Despacho 3126/2001, de 14 de Fevereiro

Corpo emitente: Universidade da Beira Interior - Serviços de Acção Social
Fonte: Diário da República n.º 38/2001, Série II de 2001-02-14.
Data: 2001-02-14
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Despacho 3126/2001 (2.ª série). - Havendo conveniência de adaptar os Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior às necessidades decorrentes da evolução verificada nos serviços e à legislação entretanto publicada, impõe-se alterar o respectivo Regulamento Orgânico.

Assim, nos termos dos artigos 5.º e 20.º, n.º 1, alínea e), da Lei 108/88, de 24 de Setembro, e da alínea e) do artigo 17.º dos Estatutos da Universidade da Beira Interior, aprovados pelo Despacho Normativo 82/89, de 14 de Agosto, e de acordo com a deliberação do senado n.º 3/2001, de 25 de Janeiro, homologo a alteração ao Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior constante do anexo I ao presente despacho.

O Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior passa em consequência, a ter a redacção constante do anexo II do presente despacho.

1 de Fevereiro de 2001. - O Reitor, Manuel José dos Santos Silva.

ANEXO I

Alteração ao Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior

Artigo 11.º

Serviços e suas competências

1 - Os SASUBI desenvolvem as suas actividades através de:

a) Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros;

b) Gabinete de Apoio ao Estudante.

2 - Na directa dependência do administrador funciona um gabinete técnico, órgão de estudo e planeamento de apoio directo ao administrador e ao conselho administrativo.

SUBSECÇÃO I

Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 12.º

Estrutura

1 - A Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros exerce as suas atribuições nos domínios da gestão administrativa e financeira, do aprovisionamento, do património, dos transportes e do apoio geral a todos os serviços dos SASUBI.

2 - A Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros é dirigida por um director de serviços, compreendendo:

a) Área administrativa;

b) Área de recursos humanos.

Artigo 13.º

Área administrativa

1 - A área administrativa é dirigida por um técnico superior e compreende as seguintes secções:

a) Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros;

b) Secção de Aprovisionamento, Património e Transporte.

2 - À secção de contabilidade, orçamento e serviços financeiros compete:

a) Preparar o orçamento ordinário e os necessários orçamentos suplementares;

b) Informar sobre o cabimento orçamental nas requisições de todo o material e bens a adquirir;

c) Acompanhar a execução orçamental e a escrituração dos livros competentes com respeito pelas normas da contabilidade pública em vigor;

d) Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas;

e) Elaborar o organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas, assim como a conta da responsabilidade do tesoureiro;

f) Organizar o sistema de contabilidade patrimonial com inclusão de adequada contabilidade analítica para controlo de gestão;

g) Elaborar os registos contabilísticos com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

h) Escriturar todos os livros próprios da contabilidade patrimonial;

i) Determinar os custos e calcular os consumos sectoriais por natureza;

j) Elaborar o balanço e contas de exploração;

k) Elaborar os relatórios de análise da situação financeira e patrimonial;

l) Controlar e acompanhar o movimento de tesouraria, assim como executar as acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;

m) Registar e tratar os dados com interesse estatístico;

n) Elaborar as autorizações de pagamento depois da verificação do cabimento financeiro;

o) Obter do conselho administrativo as devidas autorizações para pagamento;

p) Enviar à Tesouraria para pagamento as autorizações de pagamento devidamente autorizadas;

q) Receber diariamente da Tesouraria as folhas de cofre e proceder à sua conferência pormenorizada;

r) Controlar e verificar o fundo de maneio da Tesouraria, bem como conferir e controlar regularmente a conta de depósitos à ordem;

s) Processar as requisições mensais de fundos da conta das dotações consignadas aos SASUBI no Orçamento do Estado;

t) Controlar as contas correntes com diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, estudantes beneficiários dos auxílios e outros devedores e credores;

u) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras.

3 - Adstrita à secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros funciona a Tesouraria, à qual compete:

a) Arrecadar e escriturar todas as receitas;

b) Efectuar os pagamentos depois de devidamente autorizados;

c) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

d) Transferir para os cofres do Estado dentro dos prazos legais as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

e) Manter rigorosamente actualizada a sua escrita de modo a poder ser verificada em qualquer altura, a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

f) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos na respectiva instituição bancária;

g) Remeter diariamente as folhas de cofre à Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros para verificação;

h) Promover a cobrança, liquidação e controlo de todas as receitas próprias provenientes dos diversos sectores;

i) Emitir e controlar cheques e elaborar as respectivas listas de movimento;

j) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal.

