Despacho 9675/2000 (2.ª série). - Aprova o regulamento de organização e funcionamento da Direcção-Geral do Tribunal de Contas - Sede. Ao abrigo do disposto no n.º 6 do artigo 5.º do Decreto-Lei 440/99, de 2 de Novembro, aprovo, sob proposta do director-geral, com observância das linhas gerais de organização e funcionamento aprovadas pela Resolução 1/00-CP, e após audição das secções do Tribunal e dos serviços, o seguinte regulamento de organização e de funcionamento da Direcção-Geral do Tribunal de Contas - Sede:

CAPÍTULO I

Estrutura da Direcção-Geral do Tribunal de Contas

Artigo 1.º

Estrutura

1 - A Direcção-Geral do Tribunal de Contas (DGTC) dispõe de departamentos de apoio técnico-operativo (DAT) e de departamentos de apoio instrumental (DAI).

2 - São departamentos de apoio técnico-operativo (DAT):

a) Os Departamentos de Auditoria (DA) e o Departamento de Verificação Interna de Contas (DVIC), nas áreas do controlo concomitante e sucessivo, incluindo o parecer sobre a Conta Geral do Estado.

b) Os Departamentos de Controlo Prévio e Concomitante (DCPC);

c) O Departamento de Consultadoria e Planeamento (DCP).

3 - São departamentos de apoio instrumental (DAI):

a) O Departamento de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP);

b) O Departamento de Gestão e Formação de Pessoal (DGP);

c) O Departamento de Sistemas e Tecnologias de Informação (DSTI);

d) O Departamento de Arquivo, Documentação e Informação (DADI);

e) O Departamento de Relações Externas (DRE);

f) A Secretaria do Tribunal (ST).

4 - É criado o Gabinete de Auditoria Interna (GAI).

5 - É criado o Serviço de Gestão de Entidades (SGE), que funciona no âmbito do Departamento de Consultadoria e Planeamento.

CAPÍTULO II

Dos departamentos de apoio técnico-operativo (DAT)

Artigo 2.º

Departamento de Auditoria (DA)

1 - Cada DA é especializado num ou mais domínios de controlo e pode dispor de uma ou mais unidades de apoio técnico (UAT).

2 - Cada DA está afecto a uma área de responsabilidade, dependendo funcionalmente do juiz da respectiva área.

3 - Os DA têm por missão assegurar o apoio técnico-operativo às actividades de fiscalização concomitante e sucessiva da 2.ª Secção no âmbito do(s) respectivo(s) domínio(s) de controlo, de acordo com as orientações do juiz da respectiva área de responsabilidade, competindo-lhes, designadamente:

a) Elaborar os anteprojectos dos programas trienais e anuais de fiscalização e controlo, no âmbito do respectivo domínio de controlo, bem como assegurar a execução desses mesmos programas;

b) Proceder ao planeamento e realização das auditorias e das outras acções de controlo, bem como elaborar os respectivos relatos;

c) Proceder a todas as demais diligências ordenadas pelo juiz da área, nomeadamente no âmbito do contraditório;

d) Elaborar os anteprojectos de relatórios de auditoria e dos pareceres sobre a Conta Geral do Estado, bem como sobre a Conta da Assembleia da República;

e) Proceder à recolha e tratamento da informação relativa ao correspondente domínio de controlo, colaborando, nomeadamente, com o Serviço de Gestão de Entidades;

f) Assegurar a confidencialidade de toda a documentação até à aprovação pelo Tribunal dos relatórios de controlo e de auditoria.

4 - O número dos DA, a sua afectação às áreas de responsabilidade dos juízes, os respectivos domínios de controlo e unidades de apoio técnico, bem como o número de auditores-chefes constam de despacho do presidente, sob proposta do director-geral, tendo em conta as linhas gerais de organização e funcionamento definidas pelo Tribunal e as áreas de responsabilidade dos juízes.

5 - Os DA devem ser identificados pela indicação das áreas de responsabilidade ou de especialização respectivas.

Artigo 3.º

Departamento de Verificação Interna de Contas (DVIC)

1 - O DVIC tem por missão a verificação interna das contas prestadas ao Tribunal, em conformidade com as disposições da Lei 98/97, de 26 de Agosto, nomeadamente dos seus artigos 40.º, alínea a), e 53.º, e de harmonia com as resoluções aprovadas pelo Tribunal sobre a matéria, cabendo-lhe ainda a análise dos relatórios oriundos dos órgãos de controlo interno, bem como de participações, exposições, queixas ou denúncias relacionadas com a função de controlo sucessivo do Tribunal.

2 - O DVIC deve fornecer aos Departamentos de Auditoria a informação por estes solicitada ou que pela sua natureza ou urgência lhes deva ser de imediato transmitida, bem como remeter ao Serviço de Gestão de Entidades extractos das análises realizadas e das decisões tomadas, para os processos permanentes das entidades respectivas.

3 - O DVIC compreende unidades de apoio técnico a definir por despacho do presidente, sob proposta do director-geral, tendo em conta as linhas gerais de organização e funcionamento definidas pelo Tribunal.

