de 15 de Março
De acordo com a Resolução do Conselho de Ministros n.º 95/2003, de 30 de Julho, a reforma da Administração Pública em curso visa, entre outros objectivos gerais, a promoção da desburocratização, a melhoria dos processos, a colaboração entre serviços e, de uma forma geral, a aproximação da Administração ao cidadão, com ampla e racional utilização das tecnologias de informação, articulando-se com o Plano de Acção para o Governo Electrónico, aprovado pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 108/2003, de 12 de Agosto, na orientação dos serviços públicos para o cidadão e na potenciação das tecnologias de informação e comunicação como forma de modernizar e aumentar a eficiência da Administração Pública.É no âmbito de tais desideratos que, pelo presente diploma, se aprova um novo regime de transmissão e recepção por telecópia de documentos com valor de certidão respeitantes aos arquivos dos serviços registrais e cartórios notariais ou destinados à instrução de actos ou processos dos registos e do notariado ou a arquivo nos respectivos serviços, alargando-se, por outro lado, tal regime à transmissão dos referidos documentos por via electrónica, em aprofundamento das soluções que actualmente vigoram quanto à requisição por essa via de alguns tipos de documentos com valor de certidão, no âmbito do Serviço Público Directo (Resolução do Conselho de Ministros n.º 156/2000, de 16 de Novembro, e Decreto-Lei 12/2001, de 25 de Janeiro).
Um dos objectivos essenciais do novo regime agora aprovado é o de se alargar o âmbito da intermediação dos serviços registrais e dos cartórios notariais na transmissão e recepção de certidões pelas vias indicadas, excluindo-se qualquer tipo de limitação a essa intermediação baseada na espécie dos serviços envolvidos na transmissão, limitação essa que, no regime anterior, não sendo expressamente acolhida, era por ele permitida e, na prática, vigorava por força de decisão administrativa. A exclusão da referida limitação, para além dos desideratos acima referidos relacionados com a reforma da Administração Pública, justifica-se pela consideração da estreita articulação entre a actividade desenvolvida pelas diversas espécies dos serviços dos registos e do notariado e que, mesmo no âmbito da privatização do notariado consagrada pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de Fevereiro, justifica a atribuição aos notários de competências relacionadas com actos de registo, como a prevista no n.º 4 do artigo 4.º do Estatuto do Notariado, aprovado por esse diploma.
Outro dos objectivos essenciais pretendidos com o presente diploma prende-se com o alargamento do âmbito da intermediação no pedido de certidões pelas vias indicadas a outras entidades que não apenas os serviços registrais e notariais, designadamente aos advogados e solicitadores, solução que, considerando os formalismos previstos para a recepção de tais documentos por aqueles profissionais do direito, constitui um desenvolvimento coerente da solução consagrada no Decreto-Lei 28/2000, de 13 de Março, no que respeita à autenticação de fotocópias. A este respeito, prevêem-se algumas excepções ao âmbito de intermediação facultado a advogados e solicitadores, designadamente quanto às certidões emitidas para efeitos de obtenção ou renovação de bilhete de identidade e para a comprovação da nacionalidade, atento o especial melindre das situações jurídicas envolvidas e as consequentes exigências especiais quanto à salvaguarda da autenticidade dos correspondentes meios probatórios.
Para além das regras referentes à intermediação dos serviços registrais e cartórios notariais, bem como dos advogados e solicitadores, na transmissão e recepção dos documentos referidos, manteve-se, com algumas alterações, o regime anterior de transmissão de documentos por telecópia aos serviços dos registos e do notariado por parte de outros serviços públicos internos e aproveitou-se o ensejo para se proceder a uma clarificação e melhor sistematização das diversas situações de transmissão de documentos com valor de certidão, por telecópia e por via electrónica, de, entre e para os serviços dos registos e do notariado, incluindo soluções que no âmbito do regime anterior eram consideradas como compreendidas no espírito da lei, se bem que não enunciadas por forma expressa na sua letra.
Com vista à salvaguarda da respectiva força probatória consagram-se diversos formalismos de autenticação e regras de arquivo dos documentos transmitidos e recebidos por telecópia e por via electrónica por parte das diversas entidades competentes para o efeito, destacando-se, quanto aos formalismos, a necessidade de publicitação por via oficial do equipamento de telecópia e do endereço de correio electrónico privados usados na recepção dos documentos pelos advogados e solicitadores ou a necessidade de aposição de assinatura electrónica avançada nos documentos transmitidos por via electrónica.
