Aviso 8435/2000 (2.ª série) - AP. - Jorge Manuel Fernandes Malheiro de Magalhães, licenciado em Direito, na qualidade de presidente da Câmara Municipal de Lousada:
Torna público que, por ter merecido a aprovação final na reunião ordinária desta Câmara Municipal, no dia 21 de Agosto do ano em curso e na sessão ordinária da Assembleia Municipal de 22 de Setembro último, entra em vigor 15 dias após a sua publicação o Regulamento do Arquivo Municipal.
Mais faz saber que exemplares do Regulamento se encontram afixados no átrio dos Paços do Município e no edifício do Departamento Técnico de Fomento.
2 de Outubro de 2000. - O Presidente da Câmara, Jorge Manuel Fernandes Malheiro de Magalhães.
Regulamento do Arquivo Municipal
Preâmbulo
O presente Regulamento foi concebido a partir do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, que no artigo 1.º, n.º 1, alínea b), estabelece as normas que regulam a pré-arquivagem da documentação na posse de autarquias locais.
Este Regulamento, nasce devido à necessidade da actualização do Arquivo Municipal de Lousada, uma vez que o arquivo se encontra a dar os seus primeiras passos, e também por ser detentor de uma vasta documentação não só de natureza administrativa, como histórica. Sendo então caracterizado com duas vertentes - arquivo geral e arquivo histórico - para que fosse possível proceder-se ao registo de todas as suas actividades, permitindo assim evidenciar todos os seus sinais carregados de significado simbólico.
O Regulamento destina-se, para além da divulgação do arquivo municipal de Lousada, também para um maior conhecimento das diversas espécies e suas técnicas, a um nível não somente interno como externo.
Outras disposições habilitantes:
Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro;
Portaria 503/86, de 9 de Setembro;
Projecto aprovado na reunião da Câmara Municipal, realizada em 3 de Abril de 2000.
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do arquivo municipal
Artigo 1.º
O Arquivo Municipal de Lousada compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos das vulgarmente chamadas arquivo geral e arquivo histórico do município, sendo, assim, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diversos Serviços Municipais e como consequência das atribuições genéricas de recolha, selecção, tratamento e difusão.
Artigo 2.º
O arquivo municipal de Lousada encontra-se na dependência directa do Departamento de Administração Geral.
Artigo 3.º
O arquivo municipal de Lousada deve implementar um conjunto de operações e procedimentos técnicos que vise a racionalização, na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente e intermédio e na remessa para o arquivo definitivo.
Artigo 4.º
O arquivo municipal de Lousada contém, sob a sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, como resultado da actividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
CAPÍTULO II
Da recolha
Artigo 5.º
1 - Os órgãos e serviços da Câmara devem promover, regularmente, o envio para o arquivo municipal da respectiva documentação considerada finda.
2 - Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso.
Artigo 6.º
1 - A documentação é enviada ao arquivo municipal acompanhada de guia de entrega de documentação, segundo o modelo adoptado (anexo 1), feito em duplicado e visado pelo chefe de departamento que remete a dita documentação, ou na sua ausência, pelo seu legal substituto, na qual deverá conter os seguintes elementos:
a) Identificação do serviço de proveniência dos documentos (serviço depositante);
b) Número de ordem das unidades documentais;
c) Número de volumes;
d) Designação das espécies;
e) Datas extremas da documentação enviada;
f) Classificação;
g) Observações.
Artigo 7.º
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura dos responsáveis do respectivo serviço.
Artigo 8.º
Os livros findos (actas, contratos, registos, escrituras) são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices. (Portaria 503/86, de 9 de Setembro).
CAPÍTULO III
Da eliminação
Artigo 9.º
Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes departamentos/serviços de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.
Artigo 10.º
A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição. (Portada n.º 503/86, de 9 de Setembro.)
CAPÍTULO IV
Da conservação
Artigo 11.º
Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;
b) Identificação e envio para restaura e reencadernação das espécies danificadas;
c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
d) Criação de condições adequadas de depósito e consulta pública. (Portaria 503/86, de 9 de Setembro.)
CAPÍTULO V
Do tratamento e instrumentos de descrição
Artigo 12.º
1 - O arquivo municipal procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborada na origem ou, caso, estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
2 - A comunicação dos documentos deverá processar-se através dos seguintes meios:
a) Publicação dos instrumentos de descrição-guia, inventário e catálogos;
b) Consulta pública na sala de leitura, ou noutros espaços próprios a criar,
c) Prestação de informações aos utilizadores que o solicitem por escrito sempre que o arquivo tenha capacidade de resposta;
d) Publicações de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal, relacionados com o concelho de Lousada;
e) Realização e participação em actividades culturais diversas.
Artigo 13.º
1 - O arquivo municipal deverá proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação de acordo com os princípios do respeito pela procedência e da ordem original, por forma a torná-la apta a ser consultada, elaborando para o efeito os instrumentos de descrição consideradas adequadas.
2 - A microfilmagem da documentação do arquivo far-se-á, de acordo com as normas em vigor, tendo em conta as prioridades definidas por esta instituição. A consulta das espécies processar-se-á, de uma forma geral, através dos meios técnicos de leitura e reprodução de microfilmagem.
