Aviso 8873/2000 (2.ª série) - AP. - Nos termos do artigo 20.º do Decreto-Lei 172/99, de 21 de Setembro, e do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, faz-se público que a Assembleia Intermunicipal da Associação de Municípios das Terras de Santa Maria, na sua sessão ordinária de 20 de Setembro de 2000, deliberou aprovar, por unanimidade, a estrutura orgânica, regulamento e quadro de pessoal, cuja proposta foi aprovada pela comissão coordenadora em reunião de 13 de Setembro de 2000.

23 de Outubro de 2000. - O Presidente do Conselho de Administração, Ângelo da Silva Azevedo.

Estrutura orgânica, regulamento e quadro de pessoal da Associação de Municípios das Terras de Santa Maria

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Superintendência do conselho de administração

O conselho de administração (CA) da Associação de Municípios das Terras de Santa Maria (AMTSM) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 2.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 3.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 2.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, os serviços e as pessoas que os integram, devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às suas populações;

b) Optimizar os recursos disponíveis segundo critérios de economia, eficácia e rigor de serviço;

c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental dos municípios associados;

d) Resolver os problemas das populações dos municípios associados, no âmbito das suas competências;

e) Promover o prestígio do poder local;

f) Contribuir para a dignificação e valorização profissional dos trabalhadores.

Artigo 3.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da Associação;

b) Atender aos princípios técnicos e administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação, do controlo de eficácia e desempenho e da delegação de competências;

c) Articular as valências das diferentes unidades orgânicas por forma a coordenar e racionalizar permanentemente os recursos financeiros, materiais e humanos da Associação;

d) Estrutura flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;

e) Respeitar os procedimentos existentes e aprovados, promovendo a participação activa dos trabalhadores na sua melhoria.

Artigo 4.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, definidos pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos municípios associados.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de ordenação de objectivos e metas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades; sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 5.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 6.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar uma maior eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

3 - O conselho de administração poderá nomear um administrador-delegado para a gestão corrente dos assuntos da Associação, devendo, neste caso, ficar expressamente determinado na acta quais os poderes que lhe são conferidos.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços da Associação de Municípios

Artigo 7.º

Estrutura geral

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a Associação de Municípios das Terras de Santa Maria, dispõe dos seguintes serviços;

Divisão Administrativa e Financeira (DAF);

Divisão Técnica (DT);

Divisão Sócio-Cultural e Económico-Turístico (DSCET).

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - O organigrama da Associação de Municípios das Terras de Santa Maria (AMTSM) consta do anexo I.

Artigo 8.º

Composição da Divisão Administrativa e Financeira

A Divisão Administrativa e Financeira, compreende a:

1.1 - Secção Administrativa Geral:

1.1.1 - Sector de Documentação e Arquivo;

1.1.2 - Sector de Actas e Contratos;

1.1.3 - Sector de Recursos Humanos;

1.2 - Secção de Contabilidade, Tesouraria e Gestão:

1.2.1 - Sector de Contabilidade e Finanças;

1.2.2 - Sector do Património.

Artigo 9.º

Composição da Divisão Técnica

A Divisão Técnica é composta pelos seguintes sectores:

1.1 - Planeamento e Projectos;

1.2 - Fiscalização de Obras;

1.3 - Projectos Comunitários;

1.4 - Serviços Urbanos e Ambiente;

1.5 - Núcleo de Apoio Administrativo.

Artigo 10.º

Composição da Divisão Sócio-Cultural e Económico-Turístico

A Divisão Sócio-Cultural e Económico-Turístico é composta pelos seguintes sectores:

1.1 - Desenvolvimento Económico e Cultural;

1.2 - Educação e Formação.

Artigo 11.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter à aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação, controlo e gestão da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas dependentes, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Exercer as demais atribuições, e garantir o cumprimento dos regulamentos, das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, nas áreas dos respectivos serviços;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço, gerindo os recursos técnicos e humanos de forma óptima, afectando equipamentos e materiais;

k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

l) Manter estreita colaboração entre os vários serviços numa perspectiva de eficácia organizacional global.