A concretização dos procedimentos de execução do disposto no diploma é objecto de remissão para despacho do director-geral dos Registos e do Notariado e para protocolos a celebrar entre a direcção-geral respectiva e as ordens profissionais representativas dos notários, advogados e solicitadores.
Assim:
Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:
Artigo 1.º
Objecto
O presente diploma regula a transmissão e recepção por telecópia e por via electrónica pelos serviços registrais, cartórios notariais e outros serviços, bem como a recepção pelas mesmas vias por advogados e solicitadores, de documentos com valor de certidão respeitantes aos arquivos dos serviços registrais e cartórios notariais ou destinados à instrução de actos ou processos dos registos e do notariado ou a arquivo nos respectivos serviços.
Artigo 2.º
Transmissão de documentos pelos serviços registrais e cartórios
notariais
1 - Os serviços registrais e os cartórios notariais podem transmitir entre si documentos constantes dos respectivos arquivos por meio de telecópia ou por via electrónica nos mesmos termos em que deles podem extrair certidões, sendo reconhecida aos documentos emitidos a força probatória dos originais.2 - Os cartórios notariais podem ainda transmitir a outros serviços públicos, por telecópia e sob forma certificada, documentos constantes dos respectivos arquivos, nos termos especialmente previstos na lei notarial.
Artigo 3.º
Intermediação dos serviços registrais e dos cartórios notariais nos
pedidos de certidão e de certificado de admissibilidade de firma ou
denominação.
1 - Os serviços registrais e os cartórios notariais podem servir de intermediários em pedidos de certidão, a emitir por telecópia ou por via electrónica, de actos de registo ou notariais, bem como de documentos arquivados em conservatórias ou cartórios notariais, nos termos do disposto nos números seguintes.2 - Com vista à transmissão de certidão por telecópia ou por via electrónica, o interessado pode:
a) Requisitar directamente a certidão junto do serviço competente para a sua emissão, solicitando a transmissão da mesma, por telecópia ou por via electrónica, ao serviço no qual deve ser apresentada ou no qual a pretende levantar;
b) Apresentar o pedido de certidão em qualquer outro serviço, o qual solicita, por telecópia ou por via electrónica, ao serviço competente para a emissão a transmissão, pelas mesmas vias, ao serviço onde a certidão deve ser apresentada ou onde o interessado a pretende levantar.
3 - O disposto no número anterior é aplicável independentemente da circunstância de os serviços envolvidos serem ou não da mesma espécie.
4 - O regime previsto nos números anteriores é aplicável à requisição de certificados de admissibilidade de firma ou denominação, sem prejuízo das disposições legais que regulam a requisição de tais documentos pelos notários, no âmbito da promoção do processo de constituição de entidades comerciais.
Artigo 4.º
Formalismos e força probatória dos documentos transmitidos entre os
serviços registrais e cartórios notariais
1 - O serviço registral ou cartório notarial que emite, por telecópia, a certidão ou certificado de admissibilidade de firma ou denominação deve fazer menção à aposição do selo branco no próprio documento a transmitir ou em papel avulso, a transmitir na continuidade daquele, sem prejuízo dos formalismos especialmente previstos pela lei notarial para a transmissão de documentos por telecópia.
2 - As certidões ou certificados de admissibilidade de firma ou denominação recebidos por telecópia devem ser assinados por funcionário ou trabalhador competente do serviço receptor e autenticados com o respectivo selo branco, sem prejuízo dos formalismos especialmente previstos pela lei notarial para a recepção de documentos por telecópia.
3 - A transmissão por via electrónica de certidões e certificados de admissibilidade de firma ou denominação, bem como das respectivas requisições, é efectuada com aposição de assinatura electrónica avançada, nos termos definidos em portaria do Ministro da Justiça.
4 - As reproduções em suporte de papel dos documentos referidos no número anterior são assinadas por funcionário ou trabalhador competente do serviço receptor e autenticadas com o respectivo selo branco, sem prejuízo da aplicação, com as necessárias adaptações, dos formalismos previstos na lei notarial para a recepção de documentos por telecópia.
5 - Os documentos a que se refere o presente artigo, quando se revistam dos formalismos previstos nos números anteriores, têm o mesmo valor dos respectivos originais.
6 - Os originais das certidões, certificados de admissibilidade de firma ou denominação e respectivas requisições transmitidas por telecópia ou por via electrónica permanecem arquivados no serviço transmitente pelo prazo de cinco anos.