O arquivo reservará sempre para sua posse uma cópia de todos os microfilmes pedidos à instituição, sempre que correspondam a séries documentais completas. (Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro.)
CAPÍTULO VI
Do acesso
Artigo 14.º
1 - O acesso dos documentos exerce-se através da consulta e serviço de empréstimo e de leitura.
2 - O acesso a qualquer serviço é livre para todos as pessoas devidamente identificadas e com mais de 18 anos. Para a consulta dos documentos requere-se um cartão de utilizador, antecedido pelo preenchimento obrigatório da ficha de consulta ou requisição (anexo 3).
Artigo 15.º
1 - O arquivo municipal funciona com o seguinte horário: de segunda-feira a sexta-feira das 9 horas às 12 horas e 30 minutos e das 14 horas às 17 horas e 30 minutos.
2 - O atendimento e consulta directa das espécies são assegurados em instalação própria, quer a documentação se encontre na chamada idade intermédia, quer na idade definitiva, salvo as excepções previstas pelo presente Regulamento quanto a empréstimos facilitados aos serviços produtores e a requisição da Assembleia Municipal, da presidência e vereação, de tribunais e outras entidades, a quem seja reconhecido esse direito.
3 - A consulta de originais de espécies raras ou, em risco de deterioração, está sujeita a autorização do responsável do arquivo.
4 - A documentação consultada será devolvida ao funcionário, em serviço na sala de leitura, que a conferirá.
Artigo 16.º
O utilizador só pode requisitar uma unidade de instalação de cada vez, ou até três unidades se as cotas forem seguidas. Se existir cópias da documentação original, essa é que irá à consulta por motivo de conservação.
Artigo 17.º
As condições de acessibilidade regem-se pelas disposições legais em vigor, nomeadamente pela Lei 65/93, de 26 de Agosto.
Artigo 18.º
1 - As espécies existentes no arquivo municipal de Lousada apenas podem sair nas seguintes condições:
a) Mediante autorização escrita do responsável pelo arquivo, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico municipal;
b) Mediante autorização escrita do presidente da Câmara ou da chefe de departamento de administração geral, se as espécies a sair se destinam a exposições em espaço físico não municipal.
2 - Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b), ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar, bem como obrigatoriamente sujeitos ao parecer técnico do responsável do arquivo.
Artigo 19.º
As requisições de documentação dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo municipal deve ser feita obrigatoriamente através de impresso próprio (anexo 2), de modo a facilitar o respectivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição assinada pelo responsável do arquivo.
Artigo 20.º
A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 30 dias, renovável por igual período, mediante novo pedido escrito, formulado nos termos do artigo 19.º e anulação da requisição anterior.
Artigo 21.º
As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas.
Artigo 22.º
A entidade requisitante deverá reservar para si uma cópia e fará a entrega do original e outra cópia.
Artigo 23.º
Aos serviços requisitantes serão fornecidos pelo arquivo municipal os respectivos livros de requisições, devendo as mesmas serem numeradas ordenadamente.
Artigo 24.º
No acto de devolução o serviço requisitante deve apresentar cópia da requisição em seu poder, na qual será inscrita a palavra "Devolvido", a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
Artigo 25.º
1 - Ao ser devolvida a documentação deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.
2 - O funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.
Artigo 26.º
Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização.
Artigo 27.º
A documentação só deve ser confirmada nos boletins de registo depois de conferida a integridade daquela.
Artigo 28.º
O arquivo municipal deverá dar baixa da requisição no original que constitui livro próprio e fica arquivado. (Lei 65/93, de 26 de Agosto.)
CAPÍTULO VII
Obrigações dos utilizadores
Artigo 29.º
Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no arquivo municipal, deverá fornecer gratuitamente uma cópia dos respectivos estudos ao arquivo municipal.
Artigo 30.º
1 - É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários;
b) Fazer sair das instalações próprias qualquer documento, sem a expressa autorização do responsável do arquivo;
c) Entrar na sala de consulta e seus acessos na companhia de malas, capas ou conjunto de documentos que não sejam avulsos;
d) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo danificar os documentos;
e) Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo municipal;
f) Reproduzir qualquer documento sem autorização do responsável do arquivo.
2 - O utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições enumeradas neste artigo, será convidado a sair das instalações e em face da gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas pela lei. (Lei 65/93, de 26 de Agosto.)
CAPÍTULO VIII
Incorporação de outros fundos
Artigo 31.º
A Câmara Municipal através do arquivo municipal deve, também intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito de fundos arquivísticos de natureza diversa, provenientes de entidades públicas ou privadas, em qualquer tipo de suporte (papel, filme, banda magnética, registo electrónico, etc.) e procedentes do respectivo concelho ou e que tenham interesse histórico para o concelho.
CAPÍTULO IX
Casos omissos
Artigo 32.º
As dúvidas e os casos omissos não especialmente previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara Municipal ou pelo director do Departamento de Administração Geral.
CAPÍTULO X
Revisão
Artigo 33.º
O presente Regulamento será revisto periodicamente, sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo municipal.
CAPÍTULO XI
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no prazo de 30 dias após a sua publicação legal.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