4 - A Secção de Aprovisionamento, Património e Transportes exerce a sua acção no domínio das compras de géneros alimentares e de gestão de stocks, sua conservação e distribuição e é dirigida por um chefe de secção, competindo-lhe:

1) Em matéria de economato e armazém:

a) Proceder à prospecção de mercados e organizar todos os processos de aquisições e consultas, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Submeter à apreciação superior todos os processos;

c) Assegurar a aquisição dos artigos necessários à exploração das residências, refeitórios, bares e snack-bars e aos funcionamentos dos serviços;

d) Assegurar a existência de stocks mínimos, bem como a respectiva rotação;

e) Elaborar o balanço dos bens em armazém;

f) Registar as entradas e saídas dos artigos de expediente e outros materiais;

g) Providenciar no sentido da arrumação e manutenção dos géneros em armazém e do equipamento que lhe seja afecto;

h) Recolher os dados estatísticos específicos;

2) Em matéria de património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis;

b) Zelar pela segurança das instalações e conservação dos equipamentos;

c) Gerir o parque automóvel;

d) Elaborar anualmente os respectivos mapas de aumentos e abatimentos;

e) Promover a entrega à entidade competente dos móveis considerados inúteis;

f) Fornecer à Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros os elementos necessários para a elaboração do relatório e contas, bem como da conta de gerência;

3) Em matéria de transporte:

a) Assegurar o transporte de mercadorias e materiais dos locais de aquisição para os armazéns;

b) Distribuir pelos vários sectores os bens requisitados;

c) Assegurar qualquer outro serviço de transporte que lhe seja solicitado;

d) Zelar pela manutenção e conservação das viaturas que estiverem ao seu serviço, nomeadamente através de revisões periódicas;

e) Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e quilometragem das viaturas;

f) Estudar e implementar circuitos de distribuição adequados.

Artigo 14.º

Área de recursos humanos

A área dos recursos humanos exerce a sua acção no domínio do pessoal, expediente geral e arquivo e é dirigida por um funcionário da carreira técnica, na dependência directa do director de serviços, competindo-lhe:

1) Em matéria de pessoal:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento bem como à transferência, requisição, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal dos SASUBI;

b) Instruir e informar os processos relativos ao processamento oficioso das progressões, faltas e licenças, horas extraordinárias, vencimento de exercício, deslocações e pagamentos de serviços;

c) Recolher e verificar os elementos necessários do registo de assiduidade do pessoal;

d) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

e) Processar as folhas de vencimento, salários, gratificações e outros abonos do pessoal;

f) Prestar o apoio necessário à realização de acções sistemáticas de formação profissional e aperfeiçoamento do pessoal dos SASUBI;

2) Em matéria de expediente e arquivo:

a) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência e estabelecer eficientes redes de comunicação interna e externa;

b) Organizar e manter actualizado o arquivo geral;

c) Promover a divulgação interna das normas, regulamentos e demais directivas superiores de carácter genérico;

d) Assegurar o apoio dactilográfico e a execução das reproduções e duplicações necessárias ao funcionamento dos vários sectores;

e) Proceder à actualização de endereços, listas telefónicas e outras relações de interesse ao expediente;

f) Assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos vários sectores.

Artigo 15.º

Gabinete Técnico

Junto ao administrador funcionará um gabinete técnico.

O Gabinete Técnico é um órgão de estudo, planeamento e organização, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Coadjuvar o administrador;

b) Assessorar tecnicamente o conselho administrativo;

c) Colaborar na elaboração do orçamento e plano dos SASUBI;

d) Preparar os relatórios anual e de contas;

e) Desenvolver e tratar indicadores de controlo e gestão administrativa e financeira;

f) Propor e apoiar a aplicação de medidas de normalização e simplificação de circuitos e métodos de trabalho, bem como a racionalização de equipamentos e espaços;

g) Colaborar na programação e acompanhar e controlar os investimentos dos SASUBI;

h) Elaborar instruções adequadas que assegurem uma boa exploração dos equipamentos e aplicações informáticas existentes, bem como zelar pela correcta utilização dos recursos.

Artigo 16.º

Gabinete de Apoio ao Estudante

1 - O Gabinete de Apoio ao Estudante é dirigido por um chefe de divisão, que funciona na dependência directa do administrador, exercendo as suas atribuições nos seguintes sectores e serviços:

a) Bolsas, empréstimos e subsídios;

b) Sector de alojamento e lavandaria;

c) Sector de alimentação;

d) Sector de cultura e desporto;

e) Serviços de saúde;

f) Serviços de manutenção.

2 - O administrador designará um coordenador para cada sector ou conjunto de sectores, de acordo com a sua dimensão, de entre os funcionários com experiência e ou formação adequada.