Artigo 5.º
Intermediação de advogados e solicitadores nos pedidos de certidão e
de certificado de admissibilidade de firma ou denominação
1 - A requisição e a recepção de certidões de actos de registo ou notariais e de documentos arquivados em conservatórias ou cartórios notariais, bem como de certificados de admissibilidade de firma ou denominação, podem também ser promovidas por intermédio de advogado ou solicitador, nos termos seguintes:
a) Por telecópia, com recurso a equipamento privado constante da lista a que se refere o n.º 3;
b) Por via electrónica, através de endereço de correio electrónico constante da lista a que se refere o n.º 3.
2 - O disposto no número anterior não é aplicável:
a) Às certidões de registo civil emitidas para efeitos de instrução de pedidos de emissão ou de renovação de bilhete de identidade;
b) Às certidões de actos de registo ou de documentos comprovativos da nacionalidade, emitidas pela conservatória dos registos centrais.
3 - A Ordem dos Advogados e a Câmara dos Solicitadores organizam listas oficiais dos advogados e solicitadores que pretendam utilizar equipamento de telecópia ou endereço de correio electrónico privados na requisição e recepção de certidões e certificados de admissibilidade de firma ou denominação emitidos pelos serviços registrais e cartórios notariais, das quais constam os respectivos números de equipamento de telecópia e endereços de correio electrónico.
4 - As entidades referidas no número anterior remetem as listas nele previstas à Direcção-Geral dos Registos e do Notariado (DGRN) e à Ordem dos Notários, que as fazem publicitar por todos os serviços registrais e cartórios notariais, respectivamente.
Artigo 6.º
Formalismos e força probatória das certidões e certificados requisitados
por intermédio de advogados e solicitadores
1 - As certidões ou certificados de admissibilidade de firma ou denominação recebidos por telecópia nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 5.º devem ser assinados pelo advogado ou solicitador que os recebe, com aposição do seu carimbo profissional ou de outra marca identificativa, sem prejuízo da aplicação, com as necessárias adaptações, dos formalismos previstos na lei notarial para a recepção de documentos por telecópia.
2 - As certidões e certificados referidos no número anterior, quando recebidos através de equipamento de telecópia cujo número conste da lista oficial prevista no n.º 3 do artigo 5.º e se revistam dos formalismos previstos no n.º 1 do artigo 4.º e no número anterior, têm o mesmo valor dos respectivos originais.
3 - A requisição por via electrónica de certidões e certificados de admissibilidade de firma ou denominação, bem como a sua transmissão aos advogados ou solicitadores requisitantes, é efectuada com aposição de assinatura electrónica avançada, nos termos definidos em portaria do Ministro da Justiça.
4 - As certidões e certificados referidos no número anterior, quando recebidos através de endereço de correio electrónico constante da lista oficial prevista no n.º 3 do artigo 5.º e se revistam dos formalismos previstos no número anterior, têm o mesmo valor dos respectivos originais.
5 - As reproduções em suporte de papel das certidões e certificados referidos no n.º 3, bem como das respectivas requisições, têm o mesmo valor do respectivo original se autenticadas nos termos, respectivamente, do n.º 1 do presente artigo e do n.º 4 do artigo 4.º 6 - O disposto no n.º 6 do artigo 4.º é aplicável, com as necessárias adaptações, aos originais das certidões e certificados de admissibilidade de firma ou denominação transmitidos por telecópia ou por via electrónica a advogados ou solicitadores e aos originais das respectivas requisições.
Documentos transmitidos por outros serviços
1 - Os documentos que qualquer serviço público português interno ou consular transmita por telecópia aos serviços registrais e aos cartórios notariais têm o valor de certidão dos respectivos originais desde que estes se encontrem arquivados no serviço emitente e este seja repartição pública ou depositário público autorizado.
2 - Os documentos que os operadores que prestem serviço público de correios e telecomunicações transmitam por telecópia aos serviços referidos no número anterior têm o valor de certidão dos respectivos originais desde que:
a) O original do documento seja utilizado na própria transmissão, facto de que deve ser feita menção nos termos indicados no número seguinte;
b) Os operadores verifiquem, pelo documento exibido e a transmitir, que o respectivo original está arquivado em repartição pública ou depositado em arquivo público autorizado, menção essa que deve constar da respectiva requisição de telecópia e deve ser transmitida nos termos indicados no número seguinte.