Artigo 4.º

Departamentos de Controlo Prévio e de Controlo Concomitante (DCPC)

1 - Os DCPC têm por missão assegurar apoio técnico-operativo às actividades de fiscalização prévia e concomitante da 1.ª Secção do Tribunal.

2 - Compete ao Departamento de Controlo Prévio:

a) Assegurar a verificação preliminar dos processos de fiscalização prévia e a sua instrução para apresentação ao Tribunal;

b) Assegurar a confidencialidade de toda a documentação até à decisão do Tribunal;

c) Prestar apoio administrativo e processual às sessões diárias de visto.

3 - Compete ao Departamento de Controlo Concomitante:

a) Elaborar os anteprojectos dos programas de fiscalização e controlo no domínio da fiscalização concomitante e submetê-los à aprovação superior;

b) Assegurar a realização das auditorias relativas ao exercício da fiscalização concomitante inscritas nos programas anuais de fiscalização e controlo, bem como de outras acções que expressamente lhe sejam cometidas, planeando e coordenando a sua execução;

c) Elaborar os relatos escritos das auditorias;

d) Proceder às diligências ordenadas pelos juízes, no âmbito do contraditório;

e) Preparar os anteprojectos de relatórios de auditoria;

f) Assegurar a confidencialidade de toda a documentação até à decisão do Tribunal.

4 - Os DCPC compreendem unidades de apoio técnico (UAT) a definir por despacho próprio do presidente, sob proposta do director-geral, tendo em conta a organização e as necessidades da 1.ª Secção do Tribunal.

Artigo 5.º

Departamento de Consultadoria e Planeamento (DCP)

1 - O DCP tem por missão assegurar as funções de natureza consultiva, de estudo e de investigação para apoio no âmbito dos sistemas de fiscalização e controlo adoptados e da participação técnica no âmbito da União Europeia e das organizações internacionais de que o Tribunal é membro e, bem assim, as funções de planeamento, competindo-lhe, designadamente:

a) Emitir estudos e pareceres nas áreas jurídica, económica e financeira para apoio directo ao Tribunal, incluindo os estudos conducentes à elaboração dos pareceres a emitir pelo Tribunal, através da comissão permanente;

b) Elaborar os estudos conducentes à participação do Tribunal nas reuniões comunitárias e nos trabalhos das organizações internacionais de que é membro;

c) Proceder à recolha e tratamento da informação necessária à elaboração dos planos e programas de acção e, bem assim, dos relatórios de actividades do Tribunal, preparando os respectivos projectos;

d) Organizar e manter actualizados ficheiros de legislação e jurisprudência;

e) Assegurar, com a colaboração do DSTI e de acordo com as orientações constantes de despacho do presidente, sob proposta do director-geral, ouvida a comissão de informática, o conteúdo do site do Tribunal de Contas na Internet, em língua portuguesa e com sumário em inglês, permanentemente actualizado, sendo a operacionalidade em rede garantida pelo DSTI;

f) Editar e produzir as publicações dos programas trienais e anuais, dos planos de actividades dos serviços de apoio e do relatório de actividades do Tribunal e, bem assim, conceber, editar e produzir as demais publicações periódicas e não periódicas, nomeadamente, o Anuário, a Colectânea de Deliberações do Tribunal, a Colectânea de Estudos e Pareceres, e a Revista do Tribunal de Contas, esta última nos termos de despacho próprio, e outras que sejam expressamente determinadas.

2 - O DCP compreende os seguintes núcleos especializados:

a) O Núcleo de Consultadoria (NC);

b) O Núcleo de Planeamento (NP);

c) O Núcleo de Informação Jurídica e Financeira (NDJF);

d) O Núcleo de Edição de Publicações (NEP).

3 - No âmbito do DCP funciona o Serviço de Gestão de Entidades (SGE), tendo como missão a coordenação do sistema de gestão de entidades (GENT), garantindo a organização e actualização permanente da base de dados das entidades sujeitas à jurisdição e controlo do Tribunal de Contas, bem como criar e manter actualizados os processos respectivos com todas as informações disponíveis, com vista à sua utilização, nomeadamente, pelos departamentos de apoio técnico-operativo, sem prejuízo das bases de dados especializadas de que estes careçam, com vista à organização dos dossiers permanentes das entidades integradas no respectivo domínio de controlo.

4 - Todos os serviços deverão colaborar com as informações de que disponham relativamente às entidades sob a jurisdição e controlo do Tribunal, de acordo com as orientações estabelecidas por despacho do director-geral.

5 - A actividade de consultadoria do DCP só pode ser solicitada pelo presidente, pelo Tribunal e seus juízes e pelo director-geral.

6 - Os estudos e pareceres nas áreas jurídica, económica e financeira relativamente a matérias constantes de processos a correr termos na 3.ª Secção só poderão ser realizados a expressa solicitação do(s) respectivo(s) juiz(es).

7 - Por despacho do director-geral podem ser destacados consultores para os demais DAT, quer através da sua afectação permanente quer do destacamento temporário, podendo os mesmos ser integrados em equipas de auditoria para apoio aos respectivos auditores.

