Aviso 9248/2001 (2.ª série) - AP. - Rui António Dias da Câmara Carvalho e Melo, presidente da Câmara Municipal de Vila Franca do Campo:

Torna público que, no uso da competência referida no artigo 64.º, n.º 7, alínea a), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, a Câmara Municipal de Vila Franca do Campo aprovou o Regulamento do Sistema de Controlo Interno do Município de Vila Franca do Campo na sua reunião de 6 de Agosto de 2001.

8 de Outubro de 2001. - O Presidente da Câmara, Rui Carvalho e Melo.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno do Município de Vila Franca do Campo

Introdução

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, na nova redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica.

Assim, ao abrigo do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, na nova redacção dada pelo n.º 1 do artigo 10.º da Lei 162/99, de 14 de Setembro, foi elaborado o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objectivos

O presente Regulamento visa estabelecer um conjunto de regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar, de forma eficaz, o desenvolvimento das actividades da autarquia e reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte, de modo a permitir a preparação da informação financeira em tempo oportuno, rigorosa e fiável.

CAPÍTULO II

Documentos previsionais

Artigo 2.º

Grandes opções do plano e orçamento

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e orçamento.

Artigo 3.º

Grandes opções do plano

As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia, englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos e as actividades mais relevantes de gestão autárquica.

Artigo 4.º

Orçamento

A elaboração do orçamento deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas a impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses anteriores à sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento as constantes no Orçamento de Estado em vigor;

c) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação;

d) Os valores previstos para as despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe os lugares do quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratados a termo certo, bem como aqueles cujos contratos estejam aprovados.

CAPÍTULO III

Documentos de prestação de contas

Artigo 5.º

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão, bem como os mapas da execução anual do plano plurianual de investimentos, do controlo orçamental da receita e da despesa, fluxos de caixa e operações de tesouraria.

CAPÍTULO IV

Das receitas

Artigo 6.º

O processamento será executado pelos Serviços de Contabilidade (código 1.1), Taxas e Licenças (código 1.2), Notariado (código 1.3), Execuções Fiscais (código 1.4), Serviço de Pessoal (código 1.5), Serviços de Obras (código 1.6), Serviço de Águas e Saneamento (código 1.7).

Artigo 7.º

A emissão de facturas será cometida à Secção de Contabilidade.

Artigo 8.º

Os serviços referidos no artigo 6.º liquidarão as seguintes receitas:

1.1 - Contabilidade:

a) Impostos;

b) Transferências;

c) Descontos em vencimentos;

d) Outras receitas a cobrar pela secção que não sejam cobradas através de outro serviço.

1.2 - Taxas e licenças:

a) Caça;

b) Fotocópias de documentos e fornecimento de cadernos de encargos e programas de concurso;

c) Rendas;

d) Feiras e mercados;

e) Certidões;

f) Condução e registo de velocípedes e veículos;

g) Ocupação de via pública;

h) Cemitério;

i) Instalações abastecedoras de carburantes, ar ou água;

j) Receitas virtuais;

k) Espectáculos;

l) Alimentação;

m) Transportes escolares;

n) Piscinas;

o) Publicações;

p) Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço.

1.3 - Notariado:

a) Escrituras e contratos avulso;

b) Certidões.

1.4 - Execuções fiscais:

a) Quantias executadas;

b) Certidões.

1.5 - Secção de Pessoal:

a) Indemnizações das companhias de seguro;

b) Certidões.

1.6 - Secção de Obras e Loteamentos:

a) Licenças para obras de construção, reparação e outras;

b) Licença de habitabilidade e ocupação;

c) Vistorias;

d) Fornecimento de plantas topográficas;

e) Ocupação da via pública por motivo de obras;

f) Taxas de urbanização;

g) Mais-valias;

h) Averbamentos em processos de loteamento;

i) Informação prévia sobre loteamentos;

j) Reapreciação de processos;

k) Taxas de emissão de alvarás;

l) Quaisquer receitas respeitantes ao urbanismo ou obras que não sejam liquidadas por outro serviço.

1.7 - Serviço de Águas e Saneamento:

a) Consumos de água e aluguer de contadores;

b) Taxas de saneamento;

c) Quaisquer receitas respeitantes ao serviço de Águas ou Saneamento que não sejam liquidadas por outro serviço.

Artigo 9.º

Procedimentos

1 - Os serviços constantes do artigo anterior processarão as guias de receita, que serão entregues na tesouraria.

2 - A tesouraria após ter conferido os documentos que lhe foram presentes procederá à arrecadação da receita e ao respectivo lançamento na aplicação informática.

CAPÍTULO V

Da realização das despesas

Artigo 10.º

Processamento

As operações relativas ao processamento da despesa serão desenvolvidas na Secção de Contabilidade, Secção de Administração Geral e Tesouraria.

Artigo 11.º

Elaboração de documentos

1 - A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na Secção de Contabilidade e de seguida enviados à tesouraria para pagamento.

2 - As folhas de remunerações serão processadas na Secção de Administração Geral.

Artigo 12.º

Das requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição.

