Regulamento de Funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores
Ao abrigo do disposto no artigo 114.º n.º 5 dos Estatutos da Universidade dos Açores, aprovados pelo Despacho Normativo 65-A/2008, de 10 de dezembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 246, de 22 de dezembro, na redação dada pelo Anexo ao Despacho Normativo 12/2014, de 25 de agosto, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 168, de 2 de setembro, alterado pelo Despacho Normativo 10/2015, de 3 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 112, de 11 de junho:
1 - É aprovado o Regulamento de Funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, em anexo ao presente despacho de que faz parte integrante.
2 - São revogados os Regulamentos, n.º 6/2010 e n.º 393/2011, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 4 de 7 de janeiro de 2010 e n.º 123 de 29 de junho de 2011, respetivamente.
3 - O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
5 de novembro de 2015. - O Reitor, João Luís Roque Baptista Gaspar.
ANEXO
Regulamento de Funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores
Capítulo I
Âmbito, natureza e atribuições
Artigo 1.º
Âmbito
O presente documento visa estabelecer o regulamento de funcionamento dos Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, conforme o preceituado no artigo 114.º n.º 5 dos Estatutos da Universidade dos Açores, adiante também designados por regulamento e estatutos da UAc.
Artigo 2.º
Natureza
Os Serviços de Ação Social Escolar da Universidade dos Açores, adiante também designados por SASUA, gozam de autonomia administrativa e financeira, nos termos e âmbito definidos por lei e pelos estatutos da UAc e estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único, sendo as suas contas consolidadas com as contas da UAc.
Artigo 3.º
Atribuições
1 - Aos SASUA compete assegurar as funções da ação social escolar na UAc, proporcionando aos estudantes melhores condições de estudo, formação, integração social e académica, incluindo no âmbito cultural e desportivo.
2 - Incumbe aos SASUA, nomeadamente:
a) Atribuir bolsas de estudo;
b) Conceder auxílios de emergência;
c) Promover e garantir o acesso à alimentação em cantinas e bares;
d) Promover e garantir o acesso ao alojamento;
e) Promover e apoiar as atividades desportivas e culturais;
f) Promover a saúde e o bem-estar da comunidade universitária;
g) Conceder apoios específicos aos estudantes, nos termos da lei e dos estatutos da UAc e/ou de contratos por esta celebrados;
h) Promover o apoio médico e psicológico aos estudantes;
i) Desenvolver outras atividades que se mostrem necessárias à execução da política da ação social escolar da UAc.
Capítulo II
Órgãos dos SASUA e competências
Artigo 4.º
Órgãos dos SASUA
São órgãos dos SASUA:
a) O Conselho de Ação Social (CAS);
b) O Conselho de Gestão (CG).
Secção I
Conselho de Ação Social
Artigo 5.º
Conselho de Ação Social
1 - O Conselho de Ação Social, abaixo designado por CAS é o órgão superior de orientação geral da ação social escolar na UAc.
2 - O CAS é constituído:
a) Pelo Reitor, que preside, com voto de qualidade;
b) Pelo Diretor Executivo dos SASUA;
c) Por dois representantes da Associação Académica da UAc, um dos quais bolseiro.
Artigo 6.º
Competência do Conselho de Ação Social
1 - Compete ao CAS:
a) Aprovar a forma de aplicação da política de ação social escolar na UAc;
b) Acompanhar e fiscalizar o cumprimento das orientações gerais que garantam o funcionamento dos SASUA;
c) Dar Parecer sobre o Relatório de Atividades, e as Contas, bem como sobre os Planos de Atividades e Orçamento, e sobre os Planos de Desenvolvimento, a médio e longo prazo, para a ação social;
d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.
2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o CAS pode propor outras formas de apoio social, consideradas adequadas à ação social a desenvolver na UAc.
Secção II
Conselho de Gestão
Artigo 7.º
Conselho de Gestão
1 - O Conselho de Gestão é o órgão de gestão administrativa, patrimonial e financeira, sendo-lhe aplicada a legislação em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.
2 - O Conselho de Gestão é composto:
a) Pelo Reitor da Universidade dos Açores, que preside, com voto de qualidade;
b) Pelo Diretor Executivo dos SASUA;
c) Pelo Coordenador dos Serviços Administrativos e Financeiros.
3 - O Conselho de Gestão é secretariado pelo membro referido na alínea c) do número anterior.
Artigo 8.º
Competência do Conselho de Gestão
1 - Compete ao Conselho de Gestão, designadamente:
a) Aprovar os instrumentos de gestão e fiscalizar a sua execução;
b) Aprovar os projetos de orçamento e o plano de desenvolvimento a médio prazo para a ação social;
c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, bem como autorizar as despesas;
d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;
e) Apresentar os Relatórios e Contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;
f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respetiva escrituração contabilística;
g) Deliberar sobre o montante dos fundos permanentes;
h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SASUA, promovendo a organização e a permanente atualização do inventário e do cadastro dos bens móveis e imóveis;
i) Fixar os preços e taxas, a cobrar pelos SASUA.