CAPÍTULO III

Dos departamentos de apoio instrumental (DAI)

Artigo 6.º

Departamento de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP)

1 - O DGFP é o serviço de apoio instrumental que tem por missão a gestão dos recursos financeiros e patrimoniais afectos ao Tribunal e à sua Direcção-Geral, de acordo com os instrumentos previsionais e a orientação superiormente definidos.

2 - O DGFP compreende a Divisão de Gestão Financeira (DGF) e a Divisão de Administração Geral e Gestão Patrimonial (DAGGP).

3 - A DGF tem por missão a gestão financeira, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Preparar os planos financeiros plurianuais e anuais do Tribunal e do seu cofre de acordo com a orientação e objectivos superiormente definidos, programando a respectiva execução e avaliando os seus custos;

b) Preparar os projectos de orçamento do OE e do cofre privativo, bem como as respectivas alterações orçamentais;

c) Garantir a manutenção de um eficaz e eficiente sistema de controlo interno da gestão orçamental e elaborar os relatórios de gestão financeira;

d) Prestar ao conselho administrativo o necessário apoio técnico e administrativo;

e) Preparar as contas de gerência, bem como a conta anual consolidada a remeter à Assembleia da República;

f) Classificar e escriturar todos os documentos de receita e de despesa dos respectivos orçamentos, de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);

g) Elaborar as demonstrações financeiras e respectivos anexos das contas do Tribunal de Contas;

h) Cobrar, contabilizar e controlar as receitas próprias;

i) Processar todas as despesas, incluindo as relativas a pessoal;

j) Elaborar mensalmente as reconciliações bancárias;

k) Providenciar pelos pedidos de libertação de créditos e requisições de fundos;

l) Elaborar, no âmbito da gestão financeira, para apoio ao conselho administrativo, estudos, pareceres e relatórios de natureza jurídica, económica e financeira;

m) Apoio às secções regionais em matéria relacionada com a gestão financeira.

4 - Na dependência da DGF funciona uma secção de processamento de abonos, à qual incumbe:

a) assegurar os procedimentos relativos ao processamento dos abonos, incluindo a emissão das notas de abonos e descontos;

b) Assegurar os procedimentos relativos à incidência da assiduidade na esfera de abonos devidos, bem como garantir a recuperação do vencimento de exercício quando a ela houver lugar;

c) Providenciar pelos aspectos administrativos e financeiros relativos ao serviço externo, no País ou no estrangeiro, nomeadamente abono de ajudas de custo, requisição de bilhetes de viagem e reserva de hóteis;

d) Assegurar a manutenção de um arquivo relativo ao processamento de abonos;

e) Elaborar mapas de tratamento estatístico relativos à vertente remuneratória do pessoal;

f) Assegurar a menutenção de ficheiros e bases de dados actualizados no que diz respeito a remunerações do pessoal e emitir declarações de rendimento do trabalho (IRS).

5 - Na DGF funciona também a Tesouraria, à qual incumbe efectuar os recebimentos e pagamentos, com prévia verificação das condições necessárias, bem como proceder aos respectivos registos.

6 - A DAGGP tem por missão garantir a administração geral e a gestão patrimonial, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Proceder à aquisição dos bens e serviços necessários ao funcionamento do Tribunal e dos seus serviços de apoio, promovendo o início e a instrução dos respectivos procedimentos;

b) Garantir a boa execução dos contratos, nomeadamente os relativos aos serviços de segurança, limpeza e bar;

c) Zelar pela manutenção e conservação das instalações e dos bens e equipamentos afectos ao Tribunal e aos seus serviços de apoio;

d) Gerir a frota automóvel afecta ao Tribunal e seus serviços de apoio, bem como os lugares de estacionamento existentes;

e) Assegurar os procedimentos relativos à gestão e controlo do imobilizado, nomeadamente o inventário dos bens afectos ao Tribunal e à sua Direcção-Geral, garantindo a sua actualização permanente, bem como elaborar os mapas necessários às demonstrações financeiras e respectivos anexos das contas do Tribunal de Contas;

f) Garantir a gestão administrativa da Revista do Tribunal de Contas, assegurando a gestão do ficheiro de assinantes, distribuindo a Revista pelos assinantes e armazenando e guardando os stocks de cada edição, nos termos de despacho próprio do presidente, sob proposta do director-geral;

g) Assegurar a emissão e controlo da facturação, bem como o envio à DGF dos elementos necessários para os registos contabilísticos, apuramento do IVA e controlo da dívida;

h) Garantir o serviço de telecomunicações;

i) Assegurar o serviço de recepção e atendimento;

j) Assegurar o serviço de reprografia;

k) Assegurar o serviço de motoristas, bem como do pessoal auxiliar;

l) Assegurar o serviço de expedição e correio.