Artigo 20.º

Sector de cultura e desporto

Ao sector de cultura e desporto compete:

a) Apoiar a organização de actividades desportivas e culturais no âmbito da Universidade da Beira Interior.

b) Promover as iniciativas de natureza desportiva e cultural constantes do plano anual de actividades dos SASUBI;

c) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e relatórios anuais;

d) Coordenar e gerir os espaços desportivos dos SASUBI;

e) Elaborar a programação de actividades desportivas e culturais, bem como utilização e rentabilização dos espaços desportivos.

Artigo 22.º

Serviços de manutenção

Compete aos serviços de manutenção:

a) Providenciar para que todo o equipamento existente nas diversas instalações dos SASUBI esteja permanentemente em boas condições de utilização;

b) Providenciar as reparações necessárias e possíveis em todo o material necessário ao regular funcionamento dos serviços;

c) Proceder a pequenas reparações, pinturas e arranjos nas diversas dependências dos SASUBI;

d) Manter um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à boa execução dos serviços;

e) Zelar pela limpeza e conservação das ferramentas, máquinas e outros equipamentos, bem como das instalações que lhe forem confiadas;

f) Manter actualizado um ficheiro de trabalhos executados e a executar, bem como de todos os materiais e acesssórios;

g) Recolher e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração do programa de trabalhos a executar em cada ano;

h) Manter um arquivo actualizado dos manuais de utilização e dos certificados de garantia dos equipamentos existentes nos SASUBI;

i) Propor o estabelecimento, renovação e ou actualização de contratos de manutenção para os equipamentos dos SASUBI sempre que tal se revele vantajoso.

Artigo 22.º

(Passa a artigo 23.º)

Artigo 23.º

(Passa a artigo 24.º)

Artigo 24.º

(Passa a artigo 25.º)

Artigo 25.º

(Passa a artigo 26.º)

Artigo 26.º

(Passa a artigo 27.º)

CAPÍTULO IV

Do pessoal

Artigo 28.º

Os SASUBI dispõem de pessoal próprio constante do quadro de pessoal publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 182, de 8 de Agosto de 1995 (portaria 961/95), alterado pelo despacho 2/2001, que consta como anexo IV ao presente Regulamento.

Artigo 29.º

Remunerações especiais

1 - Os tesoureiros, ou quem as suas vezes fizer, têm direito ao abono para falhas previsto na lei.

2 - No âmbito das suas disponibilidades financeiras próprias, o conselho administrativo poderá atribuir remunerações acessórias sob a forma de prémios ao pessoal dos SASUBI, sob proposta do administrador, tendo em consideração:

a) O desempenho de funções extraordinárias para além das próprias nas áreas administrativas/financeiras ou dos sectores operativos;

b) A complexidade das actividades desenvolvidas;

c) A relevância dos serviços prestados.

Artigo 28.º

(Passa a artigo 30.º)

Artigo 29.º

(Passa a artigo 31.º)

Artigo 32.º

Normas de transição

A transição para os lugares do quadro dos SASUBI faz-se por despacho do reitor, independentemente de quaisquer outras formalidades.

Artigo 31.º

(Passa a artigo 33.º)

Artigo 32.º

(Passa a artigo 34.º)

ANEXO II

Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior

Preâmbulo

O Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril, estabelece as bases do sistema de acção social no âmbito das instituições do ensino superior.

A execução da política de acção social e a prestação dos apoios e benefícios nela compreendidos cabe na Universidade da Beira Interior aos Serviços de Acção Social, de acordo com o modelo de gestão que o Conselho de Acção Social considere mais adequado à prossecução das suas atribuições.

Assim, nos termos das alíneas e) e f) do artigo 28.º da Lei 108/88, de 29 de Setembro, e e) do artigo 17.º dos Estatutos da Universidade da Beira Interior, aprovados pelo Despacho Normativo 82/89, de 14 de Agosto, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior.

CAPÍTULO I

Natureza, objectivos, âmbito de aplicação e modelo de gestão

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social da Universidade da Beira Interior, adiante designados por SASUBI, são uma unidade orgânica da Universidade da Beira Interior dotada de autonomia administrativa e financeira.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - Os SASUBI têm por fim a execução de política de acção social, através da prestação de apoio, benefícios e serviços nela compreendidos, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudos.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SASUBI, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Promover o acesso à alimentação em cantinas, bares e snacks-bars;

d) Promover acesso ao alojamento;

e) Promover acesso a serviços de saúde;

f) Apoiar as actividades desportivas e culturais.

