Portaria 270/2006
de 22 de Março
Os documentos recebidos e produzidos pelo Instituto Nacional de Estatística (INE), no âmbito da prossecução das suas atribuições, têm aumentado de forma continuada, justificando, assim, a criação de critérios objectivos para a preservação do património arquivístico e para um sistema de gestão documental mais eficaz.

Com esta finalidade institui-se um conjunto de normas procedimentais destinado a conferir ao arquivo a funcionalidade inerente a um centro de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da respectiva avaliação, selecção e conservação, bem como por via da eliminação da documentação sem interesse administrativo e histórico.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Presidência e da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto Nacional de Estatística, em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

Em 27 de Fevereiro de 2006.
O Ministro da Presidência, Manuel Pedro Cunha da Silva Pereira. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO NACIONAL DE ESTATÍSTICA
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto Nacional de Estatística, adiante designado por INE.

2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do INE tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade do INE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da "Tabela de selecção», publicada como anexo I do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do INE.

3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo INE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º

4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, as quais devem obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o INE vier a determinar.

6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o decurso dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores, auto de entrega e guia de remessa são os que constam do anexo II do presente Regulamento e que dele fazem parte integrante.

8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o decurso dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção, podendo, todavia, a sua eliminação ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados, de acordo com as disposições do artigo 10.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos nas tabelas de avaliação e de selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.

10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital.

4 - Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

5 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

6 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes, devendo aqueles termos conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

7 - De todos os rolos produzidos deverão ser elaborados:
a) A ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) A ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.

8 - As matrizes e os duplicados em saias de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

9 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do INE tendo em consideração o referido nos números anteriores.

10 - As cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

11 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permamente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

12 - O IAN/TT, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo do INE atenderão a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelos no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)