7 - Na DAGGP funciona um núcleo de gestão de stocks, ao qual incumbe:

a) Garantir o armazenamento e a guarda dos materiais aprovisionados;

b) Assegurar a gestão e controlo de stocks;

c) Assegurar o inventário permanente e fornecer à DGF os elementos necessários à conferência dos registos contabilísticos referentes às entradas e saídas do material aprovisionado, com vista à elaboração das demonstrações financeiras e respectivos anexos das contas do Tribunal de Contas.

Artigo 7.º

Departamento de Gestão e Formação de Pessoal (DGP)

1 - O DGP é o serviço de apoio instrumental que tem por missão a gestão dos recursos humanos de acordo com os instrumentos previsionais e a orientação superiormente definidos, cabendo-lhe garantir, nos termos da lei, em função das várias carreiras, a introdução e aplicação de adequados critérios de recrutamento, progressão, mobilidade, classificação de serviço e formação profissional.

2 - O DGP compreende a Divisão de Pessoal (DP) e a Divisão de Formação (DF).

3 - A DP tem por missão a gestão dos recursos humanos afectos ao Tribunal e aos serviços de apoio, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Elaborar os projectos de diplomas, estudos, informações, propostas e pareceres relativos a matérias de pessoal;

b) Proceder ao levantamento e análise de funções com vista a identificar os postos de trabalho, a definir os respectivos perfis funcionais e a detectar necessidades de formação e de reconversão ou reclassificações profissionais;

c) Desenvolver os procedimentos administrativos necessários à contratação de serviços de auditoria e consultadoria externa, nos termos da lei e em função dos objectivos e especificações aprovados pelo Tribunal;

d) Elaborar e submeter à aprovação superior os projectos de planos plurianuais e anuais de gestão de efectivos da Direcção-Geral;

e) Programar e executar os planos anuais de gestão de efectivos e controlar a sua execução;

f) Desenvolver e aplicar as várias técnicas respeitantes à gestão de pessoal, nomeadamente nos domínios do recrutamento e selecção, da progressão nas carreiras, da mobilidade, da motivação profissional e da avaliação do desempenho;

g) Elaborar o balanço social, em colaboração com a DF;

h) Assegurar a observância das regras sobre higiene e segurança no trabalho.

4 - A avaliação do desempenho do pessoal das carreiras do corpo especial deve ter em consideração as informações eventualmente prestadas pelos juízes conselheiros das respectivas áreas de responsabilidade, relativamente à criatividade, capacidade de investigação, diligência profissional e produtividade das respectivas participações nas acções de controlo.

5 - Na dependência da DP funciona uma Secção de Pessoal, à qual incumbe:

a) Assegurar os procedimentos administrativos relacionados com o estatuto dos juízes do Tribunal e dos funcionários dos seus serviços de apoio;

b) Assegurar os procedimentos administrativos relativos ao controlo da assiduidade;

c) Elaborar os mapas estatísticos relativos aos efectivos de pessoal e respectiva movimentação;

d) Assegurar os procedimentos administrativos relativos aos benefícios sociais a atribuir nos termos da lei.

6 - A DF tem por missão garantir o desenvolvimento profissional dos recursos humanos afectos aos serviços de apoio do Tribunal, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Proceder anualmente, junto dos diversos departamentos, ao levantamento e caracterização das necessidades de formação;

b) Elaborar e submeter à aprovação superior os projectos de planos plurianuais e anuais de formação profissional;

c) Proceder à execução dos planos anuais de formação profissional;

d) Elaborar estudos conducentes à concepção e aplicação de técnicas de avaliação da formação ministrada;

e) Colaborar com a DP na elaboração do balanço social.

Artigo 8.º

Departamento de Sistemas e Tecnologias de Informação (DSTI)

1 - O DSTI é o departamento de apoio instrumental que tem por missão a concepção e permanente adaptação dum sistema integrado de gestão e informação para utilização do Tribunal e dos serviços de apoio, compreendendo, nomeadamente, subsistemas de gestão de entidades e de gestão processual, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Proceder ao levantamento e análise das necessidades e elaborar os consequentes planos de desenvolvimento dos sistemas de gestão e informação com vista a garantir a eficácia, eficiência e economicidade dos serviços de apoio, acompanhando e controlando a sua execução;

b) Conceber e desenvolver as aplicações informáticas necessárias à execução daqueles planos e, bem assim, as que lhe forem expressamente determinadas;

c) Proceder ao levantamento das necessidades e elaborar os consequentes planos de aquisição de equipamento informático (hardware e software), colaborar na elaboração dos respectivos cadernos de encargos e acompanhar e controlar a sua execução;

d) Gerir os recursos informáticos e zelar pela sua conservação e manutenção;

e) Conceber e submeter à aprovação superior as regras e procedimentos de acesso ao sistema de informação e, bem assim, de segurança da informação nele armazenada;

f) Colaborar com o DCP na concepção e manutenção de um sistema integrado de gestão das entidades sujeitas ao controlo do Tribunal de Contas, nos termos de despacho próprio do director-geral;

g) Assegurar uma estrutura intranet, tendo em vista um sistema integrado de informação em que a circulação de informação em suporte de papel seja reduzida ao mínimo, em termos a definir por despacho do director-geral;

h) Garantir a operacionalidade do site do Tribunal de Contas na Internet, cujo conteúdo é da responsabilidade do DCP, nos termos de despacho do presidente, sob proposta do director-geral, ouvida a comissão de informática;

i) Colaborar com a comissão de informática do Tribunal de Contas, satisfazendo as informações e diligências solicitadas.