3 - Quando no documento a transmitir por telecópia estiver aposto selo branco, deve a referência àquela aposição constar do próprio documento ou em papel avulso a transmitir na continuidade daquele.
4 - Os documentos recebidos nos termos dos números anteriores devem ser assinados por funcionário ou trabalhador competente do serviço receptor e autenticados com o respectivo selo branco.
Artigo 8.º
Encargos
1 - Pela utilização do serviço de telecópia nos serviços registrais e cartórios notariais e pela transmissão electrónica de documentos nos cartórios notariais, nos termos previstos no artigo 3.º, são devidos os emolumentos e os honorários fixados nos respectivos diplomas regulamentares.2 - No acto do pedido de emissão, por telecópia, de certidões e de certificados de admissibilidade de firma ou denominação, quando apresentado em serviços registrais, deve ser cobrada, a título de preparo, a quantia provável da conta.
3 - Os honorários fixados pelos advogados e solicitadores pelos serviços previstos no artigo 5.º não podem exceder o valor fixado para os honorários notariais, pelos correspondentes serviços, no respectivo diploma regulamentar.
4 - As tabelas dos honorários de advogados e solicitadores referidos no número anterior devem ser afixadas, por forma bem visível, nos locais de acolhimento e atendimento dos respectivos escritórios.
5 - Os pagamentos dos encargos previstos no presente artigo podem ser efectuados por transferência electrónica de fundos, nos termos definidos no despacho e protocolos previstos no artigo 9.º
Artigo 9.º
Regulamentação
Os procedimentos necessários à execução do disposto no presente diploma são definidos:a) Por despacho do director-geral dos Registos e do Notariado, no que respeita à transmissão e recepção de documentos com valor de certidão entre os serviços registrais, incluindo a intermediação destes nos pedidos de certidões e de certificados de admissibilidade de firma ou denominação, bem como no que respeita à transmissão de documentos com valor de certidão para os serviços registrais por parte dos serviços previstos no artigo 7.º;
b) Por protocolo entre a DGRN e a Ordem dos Notários, relativamente à transmissão e recepção de documentos com valor de certidão entre os serviços registrais e os cartórios notariais e à intermediação dos cartórios notariais nos pedidos de certidões e de certificados de admissibilidade de firma ou denominação;
c) Por protocolo entre a DGRN, a Ordem dos Notários, a Ordem dos Advogados e a Câmara dos Solicitadores, no que respeita à intermediação de advogados e solicitadores nos pedidos a que se referem as alíneas anteriores.
Artigo 10.º
Modelos
Por despacho do director-geral dos Registos e do Notariado podem ser aprovados modelos de requisição e de certificação, por telecópia e por via electrónica, dos documentos a transmitir entre os serviços registrais e cartórios notariais e entre estes serviços e os advogados e solicitadores, bem como modelos de certificação dos documentos a transmitir, por telecópia, por outros serviços.
Artigo 11.º
Norma transitória
Durante o período transitório previsto no artigo 106.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei 26/2004, de 4 de Fevereiro, o disposto no presente diploma, no que aos cartórios notariais diz respeito, é aplicável aos serviços notariais dependentes da DGRN, com as necessárias adaptações e as seguintes especialidades:a) Pela utilização do serviço de telecópia nos cartórios notariais são cobrados os emolumentos previstos no Regulamento Emolumentar dos Registos e do Notariado, servindo os valores respectivos de parâmetro ao montante máximo dos honorários a fixar por advogados e solicitadores, nos termos do n.º 3 do artigo 8.º;
b) A regra do n.º 2 do artigo 8.º é aplicável ao pedido de emissão por telecópia de certidões e certificados de admissibilidade de firma ou denominação, quando apresentado em cartórios notariais;
c) O despacho previsto na alínea a) do artigo 9.º contempla igualmente os serviços notariais e o protocolo a que se refere a alínea c) do mesmo artigo é celebrado entre a DGRN, a Ordem dos Advogados e a Câmara dos Solicitadores.
Artigo 12.º
Norma revogatória
É revogado o Decreto-Lei 461/99, de 5 de Novembro.Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 20 de Janeiro de 2005. - Pedro Miguel de Santana Lopes - António José de Castro Bagão Félix - José Pedro Aguiar Branco.
Promulgado em 28 de Fevereiro de 2005.
Publique-se.O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.
Referendado em 3 de Março de 2005.
O Primeiro-Ministro, Pedro Miguel de Santana Lopes.