SECÇÃO I

Divisão Administrativa e Financeira

Artigo 12.º

Competências

A Divisão Administrativa e Financeira, tem por objectivo prestar apoio instrumental às actividades desenvolvidas pelos órgãos da Associação, nomeadamente no referente à gestão e optimização dos recursos financeiros e patrimoniais e colaborar na gestão, formação e racionalização dos recursos humanos.

Para prossecução das suas atribuições a DAF dispõe da estrutura orgânica referida no artigo 8.º do presente capítulo.

Artigo 13.º

Da Secção Administrativa Geral

À Secção Administrativa Geral compete, através dos competentes sectores, a área dos recursos humanos, assim como a realização das tarefas e dos procedimentos burocráticos necessários e essenciais para a gestão da Associação.

1 - Através do Sector de Documentação e Arquivo:

a) Dá apoio administrativo à Divisão, assim como às restantes divisões da Associação sempre que necessário;

b) Executa as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Instrui processos de concurso para a aquisição de materiais, equipamentos e serviços;

d) Gere o arquivo e a biblioteca da Associação;

e) Garante as ligações funcionais e burocráticas dentro da Divisão, bem como com os restantes serviços da Associação;

f) Procede à recolha de dados destinados à gestão;

g) Superintende e assegura o serviço de telefone;

h) Superintende e assegura o serviço de limpeza.

2 - Através do Sector de Actas e Contratos:

a) Secretaria as reuniões do conselho de administração, da Assembleia Intermunicipal, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

b) Elabora e redige, as actas e contratos realizados pela Associação;

3 - Através do Sector de Recursos Humanos:

a) Propõe e colabora na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

b) Executa os procedimentos administrativos relacionados com: recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

c) Lavra listas de antiguidade;

d) Efectua contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

e) Colabora com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

f) Procede ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

g) Assegura e mantém actualizado o cadastro de pessoal;

h) Procede ao registo e controlo de assiduidade;

i) Instrui os processos referentes às prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

j) Organiza e mantém actualizado o seguro de pessoal, bem como colabora no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

k) Dá apoio técnico aos municípios na selecção e recrutamento de pessoal.

Artigo 14.º

Da Secção de Contabilidade, Tesouraria e Gestão

Compete à Secção de Contabilidade, Tesouraria e Gestão, primordialmente, dar sequência a todos os procedimentos relacionados com a gestão financeira da Associação, procedimentos estes, efectuados através dos competentes sectores.

1 - Através do Sector de Contabilidade e Finanças:

a) Promove a arrecadação das receitas e efectua o pagamento de despesas;

b) Executa os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumpre e faz cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

Participa na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Procede à classificação de documentos;

Controla o cabimento, liquidação, processamento e registo de todas as despesas da Associação;

Verifica diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controla permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornece os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participa na elaboração de documentos de gestão;

Organiza os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão.

2 - Através do Sector do Património:

a) Organiza e mantém actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

b) Procede ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

c) Organiza, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

d) Organiza e mantém actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e, recheio, se for o caso, bem como responsabiliza-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;

e) Gere o sistema e o equipamento informático implantado na Associação.

SECÇÃO II

Divisão Técnica

Artigo 15.º

Competências

A Divisão Técnica tem por atribuição o apoio técnico às actividades desenvolvidas pela Associação, bem como prosseguir uma acção operativa através dos sectores que a compõem, competindo-lhe, designadamente, a elaboração de projectos e fiscalização de obras, obras estas da responsabilidade da Associação ou da responsabilidade dos municípios abrangidos pela AMTSM.

1 - Ao Sector de Planeamento e Projectos compete:

a) Estudar, projectar e orçamentar as obras da responsabilidade da Associação;

b) Prestar apoio técnico, na respectiva área de actuação, aos municípios da Associação;

c) Desenvolver trabalhos de topografia e desenho, apoiando, dentro da especialidade, qualquer das estruturas da divisão ou dos municípios;

d) Colaborar na planificação inter-municípios na concepção, definição e promoção de planos de urbanização, designadamente em áreas limítrofes dos concelhos da Associação;

e) O planeamento e acompanhamento das acções a empreender no âmbito da expansão e desenvolvimento das estruturas de áreas limítrofes dos concelhos da Associação, preservando a qualidade urbanística e com respeito pelos respectivos planos directores.