2 - Na directa dependência do director de serviços funciona, a título transitório, o núcleo de apoio técnico ao desenvolvimento de auditorias dos sistemas informáticos e em ambiente informático (NATDA).

Artigo 9.º

Departamento de Arquivo, Documentação e Informação (DADI)

1 - O DADI é o departamento de apoio instrumental que tem por missão assegurar a organização e gestão do sistema integrado de arquivos do Tribunal de Contas e respectiva Direcção-Geral e a organização e gestão da Biblioteca/Centro de Documentação e Informação, disponibilizando os recursos documentais e de informação necessários ao desenvolvimento das actividades do Tribunal de Contas e respectiva Direcção-Geral, competindo-lhe, designadamente:

a) Propor directivas técnicas relativas à avaliação, tratamento, conservação e acesso à documentação/informação e respectivos instrumentos de trabalho;

b) Colaborar na definição e acompanhamento do sistema integrado de gestão e informação do Tribunal e serviços de apoio;

c) Promover a transferência de documentos para o Arquivo;

d) Promover e gerir a política de aquisição de documentação, superiormente definida, através da elaboração de planos periódicos e de outras propostas de aquisição de documentação necessária ao desenvolvimento das actividades do Tribunal de Contas e respectiva Direcção-Geral, promover acções de permuta e propor ofertas de publicações editadas pelo Tribunal de Contas;

e) Assegurar o tratamento arquivístico da documentação (corrente, intermédio e definitivo) e elaborar os respectivos instrumentos de controlo e descrição documental e o tratamento material e intelectual da documentação (em suporte papel e outros) da Biblioteca/CDI;

f) Assegurar os serviços de atendimento, referência, leitura e reprodução aos utilizadores internos e externos, do Arquivo e da Biblioteca/CDI;

g) Promover e assegurar acções de difusão da documentação/informação nas áreas do Arquivo e da Biblioteca/CDI e acções de divulgação e cooperação com serviços congéneres e instituições de ensino, investigação e normalização;

h) Assegurar as condições necessárias à preservação, conservação física e restauro dos fundos documentais do Arquivo e da Biblioteca/CDI;

i) Elaborar estudos históricos, arquivísticos e institucionais ou outros;

j) Promover a microfilmagem e a reprodução de microfilmes.

2 - O DADI compreende a Divisão de Arquivo (DA) e a Divisão de Biblioteca e Centro de Documentação e Informação (DB/CDI).

3 - A Divisão de Arquivo compreende os Núcleos de Arquivo Histórico (NAH), Arquivo Intermédio (NAI), Arquivo Corrente (NAC) e Microfilmagem (NM).

4 - No Arquivo Corrente funcionam as seguintes Secções:

a) Secção de entradas e saídas gerais;

b) Secção de entradas e saídas do visto;

c) Secção de entradas e saídas de contas.

5 - A Divisão de Biblioteca e Centro de Documentação e Informação compreende os Núcleos de Aquisições (NA), Tratamento (NT) e Difusão (ND).

6 - Nenhum processo, requerimento ou outros documentos, seja qual for a forma da sua proveniência, deverá ter seguimento sem que nele esteja lançada a nota do registo de entrada com o respectivo número de ordem e serviço de destino.

Artigo 10.º

Departamento de Relações Externas (DRE)

1 - O DRE é o departamento de apoio instrumental que tem por missão assegurar o apoio no âmbito das relações externas, tanto no âmbito nacional como comunitário e internacional, bem como as relações com os meios de comunicação social.

2 - Compete ao DRE, designadamente:

a) Assegurar o apoio logístico ao acolhimento das delegações estrangeiras que visitam o Tribunal;

b) Organizar e coordenar o desenvolvimento de todos os processos relativos à cooperação internacional e comunitária, excluindo, neste caso, as auditorias realizadas em Portugal pelo Tribunal de Contas Europeu;

c) Recolher informação dos meios de comunicação social para apoio ao Tribunal;

d) Prestar apoio ao Gabinete do Presidente no âmbito das relações externas e das relações com os meios de comunicação social.

3 - Poderão ser contratados os serviços de especialistas na área da comunicação social, a fim de assegurar a forma mais adequada da divulgação externa dos relatórios de auditoria e de outras deliberações do Tribunal.

Artigo 11.º

Secretaria do Tribunal (ST)

1 - A ST é o departamento de apoio instrumental que tem por missão garantir o apoio administrativo e processual inerente ao funcionamento do plenário geral, da comissão permanente e das secções especializadas.

2 - A ST organiza-se em núcleos, de acordo com o conjunto das suas missões.

