de 23 de Junho
O arquivo de um organismo é a memória da instituição e um importante instrumento de apoio à tomada de decisão e à comprovação dos factos.Desde a sua criação, em 2002, o Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P.
(IPTM), tem registado um crescimento exponencial da documentação de arquivo que urge avaliar, seleccionar e preservar, através de um sistema de gestão do património arquivístico que permita a determinação de prazos de conservação, a eliminação dos documentos sem valor arquivístico, assegurando a conservação de documentos com interesse administrativo, histórico, cultural e científico.
Cumpre assim fixar as regras básicas de funcionamento e coordenação entre os serviços, uniformizando critérios e metodologias de tratamento da documentação no que respeita à avaliação, selecção e conservação dos documentos.
Nestes termos, ao abrigo do artigo 1.º, n.º 1, do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicações e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P., que consta em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Em 18 de Maio de 2006.
O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, Mário Lino Soares Correia. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO PORTUÁRIO E DOS
TRANSPORTES MARÍTIMOS, I. P.
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelo Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P., adiante designado por IPTM.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do IPTM tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente, ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da competência do IPTM a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, constante do anexo I da presente portaria, que dela faz parte integrante.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IPTM.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo é efectuada pelo IPTM, em conformidade com o estabelecido na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada, nos termos do n.º 10 do n.º 10.º deste Regulamento.
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser periodicamente revista, tendo em conta a sua adequação às alterações da produção documental.
3 - A revisão prevista no número anterior carece do parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante pedido devidamente fundamentado.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio são efectuadas com a periodicidade que o IPTM vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o decurso dos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, que servirá de título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II da presente portaria, que dela faz parte integrante.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 10.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminação dos documentos que não estejam expressamente mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 10.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, o qual fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III da presente portaria, que dela faz parte integrante.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deve ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita com a observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization) de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pelas normas ISO, respeitantes a microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento interno tendo em consideração os números acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 - O IAN/TT, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do IPTM atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original) Siglas:ADSE - assistência na doença aos servidores civis do Estado;
C - conservação permanente;
CA - conselho de administração;
CETMO - Centro de Estudos dos Transportes para o Mediterrâneo Ocidental;
CLC - Convenção Internacional sobre Responsabilidade Civil pelos Prejuízos Devidos à Poluição por Hidrocarbonetos;
E - eliminação;
EPCR - esquema portuário complementar de reformas;
EUROMED - Euro-Mediterrânea Transição de Economia;
IRS - imposto sobre o rendimento singular;
ISPS - Código Internacional para a Protecção dos Navios e das Instalações Portuárias;
IVA - imposto sobre o valor acrescentado;
MARE - Programa de Intervenção para o Desenvolvimento das Pescas;
OCDE - Organização de Cooperação e de Desenvolvimento Económico;
OMC - Organização Mundial do Comércio;
OSMOP - Obra Social do Ministério das Obras Públicas;
PIDDAC - Programa de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central;
PLOP - países de língua oficial portuguesa;
POAT - Programa Operacional de Acessibilidades e Transportes;
PSC - Port State Control;
RINMAR - Registo Internacional de Navios da Madeira;
Sii - sistema de informação integrado;
SIADAP - sistema integrado de avaliação do desempenho na Administração Pública;
SOLAS - Safety of Life at Sea;
UE - União Europeia.
ANEXO II
Auto de entrega e guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