2 - As requisições serão elaboradas pela Secção de Contabilidade ou Aprovisionamento mediante deliberação da Câmara Municipal ou despacho do presidente da Câmara ou de quem o substituir ou de quem tenha competência delegada, após ter sido efectuado o cabimento orçamental no pedido pelos respectivos serviços.

3 - Têm competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisição:

a) O presidente da Câmara ou quem o substituir ou quem tenha competência delegada, no caso das requisições respeitantes ao órgão 01 - administração municipal.

Artigo 13.º

Pagamentos

1 - A tesouraria, uma vez na posse dos documentos referidos no artigo 11.º, fará a sua conferência e efectuará o pagamento em dinheiro, cheque ou através de transferência bancária.

2 - De seguida, o tesoureiro efectuará o lançamento na respectiva aplicação informática.

CAPÍTULO VI

Da contabilidade

Artigo 14.º

Âmbito da contabilidade

A contabilidade municipal abrange todas as operações relativas à arrecadação de receitas, à emissão de requisições e à realização das despesas e compreende um conjunto de tarefas e operações como meio de manter a informação financeira, envolvendo a identificação, a agregação, a análise, o cálculo, a classificação, o lançamento, o resumo e o relato das várias operações e acontecimentos.

CAPÍTULO VII

Competências

Artigo 15.º

Compete ao responsável pela Secção de Contabilidade assinar todos os documentos e informações, identificando a qualidade em que o faz, incluindo as reconciliações nas contas de empréstimos.

Artigo 16.º

1 - As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente, pelo responsável pela Secção de Contabilidade e consistem na verificação dos cheques movimentados e dos que se encontram por movimentar e ou a diferença entre os saldos bancários e os contabilísticos, que deverão ser prontamente regularizados, se tal se justificar.

2 - A responsabilidade pelos erros e omissões será imputada ao tesoureiro, salvo se se provar o contrário.

Artigo 17.º

Outras reconciliações

1 - Semestralmente o responsável pela Secção de Contabilidade fará a reconciliação entre os extractos da conta corrente de clientes e fornecedores com as respectivas contas da autarquia, cujos movimentos sejam superiores a 2493,99 euros (500 000$).

2 - As contas de devedores e credores ficam igualmente sujeitas a reconciliações, sob a responsabilidade da Secção de Contabilidade.

3 - Ficam ainda sujeitos a reconciliações as contas de empréstimos bancários, incluindo o controlo do cálculo dos juros, sob a responsabilidade da Secção de Contabilidade.

4 - Da mesma forma serão efectuadas reconciliações nas contas do Estado e outros entes públicos, sob a responsabilidade da Secção de Contabilidade.

5 - Na Secção de Contabilidade serão ainda conferidas as facturas com as guias de remessa e a requisição externa, sendo seguidamente emitidas as respectivas ordens de pagamento. Das ordens de pagamento relativas a bens de imobilizado serão enviadas cópias às Secções de Património e de Aprovisionamento.

6 - Sempre que existam facturas com mais que um via será aposto o carimbo de "duplicado".

CAPÍTULO VIII

Documentos

Artigo 18.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e suportes de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 19.º

Documentos obrigatórios

1 - São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os registos de inventários do património, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2. do POCAL;

b) Os de suporte de registo das operações relativas às receitas e despesas, custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos e que constam no ponto 2.8.2.3. do POCAL;

c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no diário, no razão, folha de caixa e no resumo diário de tesouraria;

d) A partir do registo no diário e no razão são elaborados os balancetes e o balanço.

Artigo 20.º

Procedimentos

1 - O cabimento e o compromisso são registados nos respectivos documentos, por ordem cronológica.

2 - Os pagamentos e recebimentos são registados, diariamente, na folha de caixa e no resumo diário de tesouraria, evidenciando as disponibilidades.

3 - O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais.

CAPÍTULO IX

Disponibilidades

Artigo 21.º

Montante em caixa

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa um montante em numerário, que não exceda 2 493 euros (500 000$), para fazer face às necessidades da autarquia, o qual pode ser alterado por deliberação da Câmara Municipal.

Artigo 22.º

Cobranças efectuadas por outros serviços municipais

1 - As cobranças de receitas relativas a águas e saneamento serão efectuadas pelos CTT.

2 - As cobranças das receitas relativas a transportes escolares serão efectuadas por funcionários designados pelo presidente da Câmara.

3 - A cobrança de receitas relativas a ocupação de lugares em mercados e feiras será feita no próprio local pelos funcionários designados pelo presidente da Câmara.

4-A cobrança de taxas pela prestação de serviços e pela utilização de outros lugares como recintos desportivos, piscinas e outros, será igualmente efectuada nos respectivos locais pelos funcionários designados pelo presidente da Câmara.

Artigo 23.º

Depósitos a efectuar por outros serviços

Os montantes cobrados fora da tesouraria, pelos serviços mencionados no artigo anterior, serão depositados no final de cada dia, na caixa nocturna de agência bancária a definir pela Câmara.

