Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Inspecção-Geral da Administração Interna no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação.
2.º O Regulamento e os anexos fazem parte integrante da presente portaria.
3 de Fevereiro de 2004. - O Ministro da Administração Interna, António Jorge de Figueiredo Lopes. - O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta.
Regulamento Arquivístico da Inspecção-Geral da Administração Interna 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção-Geral da Administração Interna, adiante designada por IGAI.
2.º Avaliação 1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da IGAI tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 - É da responsabilidade da IGAI a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção - anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecções, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGAI.
3.º Selecção 1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela IGAI, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 10.º 4.º Tabela de selecção 1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a IGAI obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º Remessas para arquivo intermédio 1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGAI vier a determinar.
6.º Remessas para arquivo definitivo 1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º Formalidades das remessas 1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.
8.º Eliminação 1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, por forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.
9.º Formalidades da eliminação 1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo III do presente Regulamento.
10.º Substituição do suporte 1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), por forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência de suporte e ainda todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos de microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da IGAI, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGAI atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º Fiscalização Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
13.º Entrada em vigor Este Regulamento entra em vigor no dia 2 de Janeiro de 2004.
ANEXO I Tabela de selecção (ver documento original) ANEXO II Auto de entrega (ver documento original) Guia de remessa (ver documento original) ANEXO III Auto de eliminação (ver documento original)
