de 13 de Setembro
A Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários é uma instituição que abrange largas dezenas de milhares de beneficiários pertencentes ao sector da banca e instituições parabancárias, facto que origina a produção de documentação em quantidade e qualidade cada vez maiores, sendo que muita dessa documentação tem inegável interesse histórico que importa preservar. A concretização deste objectivo bem como a necessidade de eliminação de documentos só são possíveis de ser cumpridas se as mesmas obedecerem a regras e critérios correctos. Importa, por isso, definir os critérios e procedimentos específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos em ordem à adequada gestão de espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com valor histórico.Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários, o qual consta do anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António Fonseca Vieira da Silva, em 15 de Julho de 2005. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 7 de Junho de 2005.
ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA CAIXA DE ABONO DE FAMÍLIA DOS
EMPREGADOS BANCÁRIOS
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários, doravante designada por CAFEB.
2.º
Avaliação de documentos
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CAFEB tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da CAFEB a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição em dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da CAFEB.
3.º
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela CAFEB, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do n.º 10.º do presente Regulamento.
4.º
Tabela de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2 deve a CAFEB obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.2 - As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a CAFEB vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas referidas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O formulário do auto de eliminação consta do anexo IV do presente Regulamento.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos é feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
3 - Dos termos de abertura de encerramento constam obrigatoriamente os seguintes elementos:
a) Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
b) Local e data de execução da transferência;
c) Assinaturas e carimbo.
4 - Deve ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da CAFEB atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre o disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)ANEXO II
(ver modelo no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)
ANEXO IV
(ver modelo no documento original)