3 - Ao Núcleo I compete:

a) Assegurar o apoio ao plenário geral e à comissão permanente;

b) Fazer o registo, controlo e tramitação dos processos que correm termos no plenário geral;

c) Efectuar o registo de todas as deliberações do plenário geral e da comissão permanente;

d) Realizar as notificações, comunicações e publicações determinadas nas deliberações;

e) Distribuir e publicitar as deliberações do Tribunal pelos DAT e DAI;

f) Elaborar actas e agendas;

g) Passar certidões nos termos da lei;

h) Elaborar e publicitar a estatística mensal;

i) Preparar e apoiar na distribuição dos processos;

j) Receber, registar a entrada de papéis e documentos e efectuar a sua distribuição pelos núcleos.

4 - Ao Núcleo II compete:

a) Prestar apoio à 1.ª Secção;

b) Assegurar o registo, o controlo administrativo e a regular tramitação dos processos de recursos ordinários e extraordinários, processos de fiscalização concomitante e demais documentos que corram termos ou devam ser submetidos à apreciação da 1.ª Secção;

c) Proceder à classificação, numeração sequencial e registo das espécies processuais previstas na lei;

d) Proceder à execução de todo o expediente relativo aos processos e documentos referidos na alínea anterior, após as respectivas decisões finais, designadamente o cumprimento das diligências ordenadas, comunicações, notificações e a remessa ao arquivo;

e) Proceder à liquidação, emissão e envio dos documentos de cobrança relativos a emolumentos e multas.

5 - Ao Núcleo III compete:

a) Prestar apoio à 2.ª Secção;

b) Assegurar a gestão e a movimentação dos processos e demais documentos que devam ser submetidos à apreciação da 2.ª Secção;

c) Proceder à classificação, numeração sequencial e registo das espécies processuais previstas na lei;

d) Proceder à execução do expediente relativo a todos os processos que correm trâmites na 2.ª Secção, designadamente comunicações, notificações ao MP, às entidades auditadas e outras entidades determinadas por deliberação do Tribunal;

e) Proceder à classificação, numeração sequencial e registo dos processo oriundos de órgãos de controlo interno, bem como de denúncias, queixas e exposições;

f) Promover o controlo de entrada de contas e pedidos de prorrogação de prazos;

g) Providenciar a remessa dos modelos/impressos para levantamento de documentação apensa a contas de gerência;

h) Solicitar a emissão e proceder ao envio de documentos de cobrança de emolumentos.

6 - Ao Núcleo IV compete:

a) Prestar apoio à 3.ª Secção;

b) Assegurar a gestão e a movimentação dos processos jurisdicionais;

c) Promover a classificação, numeração sequencial e registo das espécies processuais previstas na lei;

d) Proceder a comunicações, citações, notificações e demais diligências oficiosas ou ordenadas por decisão judicial;

e) Elaborar a liquidação e promover a emissão e envio de documentos de cobrança relativos a multas, reposições e juros de mora;

f) Preparar e prestar assistência às audiências e sessões de julgamento;

g) Solicitar a emissão e proceder ao envio de documentos de cobrança de emolumentos.

7 - A ST, em articulação com o DSTI, assegura o arquivo electrónico de todos os relatórios, deliberações, acórdãos e sentenças do Tribunal.

8 - O responsável por cada DAT e DAI enviará à ST a versão final certificada de todos os acórdãos e sentenças proferidas, bem como de todos os relatórios de auditoria e de verificação de contas aprovados pelo Tribunal.

9 - A ST colabora, no âmbito das suas missões, com o Serviço de Gestão de Entidades.

Artigo 12.º

Gabinete de Auditoria Interna (GAI)

1 - O GAI é o serviço de auditoria interna de apoio à gestão, tendo como missão acompanhar, com independência técnica, a organização e o funcionamento da Direcção-Geral, designadamente quanto aos aspectos seguintes:

a) Segurança e gestão dos sistemas de informação e de processamento de dados, bem como a sua adequação aos fins para que foram concebidos;

b) Comunicação interna na Direcção-Geral, tendo em vista a existência de um sistema integrado de informação;

c) Mecanismos de controlo interno;

d) Uniformidade e racionalidade de procedimentos;

e) Qualidade dos serviços realizados pela Direcção-Geral e sua conformidade com as determinações superiores;

f) Recolher e tratar as sugestões de utentes e funcionários susceptíveis de melhorar o funcionamento e a qualidade dos serviços.

2 - Sem prejuízo da elaboração do plano e do relatório de actividades anuais, o GAI deve apresentar trimestralmente ao director-geral relatórios da sua actividade, com propostas de aperfeiçoamento da organização e funcionamento dos serviços, se for caso disso, a fim de, posteriormente, serem submetidos à apreciação do presidente.

3 - A actividade do GAI constará do Relatório Anual de Actividades do Tribunal.

4 - O GAI depende directamente do director-geral, sendo a sua composição fixada por despacho do presidente.