2 - Ao Sector de Fiscalização de Obras, compete:

a) A preparação e desenvolvimento de acções de apoio técnico aos municípios nos domínios da elaboração de projectos, acompanhamento e fiscalização de obras;

b) Fazer o acompanhamento (físico) das obras da responsabilidade da Associação ou daquelas em que tal competência lhe seja atribuída;

c) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos, e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

d) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

e) Submeter à apreciação do conselho de administração e ou do administrador-delegado, assuntos que exijam deliberação;

f) Zelar pelo cumprimento das acções aprovadas pelo conselho de administração, ou determinadas pelo administrador-delegado, no âmbito da respectiva área de intervenção.

3 - Ao Sector de Projectos Comunitários compete:

a) Promover em colaboração com a Divisão Técnica candidaturas de projectos a fundos comunitários;

b) Fazer a gestão e o acompanhamento financeiro dos projectos comunitários e elaborar relatórios periódicos e finais;

c) Promover em colaboração com a Divisão Técnica o levantamento de necessidades tendentes a eventuais candidaturas a fundos comunitários;

d) A gestão técnica dos programas e projectos que venham a ser contratualizados com a Administração Central, nomeadamente no âmbito do QCA III.

4 - Ao Sector de Serviços Urbanos e Ambiente compete:

a) Realizar estudos e avaliações de carências nos domínios do desenvolvimento social e do ambiente, nos municípios associados;

b) A preparação e realização de projectos e acções de promoção do desenvolvimento social e ambiental das populações dos municípios associados;

c) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

d) Participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios do ambiente e do desenvolvimento;

e) Apoio técnico aos órgãos da Associação e dos municípios associados, na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela AMTSM, que actuem nos domínios da promoção do desenvolvimento e do ambiente;

f) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

5 - Ao Núcleo de Apoio Administrativo compete:

a) Dar apoio administrativo aos diferentes sectores da Divisão;

b) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;

d) Garantir as ligações funcionais e burocráticas dentro da divisão, bem como com os restantes serviços da Associação.

SECÇÃO III

Divisão Sócio-Cultural e Económico-Turística

Artigo 16.º

Competências

A Divisão Sócio-Cultural e Económico-Turística, tem por atribuição apoiar as actividades desenvolvidas pela Associação nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural, competindo-lhe através dos seus sectores as seguintes atribuições:

1) Ao Sector de Desenvolvimento Económico e Cultural compete:

a) Inventariar necessidades existentes no âmbito de cada área social específica, fazendo diagnósticos de carências nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural, identificando as respostas mais adequadas aos problemas detectados;

b) Realizar inquéritos económico-sociais, indispensáveis ao estudo de situações mais individualizadas;

c) Implementar procedimentos tendentes ao levantamento, sistematização e divulgação de informação que constitua uma base de análise das tendências de desenvolvimento da região e sirva de apoio a estudos ou decisões de fundo;

e) Colaborar no âmbito do desenvolvimento económico dos municípios da Associação;

f) Preparar e desenvolver projectos e acções intermunicipais nos domínios do desporto, da educação e da cultura, assim como o apoio aos municípios em projectos e acções destes nos mesmos domínios;

g) Apoiar os órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções da Associação e dos municípios associados, que visem ou tenham impacto no desenvolvimento social, económico e cultural;

h) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

2) Ao Sector de Educação e Formação compete:

a) Preparar e realizar projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria Associação;

b) Preparar e realizar acções de formação e qualificação dos recursos humanos, quer da Associação, quer dos municípios associados;

c) Dar apoio técnico aos municípios na selecção e recrutamento de pessoal;

d) Desenvolver, acompanhar e controlar projectos e acções no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho nos municípios associados;

e) Preparar, realizar ou acompanhar projectos e acções em outros domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da Associação ou pelo administrador-delegado.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 17.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes ou chefias intermédios.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.

Artigo 18.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda a categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO IV

Das disposições finais

Artigo 19.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, que integram a estrutura objecto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniências da Associação de Municípios das Terras de Santa Maria, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 20.º

Adaptação

1 - Ficam revogadas todas as disposições que contrariem o presente Regulamento.

2 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

3 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 21.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO I

Organigrama da AMTSM

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal da AMTSM

(ver documento original)