3 - Os SASUBI poderão ainda desenvolver outros serviços e apoios que pela sua natureza se enquadrem nos fins gerais da acção social escolar.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação

Beneficiam do sistema de acção social através dos SASUBI, desde que matriculados na Universidade da Beira Interior:

a) Os estudantes portugueses;

b) Os estudantes nacionais dos Estados membros da Comunidade Europeia;

c) Os estudantes apátridas ou beneficiando de estatuto de refugiado político;

d) Os estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido elaborados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios ou de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

Artigo 4.º

Modelo de gestão

1 - O Conselho de Acção Social, constituído nos termos e para os efeitos do artigo 10.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril, é a entidade a quem compete definir o modelo de gestão mais adequado para os SASUBI.

2 - Mediante a celebração de protocolos com adequadas contrapartidas financeiras, podem os SASUBI disponibilizar as suas instalações e serviços para utilização e frequência por outras entidades, sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições.

3 - Sempre que os SASUBI não possam assegurar os serviços com o pessoal do respectivo quadro e sem prejuízo da prioridade na contratação de estudantes para tarefas compatíveis, poderão, nos termos do Decreto-Lei 108/95, de 20 de Maio, recrutar outro pessoal para o exercício de actividades nos respectivos sectores, mediante o recurso à figura do contrato individual de trabalho.

4 - Os SASUBI poderão celebrar protocolos com outras instituições públicas ou privadas sem fins lucrativos ou no âmbito da Universidade, com vista à melhoria qualitativa dos serviços prestados, nomeadamente visando a formação do pessoal ou a superação da carência de recursos humanos.

CAPÍTULO II

Órgãos e serviços

SECÇÃO I

Dos órgãos

Artigo 5.º

Órgãos

São órgãos dos SASUBI:

a) O administrador para a acção social;

b) O conselho administrativo.

Artigo 6.º

Administrador

1 - Cabe ao administrador para a acção social assegurar o funcionamento e dinamização dos SASUBI e a execução dos planos de deliberações aprovados pelos órgãos competentes.

2 - O administrador dos SASUBI é nomeado pelo reitor.

3 - O cargo de administrador é equiparado a subdirector-geral para todos os efeitos legais.

Artigo 7.º

Competências do administrador

Compete em especial ao administrador:

a) Instalar e garantir a funcionalidade e assegurar a gestão corrente dos SASUBI;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SASUBI;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos no Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho;

d) Propor ao Conselho de Acção Social os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a beneficiários da acção social;

f) Assegurar a execução dos planos aprovados;

g) Atribuir benefícios sociais aos estudantes de acordo com os regulamentos em vigor;

h) Instruir os processos contra-ordenacionais decorrentes da acção fiscalizadora por parte da Inspecção-Geral da Educação em matéria de informações e declarações prestadas pelos estudantes beneficiários da acção social, nos termos dos artigos 24.º e 25.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril.

Artigo 8.º

Conselho administrativo

1 - Integram o conselho administrativo:

a) O reitor, que preside;

b) O administrador;

c) O responsável pelos serviços administrativos e financeiros, que secretaria.

Artigo 9.º

Competências do conselho administrativo

Cabe, em especial, ao conselho administrativo:

a) Aprovar os instrumentos de gestão previsional referidos na alínea c) do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 129/93 e fiscalizar a sua execução;

b) Aprovar os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e visar o seu processamento;

d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e) Apresentar os relatórios de contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;

f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;

g) Deliberar sobre o montante do fundo permanente;

h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos SASUBI.

Artigo 10.º

Funcionamento do conselho administrativo

1 - O conselho reunirá ordinariamente duas vezes por mês e extraordinariamente a solicitação de qualquer dos seus membros.

2 - O conselho só poderá deliberar quando estiver presente a maioria simples dos seus membros.

3 - O presidente do conselho tem voto de qualidade.

4 - Das reuniões do conselho serão lavradas actas, nas quais deverão ficar exarados os assuntos tratados, nomeadamente as importâncias relativas aos levantamentos dos fundos e aos pagamentos autorizados, assim como o número de ordem dos respectivos documentos.

5 - Os membros do conselho serão solidariamente responsáveis pelas deliberações tomadas, salvo se não tiverem estado presentes ou se houverem feito exarar em acta a sua discordância.

6 - As requisições de fundos, as ordens de pagamento e os recibos serão assinados, em nome do conselho administrativo, por dois dos seus membros, devendo os recibos respeitantes a valores que tenham de entrar na Tesouraria conter também a assinatura do tesoureiro.

7 - Poderão participar nas reuniões do conselho, sem direito a voto, desde que convocados pelo presidente, os funcionários dos SASUBI cuja presença se mostre aconselhável face aos assuntos a tratar.