O organograma da VALSOUSA consta do anexo I.
Artigo 8.º
Competências comuns aos diversos serviços
Constituem competências comuns aos diversos serviços:
a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;
b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da associação;
c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;
d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;
e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;
f) Preparar, quando disso forem incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;
g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;
h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da associação;
j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;
k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;
l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da associação ou decisão do administrador-delegado.
Artigo 9.º
Gabinete de Apoio Técnico e de Desenvolvimento
Compete ao GATD:
a) A preparação e desenvolvimento de acções de apoio técnico aos municípios nos domínios do acompanhamento e fiscalização de obras;
b) Fazer o acompanhamento (físico) das obras de responsabilidade da associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à associação;
c) Gerir e fiscalizar as obras a realizar por empreitada;
d) A preparação e a realização dos projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria associação;
e) A preparação e realização das acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios associados careçam;
f) A preparação e realização ou acompanhamento de projectos e acções intermunicipais nos diversos domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da associação ou pelo administrador-delegado;
g) Gerir o sistema informático implantado na associação;
h) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;
i) A realização de estudos e avaliações de carências nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural e do ambiente, na área de influência do Vale do Sousa;
j) A preparação e realização de projectos e acções de promoção do desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental das populações do Vale do Sousa;
k) Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso nos municípios associados, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento social, económico e cultural e ou no ambiente dos seus concelhos;
l) A participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios do ambiente e do desenvolvimento;
m) A gestão de programas e projectos contratualizados com outras entidades;
n) Apoiar tecnicamente os órgãos da associação e dos municípios associados na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela VALSOUSA, que actuem nos domínios da promoção do desenvolvimento e do ambiente;
o) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;
p) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.
Artigo 10.º
Secção Administrativa
À Secção Administrativa, que funciona na directa dependência do administrador-delegado, compete:
a) No sector de apoio administrativo:
1) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao administrador-delegado e a todos os serviços da associação;
2) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;
3) Superintender e assegurar o serviço de telefone;
4) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;
5) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o núcleo de documentação da associação;
6) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;
7) Organizar e manter actualizado o seguro dos bens móveis e imóveis, bem como, colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de quaisquer acidentes;
b) No sector do pessoal:
1) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;
2) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;
3) Elaborar listas de antiguidade;
4) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
5) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;
6) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
7) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;
8) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente prestações familiares, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;
9) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como, colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
10) Processar as folhas de vencimentos, subsídios, abonos e outras remunerações do pessoal em serviço na associação.
Artigo 10.º-A
Secção de Contabilidade e Património
À Secção de Contabilidade e Património, que funciona na directa dependência do administrador-delegado, compete:
a) No sector de contabilidade:
1) Assegurar a elaboração do orçamento e respectivas alterações e revisões e coligir todos os elementos para tal necessários;
2) Participar na elaboração de documentos de gestão;
3) Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão;
4) Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;
5) Proceder à classificação de documentos;
6) Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;
7) Executar a contabilidade geral de uso obrigatório;
8) Verificar diariamente a exactidão das operações de tesouraria, nos termos da lei;
9) Verificar as folhas de vencimentos, subsídios, abonos e outras remunerações e proceder aos respectivos registos;
10) Verificar todas as autorizações de despesa e assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e anulações emitidas;
11) Manter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores, documentos ou objectos de outra natureza, pertencentes à associação;
12) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública;
13) Na área da realização de despesas:
a) Emitir, registar e arquivar ordens de pagamento;
b) Processar, registar e arquivar guias de reposição;
14) Na área da arrecadação de receitas:
a) Emitir, registar e arquivar guias de receita;
b) Emitir, registar e arquivar guias de anulação;
15) Na área de tesouraria:
a) Arrecadar receitas, fundos e valores da associação;
b) Promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis;
c) Assegurar todos os movimentos bancários;
b) No sector do aprovisionamento:
1) Proceder às aquisições necessárias ao funcionamento dos serviços, após adequada instrução dos respectivos procedimentos;
2) Proceder à armazenagem, conservação e distribuição pelos serviços dos bens de consumo corrente;
c) No sector do património:
1) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da associação;
2) Promover a inscrição na matriz predial e o registo na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários da associação;
3) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;
4) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;
5) Executar todo o expediente relacionado com a aquisição e alienação de bens móveis e imóveis.
CAPÍTULO III
Do quadro de pessoal
Artigo 11.º
Aprovação do quadro de pessoal
1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.
2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidas as chefias intermédias.
3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.
Artigo 12.º
Chefia e coordenação
1 - O lugar de chefia será preenchido de acordo com as regras legais em vigor.
2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for, para o efeito, designado pelo imediato superior hierárquico.
3 - O pessoal de chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 13.º
Criação e implementação das unidades orgânicas
Ficam, desde já, criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.
Artigo 14.º
Adaptação
1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.
2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração das competências dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.
Artigo 15.º
Entrada em vigor
Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.
ANEXO I
(ver documento original)