2 - O Conselho de Gestão poderá delegar no Diretor Executivo, as competências consideradas indispensáveis a uma gestão eficiente.
3 - O Conselho de Gestão reunirá, obrigatoriamente, uma vez por mês e extraordinariamente por iniciativa do presidente ou a solicitação de qualquer dos seus membros.
4 - As deliberações do Conselho de Gestão são tomadas por maioria simples.
Capítulo III
Serviços dos SASUA
Artigo 9.º
Serviços
1 - Os SASUA integram os seguintes Serviços:
a) Serviços Administrativos e Financeiros;
b) Gabinete de Apoio ao Aluno;
c) Gabinete de Desporto e Cultura.
2 - Os SASUA no Campus de Angra do Heroísmo exercem as suas atribuições nos domínios das bolsas de estudo, alojamento, alimentação, área administrativa e financeira e desporto e cultura, sob a orientação dos responsáveis dos Serviços Administrativos e Financeiros, do Gabinete de Apoio ao Aluno e do Gabinete de Desporto e Cultura.
Secção I
Serviços Administrativos e Financeiros
Artigo 10.º
Organização
Os Serviços Administrativos e Financeiros terão a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:
a) Setor Administrativo e Financeiro;
b) Setor dos Recursos Humanos e Expediente;
c) Setor de Aprovisionamento e Património;
d) Setor de Alimentação.
Subsecção I
Setor Administrativo e Financeiro
Artigo 11.º
Competências
Ao Setor Administrativo e Financeiro compete, nomeadamente:
a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica dos SASUA;
b) Elaborar a documentação e promover a liquidação e cobrança de receitas dos SASUA;
c) Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade, conferir as ordens de pagamento e processar as requisições de fundos;
d) Elaborar e controlar as contas correntes com as entidades que têm movimentos financeiros com os SASUA;
e) Conferir os documentos e os movimentos de recebimento e pagamento da tesouraria assegurando o seu planeamento a curto prazo;
f) Preparar e elaborar o projeto de orçamento ordinário dos SASUA bem como os orçamentos suplementares e necessárias alterações;
g) Preparar e elaborar a prestação de contas anual a enviar ao Tribunal de Contas;
h) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis de acordo com as disposições legais sobre a matéria;
i) Organizar os autos de abate e inutilização dos bens deteriorados;
j) Promover o balanço anual do património dos SASUA e proceder às amortizações nos termos da lei;
l) Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade dos SASUA;
m) Arrecadar todas as importâncias cobradas nos SASUA, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;
n) Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas diretamente pelos SASUA;
o) Dar cumprimento às ordens de pagamento;
p) Escriturar a folha de cofre, conjuntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;
q) Controlar as contas bancárias;
r) Colaborar na elaboração de balancetes e outros documentos que lhe sejam solicitados;
s) Executar tudo o que mais lhe seja determinado superiormente;
t) Zelar pela guarda e segurança dos valores em cofre.
Subsecção II
Setor dos Recursos Humanos e Expediente
Artigo 12.º
Competências
Ao Setor dos Recursos Humanos e Expediente compete, nomeadamente:
a) Recolher e tratar os dados relevantes para a gestão integrada dos recursos humanos e elaborar periodicamente os respetivos relatórios;
b) Executar as ações necessárias à organização e instrução dos processos relativos ao pessoal que preste serviço nos SASUA, a qualquer título;
c) Recolher e verificar os elementos necessários do registo de assiduidade do pessoal e assegurar a organização e atualização do cadastro de pessoal;
d) Processar os salários, gratificações e outros abonos ao pessoal;
e) Desencadear, de acordo com o disposto na lei, o processo periódico de avaliação de desempenho do pessoal;
f) Efetuar a receção, classificação, registo e distribuição oportuna da correspondência recebida, bem como assegurar a expedição da correspondência a enviar pelos SASUA;
g) Organizar e manter atualizado o arquivo geral dos SASUA, bem como a documentação à sua guarda;
h) Assegurar o expediente geral dos SASUA.
Subsecção III
Setor de Aprovisionamento e Património
Artigo 13.º
Competências
Ao Setor do Aprovisionamento e Património compete, nomeadamente:
a) Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular funcionamento dos serviços;
b) Providenciar para que as aquisições se realizem de acordo com as normas legais;
c) Proceder a uma racional gestão de compras, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação;
d) Assegurar um correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos, garantindo o respetivo transporte e distribuição;
e) Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz que garanta a sua adequada afetação e a mais correta utilização;
f) Manter em armazém a existência que assegure o regular funcionamento dos vários setores;
g) Providenciar para que todos os equipamentos e bens móveis e imóveis estejam em permanentes condições de funcionamento;
h) Proceder a vistorias periódicas para avaliação de anomalias;
i) Instruir os utilizadores da forma correta de utilização dos equipamentos e respetivas normas de segurança;
j) Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior ou a realizar internamente, bem como os equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da atividade normal da área;
l) Colaborar com o Setor Administrativo e Financeiro na permanente atualização do inventário e cadastro de bens e realizar as verificações físicas periódicas;
m) Elaborar pareceres ou propor autos de abate ou alienação de bens, em fim de vida ou sem interesse funcional;
n) Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso;
o) Propor o abate dos bens que se encontrem obsoletos.