Artigo 24.º

Responsabilidade

A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

Artigo 25.º

Extractos de conta

1 - De todas as contas de que a autarquia é titular e para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, serão obtidos extractos, sempre que necessário, para efeito de reconciliações.

2 - O pedido dos extractos será feito pelo responsável pelo Serviço de Contabilidade.

CAPÍTULO X

Competências

Artigo 26.º

Movimentação de contas

Compete ao tesoureiro, em simultâneo com o presidente da Câmara, ou outro elemento desse órgão em que este delegue, a movimentação das contas bancárias.

Artigo 27.º

Cheques

1 - Os cheques não preenchidos ficam à guarda do tesoureiro.

2 - Ficam igualmente à guarda do tesoureiro os cheques emitidos e posteriormente anulados, sendo neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e arquivados por ordem.

3 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito proceder-se-á ao seu cancelamento junto da instituição bancária emissora, procedendo-se, de seguida, à regularização dos registos contabilísticos.

Artigo 28.º

Responsabilidade do pessoal afecto à tesouraria

1 - O tesoureiro é responsável pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda.

2 - O tesoureiro é igualmente responsável pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas respondendo directamente perante o órgão executivo.

3 - A responsabilidade por situações de alcance não imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantém, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento dos valores, houver procedido com culpa.

4 - Os demais funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o tesoureiro.

5 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, valores e documentos entregues à sua guarda, é verificado, na sua presença ou do seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade, a realizar pelo responsável da contabilidade, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

6 - Dos montantes conferidos serão lavrados termos de contagem que serão assinados:

a) Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Administrativa e tesoureiro;

b) Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Administrativa, tesoureiro empossado e tesoureiro cessante, no caso da alínea d) do número anterior.

CAPÍTULO XI

Do património e aprovisionamento

Artigo 29.º

Realização de despesas

1 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento o desenvolvimento de todos os procedimentos relativos à realização de despesas com locação, aquisição de bens e serviços, sendo cometida a respectiva contratação ao Serviço do Notariado, salvo quando se encontre em causa processo especializado, nomeadamente a elaboração de planos de ordenamento do território, precedendo de despacho do presidente da Câmara, quanto à unidade orgânica responsável pelo processo.

2 - Compete ainda ao mesmo serviço, informar quanto ao procedimento adequado, de acordo com as normas legais aplicáveis.

3 - A realização das despesas deverá respeitar o Plano Plurianual de Investimentos, tendo por base deliberações do órgão executivo, bem como despachos do presidente da Câmara e vereadores ou dirigente com competência delegada.

4 - As referidas despesas serão sempre precedidas de cabimento e compromisso a efectuar sob a orientação do responsável do Serviço de Contabilidade.

5 - Os Serviços de Contabilidade e Aprovisionamento deverão observar o cumprimento das normas legais aplicáveis em matéria de empreitadas e fornecimentos, no âmbito das respectivas competências.

CAPÍTULO XII

Do imobilizado

Artigo 30.º

1 - Para controlo do imobilizado existirão fichas que serão mantidas permanentemente actualizadas.

2 - As aquisições de imobilizado devem ser efectuadas de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.

3 - Devem ser realizadas reconciliações entre os registos de fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.

4 - Deve ser efectuada a verificação física periódica dos bens do activo imobililizado e respectiva conferência com os registos, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO XIII

Do armazém

Artigo 31.º

Gestão de stocks

A gestão de stocks é da responsabilidade do responsável pelo armazém.

Artigo 32.º

1 - A entrega dos materiais será feita no armazém municipal, sendo as existências controladas pelo responsável designado pelo presidente da Câmara ou pelo respectivo dirigente.

2 - O responsável pelo armazém, sempre que proceda à recepção dos bens, deverá confrontá-los com a respectiva guia de remessa e apor o carimbo "recebido e conferido", ficando obrigado a remeter uma cópia à contabilidade, património ou aprovisionamento.

Artigo 33.º

Entrega de bens

O Serviço de Armazéns apenas faz entregas mediante requisição interna, devidamente autorizada pelo presidente da Câmara, vereadores, dirigente.

Artigo 34.º

Fichas de existências

As fichas de existências em armazém devem estar permanentemente actualizadas, sendo da responsabilidade do fiel de armazém.

Artigo 35.º

Controlo de existências

1 - Semestralmente, ou quando se entender necessário, dever-se-á proceder à inventariação física das existências em armazém.

2 - O controlo das existências é da responsabilidade conjunta dos responsáveis do armazém, património e aprovisionamento, auxiliados por funcionários designados para o efeito.

3 - Para efeitos do n.º 1, poder-se-ão utilizar destes de amostragem.

4 - Em caso de irregularidades deverão ser apuradas as respectivas responsabilidades.

CAPÍTULO XIV

Disposições finais

Artigo 36.º

Controlo das aplicações informáticas

O controlo das aplicações informáticas fica sob a responsabilidade dos Serviços de Informática.

Artigo 37.º

Substituições

Em caso da vacatura do cargo, faltas e impedimentos, as competências atribuídas nos artigos anteriores serão assumidas pelo seu substituto legal.

Artigo 38.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no 15.º dia subsequente ao da sua aprovação.