de 3 de Março
A necessidade de gestão adequada do arquivo do Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais, incluindo os espaços em que está implantado, torna premente a elaboração de regulamento arquivístico que defina de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos. Pretende-se criar um património arquivístico constituído de documentos de inegável utilidade e expurgando daqueles que não satisfaçam quaisquer interesses administrativos, probatórios, informativos ou de investigação. Nestes termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado do Trabalho, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação.
O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta, em 3 de Fevereiro de 2004. - O Secretário de Estado do Trabalho, Luís Miguel Pais Antunes, em 27 de Janeiro de 2004.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO CENTRO NACIONAL DE PROTECÇÃO
CONTRA OS RISCOS PROFISSIONAIS
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competência pelo Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais, adiante designado por CNPRP.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do CNPRP tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade do CNPRP a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do CNPRP.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo CNPRP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do n.º 10.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o CNPRP obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o CNPRP determinar.
6.º
Remessa para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A eliminação dos documentos pode ser efectuada após a sua reprodução em microfilme, nos termos do n.º 10.º 4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos por forma a garantir a impossibilidade da reconstituição da informação.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que faz prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo IV do presente Regulamento.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization) por forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência de suporte e ainda todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborado:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do CNPRP atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
Aos ... dias do mês de ... no ... (ver nota 1), perante ... (ver nota 2) e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se à ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6) conforme o constante na guia de remessa anexa, que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ... (ver nota 7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.
..., ... de ... de ...
O Representante de ... (ver nota 8) ... (ver nota 9).
O Representante de ... (ver nota 10) ... (ver nota 11).
(nota 1) Designação da entidade destinatária.
(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.
(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.
(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(nota 5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
(nota 6) Designação da entidade remetente.
(nota 7) Designação da entidade destinatária.
(nota 8) Designação da entidade remetente.
(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.
(nota 10) Designação da entidade destinatária.
(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.
ANEXO III
(ver modelo no documento original)
ANEXO IV
(ver modelo no documento original)
