Aviso 2452/2000 (2.ª série) - AP. - Regulamento Interno, estrutura de serviços e quadro de pessoal. - Nos termos do artigo 20.º do Decreto-Lei 172/99, de 21 de Setembro, e do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, faz-se público que a Assembleia Intermunicipal da AMDE, na sua sessão ordinária de 16 de Dezembro de 1999, deliberou aprovar o Regulamento Interno, a estrutura de serviços e o quadro de pessoal cuja proposta foi aprovada pelo conselho de administração em reunião de 16 de Dezembro de 1999.

O Regulamento Interno, a estrutura de serviços e o quadro de pessoal são os seguintes.

23 de Fevereiro de 2000. - O Presidente do Conselho de Administração, Alfredo Barroso.

AMDE - Associação de Municípios do Distrito de Évora

Regulamento Interno

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Superintendência

O conselho de administração (CA) da Associação de Municípios do Distrito de Évora (AMDE) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 2.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 3.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 2.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos cidadãos/munícipes;

b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;

c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental do distrito de Évora e do Alentejo;

d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;

e) Promover o prestígio do poder local;

f) Contribuir para a dignificação e valorização dos trabalhadores municipais.

Artigo 3.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da Associação;

b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;

c) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;

d) A participação e responsabilização dos trabalhadores.

Artigo 4.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que se reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades; sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 5.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente a execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 6.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maiores eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços

Artigo 7.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a AMDE dispõe dos seguintes serviços:

a) Divisão de Apoio Técnico e Serviços Gerais (DAT);

b) Divisão de Desenvolvimento e Ambiente (DDA):

b.1) Gabinete de gestão de programas e projectos contratualizados;

c) Gabinete de apoio ao CA e ao administrador-delegado (GA);

d) Secção Administrativa e Financeira (SAF).

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do CA ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - O organograma da AMDE consta do anexo I.

Artigo 8.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 9.º

Divisão de Apoio Técnico e Serviços Gerais

Compete à DAT:

a) A preparação e desenvolvimento de acções de apoio técnico aos municípios nos domínios da elaboração de projectos, acompanhamento e fiscalização de obras;

b) Fazer o acompanhamento (físico) das obras de responsabilidade da Associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

c) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

d) A preparação e a realização dos projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria Associação;

e) O apoio técnico aos municípios na selecção e recrutamento de pessoal;

f) A preparação e realização das acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios associados careçam;

g) O desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho nos municípios associados;

h) A recolha, compilação, organização, tratamento e envio aos municípios de informação técnica e jurídica com interesse para as actividades destes;

i) A preparação e desenvolvimento de projectos e acções intermunicipais nos domínios do desporto, da educação e da cultura, assim como o apoio aos municípios em projectos e acções destes, nos mesmos domínios;

j) A preparação e realização ou acompanhamento de projectos e acções em outros domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da Associação ou pelo administrador-delegado;

k) Gerir o sistema informático implantado na Associação;

l) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

m) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

Artigo 10.º

Divisão de Desenvolvimento e Ambiente

Compete à DDA:

a) A realização de estudos e avaliações de carências nos domínios do desenvolvimento social, económico e cultural e do ambiente, no Distrito de Évora e nos municípios associados;

b) A preparação e realização de projectos e acções de promoção do desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental das populações do distrito de Évora;

c) Apoio aos órgãos no acompanhamento e na avaliação de projectos e acções em curso no distrito de Évora e nos municípios associados, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento social, económico e cultural e ou no ambiente do distrito e dos seus concelhos;

d) Participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios do ambiente e do desenvolvimento;

e) A gestão de programas e projectos contratualizados com outras entidades;

f) Apoio técnico aos órgãos da Associação e dos municípios associados na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela AMDE, que actuem nos domínios da promoção do desenvolvimento e do ambiente;

g) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

h) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

Artigo 11.º

Gabinete de Gestão de Programas e Projectos Contratualizados

O CA pode criar quando o considerar oportuno uma estrutura de projecto, Gabinete de Gestão de Programas e Projectos Contratualizados, na dependência orgânica da DDA, ou, se tal for necessário ou conveniente, na dependência directa do CA, com funções de gestão técnica dos programas e projectos que venham a ser contratualizados com a administração central, nomeadamente no âmbito do QCA III.

Artigo 12.º

Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio funciona na directa dependência do conselho de administração e do administrador-delegado, tendo por funções:

a) Coordenar globalmente as prestações de serviços em regime de assessoria à Associação ou, através desta aos municípios associados, sem prejuízo da articulação técnica daquelas com os serviços das áreas respectivas;

b) Apoiar o CA e o administrador-delegado na coordenação global dos meios e recursos da Associação;

c) Assegurar a coordenação da programação física e financeira;

d) Assegurar o controlo financeiro;

e) Assegurar a preparação das reuniões dos órgãos e o apoio directo ao seu funcionamento assim como o respectivo expediente;

f) Assegurar a coordenação das acções de informação e de relações públicas da Associação.

Artigo 13.º

Secção Administrativa e Financeira

A Secção Administrativa e Financeira funciona na dependência directa do administrador-delegado, tendo por funções:

No que se refere ao apoio administrativo:

a) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao administrador-delegado e a todos os serviços da Associação;

b) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

e) Gerir, através dos competentes sectores, o arquivo e o Núcleo de Documentação da Associação;

f) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;

Na área da contabilidade e tesouraria:

g) Promove a arrecadação das receitas e efectua o pagamento de despesas;

h) Executa os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumpre e faz cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

Procede à classificação de documentos;

Participa na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verifica diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controla permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornece os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participa na elaboração de documentos de gestão;

Organiza os documentos de prestação de contas e participa na elaboração do relatório de gestão.

No que se refere ao pessoal:

i) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

j) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

k) Lavrar listas de antiguidade;

l) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

m) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

n) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

o) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

p) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

q) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

r) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

No que se refere ao património:

s) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

t) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

u) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

v) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 14.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes ou chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.

Artigo 15.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que for designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 16.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo, que integram a estrutura objecto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 17.º

Adaptação

1 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

2 - Sempre que as circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder á alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO 1

Estrutura de serviços

(ver documento original)

Quadro de pessoal

(ver documento original)

Observações: As carreiras atrás referidas têm desenvolvimento indiciário constante da lei (Decretos-Leis n.º 412-A/98, 404-A/98 e alterações posteriores).