CAPÍTULO IV

Actos de secretaria

Artigo 13.º

Livros de registo e pastas existentes na Secretaria do Tribunal

1 - Existirão na ST registos relativos a:

a) Entrada geral;

b) Distribuição, por plenário geral e por secções;

c) Relatores de processos, por plenário geral e por secções;

d) Processos de recursos ordinários;

e) Processos de recurso extraordinário para fixação de jurisprudência;

f) Pareceres sobre a Conta Geral do Estado;

g) Pareceres sobre a Conta da Assembleia da República;

h) Acórdãos, por plenário geral, plenários de secção e subsecção;

i) Sentenças proferidas no âmbito da 3.ª Secção;

j) Planos trienais, planos anuais, projectos de orçamento anuais e relatórios de actividades anuais;

k) Eleição de juízes para vice-presidente ou outras tarefas;

l) Acção disciplinar sobre os juízes;

m) Concursos e nomeações de juízes;

n) Resoluções e deliberações diversas, por secção;

o) Processos de auditoria, por secção;

p) Processos de verificação externa de contas;

q) Processos de homologação da verificação interna de contas;

r) Processos diversos;

s) Homologação das declarações de conformidade;

t) Pareceres;

u) Processos de auditoria a solicitação da Assembleia da República ou do Governo, por secção;

v) Actas, por plenário geral, plenário de secção e comissão permanente.

2 - No caso de se mostrar mais adequado e sem perda da segurança devida, os livros de registo podem ser substituídos por registos electrónicos.

3 - Existirão ainda na ST pastas de arquivo de cópias integrais, por secção:

a) Dos acórdãos e sentenças;

b) Das deliberações, por espécie;

c) Das agendas das reuniões;

d) Das actas das sessões;

e) Das certidões passadas.

Artigo 14.º

Registos dos processos

1 - Para efeitos de registo, cada processo deverá ser identificado pelo número sequencial, ano e espécie, bem como da sua referência ao plenário geral, à comissão permanente ou às secções.

2 - O registo inicial de cada processo deverá conter, sempre que possível, a data da decisão ou despacho que ordenou a sua instauração ou início, a entidade que apresentou a proposta de deliberação, o recorrente, no caso de recurso, os juízes relatores, no caso de já estarem designados, bem como o objecto, entidade interessada ou outros elementos indispensáveis à completa percepção do seu conteúdo e finalidade.

3 - Os registos subsequentes deverão conter, sempre que for o caso, as datas das mudanças de área de responsabilidade ou de juiz relator, as datas de distribuição, citação ou notificação para eventuais respostas e de apresentação destas, as datas das sessões para que sejam agendados, datas e sínteses de quaisquer deliberações preparatórias ou interlocutórias do plenário geral ou da comissão permanente, as datas e sentido das deliberações finais e as datas de remessa ao arquivo ou a outras entidades, neste caso, com indicação da secção, serviço ou organismo de destino.

Artigo 15.º

Registo das deliberações

1 - Haverá um livro de registo por cada um dos tipos de deliberações do Tribunal.

2 - Para efeitos de registo, as deliberações são identificadas pelo seu tipo, número sequencial, ano e órgão de origem.

3 - O registo das deliberações, para além da identificação destas, deverá conter a sua data e, por averbamento, as datas das alterações, rectificações e revogações relevantes que lhes sejam introduzidas.

Artigo 16.º

Organização das pastas de arquivo

1 - Após o seu registo, deverão ser arquivadas nas pastas apropriadas cópias integrais de todas as deliberações segundo a respectiva ordem sequencial e órgão de origem.

2 - As agendas e as actas das sessões são identificadas por espécie, número sequencial, ano, data e órgão de origem e arquivadas sequencialmente nas pastas próprias.

3 - As cópias integrais das certidões são arquivadas igualmente nas pastas respectivas pela ordem cronológica da sua passagem.

CAPÍTULO V

Do sistema de planeamento e controlo da actividade dos serviços de apoio

Artigo 17.º

Planeamento e controlo da actividade

O planeamento e o controlo da actividade dos serviços de apoio são feitos de acordo com as regras orientadoras constantes do SISPLAN - Sistema de Planeamento, publicado na Revista do Tribunal de Contas, n.º 30, Julho/Dezembro de 1998.

CAPÍTULO VI

Do pessoal

Artigo 18.º

Dirigentes

1 - O presidente, sob proposta fundamentada do director-geral, nomeará os auditores-coordenadores e os auditores-chefes, após audição dos juízes da 1.ª Secção ou do juiz de cada área de responsabilidade da 2.ª Secção.

2 - O número de auditores-coordenadores e auditores-chefes não deve ultrapassar o quadro em vigor.

3 - Em cada DAT as propostas de nomeação dos dirigentes devem ser equacionadas tendo em vista o cumprimento dos programas trienais e anuais de fiscalização e controlo e garantir o adequado equilíbrio entre a experiência profissional, incluindo a sua duração, a adaptação aos tipos de controlo e a multidisciplinaridade.

4 - Os auditores-coordenadores e os auditores-chefes são nomeados em comissão de serviço, por três anos, renovável por iguais períodos, devendo, em princípio, as nomeações coincidir com o período de vigência dos programas trienais de fiscalização e controlo do Tribunal.

5 - Os despachos das nomeações dos dirigentes dos DAT e dos DAI são publicados no Diário da República, 2.ª série, com os curricula dos nomeados que lhes serviram de suporte.