Subsecção IV
Setor de Alimentação
Artigo 14.º
Competências
Ao Setor de Alimentação compete, nomeadamente:
a) Assegurar o cumprimento das normas e orientações estabelecidas para o funcionamento e utilização de todas as unidades alimentares;
b) Criar ciclos de ementas, observando critérios de nutrição, equilíbrio e qualidade alimentar nas unidades alimentares;
c) Zelar pelo fornecimento de refeições que, em rigor, obedeçam às normas de segurança e higiene alimentar;
d) Otimizar os recursos humanos afetos às unidades alimentares;
e) Verificar, com base no que legalmente ou contratualmente esteja estabelecido, todo e qualquer processo, ação, tarefa ou procedimento de utilização relativos à prestação de serviços concessionados nas unidades alimentares;
f) Desenvolver e implementar o plano de autocontrolo nas unidades em gestão direta, assim como verificar a sua implementação nas unidades concessionadas, de forma a assegurar que todos os alimentos resultantes das atividades das unidades em apreço cumprem as disposições legais em vigor em matéria de salubridade e higiene;
g) Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios e bares e propor as normas a que deve obedecer a sua utilização e funcionamento e respetivas estruturas de apoio;
h) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento das instalações;
i) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;
j) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.
Secção II
Gabinete de Apoio ao Aluno
Artigo 15.º
Organização
O Gabinete de Apoio ao Aluno terá a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, compreendendo os seguintes Setores:
a) Setor de Bolsas e Alojamento;
b) Setor de Saúde.
Subsecção I
Setor de Bolsas e Alojamento
Artigo 16.º
Competências
Ao Setor de Atribuição de Bolsas e Alojamento, compete, nomeadamente:
a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;
b) Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a sua inserção social;
c) Propor a atribuição de benefícios sociais aos estudantes ou quaisquer outras medidas que possam contribuir para o sucesso escolar e a sua inserção social;
d) Preparar o acolhimento dos estudantes estrangeiros e dos estudantes em mobilidade e fazer o seu acompanhamento regular;
e) Propor a adoção de medidas de natureza preventiva no âmbito da saúde e do combate às diversas formas de dependência;
f) Propor e colaborar na elaboração de estudos sobre as condições socioeconómicas dos estudantes;
g) Fazer recomendações no sentido de melhorar as condições de alojamento e dos serviços de saúde dos SASUA.
h) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;
i) Organizar e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anual dos SASUA;
j) Assegurar o normal funcionamento das residências;
k) Propor superiormente alterações ao regulamento de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;
l) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos e submetê-los a decisão superior;
m) Organizar e manter atualizado um sistema de controlo da utilização das residências;
n) Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;
o) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos;
p) Providenciar e apoiar na existência de sistemas de lavagem e tratamento das roupas das residências;
q) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes.
Subsecção II
Setor de Saúde
Artigo 17.º
Competências
Ao Setor de Saúde compete, nomeadamente:
a) Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de apoio médico;
b) Propor formas de cooperação que facilitem as condições de acesso dos estudantes ao Serviço Regional de Saúde;
c) Colaborar em campanhas que visem a profilaxia de doenças e a divulgação de atividades no âmbito da saúde;
d) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos aos serviços competentes;
e) Proporcionar o atendimento psicológico nos domínios da orientação/reorientação escolar;
f) Proporcionar o apoio psicopedagógico;
g) Proporcionar o apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais;
h) Desenvolver atividades de natureza preventiva, de forma a dar resposta às necessidades pessoais nas suas diferentes áreas.
Secção III
Gabinete de Desporto e Cultura
Artigo 18.º
Gabinete de Desporto e Cultura
1 - O Gabinete de Desporto e Cultura, terá a supervisão, preferencialmente, de um técnico superior, tendo como missão promover a integração saúde e bem-estar de todos os membros da UAc através das atividades de lazer, do desporto e da cultura.
2 - Ao Gabinete de Desporto e Cultura compete, nomeadamente:
a) Promover as adequadas atividades desportivas dos membros da UAc;
b) Desenvolver a sua atividade no seguimento da estratégia da Universidade e em cooperação com a associação de estudantes e as unidades orgânicas da UAc;
c) Gerir os espaços desportivos que estejam afetos aos SASUA;
d) Promover eventos e atividades de âmbito cultural, exposições, encontros e passeios;
e) Otimizar os meios disponíveis de forma a dinamizar atividades de interesse param a comunidade.
Capítulo IV
Disposições finais e transitórias
Artigo 19.º
Publicitação
Será publicitada, no sítio da internet da UAc, mais concretamente na área dos SASUA, a estrutura dos serviços e respetivos responsáveis.
Artigo 20.º
Colaboração de alunos nas atividades dos SASUA
Os SASUA proporcionarão a estudantes dos cursos ministrados na UAc, formas de colaboração que se revelem possíveis e vantajosas para as partes.
5 de novembro de 2015. - O Reitor, João Luís Roque Baptista Gaspar.
209090009