Artigo 19.º

Substituição

1 - Os auditores-coordenadores são substituídos nas vagas, faltas ou impedimentos pelos auditores-chefes dos respectivos DAT mais antigos no cargo ou, em caso de igualdade, na categoria de origem.

2 - Os auditores-chefes são substituídos nas vagas, faltas e impedimentos, sucessivamente, pelos auditores, consultores ou técnicos-verificadores superiores mais antigos das respectivas UAT.

3 - Os directores de serviços são substituídos nas vagas, faltas ou impedimentos pelos chefes de divisão dos respectivos DAI mais antigos ou, em caso de igualdade, na categoria de origem.

4 - Os chefes de divisão são substituídos nas vagas, faltas ou impedimentos pelos técnicos superiores mais antigos das respectivas divisões.

Artigo 20.º

Colocação de pessoal

1 - A afectação dos auditores, consultores e restantes funcionários aos DAT, bem como dos técnicos superiores e demais funcionários aos DAI, é feita por despacho do director-geral, remetendo-se fotocópia do mesmo ao Gabinete do Presidente.

2 - Na composição dos DAT deve garantir-se o adequado equilíbrio entre a experiência profissional, incluindo a sua duração, a adaptação aos tipos de controlo praticados e a multidisciplinaridade, tendo em vista o cumprimento dos programas trienais e anuais de fiscalização e controlo.

3 - Devem ser colocados nos DAT os funcionários integrados nas carreiras do corpo especial, sem prejuízo do respectivo apoio administrativo.

4 - Os funcionários que ope legis tenham transitado para as carreiras de técnico-verificador do corpo especial e estejam colocados nos DAI poderão continuar colocados nestes departamentos.

5 - Os juízes devem ser previamente ouvidos sobre a afectação ou desafectação de pessoal, incluindo o dirigente, com funções de auditoria e de fiscalização aos departamentos de controlo sob a sua directa responsabilidade, bem como sobre a sua designação para outras tarefas.

CAPÍTULO VII

Apoio ao Ministério Público

Artigo 21.º

Apoio ao Ministério Público

1 - A solicitação do Ministério Público, o director-geral destacará pessoal para assegurar, com a pluridisciplinaridade, experiência e qualificação adequadas, o apoio técnico e administrativo, incluindo a notificação e execução de despachos, no âmbito da análise, preparação e introdução dos processos de efectivação de responsabilidade.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, podem ser atribuídos ao Ministério Público, a sua solicitação, outros apoios específicos, nomeadamente a elaboração de estudos e pareceres.

CAPÍTULO VIII

Disposições transitórias e finais

Artigo 22.º

Sucessão dos serviços

1 - Os Departamentos de Auditoria sucedem aos Sectores de Auditoria, nos termos do despacho a que se refere o artigo 2.º, n.º 4.

2 - O Departamento de Verificação Interna de Contas sucede ao Sector de Verificação Interna de Contas.

3 - Os Departamentos de Controlo Prévio e Concomitante sucedem à Contadoria-Geral do Visto.

4 - O Departamento de Consultadoria e Planeamento sucede ao Gabinete de Estudos.

5 - O Departamento de Gestão Financeira e Patrimonial sucede à Contadoria-Geral dos Serviços Administrativos, excepto no que respeita à Secretaria do Tribunal.

6 - O Departamento de Gestão e Formação de Pessoal sucede ao Serviço de Gestão de Pessoal.

7 - O Departamento de Sistemas e Tecnologia de Informação sucede ao Serviço de Organização e Informática.

8 - O Departamento de Arquivo, Documentação e Informação sucede ao Arquivo, Biblioteca/Centro de Documentação e Informação.

9 - A Secretaria do Tribunal sucede à Secretaria do Tribunal existente na Contadoria-Geral dos Serviços Administrativos.

10 - Transitam para o Serviço de Gestão de Entidades (SGE) do DCP o núcleo de gestão de entidades do SOI (GENT) e os núcleos administrativos do Sector de Verificação Interna de Contas (SVIC), para constituição e actualização dos processos das entidades abrangidas pelos Departamentos de Auditoria.

Artigo 23.º

Disposição transitória sobre comissões de serviço

A fim de garantir o princípio estabelecido no n.º 4 do artigo 18.º, em conformidade com as linhas gerais de organização e funcionamento definidas pelo Tribunal, a comissão de serviço dos auditores-coordenadores e dos auditores-chefes nomeados pela primeira vez após a entrada em vigor do Decreto-Lei 440/99, de 2 de Novembro, e da Portaria 1100/99, de 21 de Dezembro, é por um período coincidente com a vigência do actual programa trienal do Tribunal, 1999-2001.

Artigo 24.º

Processos e documentação

Os dirigentes dos serviços envolvidos deverão, quando for caso disso, proceder à transferência dos processos e da documentação relativos às atribuições dos serviços, registando e identificando com precisão os processos pendentes e o estado em que se encontram.

Artigo 25.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

27 de Abril de 2000. - O Conselheiro Presidente, Alfredo José de Sousa.